Alle Infos zur Umsatzsteuervoranmeldung

Für die Umsatzsteuervoranmeldung hat das Finanzamt mit Elster Online einen eigenen Service für die Voranmeldung der Umsatzsteuer geschaffen. Doch dafür brauchst du ein eigenes Elster Zertifikat. Wir erklären dir, wie du deine Umsatzsteuervoranmeldungen auch ohne eigenes Elster Zertifikat einfach mit unserem Rechnungsprogramm und ohne Steuerfachwissen an das Finanzamt übermitteln kannst.

Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) ohne Elster Zertifikat online mit FastBill abgeben

Darüber hinaus bekommst du von uns alle Infos zur Umsatzsteuervoranmeldung (kurz: UStVA), zur Übermittlung der UStVA, zur Dauerfristverlängerung und weiteren Themen rund um die UStVA.

Mit FastBill kannst du die UStVA ohne Elster Zertifikat abgeben. Wir haben das Formular vom Finanzamt auf das Wesentliche reduziert. So einfach war die UStVA noch nie!

Warum überhaupt Umsatzsteuervoranmeldung?

Die UStVA existiert aus zwei Gründen:
Sie unterstützt die Finanzen des Staates, während sie gleichzeitig deine Finanzen schont.

 

Umsatzsteuergesetz (UStG)

Der Staat muss dank UStVA nicht auf die Einnahmen durch die Umsatzsteuer warten, bis du deine Steuererklärung nach Ablauf des Jahres beim Finanzamt abgibst. Deshalb musst du die Umsatzsteuer gemäß UStG monatlich bzw. vierteljährlich voranmelden und übermitteln.

Umsatzsteuerzahllast verteilen

Andererseits hat die UStVA als wichtiger Bestandteil deiner Buchhaltung den Vorteil, dass du deine Umsatzsteuerzahllast verteilen kannst. Du musst die Umsatzsteuer nicht wie die Einkommenssteuer nach Ablauf des Jahres zahlen, sondern zahlst regelmäßig ein wenig.

Unterschied zwischen Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung

Der wesentliche Unterschied liegt darin, wie oft du die Umsatzsteuervoranmeldung bzw. die Umsatzsteuererklärung abgeben musst. Die Umsatzsteuervoranmeldung musst du regelmäßig mehrmals während des Jahres übermitteln. Je nachdem in der Regel monatlich oder vierteljährlich. Die Umsatzsteuererklärung hingegen musst du nur jeweils einmal nach Ablauf eines Jahres abgeben.

Bei der Umsatzsteuererklärung gleicht das Finanzamt dann ab wieviel Umsatzsteuer du bereits mit deinen Umsatzsteuervoranmeldungen abgeführt hast und ob noch Umsatzsteuerzahllast offen ist.

Umsatzsteuernachzahlungen vermeiden

Übermittelst du während des Jahres gewissenhaft deine Umsatzsteuervoranmeldungen, hast du bei der Umsatzsteuererklärung in der Regel keine Steuernachzahlung zu befürchten. Bleibt dennoch Umsatzsteuerzahllast übrig, musst du nach Abgabe der Umsatzsteuererklärung noch Umsatzsteuer nachzahlen.

Steuerberater Christian Deák erklärt im Video, wie du Steuernachzahlungen für die Umsatzsteuer und weitere Steuerarten vermeiden kannst.

Auf unserem Blog bekommst du noch mehr Infos dazu, wie du Steuernachzahlungen vermeiden kannst.

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Grundsätzlich muss jeder Unternehmer in Deutschland, der gewerblich oder freiberuflich tätig ist, eine UStVA beim Finanzamt abgeben. Es gibt jedoch drei Ausnahmen:

1. Keine UStVA für Kleinunternehmer

Nimmst du die Kleinunternehmerregelung nach §19 des UStG in Anspruch, musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Als Kleinunternehmer musst du somit auch keine UStVA beim Finanzamt abgeben und kannst außerdem auf die Umsatzsteuererklärung verzichten.

Die Kleinunternehmerregelung kannst du in Anspruch nehmen, wenn dein Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro betrug und im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird.

2. Keine UStVA für Ärzte & Co

Einige Berufsgruppen wie Ärzte, Physiotherapeuten oder Versicherungsmakler sind genau wie Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer ausgenommen und müssen dementsprechend keine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln.

