Angebot schreiben: Das ist in der Angebotserstellung zu beachten

Ein Angebot schreiben – das ist eine Aufgabe, die als Unternehmer oder Gründer immer wieder auf dich zukommt. Ganz gleich, welches Produkt oder welche Dienstleistung du anbietest – ein Teil der Kundengewinnung besteht aus der Angebotserstellung. Wie so ein Angebot aussehen kann, was es beinhalten muss und was du beim Angebot schreiben beachten solltest, erfährst du in unserem Beitrag.

Inhaltsangabe

1. Wann sollten Angebote geschrieben werden?
2. Bestandteile & Aufbau bei der Erstellung eines Angebots
3. Formulierungen für Angebote
4. Angebot schreiben als Kleinunternehmer
5. Angebote erstellen mit einer Rechnungssoftware
6. Angebot schreiben - Häufig gestellte Fragen

Wann sollten Angebote geschrieben werden?

Das Schreiben eines Angebots ist immer dann notwendig, wenn es um komplexere Geschäfte geht, bei denen viele unterschiedliche Bedingungen vereinbart werden müssen. Das schriftliche Angebot gewährt beiden Seiten eine eindeutige Willenserklärung und Vereinbarung.

Warum? Bei einem Angebot handelt es sich aus juristischer Sicht um: „…eine Willenserklärung, die auf einen rechtlichen Erfolg – nämlich auf einen Vertrag – gerichtet ist.“(1) Anders als bei einem Kostenvoranschlag, der als nicht regelmäßig verbindlich gilt, trifft das beim Angebot schreiben nicht zu.

Hier hast du dich bei Annahme durch deine Kunden bzw. Geschäftspartner an die gemachten Aussagen, wie zum Beispiel den Kostenvoranschlag, zu halten.

Ein Angebotsschreiben schützt deine Kunden außerdem vor unerwarteten Gebühren und gibt ihnen die Möglichkeit, eine bestimmte Zahlungsart oder ein bestimmtes Lieferdatum zu vereinbaren.

Daher gehört es zu einer erfolgreichen Kundenakquise, professionelle Angebote, inklusive Kostenvoranschlag und Angebotsdatum, als Willenserklärung zu schreiben. Allerdings musst du ein Angebot nicht grundsätzlich in schriftlicher Form erstellen.

Die Angebotserstellung kann sowohl schriftlich (per Post oder E-Mail) als auch mündlich und telefonisch erfolgen. In Geschäftskreisen gilt jedoch das schriftliche Angebot als die rechtlich sicherste Form der Angebotserstellung.

Zudem bietet dir das schriftliche formulierte Angebot einige Vorteile:

• Ein schriftliches Angebot bedeutet Sicherheit für dich und deine Kunden, da es eine eindeutige Willenserklärung darstellt.
• Mit einem schriftlichen Angebot stellst du sicher, dass alle Details klar und verständlich aufgeführt sind.
• Du hast ausreichend Zeit, den Inhalt zu formulieren.
• Du kannst die Bedingungen, unter denen du die Ware oder Dienstleistung liefern möchtest, genau festlegen.
• Ein schriftliches Angebot sorgt bei neuen Kunden für Vertrauen.
• Du kannst deinen Kunden eine profitable Zusammenarbeit in Aussicht stellen.
• Schreibst du ein Angebot, hast du die Chance, potenziellen Kunden den Wert deiner Dienstleistungen oder Waren besser zu vermitteln.
• Mit dem Schreiben eines Angebots sicherst du die Beweislage im Streitfall für alle Beteiligten.

Im Prinzip wäre es ausreichend, wenn du ein Angebot mündlich machst. Rechtlich gesehen gibt es keinen Unterschied zwischen einem Angebotsschreiben und einer mündlichen Zusage, die unter Zeugen stattfindet. Mündliche Angebote gelten ebenso für beide Seiten als bindend, es sei denn, sie enthalten sogenannte Freizeichenklauseln.

Allerdings sind mündliche Angebote nach § 147 Abs. 1 BGB(2) im Gegensatz zu einem schriftlichen Angebot mit einer Annahmefrist nicht nachwirkend gültig und müssen umgehend angenommen werden.

Probleme entstehen bei einer mündlichen Zusage zudem dann, wenn du einem Geschäftspartner diese nicht nachweisen kann. In so einem Fall kannst du beispielsweise Schadensersatzansprüche nicht durchsetzen. Gerade bei mündlichen Angeboten können schnell Missverständnisse auftreten, die zu kostspieligen Fehlern führen können. Ein Beispiel dafür ist, wenn dein Kunde 16 Produkte bestellt, der Lieferant jedoch aufgrund eines Fehlers am Telefon 60 Produkte versteht.

Somit raten wir dir dich für ein Angebotsschreiben zu entscheiden, da es sich in jedem Fall als sinnvoll erweist und als rechtssicher gilt. Selbst wenn es im Anschluss als Bekräftigung einer mündlich gemachten Zusage erfolgt.

