Rechnung per E-Mail verschicken – Tipps für den korrekten Rechnungsversand

In Zeiten von Digitalisierung wird es immer üblicher auf Papierrechnungen und Postversand zu verzichten. Stattdessen werden vermehrt elektronische Rechnungen erstellt und per Mail versendet. Elektronische Rechnungen beschleunigen nicht nur die Rechnungsstellung, seit November 2020 sind sie bei öffentlichen Aufträgen in vielen Fällen sogar verpflichtend. In diesem Blogbeitrag erfährst du alles zum Rechnungsversand.

Inhaltsangabe

1. Das ist beim elektronischen Versand von Rechnungen per Mail wichtig
2. Genügt der Versand von Rechnungen per E-Mail statt per Post?
3. Muss mein Kunde dem ausschließlich elektronischen Versand der Rechnung zustimmen?
4. Vorteile & Nachteile beim Versand von Rechnungen per Mail
5. Rechnungsversand per Mail aus Rechnungsprogramm

Das ist beim elektronischen Versand von Rechnungen per Mail wichtig

Durch die Coronakrise ist die Digitalisierung weiter im Vormarsch – das macht sich auch bei der Rechnungsstellung bemerkbar. Seit dem aktualisierten Steuervereinfachungsgesetz von 2011 darfst du als Rechnungsaussteller deine Rechnungen per E-Mail auch ohne digitale Signatur und ohne das sogenannte EDI-Verfahren versenden. Durch diese Vereinfachung der Vorgaben werden elektronische Rechnungen immer beliebter. Seit 2021 werden Rechnungen überwiegend digital und nicht mehr in Papierform ausgestellt.

Elektronische Rechnungen sind seit der Aktualisierung des Steuervereinfachungsgesetzes den Papierrechnungen gleichgestellt. Sie müssen deshalb dieselben Pflichtangaben wie eine Rechnung in Papierform enthalten. Für den Vorsteuerabzug ist es notwendig, dass eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Daher gibt es auch bei der elektronischen Rechnungsstellung und dem Rechnungsversand ein paar Dinge, die du beachten musst.

Zulässige Datenformate für Rechnungen per Mail

Wichtig ist, dass du das richtige und zulässige Datenformat wählst. Falls du als Rechnungsausteller deine Rechnung in Word erstellst, kannst du diese nicht per Mail im Word Dateiformat an deinen Kunden senden. Denn die Rechnung muss rechtssicher sein und darf nicht veränderbar sein. Die Rechnungen müssen daher in einem strukturierten Datenformat (XML-Format) ausgestellt werden. Denn ohne ein geeignetes Rechnungsformat, ist es per Gesetz keine elektronische Rechnung. Bei Kunden in der freien Wirtschaft reicht das Dateiformat PDF zwar oft noch aus, aber für öffentliche Auftraggeber musst du andere Rechnungsformate wählen wie z. B. das ZugFeRD Format.

Bei der Erstellung elektronischer Rechnungen musst du auch die Rechnungsinhalte beachten, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und rechtsgültige/rechtssichere Rechnungen auszustellen.

Die wichtigsten Angaben für Rechnungen per Mail

Damit eine Rechnung umsatzsteuerlich zum Vorsteuerabzug berechtigt und du auch bei einer möglichen Betriebsprüfung keine Probleme bekommst, muss die Rechnung bestimmte Pflichtangaben gemäß dem Umsatzsteuergesetz enthalten. Neben der Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBd) musst du die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit garantieren. Für die Rechnungsstellung ist es notwendig, dass du dich an die Pflichtangaben hältst, diese sind nämlich gesetzlich verpflichtend. Je nachdem, ob es sich um eine Kleinstbetragsrechnung (maximaler Gesamtbetrag in Höhe von 250 Euro brutto) oder eine höhere Rechnung handelt, gibt es mehr oder weniger Pflichtangaben, die bei der Rechnungsstellung beachtet werden müssen.

