Mahnung und Mahnwesen: Ablauf, Tipps und Vorlage

Mahnung und Mahnwesen: Ablauf, Tipps und Vorlage

Sicherlich ist es dir in der Vergangenheit auch schon einmal passiert: Du hast vergessen, eine Rechnung zu zahlen und bist dementsprechend in Zahlungsverzug geraten. Im Normalfall erhältst du dann eine Zahlungserinnerung. Der Versand von Mahnungen ist nichts Ungewöhnliches und gehört in vielen Unternehmen zum ganz normalen Tagesgeschäft. Dennoch gibt es rund um das Thema Mahnwesen immer noch viele Unsicherheiten. Wie mahnt man richtig? Was hat es mit den unterschiedlichen Mahnungsstufen auf sich? Und was passiert, wenn du auf eine Mahnung nicht reagierst? Diese und weitere Fragen werden in den folgenden Abschnitten beantwortet!

Was ist eine Mahnung?

Bei einem Mahnschreiben handelt es sich um ein Schriftstück, das dich als Schuldner dazu auffordert, einen offenen Betrag zu zahlen. Viele Unternehmen und Dienstleister setzen in diesem Zusammenhang auf eine dreistufige Mahnstrategie, um dem Kunden ausreichend Zeit zu geben, die offene Rechnung zu begleichen. Manche haben jedoch weniger Geduld und versenden die berühmte „Letzte Mahnung“ schon früher… auch dann, wenn du eigentlich noch nicht allzu lange in Zahlungsverzug bist. 

Jeder Mahnung muss eine Rechnung vorangehen. Dieser kannst du entnehmen, wie hoch der Betrag ist, den du entrichten musst. Im Idealfall zeigt dir besagte Rechnung auch das Zahlungsziel an. Somit weißt du genau, ab wann du gegebenenfalls in Verzug wärst. Nachdem das Zahlungsziel um ein paar Tage überschritten wurde, bekommst du in der Regel eine Mahnung.

Im Alltag werden die Worte „Mahnung“ bzw. Mahnschreiben und „Zahlungserinnerung“ oft synonym verwendet. Aber genaugenommen handelt es sich hierbei um verschiedene Dokumente. Bei einer Zahlungserinnerung handelt es sich – wie die Bezeichnung schon sagt – tatsächlich um eine freundliche Erinnerung, die einem „Haben Sie vergessen…?“ gleicht. Der Tonfall, der in Mahnungen angewendet wird, ist oft schon etwas förmlicher und verweist auf Zahlungsfristen und Co. Innerhalb dieser dreistufigen Mahnstrategie wird der Ton in jeder Mahnung jedoch etwas eindringlicher, um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Vor allem bei guten Kunden, die du nicht verärgern möchtest, ist es daher sinnvoll, gegebenenfalls im ersten Schritt eine Zahlungserinnerung zu verschicken. 

automatisches Mahnwesen

Mahnung schreiben

Dass eine Mahnung etwas formeller daherkommt als eine Zahlungserinnerung, bedeutet natürlich nicht, dass du unhöflich werden solltest. Auch Mahnungen können durchaus nett geschrieben sein. Dies zeigt sich vor allem anhand der ersten Mahnung. Immerhin ist es tatsächlich möglich, dass dein Kunde schlicht vergessen hat, zu zahlen und nicht absichtlich in Zahlungsverzug geraten ist.

Sollte der Kunde auf die erste Mahnung allerdings nicht reagieren, ist es „erlaubt“, bei der zweiten Mahnung etwas eindringlicher zu werden und darauf zu verweisen, dass auf die erste Mahnung nicht reagiert wurde. Wenn der Kunde mehrmals gemahnt wurde, die Mahnungen jedoch gegenstandlos blieben, kann die dritte Mahnung verschickt werden. Im Rahmen der dritten Mahnung solltest du deinen Kunden darüber informieren, dass du die ausstehende Geldforderung an ein Inkassobüro abgeben wirst, wenn dieser weiterhin nicht zahlt.

