Die XRechnung – Das neue Rechnungsformat

Die XRechnung - Das neue Rechnungsformat

Das neue XRechnung-Format dient der Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber und folgt einer entsprechenden EU-Norm. Wir zeigen dir, wann du eine Rechnung im Format XRechnung benötigst, welche Vorgaben wichtig sind und wie die Erstellung ganz einfach mit FastBill funktioniert! 

Inhaltsangabe

  1. Was ist das Format XRechnung?
  2. Ist eine XRechnung eine eRechnung?
  3. Wie erstelle ich eine xRechnung?
  4. Die Bestandteile einer XRechnung
  5. Wann brauche ich eine XRechnung?
  6. XRechnung erstellen mit FastBill
  7. Häufig gestellte Fragen zur XRechnung

Was ist das Format XRechnung?

Die XRechnung folgt einer Maßnahme der EU-Mitgliedsländer, um die Rechnungsstellung von und an öffentliche Stellen einheitlicher und automatisierbarer zu gestalten. Im Grunde sollen in Zukunft standardisierte digitale Rechnungsformate die üblichen Papier- oder PDF-Rechnungen im ganzen Gebiet der europäischen Union ersetzen. 
Die XRechnung ist der deutsche Standard und wurde 2017 vom IT-Planungsrat für Bund und Länder beschlossen. Das Format wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (kurz: KoSIT) betrieben und ist auf der dortigen Website in der aktuellen Fassung abrufbar.
Technisch betrachtet ist die XRechnung ein XML-basiertes semantisches Datenformat, welches dank der einheitlichen Spezifikationen vom Rechnungsempfänger einfach weiterverarbeitet werden kann. Anders als bei Rechnungen auf Papier oder PDFs können die Rechnungsdaten in einer XRechnung automatisch länderübergreifend weiterverarbeitet werden. 

Ist eine XRechnung eine eRechnung?

Eine XRechnung ist eine besondere Art der elektronischen Rechnung (kurz: eRechnung), die vor allem im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern wichtig ist. Die Rechnungsstellung ist dabei nicht an ein bestimmtes Programm gebunden. 
Eine Alternative zur XRechnung ist die Spezifikation ZUGFeRD, welche ebenfalls eine eRechnung ist und nach EU-Norm konform ist. Beispielsweise in Frankreich wird das Dateiformat Factur X verwendet, welches mit ZUGFeRD identisch ist. 
Bei der Bereitstellung einer eRechnung ist nur wichtig, dass ein Format der verschiedenen Spezifikationen gewählt wird. Eines dieser Formate ist die XRechnung. Für die Erstellung von Rechnungen an öffentliche Stellen, wie die Bundesbehörden, kann jedoch auch eine Rechnung in der Spezifikation ZUGFeRD erstellt werden.

Wie erstelle ich eine xRechnung?

Das Format der XRechnung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN-16931. Um eine ordnungsgemäße XRechnung zu erstellen, brauchst du also ein Programm, welches deine Buchhaltung exakt auf die geforderten Vorgaben trimmt.
XRechnung ist so etwas wie der deutsche Mindeststandard für eRechnungen, da die einzelnen EU-Staaten in der technischen Ausgestaltung der Norm frei sind. Wichtig ist allein, dass die XRechnung, aber auch andere Rechnungen wie etwa von ZUGFeRD, stets konform zum definierten Datenmodell nach EU-Norm sind. So kannst du sicher sein, bei Rechnungsstellung an öffentliche Stellen die nötigen Dateien zu übermitteln.
Erstellt du deine Rechnungen mit FastBill, werden deine Rechnungsdaten ab sofort während der PDF-Erstellung auch automatisch als XRechnung erzeugt. Somit bist du mit der FastBill Buchhaltungssoftware schon jetzt auf den neuesten Stand und musst dich nicht um die Einführung des Formats kümmern! 

Die Bestandteile einer XRechnung

Eine Rechnungsstandard XRechnung setzt sich aus einer Reihe von Komponenten zusammen, die immer vorhanden sein müssen, um die Norm zu erfüllen. Wichtig ist dabei zum Beispiel die sogenannte Leitweg ID zur eindeutigen Adressierung öffentlicher Auftraggeber. Weitere Bestandteile sind im Einzelnen:

  • Eine eindeutige Adressierung des Rechnungsempfängers z.B. durch die Leitweg ID
  • Bankverbindung des Rechnungsstellers
  • E-Mailadresse des Rechnungsstellers
  • Zahlungsbedingung der Rechnung oder auch Fälligkeitsdatum der Rechnung.

Wenn es sich bei der Rechnung um die Beauftragung durch einen Auftraggeber handelt, muss in der übermittelten Rechnung außerdem eine Bestellnummer und Lieferantennummer angegeben werden. Hierfür sind im Format XRechnung gesonderte Felder vorgesehen.

Wann brauche ich eine XRechnung

Die Rechnungsstellung per XRechnung gilt derzeit bei öffentlichen Auftraggebern, also Bundesbehörden, der Bundesverwaltung sowie theoretisch auch allen sonstigen Aufträgen durch Bund, Länder oder Kommunen. Allerdings unterscheiden sich die Rechnungsverordnungen und Umsetzungsfristen je nach Bundesland.

Lieferanten des Bundes sind seit 27. November 2020 per Rechnungsgesetz verpflichtet, eine konforme eRechnung, also etwa eine XRechnung, zu erstellen. Andernfalls kann die Rechnung abgelehnt werden. In den Ländern gelten hingegen verschiedenste Bestimmungen, teils ohne Pflicht oder auch mit unterschiedlichen Schwellwerten für die Rechnungssumme.