Bestandteile & Aufbau bei der Erstellung eines Angebots

Das Angebot zählt in Deutschland zur Kategorie der Geschäftsbriefe und muss gemäß § 125a Handelsgesetzbuch (kurz: HGB) in Verbindung mit § 177a HGB folgende Pflichtangaben enthalten:

• Daten des Anbieters: Name und Adresse des Angebotsstellers inkl. Kontaktdaten mit Telefon, E-Mail-Adresse oder Faxnummer
• Empfänger des Angebots mit Namen und Adresse
• Datum des Angebots
• genaue Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Art und Umfang der Ware oder der Dienstleistung
• Preis für die Ware oder die Dienstleistung inkl. Nebenkosten
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (wenn vorhanden)
• Zahlungsmodalitäten (z. Bsp. Zahlungsfrist, Skonto usw.)

Das Angebotsschreiben sollte außerdem eine attraktive Form besitzen und überzeugend wirken. Zusätzlich kannst du mit dem Hinzufügen von Freizeichnungsklauseln die Bindung an dein Angebot einschränken oder ganz aufheben.

Solche Freizeichnungsklauseln hast du sicher schon gehört oder gelesen. Verwendet werden beim Angebot schreiben Formulierungen wie:

• unverbindlich– das Angebot lässt sich ändern oder zurücknehmen
• Preise freibleibend– der Preis kann sich ändern
• solange der Vorrat reicht– die angegebene Menge ist unverbindlich

Damit wird die Bindung an das Angebot bezüglich einzelner Punkte oder Inhalte wie der Menge des Produkts oder der Preise aufgehoben.

Solche unverbindlichen Angebotsschreiben bzw. Freizeichnungsklauseln kommen immer dann zum Einsatz, wenn Anbieter vermuten, dass sich Kosten oder andere Faktoren ändern könnten. Sind die Rahmenbedingungen für ein Produkt oder eine Dienstleistung relativ unsicher und nicht vorhersehbar, entscheiden sich Anbieter in der Regel für eine Freizeichnungsklausel im Geschäftsbrief.

Für die Angebotserstellung hat sich folgende Gliederung etabliert:

1. Angaben zu den eigenen Kontaktdaten: Name und Adresse
2. Angaben zu den Kontaktdaten von Angebotsempfänger (bei Gesellschaften: Namen aller Geschäftsführer)

Üblich ist im Anschluss folgender Aufbau:

1. Datum der Angebotserstellung
2. Angebotsnummer (kann, muss aber nicht sein)
3. Titel: Angebotsgegenstand z. Beispiel: „Angebot Grundstückspflege“
4. Beschreibung von Ware oder Dienstleistung mit Preis und steuerlicher Ausweisung
5. genaue Mengenangaben
6. Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist, Zahlungsart
7. eventuelle Gültigkeitsbeschränkungen
8. Angebotsfrist: Dauer der Gültigkeit des Angebots
9. Umsatzsteuernummer (Steuer-ID) und Bankverbindung
10. Wer AGB besitzt, muss auf diese verweisen und sie seinen Kunden aushändigen. Liegen keine Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor, greifen die entsprechenden Paragraphen aus dem BGB (siehe Informationspflicht für Unternehmen).

Formulierungen für Angebote

Ein Angebot schreiben ist keine einfache Angelegenheit. Zum einen soll es alle Pflichtangaben enthalten und den rechtlichen Bestimmungen entsprechen. Zum anderen muss es potenzielle Kunden (Angebotsempfänger) ansprechen und sie überzeugen.

Online wirst du einige Beispiele zu Angebotsschreiben finden. Auch FastBill bietet dir eine kostenlose Vorlage für Angebotsschreiben.

Für das Erstellen einer perfekten Angebotsvorlage – bestehend aus einem vernünftigen Layout sowie ansprechenden und verkaufsstarken Formulierungen – könntest du der Einfachheit halber ein Rechnungsprgramm wie Fast Bill nutzen.

Hier kommen unsere Tipps für deine perfekte Angebots-Formulierung

1. Verzichte beim Angebot schreiben zum Beispiel auf Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Diese haben heutzutage in einem Angebot nichts zu suchen. Probiere es stattdessen mit der persönlichen Anrede des Kunden oder der Kundin, zum Beispiel mit: Guten Tag, Herr / Frau ….
2. Erkläre deinen Kunden den Wert deines Angebots. Was haben er bzw. sie davon, wenn sie dein Angebot annehmen? Hier sind nicht nur Worte, sondern auch Diagramme und Grafiken erlaubt.
3. Vermeide beim Angebot formulieren Sätze wie: „Vielen Dank für Ihr Interesse.“ – Sie wirken langweilig und fad. Versuche dich von deinen Mitbewerbern zu unterscheiden. Nutze deine eigenen Worte und füge in dein Angebot Formulierungen und Begriffe deiner Kunden ein.
4. Schweife nicht unnötig aus und beschränke dich auf eine Seite.
5. Verzichte auf technische oder juristische Fachbegriffe.
6. Achte auf Fehlerfreiheit (zur Not gibt es dafür kostenlosen Rechtschreibprogramme).
7. Wenn nötig, erstelle ein extra Anschreiben zu deinem Angebot, in welchem du noch einmal die Vorteile für deine Kunden heraushebst.

