1. Aufträge, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine

In der Akquise und Bearbeitung von Projekten gibt es eine Reihe von Dokumententypen, die, je nach Struktur des eigenen Unternehmens uns des Kundenprojektes, zur ordnungsgemäßen Abwicklung erstellt werden müssen. So wird nach Annahme eines Angebots seitens des Kunden eine Auftragsbestätigung benötigt. Weiterhin ist es oft notwendig Sub-Dienstleister oder Lieferanten mit Zuarbeiten zu beauftragen bzw. Waren zu bestellen. Nicht zuletzt wird beim Versand eigener Waren ein Lieferschein benötigt.

Diese strukturell sehr ähnlichen, jedoch formal zu unterscheidenden, Dokumente können ab sofort mit FastBill erzeugt und versendet werden. Darüber hinaus ist es möglich, jedes bestehende Dokument in einen anderen Dokumententyp umzuwandeln. Z.B. überführen Sie ein gestelltes Angebot bequem in eine Auftragsbestätigung und verwenden diese dann zur Erstellung der Rechnung.

2. Rechnungsanhänge

Häufig ist es notwendig beim Versand von Rechnungen weitere Dokumente wie AGBs oder Stundenlisten beizulegen. Nur so kann ein vollständiges Mailing an den Kunden zusammengestellt werden.

In den Einstellungen Ihres FastBill Kontos im Punkt “Rechnungseinstellungen” können Sie nun allgemeine Dokumente hinterlegen, die jeder erstellten Rechnung angehangen werden sollen. Darüber hinaus gibt es nun auf der Detailseite einer fertigen Rechnung einen neuen Bereich “Anhänge”. Dort verwalten Sie Anlagen für die konkrete Rechnung. Neben allgemeinen Dokumenten können dort auch individuelle Dateien hochgeladen werden.

Mit den neuen Funktionen gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag noch effizienter und müssen sich weniger um Formalitäten kümmern. Wir werden auch weiterhin diese und weitere Funktionen ergänzen und optimieren und freuen uns wie immer über Feedback zu FastBill!

Geschäftsführer René Maudrich hielt dabei vor 120 Teilnehmern einen Vortrag über “web based business tools for freelancers and small businesses”. Das Thema war nicht nur sehr lehrreich, sondern sorgte im Nachhinein auch für Interesse am Umfeld von FastBill und dem Starterpaket für Gründer.

Die Präsentation steht als PDF zum Download zur Verfügung:
Download-Link

Da wir hier bei FastBill fast täglich neue Ideen entwickeln und auch viele Vorschläge von unseren Kunden erhalten, wird es immer wichtiger die Produktentwicklung flexibel zu halten und schnell auf Anfragen reagieren zu können. Dabei sollen kleine Aufgaben mit hoher Priorität auch nicht die Umsetzung umfangreicher Konzepte verlangsamen, die zu neuen großartigen Produkterweiterungen führen.

Kurzum – wir freuen uns, mit Florian noch mehr Drive und Kreativität in die Produktentwicklung bringen zu können. Auf eine Gute Zusammenarbeit!

Hier hatten wir von FastBill die Idee, mit ausgewählten SaaS (Software as a Service) Anbietern zum Gründerjahr 2010 ein Paket für Existenzgründer zu schnüren. Durch die fachliche Spezialisierung der verschiedenen Angebote, ist ein großer Teil der Grundlagen der betriebswirtschaftlichen und administrativen Prozesse gelegt. Selbstverständlich kommen die wichtigen Vorteile von SaaS-Tools, wie kurze Einarbeitungszeit, schnelle und unkomplizierte Nutzung, hohe Verfügbarkeit und ein persönlicher Kundensupport, direkt zum Tragen.

In dem Existenzgründerpaket 2010 finden sich nun folgende Softwareprodukte, aus denen jeder Gründer individuell nach Bedarf und Interesse auswählen kann:

• Für die Kundenverwaltung, Rechnungsstellung und Zeiterfassung ist FastBill.com konzipiert.
• Eine anschließende steuerliche Verarbeitung und Erstellung von Steuererklärungen bietet steuerberaten.de.
• Eine professionelle Internetseite für das Unternehmen ist schnell und preiswert über gruenderhomepage.de erstellt..
• sipgate team bietet eine webbasierte, leicht skalierbare Telefonanlage für Startups – Die Komplettlösung für Telefonie, Fax, SMS und Voicemail
• Kollaborative Arbeit sowie die Daten und Struktur von Projekten lassen sich mit teamspace.de organisieren.
• Mit communote.com wird die interne Kommunikation im Unternehmenzu Themen und Projekten in Form von Kurznachrichten mit Microblogging realisiert.