Die Pflichtangaben bei der Rechnung im Überblick:

• Die Rechnungsdaten, sprich der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung
• Die fortlaufende Rechnungsnummer
• Der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
• Vereinbarte Minderungen des Entgelts wie Rabatte oder Skonti
• Der Steuersatz sowie das Entgelt und der entfallende Steuerbetrag oder ein eventueller Hinweis auf Steuerbefreiung
• Bei einer Gutschrift die ausdrückliche Bezeichnung "Gutschrift"
• Ein eventueller Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Genauere Details zu den Pflichtangaben der Rechnung findest du hier.

Korrekte Archivierung für elektronische Rechnungen

Der gesetzliche Aufbewahrungszeitraum für elektronische Rechnungen ist gleich lange wie für Papierrechnungen. Alle Dokumente musst du jeweils über einen Aufbewahrungszeitraum von mindestens zehn Jahren archivieren und sie müssen jederzeit zugänglich sein. Erst nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist darfst du über die Archivierung frei entscheiden und Dokumente auch löschen. Genaue Details zu den Aufbewahrungsfristen deiner Geschäftsunterlagen findest du hier. 

Wenn du dich für eine elektronische Rechnungsstellung entscheidest, hast du einen wesentlichen Vorteil: Die digitale Archivierung ist technologieneutral. Das bedeutet, sie muss weder bestimmten technischen Vorgaben noch konkreten technischen Standards unterliegen. Du kannst daher frei entscheiden, welches System du verwenden möchtest. Es muss lediglich den rechtlichen Vorgaben entsprechen.

Es ist zum Beispiel wichtig, dass du bei der Wahl der Software darauf achtest, dass von diesem Programm die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBd), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen eingehalten werden.

Außerdem muss die Software rechtssicher sein bzw. Revisionssicherheit garantieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnung weder verloren gehen noch verändert werden kann. Das kannst du durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren sicherstellen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen. Abschließend ist noch wichtig, dass du auf höchste Sicherheitsbestimmungen achtest. Dazu gehört der Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen und die Zugriffsbeschränkung auf verschiede Mitarbeiter.

Genügt der Versand von Rechnungen per E-Mail statt per Post?

Seit dem 1. Jänner 2013 kannst du als Unternehmer selbst entscheiden, wie du deine Rechnungen versenden und archivieren möchtest. Seither bist du nicht mehr dazu verpflichtet, Papierrechnungen per Post zu schicken. Die elektronische Rechnungsstellung und der anschließende Rechnungsversand per Mail als beiliegendes PDF-Dokument oder ZUGFeRD Format haben Gültigkeit. Der Versand geht dadurch schneller und ist auch zeitgemäßer.

Muss mein Kunde dem ausschließlich elektronischen Versand der Rechnung zustimmen?

Viele Kunden sind froh, wenn sie keine Rechnung per Post bekommen, da Dokumente in Papierform ohnehin als lästig empfunden werden. Aber es gibt eben auch Kunden, die sehr wohl noch gerne eine Papierrechnung haben möchten. Du kannst als Rechnungssteller nicht frei entscheiden, ob du die Rechnung auf elektronischem Wege versendest. Du brauchst dazu die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Daher solltest du immer die Option anbieten, und deine Kunden wählen lassen, ob sie eine Rechnung auch per Post erhalten möchten. Falls du einem Kunden die Rechnung vorab per Mail schickst und dann noch zusätzlich eine Papierrechnung per Post, solltest du einen Hinweis wie: „Diese Rechnung wurde bereits per Mail übermittelt“ ergänzen. Das ist wichtig, damit es hier nicht zu einer mehrfachen Umsatzsteuerschuld kommt.

Aber keine Sorge, du musst nicht alles vorab vertraglich regeln. Es genügt auch, wenn du das zum Beispiel in deinen AGBs vermerkst oder die Vorgehensweise einfach praktizierst und der Rechnungsempfänger dies so hinnimmt, indem er die Rechnung begleicht. Das wäre dann eine stillschweigende Übereinkunft und gilt als Zustimmung.

