Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuersatz
Viele Unternehmer in Deutschland sind umsatzsteuerpflichtig und müssen dementsprechend auch die Umsatzsteuer auf der Rechnung abbilden.
Hier findest du eine kostenlose Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer zum kostenlosen Download.
Download: Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer (Word - .docx-Format)
Download: Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer (Google Sheets)
Download: Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer (Excel ab 2004 - .xlsx-Format)
Download: Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer (Excel 97 bis 2004 - .xls-Format)
Rechnungsvorlage ohne Angaben von Umsatzsteuer
Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG Gebrauch machen, sind von der Umsatzsteuer befreit und berechnen somit in ihren Rechnungen auch keine Umsatzsteuer. Auch wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen musst, gelten für dich die gleichen Pflichtbestandteile der Rechnung wie auch für alle anderen Unternehmen.
Hier findest du eine kostenlose Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer für Kleinunternehmer zum Download.
Download: Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer (Google Sheets)
Download: Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer (Excel ab 2004 - .xlsx-Format)
Download: Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer (Excel 97 bis 2004 - .xls-Format)
Rechnungsvorlage kostenlos herunterladen
Die Nutzung der kostenlosen Musterrechnung ist nach dem Download selbsterklärend. Es ist leicht, die offenen Felder auszufüllen – unabhängig davon, ob du in der Vergangenheit bereits Rechnungen erstellt hast oder ob es sich um deine erste Rechnung handelt. Egal, in welcher Branche du unterwegs bist: Mit der kostenlosen Rechnungsvorlage erleichterst du dir die Arbeit. Du musst du lediglich entscheiden, ob du die Vorlage auf der Basis von Word, von Excel oder über Google Docs nutzen möchtest!
Was muss ich bei einer Rechnungsvorlage als Kleinunternehmer beachten?
Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss auf der Rechnung ein Hinweis stehen, zum Beispiel:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Außerdem müssen auch bei Kleinunternehmer-Rechnungen alle anderen Pflichtangaben enthalten sein, wie:
- vollständiger Name und Adresse
- Rechnungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistung oder Ware
- Gesamtbetrag
In FastBill kannst du die Kleinunternehmerregelung einmal in den Einstellungen aktivieren.
Die Rechnungsvorlage wird dann automatisch so angepasst, dass keine Steuer berechnet und der richtige Hinweis ergänzt wird.
Rechnungsvorlage: Word/Excel oder Rechnungsprogramm - Was ist der Unterschied?
Eine selbst erstellte Rechnungsvorlage (z. B. in Word oder Excel):
- muss manuell ausgefüllt werden
- erfordert eigene Berechnungen
- bietet keine automatische Prüfung der Pflichtangaben
- ist fehleranfälliger, z. B. bei Steuersätzen oder Nummernkreisen
Eine Rechnungsvorlage in einem Rechnungsprogramm wie FastBill:
- enthält bereits alle Pflichtfelder
- berechnet Steuern automatisch
- vergibt fortlaufende Rechnungsnummern
- passt sich an Einstellungen wie Kleinunternehmer oder USt-Pflicht an
- kann direkt als PDF oder E-Rechnung versendet werden
Damit eignet sich eine Software-Vorlage besonders, wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst und rechtssicher arbeiten möchtest.
Welche Daten sind in der FastBill-Rechnungsvorlage bereits vorausgefüllt?
In der Rechnungsvorlage zu Download sind Beispieldaten ausgefüllt, damit du weißt, wo deine Daten hinkommen. Du kannst allerdings auch die Rechnungsvorlage in FastBill nutzen und in der kostenlosen Testphase bereits Rechnungen schreiben. Einmal deine Daten ausfüllen und sie erscheinen immer auf deiner Rechnungsvorlage. In der Vorlage sind u. a. automatisch hinterlegt:
- dein Firmenname und Adresse
- Steuernummer oder USt-ID
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Standard-Steuersätze (z. B. 19 % oder 7 %)
- Bankverbindung und Zahlungsziel
So vermeidest du fehlende Pflichtangaben und formale Fehler.
