Rechnung ohne Mehrwertsteuer: Wann wird eine Rechnung ohne MwSt ausgestellt?

Vorneweg: Nicht jeder Freiberufler oder Gewerbetreibende in Deutschland ist dazu verpflichtet, auf seinen Rechnungen die Umsatzsteuer (gemeinhin auch Mehrwertsteuer genannt) auszuweisen. Die pauschal geltenden 19 % oder 7 % müssen also nicht automatisch und zwangsläufig auf den Nettobetrag der Rechnung aufgeschlagen werden (für das dritte und vierte Quartal gilt in Deutschland die Mehrwertsteuersenkung 2020).

Unternehmer, die beispielsweise der Kleinunternehmerregelung unterliegen, sind nicht umsatzsteuerpflichtig und können dementsprechend auch eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen. In bestimmten Fällen können aber auch Unternehmen, die keine Kleinunternehmen sind, eine Rechnung verschicken, ohne die Mehrwertsteuer zu erheben.

Wann eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer auszustellen ist

Wenn du dich ein wenig genauer mit dem Thema Rechnungen auseinandersetzt, stellst du schnell fest, dass es durchaus auch Rechnungen gibt, die ohne Mehrwertsteuer beziehungsweise ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Für sie alle gilt, dass du – unabhängig davon, warum du die Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausstellst – auf dem Dokument auf den Grund der Steuerbefreiung hinweisen musst. Auf diese Weise stellst du sicher, dass diejenigen, die zum Beispiel mit der Prüfung deines Unternehmens beauftragt werden, auf den ersten Blick wissen, warum du keine Mehrwertsteuer abgeführt hast.

In den folgenden Fällen bist du dazu berechtigt, auf die Mehrwertsteuer/ Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen zu verzichten:

• Du bist als Kleinunternehmer unterwegs und dementsprechend dazu berechtigt, von der Kleinunternehmerregelung zu profitieren.

• Du lieferst Waren innerhalb der EU, die steuerfrei sind.

• Bei deinen Lieferungen handelt es sich um grenzüberschreitende Lieferungen.

Parallel dazu gibt es auch bestimmte Dienstleistungen, die nicht der Steuer unterliegen und auf denen du dementsprechend auch keine Mehrwertsteuer ausweisen musst .

Kleinunternehmerregelung

Hierbei handelt es sich um einen absoluten Klassiker, der in den meisten Fällen gilt, wenn eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer (und dementsprechend umsatzsteuer befreit) geschrieben wird. Wenn du Kleinunternehmer bist und von der Kleinunternehmerregelung profitierst, darfst du dir letztendlich aussuchen, ob du Mehrwertsteuer berechnen möchtest oder nicht. Du giltst übrigens dann als Kleinunternehmer, wenn du im vorherigen Jahr maximal 22.000 Euro Umsatz erzielt hast und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erwirtschaften wirst. In diesem Fall bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Achte darauf, dass du dich in regelmäßigen Abständen über die jeweils aktuell geltenden Grenzen erkundigst.

Wenn du als Unternehmer die Kleinunternehmer Regelung für dich nutzt, sind der Brutto- und der Netto-Betrag auf deiner Rechnung gleich. Das bedeutet umgekehrt aber auch, dass du nicht dazu berechtigt bist, die Vorsteuer, die auf deinen Eingangsrechnungen steht, dem Finanzamt gegenüber in der Umsatzsteuererklärung geltend zu machen. Die Mehrwertsteuer, die du selbst zahlst, kannst du jedoch – sofern es sich um einen betrieblichen Aufwand handelt – als Aufwand im Rahmen der Gewinnermittlung geltend machen.