Damit die Wahrscheinlichkeit, dass dein Kunde auf eine Mahnung reagiert, zu steigern, ist es wichtig, dass du einige Punkte beachtest. So ist es wichtig, dass deine Schreiben alle nötigen Bestandteile einer Mahnung enthalten. Diese sind:

  • der Name und die Anschrift des Gläubigers und des Schuldners
  • das Mahnungsdatum
  • die Rechnungsnummer, um die es geht
  • die entsprechende Summe
  • das Fälligkeitsdatum der betreffenden Rechnung
  • (gegebenenfalls) der angefallene Verzugsschaden

Um sicherzugehen, dass du auch wirklich alle Vorgaben beachtest, die mit Hinblick auf Mahnschreiben wichtig werden, haben wir dir auf der Seite „Mahnungen schreiben“ alle wichtigen Informationen zusammengefasst. Hier findest du alle Infos darüber, die beim Mahnung schreiben relevant werden.

Mahnung erstellen mit einer Software

Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, dass alle Pflichtangaben auf deiner Mahnung enthalten sind und du auch sonst möglichst wenig Arbeit mit dem Mahnen haben willst, kannst du auf eine Mahnwesen Software zurückgreifen. Diese erkennt automatisch über das angeschlossene Banking, ob Rechnungen überfällig sind. Mit nur wenigen Klicks wandelst du die Rechnung in eine Mahnung um verschickst sie direkt. FastBill bietet zudem die Möglichkeit, diesen Prozess komplett zu automatisieren. Du kannst FastBill 14 Tage kostenlos testen

Richtig mahnen: Tipps & Tricks

Um die besten Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass dein Kunde auf die Mahnung, die du versendest, auch reagiert, ist es wichtig, ein paar Tipps zu beachten. Je mehr klassische Fehler du vermeidest, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass du ohne weitere Probleme an dein Geld kommst. Die folgenden Tipps helfen dir mit Hinblick auf ein unkompliziertes Forderungsmanagement und einen professionellen Mahnvorgang weiter:

  1. Verschicke deine Zahlungserinnerung bzw. deine erste Mahnung erst dann, wenn dein Kunde das Zahlungsziel ein paar Tage überschritten hat. Ansonsten kann es sein, dass du ihn bei einer Überschneidung verärgerst.
  2. Verweise in deiner Mahnung explizit auf die offene Rechnung. Dein Kunde sollte die Leistung bzw. das Produkt immer gut zuordnen können. 
  3. Warte nicht zu lange, bis du auf eine offene Rechnung hinweist. Ansonsten könnte es sein, dass das Risiko eines Forderungsausfalls steigt.
  4. Passe den Ton deiner Mahnungen an die Mahnstufe an. Je weiter der Mahnprozess fortschreitet, desto förmlicher solltest du werden. Verweise auch – gerade in den höheren Mahnstufen – darauf, was passiert, wenn die Zahlung weiter ausbleibt.
  5. Du solltest auch darauf achten, ob die Zahlungsfrist für die ausstehende Rechnung nachträglich verlängert wurde. In diesem Fall sind alle bisherigen Mahnungen gegenstandslos.

Auf der Seite „Richtig Mahnen“ findest du viele Tipps, was du mit Hinblick auf das richtige Mahnen von Rechnungen beachten solltest, um die Kundenbindung nicht zu gefährden.

Die Mahnstufen im Mahnwesen beachten

Ein Mahnprozess basiert heutzutage – sowohl bei gewerblichen als auch bei privaten Kunden – in der Regel auf mehreren Stufen… und somit auch auf mehreren Mahnschreiben.

