Definition: Eigenbeleg

Originalbeleg verloren? Nie einen Beleg erhalten? Für die Buchführung eine Katastrophe – wäre da nicht der Eigenbeleg, der das Problem löst. Denn grundsätzlich gilt in der ordnungsgemäßen Buchhaltung, dass keine Buchung ohne dazugehörigen Beleg vorgenommen werden darf. Als Ersatz kann ein Beleg in Eigenherstellung geschrieben werden, der für den Steuerabzug verwendet wird. Wie das funktioniert und was du beim Eigenbeleg beachten musst? Wir erklären es dir!

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Beleg vs. Eigenbeleg

Im Rechnungswesen beziehungsweise im buchhalterischen Sinne ist ein Beleg der schriftliche Nachweis über einen gebuchten oder noch zu buchenden Zahlungsvorgang. Das gilt für Einnahme und Ausgabe gleichermaßen. Damit wird ein betriebsbedingter Geschäftsvorfall mit finanzieller Auswirkung nachgewiesen. Dieser Nachweis wird in erster Linie für das Finanzamt geführt. Einerseits musst du alle betrieblichen Einnahmen als solche erfassen, sprich buchen und belegmäßig nachweisen. Andererseits geht es darum, alle betriebsbedingten Ausgaben gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen mit dem Ziel, dass sie als steuerabzugsfähig anerkannt werden.

Von seiner Herkunft wird in den internen sowie den externen Beleg unterschieden. Der externe oder alternativ Fremdbeleg ist einer aus Vorgängen zwischen deinem Unternehmen und außenstehenden Dritten. Beispiele dafür sind Eingangsrechnung und Eingangsgutschrift, Ausgangsrechnung und Ausgangsgutschrift, Quittung, Bank- und Postbeleg, Wechsel und Scheck bis hin zum Steuerbescheid. Alle anderen außer externen Belegarten sind Eigenbelege.

Was ist ein Eigenbeleg

So werden zwei Belegkategorien bezeichnet, die beide keine externen, sprich keine Fremdbelege sind.

Als interner oder eigener Beleg wird dasjenige Dokument bezeichnet, mit dem ein innerbetrieblicher Vorgang belegt wird. Beispiele dafür sind die Kopie von Ausgangsrechnung und Ausgangsgutschrift, die einer Quittung, von Wechsel und Scheck oder von einer Materialentnahme bis hin zum Storno-, Umbuchungs- oder Ergebnisverwendungsbeleg.

Im Steuerrecht, und das ist für deine Buchhaltung besonders wichtig, ist der Eigenbeleg ein Ersatz für die fehlende, verlorengegangene oder niemals vorhanden gewesene Rechnung beziehungsweise Quittung. An diesen Eigenbeleg als ebenfalls steuerabzugsfähigen Beleg stellt das Finanzamt besondere Anforderungen, um ihn als betriebsbedingt und somit steuerabzugsfähig anzuerkennen. Solche Ersatzbelege sind der buchstäbliche Ersatz für:

  • den fehlenden Originalbeleg
  • einen im Geschäftsalltag gar nicht erhaltenen Beleg. Zu den typischen Beispielen gehören das Trinkgeld zusätzlich zu den Bewirtungskosten oder eine geleistete Zahlung für die Privatunterkunft während einer Geschäfts- oder Dienstreise mit und ohne Verpflegung

Da zu jeder Buchung auf dem Geschäftskonto ein Buchungsbeleg gehört, kann im Laufe eines Geschäftsjahres auf Eigen- und demzufolge auf Ersatzbelege kaum verzichtet werden.