Wie man als Unternehmen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreibt

Grundsätzlich ist es nicht schwer, als Unternehmer Rechnungen für Waren und Leistungen ohne Mehrwertsteuer zu schreiben. Wie bereits weiter oben erwähnt, ist charakteristisch, dass der Brutto- und der Nettobetrag gleich sind, wenn du umsatzsteuerbefreit bist. Gleichzeitig muss auf den ersten Blick ersichtlich sein, warum der Gewerbetreibende beziehungsweise der Selbstständige oder das Unternehmen auf die Berechnung der Mehrwertsteuer verzichtest.

Typische Beispiele, die ein Weglassen der Umsatzsteuer/ Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungen rechtfertigen können:

• Wenn du Kleinunternehmer bist, kannst du Sätze, wie zum Beispiel „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG nicht umsatzsteuerpflichtig.” oder „Der Rechnungsbetrag enthält laut § 19 UStG (Abs. 1) keine Umsatzsteuer.” einfügen. Es gibt keine fixe Formulierung zur Kleinunternehmer Regelung. Wichtig ist, dass die Aussage klar ist und der Adressat weiß, warum deine Rechnungen keine Umsatzsteuer/ Mehrwertsteuer enthalten.

  1. Entsprechende Formulierungen könnten beispielsweise lauten:
  2. Von der Umsatzsteuer gemäß §19 Abs. 1 UStG befreit.
  3. Nach §19 Abs. 1 UStG nicht umsatzsteuerpflichtig.
  4. Dieser Rechnungsbetrag enthält nach §19 Abs. 1 UStG keine USt.
  5. Es wird gemäß §19 Abs. 1 UStG keine USt berechnet

• Du bietest als Unternehmer Lieferungen und Leistungen an, auf die generell keine Mehrwertsteuer anfällt? Alle Infos zu den gesetzlichen Bestimmungen, die für dich und die entsprechenden Berufsgruppen gelten, findest du in § 4 UStG. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn du medizinische oder pflegerische Leistungen in einem Krankenhaus erbringst, wenn du Leistungen für ein Museum erbringst oder wenn du Finanz- oder Versicherungsdienstleistungen anbietest. In diesen und weiteren Fällen erstellst du auch eine Rechnung ohne Umsatzsteuer.

• Du bist nicht nur in Deutschland aktiv, sondern schreibst auch Rechnungen für Kunden im Ausland? Hier gilt es, genau in Bezug auf den Status des Rechnungsempfängers und die entsprechenden Voraussetzungen zu differenzieren. Wenn du deine Rechnung an Privat Kunden stellst, musst du die Mehrwertsteuer ausweisen. Fakturierst du allerdings an Unternehmer beziehungsweise Geschäftskunden, schreibst du deine Rechnung ohne Umsatzsteuer. Hier kommt das sogenannte Reverse Charge Verfahren zum Einsatz. Dieses hat zur Folge, dass die Steuerschuldnerschaft umgekehrt wird und derjenige, der die Leistung empfängt, die Umsatzsteuer an SEINE Finanzbehörde abführen muss. Achte darauf, auch hier einen entsprechenden Vermerk auf der Rechnung zu platzieren. (Du bist Kleinunternehmer und stellst eine Rechnung ins Ausland? Dann bist du natürlich weiterhin von der Umsatzsteuerpflicht befreit… musst den Verweis auf die Kleinunternehmerregelung aber auch hier angeben.)

Im Zusammenhang mit händisch erstellten Rechnungen können natürlich immer auch Fehler passieren. Achte in jedem Fall darauf, Zahlendreher und ähnliches zu vermeiden. Um sicherzustellen, dass du zudem auch keine wichtigen Angaben auf deinen Rechnungen vergisst, solltest du dir definitiv überlegen, mit einer Rechnungsvorlage zu arbeiten. Wie die Bezeichnung vermuten lässt, profitierst du hier von einem festen Rahmen, in den du die Beträge und Leistungen nur noch eintragen musst. Die Angaben zu Reverse Charge Verfahren, Hinweis auf Kleinunternehmer Regelung und Ähnliches können im Muster dauerhaft hinterlegt werden.