Der Vorteil: Dein Kunde hat Zeit, die Rechnung zu zahlen und fühlt sich in den meisten Fällen nicht allzu sehr unter Druck gesetzt. Oder anders: Er kann quasi live mitverfolgen, wie er immer mehr in Zahlungsverzug gerät und wann es – auch mit Hinblick auf das mögliche Einschalten eines Inkassobüros – an der Zeit ist, allerspätestens zu zahlen.

Nach dem Ausbleiben der Zahlung und Ablauf des Fälligkeitstermins für die unbezahlte Rechnung wird die erste Mahnung verschickt. Bei der ersten Mahnung handelt es sich eigentlich immer noch um eine freundliche Zahlungserinnerung. Hier kannst du unter anderem in Erfahrung bringen, ob die Rechnung, die du an deinen Kunden geschickt hast, eventuell nicht ankam oder ob sie schlicht vergessen wurde. Eventuell hat der Schuldner die Rechnung auch aufgrund eines technischen Problems nicht erhalten. Möglicherweise spricht dich dein Kunde nach dem Versenden der ersten Mahnung dann an und bittet dich um einen Zahlungsaufschub. Ein solches Dokument dürfte eine ansonsten gute Kundenbeziehung eigentlich nicht belasten. Immerhin fragst du nur höflich nach und übermittelst deine neue Frist, binnen der der offene Betrag gezahlt werden sollte. Fünf Tage bis eine Woche sind hier üblich.

Der Tonfall, der in der zweiten Mahnung zum Einsatz kommt, ist meist schon ein wenig förmlicher. In diesem Dokument setzt du erneut eine Frist und kannst gegebenenfalls auch darauf hinweisen, dass danach Mahngebühren und/ oder Verzugszinsen anfallen werden. Spätestens dann, wenn Mahnkosten ins Spiel kommen, reagieren einige Schuldner etwas sensibler.

Mahnstufen

Wenn dein Kunde auch auf die zweite Mahnung nicht reagiert, kannst du in deiner dritten Mahnung mit einem gerichtlichen Mahnverfahren bzw. mit Inkasso drohen, wenn sich dein Kunde weiterhin dazu entschließen sollte, nicht zu zahlen. In der dritten Mahnung kannst du den Verzugsschaden geltend machen. Das bedeutet, die fälligen Verzugszinsen werden in der dritten Mahnung hinzugefügt, um die Kosten für den Zahlungsverzug zu berücksichtigen. Hierbei handelt es sich um die letzte Möglichkeit für einen Gläubiger, vergleichsweise günstig und ohne Inkassogebühren oder ähnliches den offenen Rechnungsbetrag zu zahlen. Danach wird es meist teuer. Genau darauf solltest du deinen säumigen Zahler explizit hinweisen, denn wenn der Schuldner auch auf diese Mahnung nicht reagiert, erhält er einen Vollstreckungsbescheid, der die rechtliche Grundlage für weitere Maßnahmen darstellt.

Alles, was du mit Hinblick auf die Charakteristika der verschiedenen Mahnstufen wissen solltest, haben wir dir auf der Seite „Mahnstufen“ zusammengefasst. Alle Mahnungen kannst du sowohl per Post als auch per E-Mail verschicken. Per Gesetz bist du interessanterweise jedoch nicht dazu verpflichtet, überhaupt eine Mahnung zu versenden. Wenn auf deiner Rechnung ein festes Zahlungsziel angegeben wurde, gerät dein Kunde automatisch in Verzug, wenn er dieses verstreichen lässt.

Zusatztipp: Achte am besten bei allen Mahnungen darauf, immer eine Zahlungsaufstellung mitzuliefern, so dass dein Kunde genau weiß, welche Beträge noch offen sind.

Die Zahlungserinnerung

Im Gegensatz zu einer Mahnung bzw. einem Mahnschreiben handelt es sich bei einer Zahlungserinnerung tatsächlich nur um einen kleinen „Reminder“, der oft dabei helfen kann, Missverständnissen vorzubeugen. Viele Dokumente dieser Art starten daher mit dem bekannten „Sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass…“. Mahnkosten fallen bei solchen Schreiben nicht an.