3. Keine UStVA bei Umsatzsteuerzahllast unter 1.000 Euro

Sofern deine Umsatzsteuerzahllast im letzten Jahr bei unter 1.000 Euro lag, musst du keine regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. In diesem Fall reicht eine einmalige, jährliche Voranmeldung. Du solltest es aber auf jeden Fall mit dem Finanzamt abklären, um Säumniszuschläge und Steuerprüfungen zu vermeiden.

Tipp: UStVA für Privatpersonen

Verkaufst du viele Waren als Privatperson, etwa auf eBay, kann es ebenfalls sein, dass du umsatzsteuerpflichtig bist. Es handelt sich dabei um eine rechtliche Grauzone, weswegen du am besten Rücksprache mit deinem zuständigen Finanzamt hältst oder dich direkt selbst als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer einordnest.

Kann ich die Umsatzsteuervoranmeldung online abgeben?

Die UStVA online zu übermitteln ist nicht nur möglich, sondern die einzige vom Finanzamt akzeptierte Form der Übermittlung. Eine Übermittlung der UStVA per Post oder gar telefonisch ist nur auf Antrag bzw. gar nicht möglich.

Übermittlung der UStVA mit ElsterOnline

Die bisher gängigste Form der Übermittlung ist mit der kostenlosen Software ElsterOnline. Auf dem Portal findest du die vollständigen UStVA-Formulare zur Übermittlung an dein zuständiges Finanzamt. Für die Nutzung der ElsterOnline Software ist allerdings ein elektronisches Zertifikat nötig, dessen Bereitstellung in der Regel ca. 14 Tage dauert.

Übermittlung der UStVA ohne ElsterOnline

Umsatzsteuervoranmeldung ohne Elster mit FastBill abgeben

Mit der Buchhaltungssoftware FastBill kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung ohne ElsterOnline abgeben. Der Vorteil: Du benötigst kein Zertifikat und kannst direkt loslegen. Außerdem ist das Formular auf das Wesentliche reduziert und mit Erklärungen versehen.

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Wie oft muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Die Übermittlung der UStVA erfolgt in der Regel monatlich oder vierteljährlich. Stichtag für die Übermittlung und die Zahlung ist jeweils der 10. des Folgemonats. Am besten erteilst du dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung, dann bist du auf der sicheren Seite.

Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung

In den ersten beiden Jahren nach der Gründung deines Unternehmens bist du zur monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Ausgenommen sind Kleinunternehmer, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Hast du die ersten beiden Jahre nach der Gründung abgeschlossen, musst du die Voranmeldung nur bei einer Umsatzsteuerzahllast von über 7.500 Euro monatlich vornehmen. Wie erwähnt muss die UStVA bis zum 10. des Folgemonats übermittelt werden. Für Oktober 2018 musst du die UStVA also bis zum 10. November übermittelt haben.

Quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung

Wenn du bereits zwei Jahre lang regelmäßig monatlich deine UStVA an das Finanzamt übermittelt hast und deine Umsatzsteuerzahllast monatlich zwischen 1.001 und 7.500 Euro beträgt, kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung auch quartalsweise abgeben. Dies bedarf jedoch einer Anmeldung beim Finanzamt und der Bestätigung durch eben dieses.

Quartalsweise wird die UStVA nur alle drei Monate zum 10. des Folgemonats fällig. Die UStVA für das erste Quartal musst du also immer am 10. April abgeben, für das zweite Quartal am 10. Juli und so weiter.

Wann muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Der Voranmeldezeitraum für die UStVA ist normalerweise bis zum 10. des Folgemonats. Bis dahin musst du sowohl die Voranmeldung an das Finanzamt übermittelt haben als auch die Zahlung geleistet haben. Möchtest du also deine Voranmeldung für Oktober 2018 übermitteln, musst du dies bis zum 10. November 2018 machen. Mit einer Einzugsermächtigung für das Finanzamt bist du was die Zahlung angeht auf der sicheren Seite.

Fällt der 10. des Monats auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag verschiebt sich Fälligkeit für die Abgabe der UStVA-Formulare auf den nächsten Werktag.

Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung beantragen

Ist dir der Zeitraum für die Umsatzsteuervoranmeldung zu knapp kannst du beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung beantragen. Dadurch wird der Voranmeldezeitraum um einen Monat verlängert. Die UStVA für Oktober 2018 müsstest du also nicht bis zum 10. November 2018 übermitteln, sondern bis zum 10. Dezember 2018. Eine Dauerfristverlängerung gewährt dir das Finanzamt jedoch nur, wenn du zu Beginn des Jahres eine Sondervorauszahlung leistest.

Sondervorauszahlung bei Dauerfristverlängerung

Für die Dauerfristverlängerung wird eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 deiner Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres fällig. Die Sondervorauszahlung musst du zahlen, wenn du deine UStVA monatlich abgibst und eine Dauerfristverlängerung beantragst. Die Frist für die Zahlung der Sondervorauszahlung im Rahmen der Dauerfristverlängerung ist der 10. Februar des Folgejahres. Die Sondervorauszahlung wird dann im Dezember mit deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung verrechnet.

Berechnung der Sondervorauszahlung

Die Sondervorauszahlung für die Dauerfristverlängerung berechnet sich anhand deiner Umsatzsteuervoranmeldungen des Vorjahres. Sie beträgt wie erwähnt 1/11 deiner gesamten Umsatzsteuerzahlllast des Vorjahres. Hast du bereits im Vorjahr eine Sondervorauszahlung geleistet, wird diese aus den Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahres herausgerechnet.

Ein Beispiel für die Sondervorauszahlung der Umsatzsteuer:

Sondervorauszahlung 2018: 11.000 Euro
Summe Umsatzsteuervorauszahlungen 2018: 33.000 Euro

Im Dezember 2018 lässt du dir in diesem Beispiel also deine Sondervorauszahlung über 11.000 Euro bei der UStVA anrechnen.

Insgesamt hast du im Jahr 2018 also 44.000 Euro Umsatzsteuer abgeführt.
Deine Vorauszahlung für das Jahr 2019 beträgt somit 1/11 von 44.000 Euro, also genau 4.000 Euro.

Dauerfristverlängerung für Quartalszahler

Bist du zur quartalsweisen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet, musst du im Falle einer Dauerfristverlängerung keine Sondervorauszahlung an das Finanzamt leisten. Deine UStVA wird bei der quartalsweisen Abgabe mit Dauerfristverlängerung statt am 10. April erst am 10. Mai fällig, verschiebt sich also ebenfalls immer um jeweils einen Monat.

Was passiert, wenn ich keine Umsatzsteuervoranmeldung abgebe?

Keine UStVA abzugeben ist keine gute Idee. Wenn du die Formulare zu spät bzw. gar nicht abgibst oder nicht rechtzeitig zahlst, kann das Finanzamt Säumniszuschläge erheben. Passiert dies zu häufig, kann es sogar zu unangenehmen Steuerprüfungen kommen. Mit einer Buchhaltungssoftware wie FastBill bist du auf der sicheren Seite und kannst deine Umsatzsteuervoranmeldung mit wenigen Klicks abgeben.

Berechnung der Umsatzsteuer für die Umsatzsteuervoranmeldung

Umgangssprachlich wird die Umsatzsteuer auch Mehrwertsteuer genannt. Wie du sie nennst, ist letztendlich relativ egal. Hauptsache du vergisst sie nicht auf deiner Rechnung. Ausgenommen davon sind nur Kleinunternehmer, doch auf die müssen einen Hinweis dazu auf der Rechnung anführen. Die Umsatzsteuer wird immer auf den Nettopreis deiner Produkte oder Dienstleistungen berechnet. Je nachdem was du anbietest musst du in Deutschland aktuell 19% Umsatzsteuer bzw. 7% Umsatzsteuer abrechnen und abführen.

Für jedes verkaufte Produkt und jede verkaufte Dienstleistung musst du deinen Kunden die korrekte Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Eingenommen Steuern musst du dann in deiner Umsatzsteuervoranmeldung angeben, wo sie mit deiner gezahlten Vorsteuer verrechnet werden. Aus der Differenz ergibt sich deine Umsatzsteuerzahllast, die du an das Finanzamt abführen musst. Zahlst du mehr Vorsteuer als du Umsatzsteuer einnimmst, erhältst du sogar eine Erstattung vom Finanzamt.

