Definition: Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA genannt, die viele Unternehmer monatlich von ihrem Steuerberater übermittelt bekommen, gibt Auskünfte über die aktuelle finanzielle und betriebswirtschaftliche Situation von Unternehmen. Besonders für kleine und mittlere Betriebe ist sie eine wichtige Informationsquelle zu ihrer momentanen finanziellen Lage.

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Was ist die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)?

Grundlage der BWA ist die Buchführungspflicht des Unternehmens. Erfasst werden für die Betriebswirtschaftliche Auswertung Daten aus der laufenden Finanzbuchhaltung – Geschäftsvorgänge, welche die Gewinn- und Verlustrechnung betreffen. Dazu gehören, um das Ergebnis richtig lesen zu können, vor allem folgende:

  • Aufwendungen
  • Erlöse
  • Umsatzerlöse

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen, die sich aus all den Angaben ermitteln lassen, können anschließend für Branchenvergleiche herangezogen werden. Weil sie unkommentiert ist, unterscheidet sich die BWA jedoch von einem Geschäftsbericht. Ebenso ist sie, da die Bilanzzahlen fehlen, nicht mit einem Jahresabschluss zu vergleichen.

Es war die DATEV, die in den 1960er Jahren die ersten BWAs eingeführt hat. Inzwischen werden in ganz Deutschland monatlich mehr als zwei Millionen solcher Auswertungen gedruckt. Sie haben eine sehr große Bedeutung gewonnen – sowohl einzel- als auch volkswirtschaftlich.

Aufbau einer BWA – Ein Muster Beispiel

Da die BWA am häufigsten in Form einer kurzfristigen Erfolgsrechnung genutzt wird, wird ein BWA-Muster dieser Form im Folgenden genauer erklärt.

BWA – die kurzfristige Erfolgsrechnung

In der Regel wird die betriebswirtschaftliche Auswertung in einer Tabelle angelegt. Diese besteht zumeist aus 31-33 Zeilen und etwa 9 Spalten. Neben der Spalte „Bezeichnung der Posten“ sind die folgenden Punkte in der Horizontalen der Muster-BWA unverzichtbar:

  • Monatswert des Monats X in Euro €
  • Gesamtleistung in %
  • Gesamtkosten in %
  • Aufschlag
  • kumulierter Wert (Gesamtsumme der Monate des laufenden Jahres) in Euro €
  • Gesamtleistung in %
  • Gesamtkosten in %
  • Aufschlag

In der Vertikalen beginnt die Tabelle mit dem Umsatzerlös des Monats X. Von ihm werden im Folgenden die zu Gruppen zusammengefassten Kosten abgezogen. Die wichtigsten Gruppen in den vertikalen Tabellenspalten des BWA-Musters sind die folgenden:

  • Gesamtleistung: Die Gesamtleistung berechnet sich an dieser Stelle aus den Umsatzerlösen des Monats abzüglich der Bestandsveränderungen.
  • Rohertrag: Den Rohertrag erhält man, indem man von den Umsatzerlösenbzw. der Gesamtleistung Material und Warenverbrauch abzieht. Dieser Betrag steht dem Unternehmen schließlich zur Verfügung, um die übrigen betrieblichen Kosten zu decken.
  • Betriebsinterne Kosten: Gemeint sind hiermit beispielsweise die Kosten für Personal, Raum, Werbung, Reisen, Reparaturen, Telefon, Porto, Büro, Beratung sowie betriebliche Steuern und Versicherungsbeiträge. Diese werden zunächst einzeln aufgezählt.
  • Gesamtkosten: Unter dem Punkt „Gesamtkosten“ werden all die eben genannten Kosten zusammengezählt.
  • Betriebsergebnis: Das Betriebsergebnis ergibt sich aus dem betrieblichen Rohertrag abzüglich der Summe der Kosten.
  • Vorläufiges Ergebnis: Das vorläufige Ergebnis erhält man, indem noch etwaige Zinsaufwände und Zinserträge mit dem Betriebsergebnis verrechnet werden.

Die qualifizierte BWA

Um die Auswertung richtig lesen und interpretieren zu können, reicht eine einfache Auswertung aus den Daten der Buchhaltung oft nicht aus. Verständlichere Ergebnisse liefert die qualifizierte Auswertung, bei der Abgrenzungen und Korrekturen vorgenommen wurden. Diese werden ebenfalls vom Steuerberater vorgenommen und erleichtern das richtig Lesen ungemein: Denn sie berücksichtigen auch betriebliche Belange.

Dazu gehört zum Beispiel, dass spezielle Personalkosten wie das Weihnachtsgeld, Boni, Einmalzahlungen oder auch Abschreibungen auf die einzelnen Monate verteilt werden. Denn wirtschaftlich gesehen fallen diese anteilig in jedem Monat an.

Der Steuerberater hat durch solche Abgrenzungen und Korrekturen zwar mehr Arbeit – dir aber beschert das beim Lesen zuverlässigere und präzisere Ergebnisse.

Die Anforderungen und Qualitätskriterien

Damit man eine BWA richtig lesen kann, haben sich in den vergangenen Jahren einige Kriterien herausgebildet, nach denen sich betriebswirtschaftliche Auswertungen richten müssen. Das sind folgende:

  • Rechtsformenneutrale Gestaltung
  • Kompatibilität mit Branchenstandards (z.B. DATEV, Destatis)
  • Größenordnungsneutrale Abbildung
  • Möglichkeit integrierter Darstellungen mit Rechnungswesen und statistischen Daten des Unternehmens
  • Möglichkeit der Standardisierung

Auch Zeitreihen, Zeitpläne, grafische Darstellungen und Vergleiche zu Vorjahren stellen wichtige Qualitätsmerkmale dar, die helfen, die Auswertung richtig und gewinnbringend zu lesen. Ihre Struktur gilt dabei nicht nur als reine Kontenabfrage, sondern als eine betriebswirtschaftlich klare Aussage.

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