Geringe Monatsgebühren für die Einstiegspakete sind ein günstiger Weg für Gründer und Jungunternehmer den Papierkram in den Griff zu bekommen.

Eine Übersicht zum Starterpaket mit allen 6 Angeboten kann unter www.fastbill.com/starterpaket2010 gefunden werden.

Da diese Auswahl von Services nur einige Bereiche des Arbeitsalltages betreffen, würden wir uns über Hinweise und Empfehlungen für weitere praktische Online Tools freuen. Auch Erfahrungsberichte sind immer willkommen, gerne auch als Beiträge, auf die wir verweisen können.

Ihr FastBill Team

Für viele ein leidiges Thema: Wer freiberuflich arbeitet oder ein eigenes Unternehmen aufbaut, muss sich auf einmal mit Aufgaben beschäftigen, die fern der eigentlichen Berufung liegen. Neben dem Kerngeschäft gehören fortan zahlreiche Verwaltungstätigkeiten zum Arbeitsalltag, mit denen man sich früher nie befassen musste. Insbesondere das gesamte Abrechnungsprozedere erfordert Zeit und Nerven. Das fängt schon beim Schreiben von Rechnungen an. Damit diese steuerlich korrekt und vom Finanzamt akzeptiert sind, müssen Rechnungen wichtige, gesetzlich vorgegebene Bestandteile enthalten. Muss der Kunde fehlerhafte Rechnungen reklamieren, geht wertvolle Zeit verloren, in der kein Geld fließt. Worauf es ankommt, zeigt die folgende Checkliste:

Pflichtangaben:

1. Steuernummer (gibt’s beim Finanzamt, genauso wie Infos zu Ausnahmeregelungen)
2. Leistungsentgelt
3. Steuersatz und Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung und Kleinstunternehmerstatus)
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Rechnungsdatum
6. Umfang und Art der Leistung
7. Leistungszeitpunkt (oder Zeitraum), z.B. 1.3.2010 oder März 2010
8. Name und Anschrift von Leistungserbringer (mit korrekter Bezeichnung der Gesellschaftsform) und Leistungsempfänger
9. Elektronische Signatur bei Versand per E-Mail

„Es empfiehlt sich außerdem, einen Hinweis auf die Zahlungskonditionen einzufügen“, so René Maudrich, Geschäftsführer des Unternehmens FastBill, das Web-Lösungen für papierlose Offices entwickelt. „Fehlt ein entsprechender Vermerk, kann sich der Kunde mit der Bezahlung automatisch 30 Tage Zeit lassen. Gerade in Anfangszeiten oder wenn es mal nicht so gut läuft, sind späte Zahlungseingänge gefährlich für die Liquidität eines Unternehmers.“ Um Engpässe zu vermeiden, rät Maudrich, am besten Rechnungen direkt nach Abschluss eines Projektes zu stellen.

Social Networks sind in aller Munde. Es gibt kaum jemanden, der nicht bei Facebook, Studivz, Myspace, Wer-kennt-wen, Xing oder sonstwo registriert ist. Solche Plattformen privat zu nutzen, ist die eine Sache – doch Social Media können mehr, als einem nur dabei helfen, alte Freunde wiederzufinden. Wie Sie soziale Netzwerke auch für Ihr berufliches Weiterkommen und Ihr Selbstmarketing nutzen können, ist Thema des heutigen Artikels.

2. Social Networks und Social Media – was ist das eigentlich?

Laut Wikipedia ist Social Media „ein Schlagwort, mit dem soziale Netzwerke und Netzgemeinschaften verstanden werden, die als Plattformen zum gegenseitigen Austausch von Meinungen, Eindrücken und Erfahrungen dienen. Als Kommunikationsmittel wird dabei Text, Bild, Audio oder Video verwendet. Populäre Medien sind dabei Internetforen, Mailinglisten, Weblogs, Podcasting, Vlogs, Wikis und Social-Bookmarking-Dienste.“
Typische Social Networks sind Facebook oder Studivz. Gerade hat Universal McCann eine aktuelle Studie veröffentlicht. Innerhalb der letzten drei Jahre gab es eine Steigerung von 130 % bei der Nutzung von Social Media. Mittlerweile ist jeder zweite Internetnutzer bereits Mitglied in Social Communities.