Den richtigen Steuersatz bei Einnahmen abrechnen

Wie bereits erwähnt musst du bei der Rechnungsstellung darauf achten, den richtigen Steuersatz für die Umsatzsteuer abzurechnen. Die Unterscheidung ist sehr wichtig, denn die Prüfer vom Finanzamt nehmen es mit der Umsatzsteuer sehr genau. Und das Risiko bei der Wahl des richtigen Steuersatzes liegt komplett bei dir selbst.

Der Steuersatz hängt übrigens nicht von der Art deines Betriebes oder deiner Tätigkeit ab, sondern einzig und allein von der Art des einzelnen Umsatzes. Je nachdem, was du anbietest kann es sogar sein, dass du auf derselben Rechnung Produkte mit unterschiedlichen Steuersätzen abrechnest. 

Tipp: Halte bei kritischen Fällen auf jeden Fall Rücksprache mit deinem Steuerberater oder mit dem Finanzamt selbst!

Für alle Produkte und Dienstleistungen gilt in Deutschland zunächst der Regelsteuersatz von 19%. Die weiteren Steuersätze (7% bzw. 0%) sind lediglich Ausnahmen des Regelsteuersatzes.

Keine Erhebung der Umsatzsteuer für Kleinunternehmer

Fälschlicherweise ist oft die Rede davon, dass Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind. Das ist nicht ganz richtig, denn die Umsatzsteuer wird für Produkte und Leistungen von Kleinunternehmern einfach nicht erhoben. Kleinunternehmer müssen bzw. dürfen dementsprechend auch keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen abrechnen.

Wir haben für dich noch einige Informationen zum Thema Kleinunternehmerregelung zusammengestellt.

Leistungen zu 0% Umsatzsteuer

Die Produkte und Dienstleistungen die mit 0% Umsatzsteuer im Prinzip von der Umsatzsteuer befreit sind werden in § 4 UStG aufgeführt.

Folgende Umsätze sind beispielsweise von der Umsatzsteuer befreit:

  • Die meisten Produkte, die du an ausländische Unternehmen verkaufst sowie viele Dienstleistungen, die du für Unternehmen im Ausland erbringst (innerhalb der EU greift hier das Reverse-Charge-Verfahren),
  • einige Vermittlungsleistungen (z.B. für Kredite oder Versicherungen),
  • die meisten medizinischen und pflegerischen Leistungen,
  • wissenschaftliche Leistungen und Veranstaltungen,
  • Umsätze von Schulen und viele weitere.

Im Umsatzsteuergesetz und im Umsatzsteueranwendungserlass findest du alle Anwendungsfälle sowie ausführliche Erläuterungen. Die Entscheidung, welchen Steuersatz du abrechnest solltest du allerdings immer gemeinsam mit einem qualifizierten Experten vom Finanzamt oder deinem Steuerberater treffen.

Leistungen zu 7% Umsatzsteuer

In § 12 UStG ist definiert für welche Umsätze der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7% gilt. Darüber hinaus liefert Anlage 2 sogar eine /Liste der dem ermäßigten Steuersatz unterliegenden Gegenstände/, welche die Eingrenzung zumindest etwas einfacher gestaltet als bei Leistungen zu 0% Umsatzsteuer.

Der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7% hat vor allem einen sozialen bzw. kulturellen Hintergrund, wie einige von der Ermäßigung betroffenen Umsätze zeigen:

  • Viele Nahrungsmittel sowie einige Getränke,
  • viele landwirtschaftliche Produkte,
  • der Großteil an Büchern, Zeitungen und Zeitschriften,
  • medizinischer Bedarf,
  • und selbst geschaffene Kunstgegenstände.

Neben §12 UStG sowie Anlage 2 kannst du auch hier den Umsatzsteueranwendungserlass für die Entscheidungsfindung zu Rate ziehen. Hier gibt es für den ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7% sowohl einige eindeutige Aussagen wie auch einige nicht ganz eindeutige Aussagen. 

Eindeutig sind beispielsweise:

  • Zahntechniker-Leistungen
  • Eintrittsgelder für Kultur- und Bildungsveranstaltungen,
  • ÖPNV-Fahrkarten für Fahrten bis zu 50 km oder
  • Übernachtungen in Hotels, Gaststätten und auf Campingplätzen.

