Umsatzsteuererklärung - Alles was du wissen musst
Zusammenfassung
Was du erfährst
- Wer eine Umsatzsteuererklärung abgeben muss
- BIS wann die Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgegeben werden muss
- Wie du eine Umsatzsteuererklärung korrekt abgibst
Nicht nur jedes Unternehmen, sondern jede umsatzsteuerpflichtige und selbstständig tätige Person muss einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung erstellen. Aber wie geht das, bis wann muss die Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgegeben werden? Und wer genau ist eigentlich umsatzsteuerpflichtig? Was ist mit dem Kleinunternehmer, der keine Umsatzsteuer zahlt – muss die Umsatzsteuererklärung abgegeben werden? Wir haben alle wichtigen Punkte zum Thema Umsatzsteuererklärung für dich zusammengestellt!
Inhaltsangabe
- Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
- Frist zur Umsatzsteuererklärung
- Anleitung: Umsatzsteuererklärung korrekt abgeben
- Häufige Fehler bei der Umsatzsteuererklärung
- Sonderfall Kleinunternehmer: Nullmeldung
Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Die Umsatzsteuererklärung muss jedes Unternehmen abgeben. Wenn du eine eigene Firma hast, musst du die Umsatzsteuererklärung einmal im Jahr machen und beim Finanzamt abliefern. Wenn du selbständig bist (und kein Unternehmen führst), kommt es darauf an. Bist du Kleinunternehmer? Dann bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit.
Hier also noch einmal kurz zusammengefasst, wer umsatzsteuerpflichtig ist:
- Unternehmer, die nicht von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind
- Selbständige, die keine Kleinunternehmer sind
Es ist also zuerst einmal jeder und jede Selbständige umsatzsteuerpflichtig, wenn es keine Befreiung gibt. §4 UStG regelt, wer von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist – das betrifft beispielsweise Ärzte und Versicherungsvertreter. Ansonsten besteht die Umsatzsteuerpflicht nach §1 UStG für alle Unternehmer/-innen, die im Sinne von §2 UStG Lieferungen oder andere Leistungen im Inland, gegen Entgelt im Rahmen des eigenen Unternehmens ausführen. Bleiben als Ausnahme die Kleinunternehmer/-innen.
Frist zur Umsatzsteuererklärung
Die Umsatzsteuererklärung muss laut § 149 (2) AO bis zum 31. Juli im Folgejahr abgegeben werden. Das heißt konkret: Deine Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2017 musstest du bis zum 31. Juli 2018 abgeben. Und deine Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2045 musst du nach der aktuellen Gesetzeslage (Stand: Januar 2020) bis zum 31. Juli 2046 abgeben. Übrigens verlängert sich diese Frist, wenn du die Dienste eines Steuerberaters, einer Steuerberaterin oder ähnliche Dienstleistungen in Anspruch nimmst. Dann ist die Frist ein Jahr länger. Das bedeutet für die oben gegebenen Beispiele: Die Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2017 muss von deinem Steuerberater (fiktiver Fall) bis zum 31. Juli 2019 abgegeben werden. Und die Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2045 sollte deine Steuerkanzlei bis zum 31. Juli 2046 eingereicht haben.
Anders ausgedrückt: Machst du deine Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2017 selbst, musst du sie bis zum 31. Juli 2018 beim Finanzamt einreichen. Schaffst du das nicht, kannst du um eine Fristverlängerung bitten. Engagierst du einen Steuerberater, diese Umsatzsteuererklärung für dich anzufertigen, muss er diese Umsatzsteuererklärung bis zum 31. Juli 2019 beim Finanzamt einreichen. Der Steuerberater hat also auch ohne die Bitte um Fristverlängerung ein Jahr länger Zeit.
Anleitung: Umsatzsteuererklärung korrekt abgeben
Wie geht das nun mit der Umsatzsteuer? Wie genau erstellt man so eine Erklärung, was muss darin stehen, und warum muss das darin stehen? Du reichst deine Erklärung elektronisch über ELSTER ein. Die Umsatzsteuererklärung gibst du nach Ablauf des Kalenderjahres (das ist der Veranlagungszeitraum) für die steuerpflichtigen wie auch die steuerfreien und die nicht steuerbaren Umsätze ab. Und zwar für die Umsätze, die du in dem Veranlagungszeitraum erzielt hast. Du fasst also deine schon eingereichten Umsatzsteuer-Voranmeldungen zusammen. Falls nötig, berichtigst du diese.
ELSTER Umsatzsteuererklärung
Idealerweise erklärst du deine Umsatzsteuer über ELSTER. Das Onlineportal ist einfach zu handhaben, du findest dort sowohl den Hauptvordruck für deine Erklärung als auch eine Anleitung und die nötigen Anlagen. Übrigens musst du die Erklärung nicht von Hand unterschreiben, wenn du sie per ELSTER elektronisch einreichst.
Gehe zuerst auf www.elster.de. Dort findest du die Option "Steuernummer manuell eingeben". Wenn du die blaue Schrift anklickst, öffnet sich eine neue Seite. Hier wählst du das Bundesland aus, in dem dein Unternehmen beim Finanzamt gemeldet ist. Anschließend füllst du die Eingabefelder für die Steuernummer aus. Deine Nummer findest du in deinen Unterlagen vom Finanzamt. Die Webseite wird nun das zuständige Finanzamt automatisch ermitteln. Wenn du jetzt "Weiter" klickst, überprüft die Seite automatisch die von dir angegebene Nummer, übernimmt sie und leitet dich weiter zur Anlagenübersicht.
