Mahnwesen Software von FastBill –100 % automatisch (inklusive Bankabgleich)

Ob 20, 100 oder 500 Mahnungen im Monat – mit FastBill sparst du dir nervige Fleißarbeit, behältst den Überblick und alle deine Rechnungen werden auch bezahlt.

Kein Ärger mehr mit unbezahlten Rechnungen

Du wartest sehnlichst auf den überfälligen Zahlungseingang deines Kunden, doch vergeblich? Es ist ein Stressthema, das dich ärgert – vor allem, weil du jetzt gar nicht mal wenig Zeit investieren musst, um deinen Kunden zu mahnen. Vielleicht nur einmal, vielleicht aber auch mehrfach, und niemand bezahlt dir diesen Aufwand. Doch mit der richtigen Mahnwesen-Software kannst du die Prozedur einfach und angenehm gestalten.

Software für automatisches Mahnwesen von FastBill

Einfache Einrichtung der Mahnsoftware

In der Mahnungssoftware von FastBill kannst du einen jeden Mahnlauf komplett automatisieren. Je mehr Kunden du hast, die in Verzug geraten könnten, desto sinnvoller und effizienter ist es, die Software zu nutzen. Dafür braucht es nur zwei Schritte:

1.    Verknüpfe dein Geschäftskonto mit der Software.

2.    Lege fest, was bei den verschiedenen Mahnstufen in den Dokumenten stehen soll (oder nutze die Textvorschläge), welche Fristen und Mahngebühren zutreffen und wie die Mahnungen verschickt werden sollen.

mahnsoftware

Lass FastBill das Mahnen übernehmen

Wenn eine Rechnung anhand der eingestellten Frist „fällig“ wird, kann FastBill automatisch die Zahlungserinnerung und auch die jeweils weiteren Mahnungen erstellen sowie an den entsprechenden Kunden versenden. Ohne weiteres Zutun deinerseits. Wenn deine Kunden der Zahlungsaufforderung nachkommen, erkennt FastBill den Zahlungseingang auf dem Geschäftskonto und stellt die dazugehörige Rechnung auf „bezahlt“. Es ist supereinfach und erspart dir den immensen manuellen und fehleranfälligen Aufwand des händischen „Mahnsinns“.

mahnsoftware fastbill

Mahnwesen automatisiert und anpassbar

Verschiedene Unternehmen haben verschiedene Bedürfnisse. Daher kannst du dein Mahnwesen in FastBill an vielen Stellen anpassen. So kannst du zum Beispiel ...

  • ... einzelne Kunden vom automatischen Mahnwesen ausschließen,
  • ... Mahnungen nur an Werktagen senden lassen,
  • ... oder teilbezahlte Rechnungen vom automatischen Mahnwesen ausschließen.
Mahnwesen individuell anpassen
Mehr als eine Mahnwesen Software: Deine Buchhaltung in FastBill
FastBill Angebote und Rechnungen
Angebote & Rechnungen

Erstelle in wenigen Minuten deine eigene professionelle und rechtskonforme Rechnung und versende sie direkt per Post oder E-Mail. Deine Kunden können alle Rechnungen online abrufen und direkt bezahlen.

  • Professionelle Rechnungen in wenigen Minuten
  • Vorlageneditor für individuelle Rechnungen
  • Automatischer Versand von wiederkehrende Rechnungen
  • Mahnungen, Storno, Rabattfunktion, Bruttorechnung uvm.
FastBill Buchhaltung und Belege
Buchhaltung & Belege

Mach deine Buchhaltung stressfrei selbst oder lass einfach FastBill deinen Papierkram erledigen: Deine Belege werden automatisch erfasst, digitalisiert und kategorisiert, sowie mit deinem Konto abgeglichen. Außerdem erstellen wir nützliche Reports für dich.

  • Einfache Belegerfassung per App, E-Mail und Automatisierung
  • Belegerkennnung, Buchungsvorschläge und Kontenabgleich
  • DatevConnect, Steuerberaterzugang, Belegexport
  • Auf Wunsch 100% Qualitätskontrolle der Belegerfassung
FastBill Finanzen und Kunden
Finanzen & Kunden

Für einen Finanzüberblick musst du dich nicht mehr in verschiedene Bankkonten einloggen oder Excellisten pflegen. Mit FastBill siehst auf einen Blick, wie es deinem Unternehmen geht und was deine Kunden machen.

  • Übersicht für Bankkonten, Kreditkarten und PayPal
  • Einnahmen, Ausgaben und Überschuss
  • 360° Kundenakte mit individueller Zahlungsbereitschaft
  • Online-Kundencenter mit eigenem Logo & Rechnungshistorie

Mahnungen aus dem Kopf, Geld auf dem Konto

Dein aktuelles Mahnwesen

Du investierst viel mehr Zeit in dein Mahnwesen, als du müsstest, und das Fehlerrisiko ist hoch. Du musst permanent darauf achten, dass alle Pflichtbestandteile korrekt enthalten sind, du musst den Bankabgleich selbst machen und du musst bei vielen offenen Rechnungen, die verschiedenen Fristen im Blick behalten. Obendrauf hast du einen Heidenaufwand, um die erstellten Dokumente gesetzeskonform (GoBD) zu archivieren. 