Weniger eindeutig sind die Aussagen für Kreative. Der ermäßigte Steuersatz gilt auch für "die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben".

Somit ist es theoretisch egal, ob du eine Pressemitteilung oder ein Buch schreibst, eine App programmierst oder einen Film drehst. Sobald dein Werk vom Urheberrecht geschützt wird, musst du theoretisch den ermäßigten Steuersatz abrechnen.

Auch diese Ausnahme des Steuersatzes besprichst du am besten mit dem Finanzamt oder deinem Steuerberater, um auf der sicheren Seite zu sein.

Leistungen zu 19% Umsatzsteuer

Der Regelsteuersatz in Deutschland beträgt 19%. Dieser Steuersatz gilt für den Großteil der Produkte und Dienstleistungen. Sofern du kein urheberrechtlich geschütztes Werk erstellst oder deine Leistungen ins Ausland verkaufst, musst du mit hoher Wahrscheinlichkeit 19% Umsatzsteuer berechnen. Dies gilt beispielsweise im Handel, im Handwerk, im produzierenden Gewerbe sowie der Industrie und auch für gewerbliche Dienstleistungen.

Natürlich gibt es interessante Ausnahmefälle, wie beispielsweise bei Fotografen. Machst du als Fotograf Bilder auf einem privaten Geburtstag und verkaufst diese Bilder an das Geburtstagskind, musst du hierfür 19% Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Verkaufst du die Rechte für diese Bilder jedoch an eine Zeitung oder ein Magazin, musst du hierfür 7% Umsatzsteuer in Rechnung stellen.

Eine generelle Ausnahme bilden Journalisten. Diese stellen generell 7% Umsatzsteuer für ihre Werke in Rechnung, ungeachtet dessen ob ihr Werk urheberrechtlich geschützt werden kann oder nicht.

Vorsteuer bei Ausgaben korrekt abführen

Genauso wichtig wie die korrekte Abrechnung der Umsatzsteuer ist die korrekte Abführung der Vorsteuer. Mit Vorsteuer wird die Umsatzsteuer bezeichnet, die du für deine Ausgaben und Investitionen an andere Unternehmen zahlst.

Die Vorsteuer kannst du dir vom Finanzamt erstatten lassen bzw. das Finanzamt verrechnet sie im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung mit der Umsatzsteuer, die andere Unternehmen oder Privatpersonen an dich gezahlt haben.

Wichtig ist auch hier, dass die Umsatzsteuer auf den Rechnungen die du von anderen Unternehmen bekommst korrekt ausgewiesen ist. Diese Rechnungen musst du sammeln, archiveren und 10 Jahre aufbewahren. Mit der Buchhaltungssoftware FastBill ist das problemlos möglich.

UStVA mit Soll-Versteuerung bzw. Ist-Besteuerung

Eine weitere wichtige Rolle spielt die Soll- bzw. Ist-Versteuerung. Bei der Gründung deines Unternehmens gilt für dich automatisch die Soll-Versteuerung. Das bedeutet du musst die Umsatzsteuer bereits mit der Erbringung deiner Leistung voranmelden und abführen, unabhängig davon, ob dein Kunde deine Rechnung bereits beglichen hat.

Du kannst allerdings auch die Ist-Besteuerung beantragen. Der Vorteil ist, dass du die Umsatzsteuer erst bezahlen musst, wenn dein Kunde deine Rechnung ebenfalls beglichen hat.

Die Ist-Besteuerung ist also vor allem für neu gegründete Unternehmen empfehlenswert, da du die Umsatzsteuer erst bezahlen musst, wenn du selbst bezahlt wurdest. So vermeidest du Liquiditätsengpässe, die du im Falle der Soll-Besteuerung zu befürchten hättest.

Umsatzsteuervoranmeldung ohne Elster online mit FastBill übermitteln

Mit der Umsatzsteuervoranmeldung in FastBill brauchst du kein Elster Zertifikat und musst kein langes Formular ausfüllen. Mit wenigen Klicks kannst du deine UStVA ohne Elster einfach online abgeben. In unseren FAQ erfährst du, wie die UStVA mit FastBill funktioniert.

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