Rechnungsvorlage für Word
Selbstverständlich ist es möglich, für das Erstellen einer Rechnung ein Schreibprogramm, wie Word zu nutzen. Der Vorteil: Vor allem dann, wenn du es ohnehin gewöhnt bist, mit Word zu arbeiten, musst du dich nicht sonderlich umgewöhnen. Nutze unter anderem auch die bekannten Formatierungsmöglichkeiten, um auf besondere Bereiche deiner Rechnung, wie zum Beispiel die Rechnungsnummer oder den Endbetrag (und gegebenenfalls den Hinweis auf § 19 UStG), aufmerksam zu machen.
Rechungsvorlage Excel
Wenn du dich dazu entschließt, deine Rechnungen über Excel zu erstellen, kannst du dir den Griff zum Taschenrechner sparen. Immerhin kannst du hier mit Hilfe von Formeln und Co. dafür sorgen, dass wichtige Positionen, zum Beispiel der Umsatzsteuersatz, der Rechnungsbetrag und weitere Angaben und Informationen, mit einem Klick zur Verfügung stehen.
Rechnungsvorlage Google Docs
Das Vorgehen im Zusammenhang mit Google Docs ähnelt der Vorgehensweise bei der Nutzung von Word. Auch hier nutzt du den oberen Bereich, um die Schrift zu formatieren. Ein besonderer Vorteil, der sich mit Hinblick auf die Google Docs Variante immer wieder zeigt, ist die Tatsache, dass du die Rechnung vor dem Versenden beispielsweise an deine Kollegen zur Kontrolle freigeben kannst. Müssen Änderungen vorgenommen werden, lassen diese sich in Echtzeit umsetzen. Somit kann jeder aus deinem Team den aktuellen Stand der Rechnung einsehen.
Rechnungsvorlage: GoBD beachten
So unkompliziert es auch ist, Rechnungsvorlagen über Word, Excel und Google Docs zu erstellen, solltest du immer berücksichtigen, die GoBD zu erfüllen. Vor allem dann, wenn du selbst die Vorlagen erstellst, verbirgt sich hierhinter oft ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Wenn du sicherstellen möchtest, dass du alle Pflichtangaben, wie zum Beispiel auch ggf. deine Umsatzsteuer Identifikationsnummer, für Rechnungen in deiner Rechnungsvorlage berücksichtigt hast, solltest du die Vorteile nutzen, die dir ein modernes Rechnungsprogramm wie FastBill bietet.
Hole dir jetzt eine kostenlose Testversion von FastBill!
Du bist dir noch unsicher, ob du die Vorteile von FastBill für dich nutzen möchtest? Kein Problem! Registriere dich und probiere das Rechnungsprogramm kostenlos aus! So kannst du die verschiedenen Funktionen kennenlernen, ohne dich direkt zu binden.
Wenn du wissen möchtest, wie dir FastBill allgemein dabei helfen kann, die Prozesse rund um deine Rechnungsstellung zu vereinfachen, schau dir dieses Video an!
Weitere kostenlose Rechnungsvorlagen zum Download
Honorarrechnung Vorlage
Wenn du als Selbstständiger beziehungsweise als Freiberufler arbeitest, stellst du in der Regel Honorarrechnungen für deine Dienstleistungen aus. Die Bezeichnung „Honorarrechnung“ rührt daher, dass du in den entsprechenden Berufsgruppen mit einem Honorar bezahlt wirst. Und hierauf weist du mit den entsprechenden Dokumenten hin.
Proformarechnung Vorlage
Bei einer Proformarechnung handelt es sich um eine Art „Sonderfall“. Denn: Eigentlich ist eine Proformarechnung keine richtige Rechnung. Denn: Sie fordert deinen Kunden nicht zu einer Zahlung auf. Das Dokument wird vor allem erstellt, wenn es darum geht, Waren von EU in Nicht-EU Länder kostenlos zu verschicken. Dennoch ist es natürlich wichtig, dass auch diese Dokumente die entsprechenden Vorgaben erfüllen.