3. Social Networks beruflich nutzen

Wer aber glaubt, Social Communities dienen lediglich dem Finden von alten Kontakten oder dem In-Verbindung-Bleiben mit Freunden, der irrt gewaltig. Wer heutzutage einen Job oder als Freiberufler einen neuen Auftrag sucht, schaut längst nicht mehr nur am Wochenende in die üblichen Printmedien. Online-Jobbörsen wie etwa Stepstone, Monster, Placement24.com oder Experteer boomen, und viele Firmen verzichten mittlerweile komplett auf das Ausschreiben in Tageszeitungen.
Viele dieser Online-Jobbörsen bieten die Möglichkeit, den eigenen Lebenslauf zu hinterlegen, der dann von anderen Usern abgerufen werden kann. Neben dieser eher passiven Möglichkeit kann und sollte man aber auch an anderer Stelle ganz gezielt aktiv werden – und zwar in Online-Business-Netzwerken wie Xing oder LinkedIn. In den letzten Jahren hat sich nämlich gezeigt, dass Erfolg zu 60% aus Kontakten/Beziehungen, zu 30% aus Image/Selbstdarstellung und nur zu 10% aus Leistung/Fachkenntnis besteht! Das sogenannte Vitamin B ist also das A und O für den beruflichen Erfolg. Dementsprechend wichtiger werden solche Netzwerke – die Frage ist immer: Wer kennt Sie? Mittlerweile dienen Xing oder LinkedIn nicht mehr nur der reinen beruflichen Kontaktpflege, sondern auch und vor allem der Selbstvermarktung.

In diesen Online-Jobbörsen können registrierte Mitglieder ihr Profil anlegen, wobei man selbst entscheidet, was man letztendlich von sich preisgibt: derzeitige Position, beruflicher Werdegang, Qualifikationen, Interessen, Kontakte – die Möglichkeiten sind vielfältig. Wie bei jedem sozialen Netzwerk gilt natürlich auch (und vor allem!) hier: Wahren Sie in jedem Fall professionelle Distanz! Ein Foto von Ihnen am Strand hat auf Ihrer Seite ebenso wenig verloren wie ein Eintrag „Feiern, Bier trinken und Frauen“ unter Interessen. Machen Sie Werbung für sich, aber glänzen Sie mit Beruflichem und nicht mit Privatem! Ein ausgefallenes Hobby kann Sie interessant machen, doch auf die Dosierung kommt es an.

Ein besonderes Augenmerk sollte man auf die Pflege der eigenen Kontakte legen, denn für potenzielle Arbeitgeber und Headhunter zählt nicht nur, wen man selbst kennt, sondern vor allem, wer Sie kennt! Der günstigste Fall ist natürlich der, dass man sich selbst nicht einmal aktiv um einen neuen Job oder Auftrag bemühen muss, sondern gleich selbst von einem Kontakt angesprochen wird und bestenfalls ein Angebot erhält. Wichtigste Grundvoraussetzungen für die erfolgreiche Jobsuche sind laut LinkedIn übrigens ein vollständig ausgefülltes Profil und mindestens 20 Kontakte.

Gerade kleinere Unternehmen und Freiberufler können mithilfe von Business-Netzwerken ihren Fokus vergrößern und aktiv Kommunikation mit Lieferanten und Kunden betreiben. Das erklärt auch, warum die Hauptkunden von Xing die Gruppe der Freiberufler darstellt.

4. Firmenseite bei Xing

Lange kursierte das Gerücht, jetzt ist es amtlich und in der Beta-Version für jeden zugänglich: Unternehmensprofile bei Xing. Hier werden alle Jobangebote dieser Firma auf Xing angezeigt und auch Events der Mitarbeiter dieser Firma. Interessant sind die Mitarbeiter-Statistiken, die sich nach Altersstruktur, Firmenzugehörigkeit, Karrierelevel und Sprachkenntnisse gliedern. In einer separaten Box wird außerdem angezeigt, was Mitarbeiter dieser Firma an Fähigkeiten zu bieten haben. Dass alle bei Xing registrierten Mitarbeiter dieser Firma aufrufbar sind, versteht sich ja quasi von selbst.