Gesetzliche Verpflichtungen und Rechnung ohne Mehrwertsteuer

Vor allem dann, wenn du dich für die Nutzung einer Rechnungsvorlage entschieden hast, ist das Erstellen der entsprechenden Dokumente auch ohne Umsatzsteuer nicht schwer. Hier kannst du im Rahmen der Rechnungsstellung nicht nur dein Briefpapier mit allen Angaben zu deinem Unternehmen, sondern gegebenenfalls auch den Verweis auf die Kleinunternehmerregelung, das Reverse Change Verfahren und vieles mehr als Begründung hinterlegen. Wie bereits erwähnt, bist du in Bezug auf die Formulierung vergleichsweise frei. Du kommst deiner Pflicht nach, wenn du den Verzicht auf die Ausweisung begründest. Und nicht vergessen: Auch eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer muss natürlich mit den Pflichtangaben, wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Umsatzsteuer Identifikationsnummer versehen sein.

Dieses "Gesamtpaket" ist wichtig, damit deine Rechnung letztendlich auch gültig ist und vor einer Prüfung einer öffentlichen Stelle Bestand hat. Denn: Wenn der Prüfer (oder ein anderer, unbeteiligter Dritter) nicht weiß, warum du auf deiner Rechnung keine Mehrwertsteuer ausweist, wird diese Rechnung beanstandet. Im schlimmsten Fall kannst du auch als Kleinunternehmen sogar zur nachträglichen Zahlung der entsprechenden Umsatzsteuer verpflichtet werden. Ebenso verhält es sich mit Lieferungen von Leistungen und Produkten, die du ins Ausland versendest. Vergisst du, auf das Reverse Change Verfahren hinzuweisen, kann es auch hier sein, dass du die Steuer an dein Finanzamt nachzahlen musst.

Rechnung ohne Mehrwertsteuer – Das Reverse-Charge-Verfahren

Auch für Unternehmen, die nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen, besteht unter bestimmten Umständen die Möglichkeit oder gar die Verpflichtung, eine Rechnung ohne Umsatzsteuer auszustellen. Dies tritt beispielsweise dann ein, wenn eine Rechnung von Firma zu Firma ohne MwSt. ins Ausland der Europäischen Union gestellt wird. In der Fachwelt spricht man in solch einem Falle vom sogenannten Reverse-Charge-Verfahren.

Dabei zieht nicht wie üblicherweise der Auftragnehmer die Umsatzsteuer ein und führt diese ab, sondern der Auftraggeber. Es rechnet also der Adressat der Rechnung den entsprechenden Umsatzsteuerbetrag aus und übermittelt diesen direkt an die für ihn zuständige Finanzbehörde des jeweiligen Landes. Wie bereits im Fall der Kleinunternehmerregelung, gilt auch hier eine Verpflichtung zum Verweis auf der Rechnung. Dieser kann beispielsweise wie folgt lauten: “Rechnung enthält keine Umsatzsteuer, da die Steuerschuld beim Leistungsempfänger liegt (Reverse-Charge-Verfahren)”.

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Rechnung schreiben: Wie erstelle ich eine Rechnung korrekt?

In diesem Artikel erfährst du, wie du effizient und korrekt Rechnungen schreibst, damit du unternehmerisch und rechtlich auf der sicheren Seite bist.

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Häufig gestellte Fragen zu Rechnungen ohne Mehrwertsteuer

Obwohl Rechnungen ohne Mehrwertsteuer heute in zahlreichen Unternehmen zum Alltag gehören, sind mit ihnen immer wieder Fragen verbunden – sowohl von Empfänger- als auch von Ausstellerseite. Im folgenden FAQ Bereich findest du die Antworten zu den meistgestellten Fragen, die im Zusammenhang mit Rechnungen, auf denen auf der Basis des Umsatzsteuergesetzes keine Mehrwertsteuer ausgewiesen wird, auftauchen.