Definition: Fahrtenbuch

Als Selbstständiger dokumentierst du mit einem Fahrtenbuch die zurückgelegten Fahrten mit deinem Fahrzeug und den Anlass zur Fahrt. Ebenfalls werden in das Fahrtenbuch der Fahrer, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt, sowie Abfahrtsort und Abfahrtsdatum eingetragen, sodass man am Ende des Jahres nachvollziehen kann, wann und wie das Fahrzeug bewegt wurde. Für selbstständige Personen ist dies relevant, da sie ein Fahrtenbuch bei ihrem zuständigen Finanzamt vorlegen können, um letztendlich Steuern sparen zu können.

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Wie muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

Damit das Finanzamt bei deiner Fahrtenbuch Vorlage keine Probleme machen wird, muss das Fahrtenbuch auch gewisse Anforderungen erfüllen:

  • Lückenloser Zusammenhang: Da das Finanzamt nicht bei jeder Fahrt auf dem Beifahrersitz sitzt, verlangt es eine lückenlose Dokumentation der Fahrten, sodass sie sie auch im Nachhinein noch besser nachvollziehen können.

  • Geschlossene Form: Nachträgliche Korrekturen müssen ebenfalls klar dokumentiert und erläutert werden oder im besten Fall sogar komplett ausgeschlossen werden. Falls du ein Fahrtenbuch in Papierform führst und keine Excel Vorlage verwendest, muss es gebunden sein, sodass keine Blätter ausgetauscht werden können. Gute Vorlagen in Papierform findest du schnell im Netz.

  • Zeitnahe Dokumentation: Das Finanzamt wird erwarten, dass jede einzelne Fahrt unmittelbar nach Fahrtende auch in der Fahrtenbuch Vorlage erfasst wird.

  • Unveränderbarkeit: Wie schon gesagt, im besten Fall wird eine nachträgliche Korrektur komplett ausgeschlossen. Falls man jedoch doch eine Änderung vornehmen muss, sind diese zu dokumentieren, sodass das man Veränderungen im Fahrtenbuch auch jederzeit nachvollziehen kann.

 

So füllt ihr eure Fahrtenbuch Vorlage korrekt aus

An erster Stelle steht beim führen eines Fahrtenbuchs, dass ihr alle Pflichtangaben korrekt angebt und wenn das Fahrtenbuch hanschriftlich geführt wird, dass der Kilometerstand leserlich ist.

  • Zu Beginn solltest du dir unsere Fahrtenbuch Vorlage in Excel herunterladen.

  • Trage dein/euer amtliches Kennzeichen des entsprechenden Fahrzeuges ein, trage gleich daneben den Kilometerstand zu Beginn der Fahrt ein und wer der Fahrer des Fahrzeuges ist.

  • Sobald die Fahrt beendet ist, kann man nun den Kilometerstand am Ende der Fahrt eintragen inklusive Datum zu Fahrtbeginn und Fahrtende und dem Anlass der Fahrt.

  • Am Ende noch die Kilometer summieren und das Fahrtenbuch ist vollständig ausgefüllt. In Excel bieten sich hier nun die mathematischen Funktionen sehr an, um schnell und einfach die Differenz vom Kilometerstand zu ermitteln.

 

Alternative zum Fahrtenbuch: die 1% Regelung

Diese Regelung ist im §6 Nr. 4 EStG festgelegt. Demnach wird für die monatliche private Nutzung 1% des inländischen Listenpreises als Entgelt angesetzt. Auch wenn das Fahrzeug nicht mehr neu ist, wird immer der neue Bruttopreis angesetzt! Das bedeutet, liegt der Neupreis inklusive der vorhandenen Ausstattung bei 30.000 € Brutto, wird 1% davon, also 300 € monatlich für die private Nutzung angesetzt.

In diesem Betrag ist allerdings nicht die Fahrt zwischen Arbeit und Wohnung enthalten. Diese Fahrten werden lt. §4 Abs. 5 Nr. 6 EStG mit 0,030 % pro Entfernungskilometer angesetzt, als Beispiel hier 20 km, also: 30.000 € x 0,03 % x 20 km= 180 €.