Dementsprechend kommt eine Zahlungserinnerung – gerade bei guten Kunden – oft deutlich besser an als eine Mahnung. Alles zur Zahlungserinnerung findest du auf dieser Seite.

Inkasso beauftragen

All deine Mahnungen, auch die letzte Mahnung, sind im Sande verlaufen. Du hast bereits mehrfach gemahnt und auch Mahnkosten aufgeschlagen, aber die Mahnungen blieben gegenstandslos? Der Verzugsschaden durch die unbezahlte Rechnung kann durch das Beauftragen eines Inkassos geltend gemacht werden. Du gibst dein Forderungsmanagement somit ab.

Hierzu erteilst du offiziell einen Auftrag, indem du dem Inkassounternehmen unter anderem genaue Informationen über die ausstehende Ausgangsrechnung, wie du das Rechnungsdatum und den Verzugseinritt, zur Verfügung stellst, um das Eintreiben der offenen Summe zu veranlassen. Danach versucht das Inkasso, den Betrag einzutreiben. Wenn dies gelingt, bekommst du dein Geld. Die Gebühren, die das Inkassobüro berechnet, trägt in der Regel der Schuldner. Immerhin musste die offizielle Stelle nur deswegen beauftragt werden, weil der betreffende Kunde seinen Verpflichtungen nicht nachgekommen ist.

Alternativ kannst du deine Forderung auch oft direkt an das Inkassounternehmen verkaufen.

Doch Vorsicht! Nur, weil eine Forderung an ein Inkassounternehmen abgegeben wurde, bedeutet dies noch nicht zwangsläufig, dass du auch dein Geld bekommst. Vor allem dann, wenn dein Kunde mittlerweile insolvent ist, kann es sein, dass du mit einem Forderungsausfall kalkulieren musst.

Hier liest du, was du beim Beauftragen eines Inkassos beachten musst und wie Inkassobüros arbeiten, um die Entgeltforderungen einzutreiben.

Gerichtliches Mahnverfahren

Bei einem gerichtlichen Mahnverfahren wird im ersten Schritt geprüft, ob die entsprechende Entgeltforderung plausibel ist. Die allgemeine Rechtmäßigkeit wird jedoch nicht genau beleuchtet. Wenn du ein gerichtliches Mahnverfahren anstoßen möchtest, ist das Amtsgericht dein Ansprechpartner. Im ersten Schritt bist du als Antragsteller dazu verpflichtet, die Kosten, die im Zusammenhang mit dem Erlass eines Mahnbescheides anfallen, selbst zu tragen.

Wenn dieser dann versendet wurde, hat der Schuldner 14 Tage lang Zeit, Widerspruch einzulegen. Ist diese Frist abgelaufen, kann direkt ein Vollstreckungsbescheid gestellt werden. Dieser wird dann vom Gericht beziehungsweise vom Gerichtsvollzieher zugestellt. Auch hier hat der Schuldner 14 Tage Zeit, um zu widersprechen. Danach ist der Bescheid offiziell rechtskräftig. Der säumige Zahler muss dann auch alle Kosten, die im Rahmen des Mahnverfahrens angefallen sind (und etwaige Verzugszinsen) tragen.

Im weiterführenden Artikel erfährst du alles über den Ablauf des gerichtlichen Mahnverfahrens, welches Mahngericht für dich zuständig ist und wie der Mahnantrag gestellt wird.

Mahngebühren – Welche Höhe dürfen Mahngebühren haben?

Du darfst Mahngebühren nicht nach Bauchgefühl festlegen. Sie wurden ins Leben gerufen, um die Kosten, die dir, beispielsweise durch den Druck der Mahnung und das Porto, entstanden sind, zu decken. Infos zu diesem Thema und dazu, wie hoch Mahngebühren bei den einzelnen Mahnschreiben im Durchschnitt sind, findest du unter „Mahngebühren“.