Hier haben wir ein paar Beispiele für Schlusstexte und Grußformeln für dich zusammengestellt:

Angebot schreiben: Beispiel für Schlusstext

• Wir sind gespannt auf Ihr Feedback und stehen Ihnen bei Fragen und Wünschen gerne zur Verfügung.
• Wir bedanken uns für Ihre Anfrage und sichern Ihnen schon jetzt eine pünktliche Lieferung zu.
• Wir freuen uns auf Ihre Zusagen und wünschen Ihnen bis dahin eine schöne Zeit.
• Und wie schon Einstein wusste: „Wichtig ist, dass man nicht aufhört zu fragen.“ Wenn Sie also noch Fragen haben, lassen Sie es mich wissen!
• Wünschen Sie sich noch … (z. B. Änderungen/Ergänzungen, weitere Informationen/Auskünfte/Unterlagen)? Lassen Sie es mich bitte wissen!

Angebot schreiben: Beispiel Grußformel

• Auf das Wetter bezogen: Mit herbstlichen Grüßen, sonnigen Grüßen …
• Regional bezogen: Mit den besten Grüßen von der Ostsee, aus Bayern …
• Schlicht: Allerbeste Grüße / Schöne Grüße …

Angebot schreiben als Kleinunternehmer

Im Gegensatz zu einem Unternehmen mit Regelbesteuerung bist du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG nicht dazu verpflichtet, auf Rechnungen und Angeboten die Umsatzsteuer auszuweisen.

Das bedeutet, dass du als Kleinunternehmer auf deinem Angebotsschreiben lediglich deine Nettopreise ausweisen und den Hinweis zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung anführen musst. Diesen Hinweis kannst du wie folgt im Angebot formulieren:

„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird eine Umsatzsteuer nicht berechnet.“

Angebote erstellen mit einer Rechnungssoftware

Weil die Angebotserstellung einen wichtigen Bestandteil des Vertriebsprozesses eines Unternehmens darstellt, sollte diese professionell und effizient ausfallen. Mit einer entsprechenden Angebotsvorlage gelingt es dir von Anfang an die Kompetenz auszustrahlen, die Angebotsempfänger und Geschäftspartner erwarten.

Mithilfe der Rechnungssoftware FastBill hast du das im Handumdrehen erledigt. Hinter FastBill versteckt sich eine ausgefeilte Buchhaltungssoftware für kleinere Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler aus allen Branchen.

Auf der Nutzeroberfläche findest du eine Menge nützlicher Features – darunter auch professionelle Angebotsvorlagen. Alle Angebotsvorlagen dienen dazu, dir die Rechnungs- und Angebotserstellung zu erleichtern und deine gesamte Buchhaltung effizient zu gestalten.

Nicht umsonst wurde FastBill 2022 von Trusted.de mit dem Prädikat „sehr gut“ ausgezeichnet (3) und mit Attributen wie:

• schicke Optik
• einfache Bedienung
• großer Funktionsumfang
• versehen. FastBill bietet dir aber auch noch weitere Vorteile. Du kannst mit diesem Online-Programm:
• schnell und einfach individuelle Angebotsvorlagen erstellen
• geschriebene Angebotstexte kurzerhand online in eine Rechnung umwandeln
• eigene Schrift, Logo und Angebotstexte verwenden
• angelegte Kunden, Waren oder Dienstleistungen mit einem Klick hinzufügen
• wichtige Daten – einmal angelegt – ebenfalls per Knopfdruck einfügen (Steuernummer, Kontonummer, Bankverbindung)
• professionellen Layout-Designer nutzen
• einen Jahresabschluss erstellen
• Belege und Dokumente verwalten
• den Post Service nutzen

Dein erstelltes Dokument kannst du direkt aus dem Programm an deine Kunden versenden. Deine Kunden haben wiederum die Möglichkeit, sich das Angebot herunterzuladen, auszudrucken und / oder Kommentare zu hinterlassen. Hat dein Kunde dein Angebot angenommen, kannst du für die anschließende Abrechnung aus dem Angebot direkt eine Rechnung erstellen. Nie war ein professionelles Angebot zu schreiben einfacher als mit der Angebotssoftware von FastBill.

Allein durch die einfache Bedienung und Automatisierung erstellst du nicht nur im Handumdrehen Angebotstexte, Rechnungen und Lieferscheine, sondern generierst dir zusätzlich einen perfekten Workflow. Das Ergebnis: Du hast mehr Zeit für deine Kernaufgaben als Unternehmer.

Die Bedienung von FastBill ist einfach und intuitiv und bei Fragen stehen dir unzählige Video Anleitungen online zur Verfügung.

Angebot schreiben - Häufig gestellte Fragen

Im Anschluss beantworten wir für dich typische wiederkehrende Fragen zu diesem Thema Angebot schreiben.