Vorteile & Nachteile beim Versand von Rechnungen per Mail

Vorteile vs. Nachteile einer elektronischen Rechnung

In vielen Unternehmen sind elektronische Rechnungen bereits die Norm, vor allem Großunternehmen setzen auf die Digitalisierung und erwarten bei ihren Eingangsrechnungen, dass diese digital sind. Wahrscheinlich bist auch du froh, wenn du eine digitale Eingangsrechnung bekommst. Denn auch der Rechnungsempfänger profitiert von einem elektronischen Rechnungseingang. Du speicherst die Rechnung auf dem PC und hast sie innerhalb von wenigen Klicks bei der Hand. Es ist daher nur eine Frage der Zeit, bis alle Unternehmen auf eine digitale Rechnungsstellung umstellen und eine elektronische Rechnungszusendung verlangen. Die Vorteile digitaler Fakturierung liegen auf der Hand:

• Du kannst die elektronische Rechnung digital aufbewahren und archivieren
• Du sparst Zeit und Kosten für Porto, Papier, Druckerpatronen, Ordner zur Archivierung und auch die Arbeitszeit für das Archivieren der Unterlagen
• Es ist praktischer, denn: es ist nicht möglich, dass du elektronische Rechnungen ausdruckst, um diese zu archivieren. Aber es ist erlaubt, analoge Rechnungen zu digitalisieren und mithilfe einer elektronischen Rechnungsverarbeitung zu verarbeiten und digital, revisionssicher zu archivieren
• Deine elektronischen Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen sind am PC abruf- und einsehbar
• Die Rechnungsstellung und anschließende Übermittlung der Rechnung erfolgt fast in Echtzeit, damit werden deine Ausgangsrechnungen tendenziell schneller beglichen und deine Liquidität erhöht
• Mit deiner höheren Liquidität kannst auch du deine Eingangsrechnungen schneller begleichen und eventuell von einem Skonto profitieren
• Wenn du selbst deine Ausgangsrechnungen digitalisierst, kannst du auch mit größeren Geschäftspartnern zusammenarbeiten. Diese bestehen nämlich häufig darauf, dass sie ihre Eingangsrechnung digital erhalten

Wie bei allem im Leben, gibt es auch beim Versand von Rechnungen per Mail ein paar Nachteile bzw. Dinge, auf die du achten musst. Hier ein Überblick:

• Du musst für eine ordentliche Lesbarkeit sorgen, deshalb musst du ein gängiges EDV-Format als Dateiformat wählen
• Zusätzlich musst du für dein Unternehmen ein innerbetriebliches Kontrollverfahren entwickeln, das sicherstellt, dass ein Prüfpfad vorhanden ist, sprich dass die Rechnung der Leistung entspricht bzw. dass ein Bezug zwischen beiden vorhanden ist
• Elektronische Rechnungen müssen ebenfalls mindestens 10 Jahre archiviert werden. Während des gesamten Zeitraums musst du die Lesbarkeit gewährleisten
• Du brauchst für den elektronischen Versand deiner Rechnungen die Zustimmung deiner Kunden. Diese müssen entweder schriftlich explizit ihr Einverständnis erklären oder stillschweigend, durch die Begleichung der Rechnung

Rechnungsversand per Mail aus Rechnungsprogramm

Wenn du deine Rechnung mit Word oder Excel erstellt hast, ist es wichtig, dass du das Dokument als PDF-Datei bzw. im ZuGFeRD Format speicherst. Dadurch kann die Rechnung nicht mehr nachträglich verändert werden.

Einfacher wird es, wenn du ein gutes Rechnungsprogramm benutzt, welches deine Rechnungen direkt per E-Mail aus dem Programm heraus verschickt. Damit wird auch sichergestellt, dass deine Rechnungen rechtssicher sind und unter den gesetzlichen Bedingungen des Umsatzsteuergesetzes und des Steuervereinfachungsgesetztes erstellt wurden. Das ist vor allem bei einer möglichen Betriebsprüfung ein enormer Vorteil, da du dir dann keine Gedanken machen musst, ob du alle wesentlichen Punkte wie Echtheit, Unversehrtheit, Pflichtangaben, Rechnungsformat oder das richtige Dateiformat (wie z. B. ZUGFeRD Format bei behördlichen Rechnungen) beachtet hast.