Wenn du noch keine Steuernummer für deinen Betrieb hast oder dir das Finanzamt an deinem Ort noch keine Nummer mitgeteilt hat, markierst du das Feld "Neue Steuernummer beantragen". Du wählst das zuständige Finanzamt auf der Webseite aus und klickst dann "Weiter", um zur Anlagenübersicht für deine Umsatzsteuererklärung zu gelangen.
Formular zur Umsatzsteuererklärung ausfüllen
Für deine Umsatzsteuererklärung benötigst du den Hauptvordruck (USt 2 A) sowie die Anlagen UR und UN. Jeder Unternehmer muss die mit UR gekennzeichnete Anlage mit dem Hauptvordruck übermitteln, denn hier geht es um die Angaben Erwerben und Umsätzen, die als innengemeinschaftlich bezeichnet werden. Die Anlage UN dagegen brauchst du nur auszufüllen, wenn du als Unternehmer im Ausland lebst. Eventuell benötigst du auch noch weitere Anlagen.
Wichtig für den Hauptdruck: Die Zeilen 31 bis 34 füllst du nur aus, wenn die Kleinunternehmer-Regelung nach §19 Absatz 1 UStG zur Anwendung kommen soll. Du kannst das nur in Anspruch nehmen, wenn du im Inland ansässig bist oder in einem der in §1 Absatz 3 UStG bezeichneten Gebiete. Auf die anderen Implikationen gehen wir weiter unten im Text ein.
In den Zeilen 38 geht es um die Bemessungsgrundlagen deiner Lieferungen und der sonstigen Leistungen zum allgemeinen Steuersatz. Bitte trage hier die Nettobeträge ohne Umsatzsteuer ein. Du solltest die Beträge in vollen Euro und ohne Centbeträge eingeben. Umsätze, bei denen die Mindestbemessungsgrundlage anzuwenden ist, trägst du auch ein. Du hast auch Umsätze, für die der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet. Die trägst du nicht hier ein, sondern in den Zeilen 21 bis 27 in der Anlage UR.
In die Zeilen 39 trägst du die Bemessungsgrundlagen deiner unentgeltlichen Wertabgaben ein. Auch für diese Beträge entsteht Umsatzsteuer. Hier sind auch die Nettobeträge ohne Umsatzsteuer in vollen Euro einzugeben. Und du trägst die Umsätze ein, für die die Mindestbemessungsgrundlage angewendet wird.
Wir könnten dir jetzt Zeile für Zeile das gesamte Formular aufschlüsseln. Das würde aber den Rahmen dieses Ratgebers sprengen. Denn tatsächlich findest du im Hauptvordruck sehr viele sehr spezielle Felder, die nur von bestimmten Arten von Betrieben oder unter anderen einschränkenden Voraussetzungen ausgefüllt werden müssen. Schau dir für diese ganz speziellen Angaben die Erklärungen auf www.elster.de an – die Anleitung dort ist sehr umfassend.
Häufige Fehler bei der Umsatzsteuererklärung
Einige Fehler kommen immer wieder vor. Damit du davor gefeit bist, führen wir hier die häufigsten Fehler bei der Umsatzsteuer und deren Erklärung auf.
- Mängel in der Buchführung: Verbuchung falscher Belege, zeitliche Verzögerungen und ähnliches
- Falsche Auslegung der Kleinunternehmerregelung
- Falsche Rechtsform: Unternehmen, die keine Gewinne erzielen, sind keine GmbH
- Fehlende Verträge mit Angehörigen: wenn Familienangehörige im Unternehmen mithelfen, müssen Arbeitsverträge, Miet- und Darlehensverträge abgeschlossen sein
- Abweichende Beträge: Voranmeldungen immer gut überprüfen
- falsche Umsatzsteuersätze: 7 % oder 19 %?
- Verspätung: lieber eine Fristverlängerung beantragen und pünktlich abgeben
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Sonderfall Kleinunternehmer
Sogenannte Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet nicht, dass sie keine Erklärung abgeben müssen, sondern nur, dass sie keine Umsatzsteuer auf ihre Produkte oder Dienstleistungen erheben. Als Kleinunternehmer gilt ab dem Veranlagungszeitraum Kalenderjahr 2019 alle Freiberufler/-innen und Selbständige, die einen Jahresumsatz von 22.000 Euro oder weniger haben. Wird dieser Umsatz überschritten, kommt eine zweite Kondition hinzu: Beträgt der voraussichtliche Umsatz im Folgejahr 55.000 Euro oder mehr? Wird diese Frage bejaht, bist du kein Kleinunternehmer mehr. Übrigens müssen Kleinunternehmer sich nicht von der Umsatzsteuer befreien lassen. Die Umsatzsteuer darf trotz des niedrigeren Umsatzes ausgewiesen und abgeführt werden. Allerdings kann das insbesondere bei Existenzgründern zu finanziellen Belastungen führen, die du vielleicht lieber vermeiden willst. Deshalb macht es für Kleinunternehmer durchaus Sinn, die Regelung in Anspruch zu nehmen und für das Finanzamt damit erst einmal nicht umsatzsteuerpflichtig zu sein.
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