✖ Zahlungsfristen und Geldeingänge im Auge behalten

✖ Mahnungen manuell versenden

✖ Zahlungseingänge auf Rechnungskonto abgleichen

✖ Rechnungen werden nicht fristgerecht bezahlt (und du bekommst es oft gar nicht mit)

Dein Mahnwesen mit FastBill

Eine Mahnungssoftware macht dir das Mahnwesen und Forderungsmanagement so einfach und überschaubar, wie es nur sein könnte. Bei einer vollständigen Automatisierung brauchst du gar nichts mehr zu tun und hast trotzdem die volle Kontrolle. Der Bankabgleich ist erledigt und deine Mahnungen gehe automatisch raus, bis die Rechnung bezahlt wurde. 

✔ Mahnungen werden automatisch versendet

✔ Auch der Bankabgleich erfolgt automatisch

✔ Du hast immer alle geplanten Mahnungen im Blick und alles unter Kontrolle

✔ Dein Aufwand geht gegen 0. Dir entgeht keine unbezahlte Rechnung mehr.

Wir nutzen das Automatische Mahnwesen von FastBill und sparen uns dadurch sehr viel Arbeit. Besonders gut gefällt uns die flexible Anpassung an verschiedene Kunden z.B. das Pausieren von Mahnungen. Das Automatische Mahnwesen hat unser Debitoren-Management spürbar verbessert.
Alexander Sperber
UnitedAds GmbH

Der Ablauf - Mahnwesen vollautomatisch

Was passiert in den einzelnen Mahnstufen?

Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung

Sobald ein Kunde in den Zahlungsverzug gerät, hast du das Recht, eine Zahlungserinnerung zu schreiben. Rein rechtlich ist die Zahlungserinnerung nichts anderes als ein erstes freundlich formuliertes Mahnschreiben. Freiberufler und Unternehmen ziehen sie heran, um auf charmante Art darauf hinzuweisen, dass das Geld noch nicht eingegangen ist und um eine neue Frist festzuhalten

Erste Mahnung

Die 1. Mahnung

Verfehlt dein Kunde die vorgegebene Frist erneut, dann erstellst du das erste richtige Mahnschreiben. Der Ton wird hier bei einigen Unternehmen bestimmter. Dein Kunde erhält nochmals eine neue Frist, diesmal kürzer. In aller Regel legt man in der ersten Mahnung keine Mahngebühr fest. Lies auch in unserem Blog, wie du richtig mahnst, ohne den Kunden zu vergraulen.

zweite-mahnung

Die 2. Mahnung

Findet immer noch kein Zahlungseingang statt, kommt es zur zweiten Mahnstufe und das zweite Mahnschreiben wird relevant. Um die Dringlichkeit zu unterstreichen, werden hier oft bereits rechtliche Schritte angedroht und es können bereits Verzugszinsen und Mahngebühren berechnet werden.

Dritte Mahnung

Die 3. Mahnung

Die dritte Mahnung ist die letzte Instanz. Danach würdest du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder ein Unternehmen für Inkasso beauftragen. Ob du zwei oder drei Mahnstufen nutzt, bleibt dir überlassen. Es existiert keine gesetzliche Vorgabe zur Anzahl erforderlicher Mahnstufen, um rechtliche Schritte einleiten zu dürfen. 

FILM AB

Automatisches Mahnwesen – erklärt in 90 Sekunden

 

 

Mit Fastbill setzt du dein Mahnwesen auf Autopilot.
So sparst du dir viele Stunden Fleißarbeit und dir entgeht keine unbezahlte Rechnung mehr. Und das ab 18,90 EUR / Monat.

Wann brauche ich eine Mahnungssoftware?

Du brauchst eine Mahnungssoftware immer dann, wenn es bei deinen Kunden zu einem Zahlungsverzug kommt. Bei Geschäftskunden liegt ein Zahlungsverzug – sofern keine individuelle Frist vereinbart wurde – innerhalb von 30 Tagen nach der Leistungserbringung vor. (Ja, du hast richtig gelesen: 30 Tage nach der Leistungserbringung und nicht nach dem Rechnungsdatum so wie bei Privatkunden.) Dabei teilt sich das Mahnwesen laut Finanzbuchhaltung in verschiedene Mahnstufen auf, die bis zum Zahlungseingang zusammen wiederum einen Mahnlauf darstellen. Eine Mahnwesen Software hilft dir, die Fälligkeit deiner Rechnungen im Blick zu haben, rechtzeitig zu mahnen, so dass deine Liquidität nicht durch zu viele überfällige Rechnungen gefährdet wird.