Verzugszinsen richtig berechnen

Verzugszinsen und Mahngebühren sind nicht das gleiche. Du bist dazu berechtigt, deinem Schuldner Verzugszinsen zu berechnen, wenn dir aufgrund seiner ausgebliebenen Zahlung Kosten entstanden sind. Ein typisches Beispiel: Du konntest nicht investieren und deine Produktion musste unterbrochen werden.

Die Höhe von Verzugszinsen unterscheidet zwischen gewerblichen und privaten Kunden und ist immer auch vom jeweils aktuellen Basiszinssatz abhängig. Wenn du dich für dieses Thema interessierst, solltest du dich ein wenig genauer dem Thema „Verzugszinsen berechnen“ beschäftigen. Dort findest du auch die Formel, die du zum Berechnen von Verzugszinsen anwenden musst. Übrigens: Der besagte Basiszinssatz ist nicht immer gleich, sondern wird in regelmäßigen Abständen neu bestimmt. Achte darauf, dich immer am richtigen Wert zu orientieren.

Mahngebühren richtig buchen

Deine Mahngebühren müssen von deinen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen abgegrenzt werden. Im weiterführenden Artikel erfährst du, welche Konten beim Einbuchen und beim Ausbuchen von Mahngebühren angesprochen werden. Jetzt unter „Mahngebühren buchen“ informieren.

Verjährungsfristen für Rechnungen & was das für Mahnungen bedeutet

Auch eine Rechnung kann verjähren. Für dich als Gläubiger ist es natürlich wichtig, sicherzustellen, dass genau das nicht passiert. Denn: Nach einer Verjährung muss dein Schuldner den betreffenden Betrag nicht mehr zahlen. Es gilt: Die Verjährungsfrist einer Rechnung startet zum Ende des betreffenden Jahres und liegt bei drei Jahren. Leider kannst du auch mit einer Mahnung die Verjährung nicht aussetzen. Nur ein offizieller Mahnbescheid ist dazu in der Lage, eine mögliche Verjährung zu stoppen. Mit Hinblick auf weitere Infos solltest du unbedingt hier über „Verjährungsfristen von Rechnungen“ informieren. 

Fest steht: Eine Mahnung und ein Mahnbescheid sind definitiv nicht dasselbe. Letzterer kann für deinen Schuldner schneller unangenehm werden, wenn dieser schon länger in Zahlungsverzug ist. 

Vorlagen für Mahnungen je nach Mahnstufe

Zugegeben: Manchmal fällt es schwer, die richtigen Worte zu finden, wenn einer deiner Kunden in Zahlungsverzug gekommen ist. Hier findest du Vorlagen zu Mahnungen, sortiert nach Mahnstufe, die du dir ganz bequem herunterladen kannst.

Mahnung Vorlage – Mit kostenfreiem Muster eine Mahnung erstellen

Du möchtest eine Mahnung erstellen und befindest dich auf der Suche nach einem kostenfreien Muster? Dann lade dir hier kostenfrei unsere Vorlage für Mahnungen herunter. Die Mahnungsvorlage enthält alle wichtigen Bestandteile, wie

  • das Rechnungsdatum,
  • die Rechnungsnummer,
  • den Verzugseintritt der Rechnung und
  • den offenen Betrag.

Auch das Fälligkeitsdatum der Ausgangsrechnung sollte unbedingt in der Mahnungsvorlage vermerkt sein, um dem Schuldner eine klare Zahlungsfrist zu setzen.

Zahlungserinnerung Vorlage

Vielleicht überlegst du auch, wie du deinen Kunden freundlich an eine noch offene Rechnung erinnern kannst, ohne zu förmlich zu wirken? Die kostenlose Zahlungserinnerung Vorlage gibt es hier zum Herunterladen.

