BUSINESS LEXIKON

So erstellst du einen Bewirtungsbeleg

Bewirtungskosten & Bewirtungsbeleg

Bewirtungskosten sind in fast jeder Buchhaltung zu finden. Jedoch solltest du die Hintergründe zum Bewirtungsbeleg, sowie den verschiedenen Varianten von Bewirtungen kennen, um gegenüber dem Finanzamt alles richtig zu machen.

Gesetzlich geregelt sind die Bewirtungskosten im §4 Absatz 5 und 7 des Einkommensteuergesetzes. Weitere Erläuterungen und Hinweise findet man in der Einkommensteuer-Richtlinie (EStR) unter R 4.10 und R 4.11. Zu umsatzsteuerlichen Fragen im Hinblick auf den Vorsteuerabzug findet man im §15 Absatz 1a UStG Infos.

Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten sind Betriebsausgaben und sie sind handelsrechtlich auch zu 100% abziehbar.

Steuerlich sind bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass jedoch nur 70% abziehbar. Damit diese 70% abgesetzt werden können, müssen die Bewirtungskosten auf einem gesonderten Konto in der Buchführung gebucht werden.

 
Ausnahmen
 

Ein wichtige Abgrenzung im täglichen Leben betrifft die Kleinigkeiten bei Besprechungen wie Kaffee, Tee und Gebäck. Diese versteht das Finanzamt als "übliche Gesten der Höflichkeit" und sieht darin keine Bewirtung. Entsprechend sind diese Kosten nicht auf einem gesonderten Bewirtungskonto zu verbuchen und vor allem sind sie somit steuerlich zu 100% als Ausgabe absetzbar.

Gleiches gilt auch für sog. „Produkt-/Warenverkostungen“, z. B. im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim Händler oder bei einer Messe. Bei solchen Verkostungen besteht ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte oder Waren. Diese Aufwendungen können als Werbeaufwand unbeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Der Vorsteuerabzug ist ebenfalls ungemindert zulässig.

DIE „70% GRENZE“
 

Als Betriebsausgaben dürfen steuerlich nur 70% der angemessenen und durch Belege (Bewirtungsbeleg) nachgewiesenen Aufwendungen den Gewinn mindern. Bevor also 70% der Bewirtungskosten absetzbar sind, muss erst mal geprüft werden ob die Bewirtung der Höhe nach überhaupt angemessen war.

Soweit die Bewirtungskosten unangemessen waren sind sie nämlich überhaupt nicht abzugsfähig und beim grundsätzlich angemessenen Teil, sind eben nur 70% absetzbar. Was angemessen ist, richtet sich übrigens nach den Umständen des Einzelfalls und der "allgemeinen Verkehrsauffassung“.

Wer wird bewirtet und warum?

 
Private Veranlassung
 

Wie man sich schon beinahe denken kann sind privat veranlasste Bewirtungskosten steuerlich überhaupt nicht abziehbar. Ob eine Bewirtung von Geschäftsfreunden, Berufskollegen und Mitarbeitern nun privat veranlasst ist oder nicht, wird letztlich durch den Anlass der Bewirtung bestimmt.

Erfolgt die Bewirtung aufgrund eines persönlichen Festtages (z.B. dein eigener Geburtstag), ist dies ein starkes Zeichen dafür, dass die Einladung aus privaten Gründen erfolgt und die Kosten sind somit nicht abziehbar.

Selbst wenn zu deiner Geburtstagsfeier nur Geschäftsfreunde und Mitarbeiter deines Unternehmens geladen sind, können die Kosten nicht abgezogen werden. Hier gibt es immer wieder neue Entwicklungen in der Rechtsprechung, im „Ernstfall“ muss entsprechend die aktuelle rechtliche Situation geprüft werden.

 
 

Geschäftliche Veranlassung

Bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass greift die o.g. 70%-Regelung. Ein geschäftlicher Anlass ist v.a. gegeben, wenn Personen bewirtet werden, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen.

Einfacher gesagt: Kunden, potentielle Kunden und Netzwerk- und Kooperationspartner.

Betriebliche Veranlassung

Eine weitere Art der Bewirtung ist die Bewirtung aus betrieblichem Anlass. Betrieblich veranlasst sind ausschließlich die Bewirtungen von Arbeitnehmern auf Kosten deines Unternehmens. Beispielsweise bei einem großen Teammeeting.

Solche Arbeitnehmerbewirtungen sind in vollem Umfang zu 100% abzugsfähig.

 
 

WICHTIG: NACHWEIS DURCH BEWIRTUNGSBELEG

 

Um Bewirtungskosten überhaupt absetzen zu können, musst du unbedingt auf die Vollständigkeit der gesetzlich erforderlichen Angaben achten. Sind die Angaben lückenhaft, können die Kosten nicht abgezogen werden.

Folgende Angaben müssen schriftlich auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt werden:

  • Ort der Bewirtung
  • Tag der Bewirtung
  • Bewirtete Personen
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Aufwendungen

Da Bewirtungen gewöhnlich in einer Gaststätte stattfinden kannst du die Rechnung bzw. den Bewirtungsbeleg der Gaststätte verwenden und musst nur noch die Angaben zum Anlass der Bewirtung und den Teilnehmer ergänzen. Die schriftlichen Angaben musst du mit deiner Unterschrift bestätigen.

