Mahngebühren buchen – So werden Mahnkosten verbucht

Wenn einer deiner Schuldner seine Rechnung nicht zahlt, hast du ab einem bestimmten Zeitpunkt (und nach vorhergehender Zahlungserinnerung) das Recht, im Rahmen eines Mahnverfahrens Mahngebühren zu berechnen. Mit ihrer Hilfe sollen die Kosten, die dir durch den zusätzlichen Aufwand und durch das Erreichen der jeweiligen Mahnstufe entstanden sind, abgedeckt werden. 

Aber wie werden Mahngebühren eigentlich in buchhalterischer Hinsicht behandelt? Wie werden sie gebucht? Die folgenden Abschnitte helfen weiter und erklären was beim Mahnen zu beachten ist! 

Alles zum Thema Mahngebühren findest du hier.

Inhaltsangabe

1. Mahngebühren und Verzugszinsen gemäß den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB)
2. Buchung der in Rechnung gestellten Mahngebühren und Verzugszinsen
3. Buchung der selbst gezahlten Mahngebühren und Verzugszinsen
4. Korrekte Buchung der Inkassokosten
5. Wenn der Mahnbescheid zum Erfolg geführt hat: Eingegangene Mahngebühren buchen

Mahngebühren und Verzugszinsen gemäß den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB)

Auch, wenn die beiden Begriffe im Alltag immer wieder synonym genutzt werden: Mahngebühren und Verzugszinsen, die du deinen Schuldnern in Rechnung stellst, sind definitiv nicht dasselbe. Während mit Mahngebühren und im Rahmen eines dazugehörigen Mahnverfahrens die zusätzlichen Ausgaben, die zum Beispiel mit Hinblick auf Briefpapier, den Druck der Mahnung und Porto anfallen, abgedeckt werden sollen, können Verzugszinsen deutlich höher ausfallen. 

Sie sind vor allem vom jeweiligen Rechnungsbetrag abhängig und können gerade bei gewerblichen Schuldnern vergleichsweise teuer werden. 

Der jeweils aktuelle Basiszinssatz stellt die Grundlage für die Verzugszinsen dar. Bei privaten Kunden lautet die Formel: Basiszinssatz + 5 Prozent = Höhe der Verzugszinsen. 

Wenn du jedoch Verzugszinsen an einen gewerblichen Schuldner berechnest, werden die „5 Prozent“ in der Formel sogar durch „9 Prozent“ ersetzt. 

Weder Mahngebühren noch Verzugszinsen dürfen dementsprechend nach bloßem Bauchgefühl festgelegt werden. Alle Details, die du in diesem Zusammenhang berücksichtigen muss, kannst du auch im BGB nachlesen. Wichtig ist, dass Mahnstufe und Mahnkosten in einem realistischen Verhältnis zueinanderstehen. 

Buchung der in Rechnung gestellten Mahngebühren und Verzugszinsen

Im Idealfall zahlt dein säumiger Kunde selbstverständlich sowohl den ausstehenden Rechnungsbetrag als auch die Mahngebühren beziehungsweise Verzugszinsen, die du ihm in Rechnung gestellt hast. Das bedeutet auch, dass du alle Bestandteile besagter Rechnung korrekt verbuchen musst. 

Sowohl Verzugszinsen, die genauer gesagt als Schadenersatz gewertet werden, als auch Mahngebühren sind frei von Umsatzsteuer. Daher solltest du darauf achten, beide Rechnungsbestandteile nicht als Negativ Skonto einzutragen. Genau das würde nämlich bewirken, dass du dem Finanzamt Umsatzsteuer für den entsprechenden Betrag schuldest.

Stattdessen buchst du die Mahngebühren und die Verzugszinsen auf das Konto „Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge“. In manchen Betrieben werden die Mahngebühren (ebenfalls korrekt) auf das Konto „Andere sonstige betriebliche Erträge“ gebucht. In diesem Fall ist es jedoch wichtig, die anfallenden Verzugszinsen auf das Konto „Erlöse Zinsen und Diskontspesen“ beziehungsweise auf „Zinserträge“ zu buchen. 

Mit Hinblick auf die Buchung des Nettobetrages ändert sich nichts. Das bedeutet, dass du diesen wie gewohnt auf das Konto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ buchen kannst. Vergiss in diesem Zusammenhang nicht, selbstverständlich auch das Umsatzsteuerkonto entweder mit 7% oder mit 19% zu bedienen.