Rechnungsvorlage: Kostenlose Vorlage vs. FastBill Rechnung
Wie bereits erwähnt, ist eine kostenlose Word Vorlage oder eine Vorlage auf der Basis von Excel und Google Docs unglaublich praktisch, wenn es darum geht, Rechnungen zu erstellen. Wenn du dir die Arbeit allerdings noch mehr erleichtern möchtest, solltest du auf die Vorteile setzen, die dir ein modernes Rechnungsprogramm wie FastBill bietet. Hier profitierst du unter anderem von:
✓ einem hohen Nutzerkomfort
✓ standardisierten Vorlagen rund um deine Rechnungserstellung inklusive der relevanten Zahlungsinformationen, um die du dich nicht selbst kümmern musst
✓ dem guten Gefühl, die GoBD zu erfüllen
✓ der Möglichkeit, das Layout individuell an deinen Geschmack anzupassen – gerne auch mit deinem eigenen Logo
✓ weiteren Gestaltungsmöglichkeiten mit wenigen Klicks
✓ der Tatsache, dass du nicht nur Rechnungen, sondern auch Mahnungen schreiben und Zahlungseingänge überwachen kannst
✓ der Option, die erstellten Rechnungen direkt über das System per E-Mail als pdf an deine Kunden verschicken zu können
✓ einem überzeugenden Preis-Leistungsverhältnis.
Hilfreiche Ressourcen zur Rechnungsstellung
Rund um den Bereich der Rechnungsstellung gibt es einiges, was du beachten solltest. Daher haben wir dir hier alle Artikel zur Rechnung und Rechnungsstellung zusammengefasst. Klicke einfach auf die Themen, die dich am meisten interessieren und erfahre mehr über den entsprechenden Bereich!
Rechnung schreiben
In diesem Artikel findest du alle Infos, die du im Zusammenhang mit Pflichtangaben und Co. beachten solltest.
Rechnungsnummern richtig vergeben
Rechnungsnummern müssten „fortlaufend“ sein. Aber was bedeutet dies eigentlich? Genau das (und vieles mehr) kannst du im folgenden Post nachlesen.
Aufbewahrungspflichten von Rechnungen
Wie lange muss man eine Rechnung eigentlich aufbewahren? Und wie? Die Antworten auf diese und weitere Fragen findest du im Blogpost:
Mahngebühren
Wenn deine Kunden ihre Rechnungen nicht zahlen, darfst du Mahngebühren berechnen. Aber welche Vorgaben musst du in diesem Zusammenhang beachten? Wirf einen Blick auf den Blogartikel:
Rechnung per E-Mail verschicken
Hast du gewusst, dass du deine Rechnungen nicht nur per Post versenden kannst. Weitaus praktischer ist es, sie per Mail an deine Kunden weiterzuleiten. Was du hier genau beachten musst, kann du im Blogartikel nachlesen.
Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsvorlage
Was ist eine Rechnungsvorlage und wofür brauche ich sie?
Eine Rechnungsvorlage ist ein vorgefertigtes Layout mit allen Pflichtangaben, das du immer wieder für neue Rechnungen nutzt. Du musst in der Vorlage alle Beispieldaten durch deine Daten ersetzen.
Wenn du ein Rechnungsprogramm wie FastBill nutzt enthält die Vorlage bereits deine Absenderdaten, Steuersätze und das Rechnungsdesign, sodass du nur noch Kund:in und Leistung auswählen musst. Hast die diese schon angelegt, kannst du sie in Zukunft auch per Klick auswählen.
Was darf bei einer Rechnung nicht fehlen?
Damit deine Rechnung gültig ist, ist es wichtig, dass alle rechtlichen Pflichtangaben enthalten sind. Hierzu gehören unter anderem Infos zum verwendeten Steuersatz, das Rechnungsdatum und Details zu den abgerechneten Leistungen.
Wie schreibe ich eine Rechnung mit MWST?
Wenn du kein Kleinunternehmer bist, musst du auf deinen Rechnungen in der Regel Mehrwertsteuer ausweisen. Je nach Leistung werden 7 Prozent oder 19 Prozent fällig. Solltest du das Rechnungsprogramm von FastBill nutzen, berechnet dir dieses ganz automatisch die entsprechenden Summen.
Wann darf ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben?
Wenn du Kleinunternehmer bist, bist du dazu berechtigt, Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu schreiben. Bitte beachte in diesem Zusammenhang die geltenden Grenzen. Als Kleinunternehmer darfst du im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 22.000 Euro und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erwirtschaftet.
Kann man eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben?
Nein. Auf deinen Rechnungen musst du entweder deine Steuernummer oder deine USt-ID angeben. Ansonsten ist das Dokument für dein Finanzamt ungültig.