Wann kannst du mit einem Eigenbeleg arbeiten

Eigen- oder Ersatzbelege zu nutzen ergibt sich im Umkehrschluss aus der Notwendigkeit, dem Finanzamt die Steuerabzugsfähigkeit jeder einzelnen Betriebsausgabe dokumentarisch belegen zu müsseb. Geht das mangels Originalbeleg nicht, dann kann oder muss von dir ein eigener Belegnachweis geführt werden. Das ist für jede Buchung und für den einzelnen Zahlungsvorgang notwendig. Insofern ist das Zusammenfassen mehrerer bis zahlreicher Ersatzbelege zu einem einzigen Sammelbeleg ein No-Go. Einzige Ausnahme für die Pflicht zum Eigenbeleg oder für Ersatzbelege ist die vom Finanzamt vorgesehene Ausgabenpauschalierung, das heißt die steuerabzugsfähige Anerkennung von Pauschalausgaben.

Pflichtinhalt des Eigenbeleges

In § 14 UStG, des Umsatzsteuergesetzes sind die Pflichtinhalte einer Rechnung als externer respektive Fremdbeleg detailliert aufgeführt. Der Inhalt für den Eigenbeleg ist deutlich weniger aufwändig. Dennoch sind, auch für eine eher simple Quittung, einige Mindestvorgaben zu berücksichtigen.
Zu ihnen gehören:

  • Name und Postanschrift des Zahlungsempfängers
  • Datum der Erstellung des Eigenbeleges
  • Leistungserbringungsdatum
  • Art der betrieblichen Aufwendung
  • Finanzieller Aufwand - Kosten als Einzelpreis pro Stück sowie die sich ergebende Gesamtsumme
  • Umsatzsteuersatz sowie Umsatzsteuerbetrag
  • Nachweis über die Höhe der Quittung – Preisliste sollte dem Eigenbeleg beigefügt werden
  • Begründung für den Eigenbeleg [Verlust oder Diebstahl des Originalbeleges, nicht quittiertes Trinkgeld, Benutzung eines Automaten, …..

Eine bestimmte Vorlage für Eigen- und Ersatzbelege gibt es nicht. Abgesehen von den verbindlichen Pflichtinhalten kannst du den Eigenbeleg ganz nach deinen persönlichen Vorstellungen gestalten. Anerkennungsfähig und insofern rechtswirksam wird der Eigenbeleg erst mit deiner handschriftlichen Unterschrift. Alternativ kannst du auch die FastBill Vorlage für deinen Eigenbeleg verwenden.

Belegvorhaltepflicht seit 2017

Seit dem Steuer- und Kalenderjahr 2017 wird in die Belegvorhalte- sowie in die Belegvorlagepflicht unterschieden.

  • Belegvorlage bedeutet, dass die relevanten Belege zusammen mit der Steuererklärung dem Finanzamt vorzulegen sind
  • Belegvorhaltung beinhaltet das Aufbewahren aller der Steuererklärung zugehörigen Buchungs- und Buchhaltungsbelege

Die Steuererklärung selbst wird dir ganz wesentlich dadurch erleichtert, dass du seit einigen Jahren so gut wie keine Belege beizufügen brauchst. Erst wenn das Finanzamt sie anfordert oder einsehen möchte, müssen sie bereitgestellt werden. Diese Belegvorhaltepflicht erspart dir viel Büroarbeit, bis hin zum Kopieren von nahezu der gesamten Buchhaltung.

Eigenbelege müssen ebenso wie alle Originalbelege zehn Jahre lang aufbewahrt oder anders gesagt vorgehalten werden.

Zu guter Letzt noch einige Beispiele zu solchen Eigen- und Fremdbelegen, die zusätzlich zu den Buchungsbelegen ebenfalls von der Belegvorhaltepflicht erfasst werden, oder anders gesagt von der Belegvorlagepflicht befreit sind:

  • Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen [ALG I und II, Elterngeld, Kurzarbeitergeld, …..
  • Steuerbescheinigungen über Kapitalertragssteuer, Zinsabschläge, …..
  • Spendenbescheinigungen
  • Belege über außergewöhnliche Belastungen, Behinderungen, Studium, Unterhaltsbedürftigkeit, vermögenswirksame Leistungen, Altersvorsorge, allgemeine sowie besondere Werbungskosten, …..

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