Mahnung mustergültig erstellen

Wenn du ordnungsgemäß mahnen möchtest, musst du bei deinen Schreiben ein paar Punkte einhalten. Nutze unser Mahnungsmuster, um auf der sicheren Seite zu sein und vergiss nicht, all deinen Schreiben eine aktuelle Zahlungsaufstellung beizufügen!

Wie du eine Mahnung richtig erstellt, erfährst du hier.

Mahnwesen mit FastBill automatisieren

Die Abläufe des Mahnwesens können viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen. Wenn du dich stattdessen lieber auf dein normales Tagesgeschäft konzentrieren möchtest, kannst du dein Mahnwesen auch mit FastBill automatisieren. Das Buchhaltungsprogramm ermöglicht eine einfache Verwaltung und Erstellung von Mahnungen, was den Mahnvorgang effizienter gestaltet. Somit stellst du nicht nur sicher, dass der Wortlaut, den du in deinen Schreiben verwendest, immer passt, sondern sorgst auch dafür, dass du keine wichtige Frist mehr verpasst. Jetzt kostenlos 14 Tage testen!

FAQ zu Mahnungen

Was ist eine Mahnung?

 

Bei einer Mahnung handelt es sich um eine Art (mehr oder weniger) förmliche Zahlungserinnerung. Die meisten Unternehmen setzen auf insgesamt drei Mahnstufen, bevor Sie gegebenenfalls ein Inkassounternehmen beauftragen oder ein gerichtliches Mahnverfahren in Auftrag geben.

Wann werden Mahnungen an Kunden verschickt?

 

Du solltest deine Mahnung nicht direkt nach dem Fälligkeitsdatum an deinen Kunden versenden. Warte am besten sieben bis zehn Tage. So räumst du ihm einen kleinen zeitlichen Puffer ein, seine Rechnung gegebenenfalls doch noch zu zahlen. Wenn der Schuldner innerhalb dieser Zeit bezahlt, ist die Mahnung gegenstandslos.

Ist eine Mahnung das gleiche wie eine Zahlungserinnerung?

 

Nein. Eine Zahlungserinnerung ist tatsächlich nur eine freundliche Erinnerung. Daher wird sie von vielen Gläubigern oft etwas besser aufgenommen.

Wie viele Mahnstufen gibt es?

 

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe darüber, wie viele Mahnstufen ein Schuldner durchlaufen muss. Im Normalfall sind die Mahnungsstufen jedoch dreistufig. Strenggenommen gerät ein säumiger Zahler auch ohne Mahnung in Verzug. Hierfür sollte aus der Rechnung jedoch klar hervorgehen, bis wann die betreffende Rechnung gezahlt worden sein muss.

Welche Bestandteile hat eine Mahnung?

 

Dein Schuldner sollte genau wissen, um welche Rechnung es sich handelt, wie hoch der Betrag ist, wie dieser sich zusammensetzt und auf welchen Tag die neue Fälligkeit festgelegt wurde. Zudem musst du natürlich auch „Randdaten“, wie Adressen (von Schuldner und Gläubiger), ursprüngliches Zahlungsziel und Datum des Verzugs angeben. Verweise auch auf etwaige Folgen, falls die Zahlung weiterhin ausbleiben sollte.

Was sind Mahngebühren?

 

Mahngebühren dienen dazu, dem Aussteller die Kosten, die beispielsweise für Porto und Büromaterial angefallen sind, zu ersetzen. Der entsprechende Betrag muss tatsächlich angefallen sein. Sollte der Schuldner genau nachfragen, musst du dazu in der Lage sein, nachzuweisen, wie sich die veranschlagten Mahngebühren zusammensetzen.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

 

Mehr als 5,00 Euro pro Mahnstufe (ab der zweiten Mahnstufe) sind in der Regel nicht üblich. Zu hohe Mahngebühren können auch angefochten werden.