Buchung der selbst gezahlten Mahngebühren und Verzugszinsen

Möglicherweise hast auch du selbst vergessen, über einen längeren Zeitraum hinweg eine Rechnung zu begleichen und eine vorhergehende Zahlungserinnerung ignoriert? Aufgrund des Zahlungsverzuges bist du selbstverständlich nicht vor Mahngebühren oder Verzugszinsen gefeit. 

Wenn einer deiner Gläubiger dir Mahngebühren oder Verzugszinsen in Rechnung gestellt hat und du diese zahlst, musst du den entsprechenden Betrag im Zusammenhang natürlich ebenfalls korrekt verbuchen. 

Im Zusammenhang mit Mahngebühren, die mit Hinblick auf dein Mahnwesen fällig werden, sprichst du das Konto „Kosten des Geldverkehrs“ an. Sollten Dir zusätzlich Verzugszinsen berechnet worden sein, musst du diese auf das Konto „Zinsaufwendungen für kurzfristige Verbindlichkeiten“ buchen. Auch hier gilt: Mit Hinblick auf die Buchung des Nettobetrages seine Rechnung ändert sich nichts.

Korrekte Buchung der Inkassokosten

Der geschäftliche Alltag zeigt immer wieder, dass es einige Schuldner gibt, die weder auf Mahnungen bzw. Zahlungserinnerungen noch auf Mahngebühren oder Verzugszinsen reagieren. Oder anders: Manchmal läuft das klassische Mahnverfahren auf der Basis von Mahnkosten ins Leere und Schuldner geraten immer mehr in Zahlungsverzug – trotz Mahnbescheid. 

Dem jeweiligen Gläubiger bleibt häufig nichts anderes übrig, als ein Inkassobüro mit dem Eintreiben der jeweiligen Forderungen zu beauftragen. Selbstverständlich ist es in diesem Zusammenhang wichtig, auch alle Inkassokosten korrekt zu buchen. Hierbei solltest du beachten, dass auch das Inkassobüro für seine Dienstleistung einen bestimmten Betrag in Rechnung stellt. 

Das Prozedere, das sich hierhinter verbirgt, ist schnell erklärt. Zahlt der Schuldner die komplette Rechnung, inklusive der Inkassokosten, der Mahngebühren und der Verzugszinsen, erhältst du am Ende vom Inkassobüro dein Geld. 

Von der entsprechenden Summe wurden jedoch die Inkassokosten bereits abgezogen. Mit Hinblick auf die Verbuchung gelten folgende Regeln:

Aufgrund der Tatsache, dass die Dienstleistungen eines Inkassobüros der Umsatzsteuer unterliegen, buchst du den entsprechenden Netto-Betrag im Soll auf das Konto „Nebenkosten des Geldverkehrs“. Die Umsatzsteuer wird auf das Konto „Abziehbare Vorsteuer“ gebucht. Im Haben wird der komplette Betrag dem Konto „Sonstige betriebliche Erträge aus Inkasso“ gutgeschrieben.

Wenn der Mahnbescheid zum Erfolg geführt hat: Eingegangene Mahngebühren buchen

Im Abschnitt „Buchung der in Rechnung gestellten Mahngebühren und Verzugszinsen“ hast du gesehen, welche Konten im Rahmen der Rechnungsstellung mit Mahnkosten beziehungsweise Verzugszinsen bei deren Verbuchung angesprochen werden. 

Doch was, wenn dein Kunde die Rechnung komplett gezahlt hat und weder Rechnungsbetrag noch Mahngebühren offen sind? In diesem Fall musst du die Mahngebühren beziehungsweise die Verzugszinsen selbstverständlich noch ausbuchen.

Damit alles am Ende ausgeglichen ist, nutzt du folgenden Buchungssatz:

Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen/ Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge.

Über letztgenanntes Konto kannst du (wie bereits oben erwähnt) sowohl die Mahngebühren als auch gegebenenfalls in Rechnung gestellte Verzugszinsen verbuchen. Hier ist es nicht mehr nötig, zwischen beiden Punkten zu separieren. Das bedeutet: Wenn du zum Beispiel 5,00 Euro Mahngebühren und 60 Euro Verzugszinsen berechnet hast, kannst du beides in der Summe von 65 Euro zusammenfassen.

Bitte beachte, dass sich dieses Beispiel ausschließlich auf Rechnungen bezieht, die dir auf dein Bankkonto überwiesen wurden. Sollte sich dein Kunde dazu entschließen, den in Rechnung gestellten Betrag in bar zu zahlen, musst du selbstverständlich das Konto „Kasse“ ansprechen.