Solltest du keinen Bewirtungsbeleg erhalten haben, kannst du auch einen normalen Beleg mit Hilfe unserer kostenlosen Vorlage um die fehlenden Angaben ergänzen und herunterladen:

 

Die Namen der Teilnehmer müssen eine eindeutige Identifizierung möglich machen. Es sind also Vorname und Name sowie Firmenname und z.B. auch die Adresse zu erfassen. Außerdem müssen alle Teilnehmer der Bewirtung notiert werden, auch du selbst oder dein(e) Mitarbeiter. Als Indiz für die Anzahl der Teilnehmer wird regelmäßig die Anzahl der Hauptgerichte genutzt.

Die Namen können fehlen, wenn die Feststellung aller Teilnehmer unzumutbar ist, was z. B. bei Bewirtung anlässlich von Betriebsbesichtigungen durch eine größere Personenzahl der Fall ist. In diesen Fällen genügt dann die Angabe der Zahl der Teilnehmer bzw. eine Sammelbezeichnung für eine Personengruppe.

Den Anlass der Bewirtung musst du möglichst konkret und genau angegeben. Bleiben die Angaben zu knapp ist die steuerliche Anerkennung der Ausgaben gefährdet. Allgemeine Angaben, wie z. B. "Kundenbewirtung", "Arbeitsessen", "Kundenpflege" oder "Informationsgespräch", reichen nicht aus. Die konkrete Benennung muss auch durch Berufsgruppen wie z.B. Journalisten, Ärzte oder Rechtsanwälte erfolgen, die ansonsten einem Presse- oder Berufsgeheimnis unterliegen!

Bei Rechnungen von einer Gaststätte müssen die in Anspruch genommenen Leistungen nach Art, Umfang, Entgelt und Tag der Bewirtung auf dem Bewirtungsbeleg gesondert bezeichnet werden. Die verzehrten Speisen und Getränke müssen mit ihren Einzelpreisen aufgelistet werden. Abkürzungen wie "Tagesgericht 2 sind aber zulässig. Hier geht es letztlich wieder darum die Angemessenheit wie auch der Anzahl der bewirteten Personen überprüfen zu können.

 
DIE UMSATZSTEUER BEI BEWIRTUNGSKOSTEN
 

Der BFH hat mit seinem Urteil vom 10.2.2005 entschieden, dass die Vorsteuer in vollem Umfang abziehbar ist, auch wenn nach dem Einkommensteuergesetz nur 70% der Kosten abziehbar sind. Ergo gibt es außer den üblichen Rechnungsanforderungen - ggf. genügen auch die Anforderungen an eine Kleinbetragsrechnung - für die Gewährung des Vorsteuerabzugs bei der Umsatzsteuer nicht viel zu beachten.

BEWIRTUNGSKOSTEN ERMITTELN: SO GEHST DU VOR

 

Abschließend findest du hier noch ein kleine Übersicht wie die abzugsfähigen Betriebsausgaben zu ermitteln sind.

Von den Bewirtungskosten sind zunächst folgende Kosten auszuscheiden:

  • Teile der Bewirtungskosten, die privat veranlasst sind,
  • Teile der Bewirtungskosten, die nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind,
  • Bewirtungsaufwendungen, deren Höhe und betriebliche Veranlassung nicht nachgewiesen sind,
  • Bewirtungsaufwendungen, die wegen Verletzung der besonderen Aufzeichnungspflichten nicht abgezogen werden können (§4 Abs. 7 EStG)
  • Aufwendungen, die nach ihrer Art keine Bewirtungsaufwendungen sind (z. B. für eine Musikkapelle anlässlich einer Informations- oder Werbeveranstaltung und andere Nebenkosten), es sei denn, sie sind von untergeordneter Bedeutung. Solche Aufwendungen sind in vollem Umfang abziehbar, wenn die übrigen Voraussetzungen vorliegen.

Von den verbleibenden Aufwendungen dürfen nur 70 % den Gewinn mindern. Die Abzugsbegrenzung gilt bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass auch für den Teil der Aufwendungen, der auf dich selbst oder deine Arbeitnehmer entfällt. Der Vorsteuerabzug ist dagegen in vollem Umfang zulässig.

 
BEWIRTUNGSBELEG DIREKT IM RESTAURENT ODER VON UNTERWEGS ERFASSEN
 

Nichts ist nerviger, als unausgefüllte Bewirtungsbelege im Nachhinein erfassen zu müssen. FastBill macht Schluss damit. Fülle deine Belege einfach direkt im Restaurant aus und sende sie per Scan-App in deine FastBill Inbox.

Von dort aus kannst du sie dann ganz einfach für deine Buchhaltung weiter verwenden. Probier es direkt aus und teste die Belegarchivierung von FastBill kostenlos und unverbindlich!

Diese Themenseite wurde mit Unterstützung von Stefan Bobzin erstellt. Herr Bobzin ist Steuerberater in der Kanzlei "Schulz Eicken Gohr + Bobzin". Die Kanzlei hat langjährige Erfahrungen mit Mandanten, die FastBill für ihr Unternehmen nutzen.