Nutzt ein Angestellter den Firmenwagen, werden die errechneten 300 € und die 180 € als Sachbezug abgerechnet. Bei seiner Einkommensteuererklärung kann der Angestellte die 0,30 € pro Entfernungskilometer steuerlich wieder geltend machen. Bei diesen 0,30 € handelt es sich um die sogenannte Pendlerpauschale. Also ein pauschaler Betrag, der unabhängig von dem Fahrzeug, mit dem die Fahrt durchgeführt wird, steuerlich abgesetzt werden kann. Im Beispiel bedeutet das, dass wenn der Angestellte an 240 Tagen zur Arbeit fährt, er folgendes absetzten kann: 240 Tage x 20 km x 0,30 € = 1440 € jährlich, das entspricht 120 € monatlich.

Nutzt ein Angestellter das Fahrzeug, werden die errechneten 300 € und die 180 € als Sachbezug abgerechnet. Ein Unternehmer muss nur die Differenz zwischen den pauschalen Werbungskosten von 0,30 € pro Entfernungskilometern, und den oben errechneten km als Gewinn versteuern, also: Werbungskosten 0,30 € x 20 km x 20 Arbeitstage = 120 €, Differenz zu 180 € = 60 €. Es müssen also die 300 € sowie die 60 € = 360 € monatlich herausgerechnet und versteuert werden.

Fahrtenbuch in Excel - spielt da das Finanzamt mit?

Wenn das Fahrtenbuch in Form einer Tabelle, welche mit Excel erstellt wurde, geführt ist, wird das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht akzeptieren. Ja, es ist lückenlos geführt, jedoch greift nicht der Grundsatz der Unveränderbarkeit der Daten in der Buchführung, da man theoretisch auch Jahre später noch das Fahrtenbuch manipulieren könnte.
Das Finanzamt verlangt Fahrtenbücher in Papierform, welche lückenlos zu führen sind. Eine Vorlage für ein Fahrtenbuch in Papierform ist schnell recherchiert.

Dennoch bietet ein Fahrtenbuch als Excel Vorlage reichliche Vorteile, da man seine Daten nun digital vor sich hat. Excel eignet sich hier ideal, um statistische Auswertungen zu erstellen und generell um sich die Arbeit um ein Vielfaches zu erleichtern. Besonders als Selbstständiger, wenn man nicht viele Fahrten macht, bietet sich eine Excel Vorlage sehr aus Bequemlichkeitsgründen an.

Was passiert, wenn das Finanzamt die Fahrtenbuch Vorlage nicht anerkennt?

Falls deine Fahrtenbuch Vorlage vom Finanzamt nicht anerkannt wird, bedienen sie sich an der 1%-Regelung unter der Bedingung, dass die betriebliche/gewerbliche Nutzung des Fahrzeugs über 50% liegt. Da wir es nun hier mit der 1%-Regelung zu tun haben, muss man bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit bzw. für Familienheimfahrten die nicht abziehbaren Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG berücksichtigen.

Grundsätzlich ist es nicht zu empfehlen, sich beim Finanzamt unbeliebt zu machen. Auch nicht mit einem unsauber geführten Fahrtenbuch.

Was passiert, wenn ich Einträge im Fahrtenbuch vergessen?

Am häufigsten kommt es zu Problemen mit Fahrtenbuch Vorlagen, wenn diese nicht regelmäßig geführt werden. Man kennt es selbst, dass man vielleicht aus Bequemlichkeitsgründen die eine oder andere Sache lieber erst später erledigen möchte. Wenn man dies nun auf ein Fahrtenbuch anwendet, kommt man schnell an Punkt, dass man das Eintragen der Fahrten in das Fahrtenbuch vernachlässigt. Am Ende der Woche hat man dann mal schnell einige Fahrten zusammen, die es leider nicht in die Vorlage geschafft haben und ab dann kann man nicht mehr nochvollziehen, wo man wirklich war. An dieser Stelle bewegt man sich nun auf sehr dünnem Eis, da hier das Finanzamt nicht mehr mitspielen wird.

Das Finanzamt erkennt Einträge in ein Fahrtenbuch nur dann an, wenn die Aufzeichnungen nachträglich auch wirklich nicht mehr geändert werden können. Vorlagen, zum Beispiel in Excel, eignen sich hier super als Fahrtenbuch, da man sie aus Dokumentationsgründen sehr leicht bearbeiten kann.

Nach einem Urteil des FG Berlin-Brandenburg sind nun auch nachträgliche Computerausdrucke durchaus zulässig.

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