Buchhaltungssoftware mit integriertem Mahnwesen

Bei FastBill ist das Mahnwesen stets ein Teil der vollständigen Buchhaltungs- und Rechnungssoftware. Wenn du noch keine digitale Buchhaltungssoftware nutzt, kannst du dir kaum vorstellen, welche immensen Vorteile sie dir beschert. Du…

 

✔️ erstellst einheitliche, fehlerfreie, ordentliche Rechnungen,

✔️ hast ein vollumfängliches Forderungsmanagement,

✔️ lädst Belege hoch und weist die dazugehörigen Zahlungen an,

✔️ archivierst die Dokumente gesetzeskonform,

✔️ erledigst die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung mit zwei einfachen Klicks,

✔️ hast wie erwähnt das automatische Mahnwesen dabei und

✔️ du profitierst von vielen Reports, Analysen und Exporten.

 

Der Zeitvorteil, der dir im Gegensatz zur händischen Buchführung entsteht, ist enorm – selbst, wenn du nur eine Handvoll Kunden hast. Schon allein deshalb, weil du am Jahresende nicht vor dem Bildschirm sitzt und aus deinen Aufzeichnungen entnehmen musst, was im Januar los war und sich jetzt vielleicht auf das Gesamtergebnis auswirkt.

Die Kosten dafür: Absolut fair. Lediglich 9 Euro netto sind es pro Monat beim Solo-Tarif mit jährlicher Zahlung. Wenn du dein Mahnwesen automatisieren möchtest, kommen weitere 4,90 Euro pro Monat bei jährlicher Zahlung dazu. Weitere Informationen zu allen Tarifen kannst du unserer Preisübersicht entnehmen.

Warum ist eine Software sinnvoll, um den Mahnlauf abzubilden?

Natürlich kannst du dein Forderungsmanagement auch ohne Software abbilden und deine Mahnungen mit verschiedenen Word- oder Excel-Vorlagen erstellen. Wir raten dir jedoch entschieden davon ab. Denn du siehst: Im Härtefall, das heißt mit mehreren erforderlichen Mahnungen, erstreckt sich der Prozess über mehrere Wochen und du brauchst mehrere verschiedene Dokumente mit abweichenden Fristen, Formulierungen sowie Verzugszinsen / Mahngebühren.

Gerade als wachsendes Unternehmen, in dem es zu vielen Mahnvorgängen kommt, bietet sich der Einsatz einer Mahnsoftware an, um ein konsistentes Forderungsmanagement zu gewährleisten.

Und auch als Freiberufler, der auf Liquidität und somit den schnellstmöglichen Zahlungseingang angewiesen ist, ist es umso relevanter, dass du nichts dem Zufall überlässt und gegenüber dem Schuldner außerdem professionell auftrittst.

Häufig gestellte Fragen zu Mahnwesen Software

Wie funktioniert eine Software für Mahnungen?

 

In automatisierter Form orientiert sich die Software für Mahnungen an der Fälligkeit einer ebenfalls in der Software erstellten Rechnung. Wechselt der Status mit dem Verstreichen der Zahlungsfrist von „offen“ auf „fällig“, ist die Software in der Lage, anhand der ursprünglichen Rechnung automatisch eine Zahlungserinnerung und Mahnungen zu erstellen und sogar zu verschicken. Geht der Geldbetrag zwischenzeitlich ein, markiert die Software die entsprechende Rechnung als „bezahlt“ und der Mahnlauf wird angehalten beziehungsweise nie eingeleitet.

Welche Funktionen hat eine Mahnungssoftware?

 

Bei FastBill kannst du die automatisierte Mahnungssoftware als Add-on zum gewünschten Buchhaltungstarif dazubuchen. Du brauchst dich dann bis auf wenige einmalige Einstellungen nicht mehr mit dem Mahnwesen auseinanderzusetzen, da sämtliche relevanten Funktionen wie die Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen, deren Versand an deinen Kunden und die Überwachung des Zahlungseingangs (bei einem verknüpften Bankkonto) enthalten sind.

Welche Vorteile hat die Mahnwesen-Software von FastBill?

 

Das manuelle Mahnwesen ist in jedem Buchhaltungstarif verfügbar. Dabei kannst du effizient auf Textvorlagen für deine Zahlungserinnerungen und Mahnungen zurückgreifen, diese jederzeit schnell und einfach anhand einer bereits existierenden Rechnung erstellen und direkt über die Software per Post oder E-Mail verschicken. Mit dem Add-on zum automatisierten Mahnwesen sparst du dir den kompletten Prozess und lässt einfach (aber bei trotzdem voller Kontrolle) die Software für dich arbeiten. 

Kann ich die Mahnwesen Software von FastBill kostenlos testen?

 

Du kannst die Buchhaltungssoftware von FastBill 14 Tage lang kostenlos im Pro-Tarif testen. Auch das manuelle Mahnwesen ist in diesem Tarif inbegriffen. Für das automatische Mahnwesen kannst du mit uns einen Demo-Termin vereinbaren.

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✓ Rechnungsstellung und –archivierung nach HGB, GoBS und GdPDU
✓ Eigene Server in einem Rechenzentrum in Frankfurt
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