Ein Pferdefuß an der ganzen Sache: Man kann kein Firmenprofil selbst erstellen. So kann man bei Xing nachlesen: „Unternehmensprofile werden im Moment automatisch generiert, sobald mehr als vier XING-Mitglieder das Unternehmen in ihrem Profil unter “Firma (jetzt)” angeben. Freiberufler werden dabei nicht als Mitarbeiter gewertet. Außerdem müssen die Angaben zur Firma in den Profilen einheitlich sein und andere Kriterien wie Vollständigkeit und Korrektheit erfüllt werden. Alle 24 Stunden erfolgt eine automatische Prüfung, ob weitere Unternehmensprofile basierend auf den zuvor genannten Kriterien erstellt werden können.“
Alle Informationen und Statistiken werden also anhand der Mitgliederprofildaten automatisch generiert. Das Unternehmensprofil ist somit durch einen mit dem Aussehen des Profils unzufriedenem CEO nicht veränderbar und kann nicht beeinflusst werden. Heißt auch: Änderungen durch Namensgleichheiten oder ausgeschiedene Mitarbeiter momentan (noch) nicht möglich.

Weiteres Manko, grade für Freiberufler oder kleine Unternehmen: Da ein Unternehmensprofil erst dann erstellt wird, wenn vier oder mehr Mitarbeiter die Firma in ihrem Profil unter jetziger Firma angeben, sind kleine Unternehmen von vornherein ausgeschlossen.

Was auch nicht geht, ist, als Firma über die Unternehmensseite Stellenangebote anzubieten. Es gibt zwar „Jobangebote dieser Firma auf Xing“, doch müssen diese wie gewohnt kostenpflichtig im Market Place geschaltet werden. Außerdem schwierig grade für Firmen: Da die Daten der einzelnen Mitarbeiter als Grundlage dienen, wird sich der Chef natürlich überlegen, sämtliche Angestellten dazu zu motivieren, sich zu registrieren. Immerhin will ein solches Profil gepflegt werden – sieht ja komisch aus, wenn 75 % der Mitarbeiter weniger als ein Jahr im Unternehmen sind oder nur 1 % Managementstatus hat.

Bei all den Abers und Wenns gibt es aber auch ganz klare Vorteile für den Nutzer: Mit der Anzeige von Events kann eine Firma mithilfe ihrer Mitarbeiter ganz aktiv die eigene Attraktivität steigern, Employer Branding betreiben und somit für Aufmerksamkeit sorgen. Auch bietet das Unternehmensprofil einen sehr schönen Überblick über die Firma, und auch die gezielte Suche nach Stellenangeboten wird immens erleichtert.

5. Fazit

Wie unter anderem Zdnet berichtet, sind Kontrollen oder gar Verbote der Nutzung von Social Networks kontraproduktiv. „Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern die Nutzung von Social Networks nahelegen, anstatt sie zu verbieten. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Studie des britischen Think-Tanks Demos “ Social Networks sind „der Studie zufolge ein nützliches Instrument, um die Kommunikation innerhalb einer Firma zu fördern. […] Die Technologie zu nutzen, um Kontakt zu Ex-Mitarbeitern und potenziellen Kunden zu halten, könne die Produktivität steigern, heißt es in der Studie.“ Online-Business- und Soziale Netzwerke sind also ein zusätzlicher und effizienter Weg, um eine neue Beschäftigung zu finden und gleichzeitig wichtige Kontakte zu knüpfen und somit bestens geeignet, Werbung in eigener Sache zu machen.

In unserem nächsten Artikel vertiefen wir das Thema Social Media. Hier erfahren Sie dann alles über Twitter und wie Sie Micro-Blogging als Möglichkeit der Selbstvermarktung für sich und ihr berufliches Weiterkommen nutzen können.

Bis dahin: Auf zum fröhlichen Netzwerken!

Aus diesem Grund war auch FastBill mit einem eigenen Stand vertreten. Die frische und dynamische Gestaltung mit Pflanzen, viel grüner Farbe sowie  spezieller Beleuchtung zog das Interesse vieler Besucher auf sich. So konnte das trockende Thema “Rechnungsstellung” ansprechend vermittelt und alle Interessierten bei Kaffee und Keksen mit dem System bekannt gemacht werden. Das Feedback war wie erwartet positiv und wir sahen uns gestärkt in der eingeschlagenen Strategie FastBill zu entwickeln und zu präsentieren.

Der Andrang war beachtlich. Mit 1600 Besuchern und 75 Ausstellern setzte die ignition neue Rekorde.

Wir nahmen vielen positive Eindrücke und interessante Anregungen zu FastBill.com mit nach Hause und bedanken uns für den freundlichen Support durch die Wirtschaftsjunioren und natürlich bei allen Interessenten.

Ihr FastBill Team

Alle, die unserer Aufforderung nach Feedback zu typischen Problemen gefolgt sind, können nun bereits exklusiv das neue FastBill Paket testen und sich ein Bild von der Praxistauglichkeit verschaffen. Wir wünschen dabei viel Spaß.

Uns bleibt vorerst nur noch zu sagen: Anfang der kommendn Woche kommt FastBill Freelancer!

Das FastBill.com Team

Der Kunde bezahlt diese Rechnung nun nicht und nach mehrmaligem Nachhaker erfährt man schließlich, dass die Rechnung auf diesem Wege der Übermittlung nicht akzeptiert wird.

Mit den Anforderungen durch das neue Umsatzsteuergesetz ist das Thema elektronische Rechnung in den Fokus der Wirtschaft gerückt. Zum 01.01.2004 wurde die EU-Richtlinie zur Harmonisierung der Rechnungsstellung in deutsches Recht umgesetzt. Dies betrifft unter anderm auch feste Regeln für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen.

Daraus ergibt sich, dass grundsätzlich  jede elektronische Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden muss.

Somit kommen wir wieder zu unserem Aufruf:

Schreibt uns Eure Probleme oder negative Erfahrungen, die Ihr beim Rechnungsstellen gesammelt habt, als Kommentar oder als Mail an info@fastbill.com.

Als Dankeschön schenkt FastBill Euch Freizeit (noch 1 Tag).

Das digitale Signieren und der Versand von Rechnungen ist mit FastBill ohne Probleme, gesetzeskonform und mit wenigen Klicks möglich

Viel Spaß beim signieren und versenden von Rechnungen wünscht das

FastBill-Team

Für alle anderen gilt zuerst einmal, dass beim Schreiben einer Rechnung der anfallende Steuerbetrag gesondert auszuweisen ist. Das steht wieder mal im Umsatzsteuergesetz – und zwar im Artikel §14 (1) Nr. 6 UStG. Ein Hinweis ‘incl. MwSt.’ ist demnach nicht zulässig.

Es kann nun passieren, dass beim Schreiben der Rechnungen in Word ein Tippfehler entsteht, oder beim Zusammenrechnen mit dem Taschenrechner ein Zahlendreher. Eigentlich kein Problem, solange §14 (2) UStG berücksichtigt wird – es kann nun folgendes passieren:

• der Kunde akzeptiert die Rechnung nicht und der Papierkrieg geht wieder los mit stornieren und neu schreiben der Rechnung
• es ist zu wenig Steuer ausgewiesen – so sind beide Parteien verpflichtet den Minderbetrag noch zu leisten
• es ist zu viel Steuer ausgewiesen (und der Kunde hat gezahlt) – hier muss auch der Mehrbetrag abgeführt werden ODER im Sinne des § 17 (1) UStG müssen beide Seiten  den geschuldeten Steuerbetrag, bzw. den Vorsteuerabzu berichtigen – siehe oben: eine Korrektur der Rechnung gestaltet sich sicherlich als einfacher

Somit kommen wir wieder zu unserem Aufruf:

Schreibt uns Eure Probleme oder negative Erfahrungen, die Ihr beim Rechnungsstellen gesammelt habt, als Kommentar oder als Mail an info@fastbill.com.

Als Dankeschön schenkt FastBill Euch Freizeit (noch 2 Tage).

Die richtigen Steuersätze können in FasBill natürlich direkt global hinterlegt werden, bzw. werden automatisch auf Rechnungen gesonder ausgewiesen.

Viel Spaß beim Rechnungen schreiben wünscht das

FastBill-Team

§14 (1) Nr. 6 UStG & (2) i.V.m. §17 (1) UStG