Wenn dein Unternehmen irgendeine Art von Leistung für eine öffentliche Stelle erbringt, solltest du dich also informieren, ob eine XRechnung nicht vielleicht schon Pflicht ist oder bald wird. In der Regel erhältst du aber auch von deinen öffentlichen Auftraggebern entsprechende Informationen zugesandt.

Wann braucht es für die XRechnung eine Leitweg ID?

Um einen Rechnungsempfänger eindeutig zu identifizieren, werden auf Ebene von Bund und Ländern Leitweg IDs an Bundes- und Landesbehörden vergeben. Diese muss in der Rechnungsstellung verpflichtend angegeben werden. Die Leitweg ID besteht aus drei Teilen:

  1. Der Grobadressierung (3 – 12 Ziffern)
  2. Der Feinadressierung (bis zu 30 Ziffern)
  3. Der Prüfziffer, bestehen aus zwei Ziffern

Zu finden ist die Leitweg ID in der Regel im Feld „Käuferreferenz“.

XRechnung erstellen mit FastBill

Musst du jetzt oder in Zukunft deine Rechnungen im XRechnung Format erstellen, greift dir dein FastBill-Rechnungsprogramm gern dabei unter die Arme. Bei uns wird parallel zur gewohnten PDF-Rechnung immer auch das XML für die XRechnung erstellt. Du findest die zugehörige Funktion in der Menüleiste rechts unter dem Reiter „Tools“.

Die XRechnung wird bei FastBill automatisch erstellt, wenn in den Rechnungsoptionen eine IBAN hinterlegt wurde und wenn in deiner Rechnung die Mehrwertsteuer ausgewiesen wird. Du kannst deine Rechnungen im entsprechenden Format direkt herunterladen und an deine Rechnungsempfänger versenden.

Beachte bitte, dass der Bund den ZRE (Zentraler Rechnungseingang) und auch manche Bundesländer zentrale E-Rechnungsportale eingerichtet haben und dabei auch bestimmte Übertragungswege favorisieren. Vor allem das europäische Projekt PEPPOL spielt bei der Übertragung einer XRechnung eine bedeutende Rolle.

Bei PEPPOL handelt es sich um eine Netzwerkinfrastruktur, mit der du die Rechnung einfach an deinen Rechnungsempfänger übertragen kannst. Der Vorteil dieser Übertragungsmöglichkeit ist, dass du automatisch Statusmeldungen über die Übertragung der Rechnung erhält und somit informiert wirst, sobald deine Rechnung beim Rechnungsempfänger eingegangen ist. Auch wird hier direkt abgeglichen, ob das Format auch korrekt ausgezeichnet wurde, also technisch valide ist.

Meist ist der Rechnungsversand aber auch per E-Mail oder Upload möglich.

Häufig gestellte Fragen zur XRechnung

Was ist das Format XRechnung?

Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung, die der EU-Norm EN-16931 folgt. Die XRechnung ist der deutsche Standard und Pflicht bei der Übertragung von Rechnungen an Auftraggeber aus Bund, Ländern oder Kommunen.

Die XRechnung basiert auf dem semantischen Datenmodell XML und ist eine Alternative der Spezifikation ZUGFeRD, welche ebenfalls EU-Norm konform ist.  Das Format wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (kurz: KoSIT) betrieben. In Frankreich ist das Format für eine eRechnung das sogenannte Factur X.

Mit Nutzung der Buchhaltungssoftware von FastBill wird während der Erstellung deines Rechnungs-PDF auch eine XRechnung erstellt.

Wie erstelle ich eine XRechnung?

Mittlerweile gibt es viele online-Tools, die dich bei der Erstellung des Rechnungsstandards XRechnung unterstützen. Nutzt du für die Rechnungserstellung FastBill, wird dir die Rechnung im konformen Format automatisch erstellt, wenn du ein PDF erstellst. Zukünftig integrieren wir auch das Forma ZUGFeRD als Rechnungsstandard einer eRechnung.

Welche Bestandteile benötigt eine XRechnung?

Die folgenden Bestandteile dürfen im Datenmodell nicht fehlen:

  • Leitweg ID des Rechnungsempfängers
  • Bankverbindung des Rechnungsstellers
  • E-Mailadresse des Rechnungsstellers
  • Zahlungsbedingung der Rechnung
  • Handelt es sich bei der Rechnung um die Beauftragung durch einen Auftraggeber, muss außerdem eine Lieferantennummer und Bestellnummer ergänzt werden.

Wann brauche ich eine XRechnung?

Viele öffentliche Auftraggeber fordern mittlerweile einen digitalen Rechnungseingang nach dem Standard XRechnung. Bei Versand von Rechnungen an den Bund ist die XRechnung bereits Pflicht, in anderen EU-Ländern ist diese Übertragung noch optional oder an einen bestimmten Auftragswert gebunden.

Wie erstelle ich eine XRechnung mit FastBill?

FastBill erstellt dir automatisch eine XRechnung, wann immer du eine Rechnung mit Mehrwertsteuer erstellst und eine IBAN hinterlegt hast. Die erstellte XRechnung kannst du dann herunterladen und über die Rechnungsportale der öffentlichen Stellen oder per E-Mail an deine Kunden verschicken.

 

Was ist FastBill?
FastBill automatisiert tägliche Abläufe deiner Buchhaltung & bringt Ordnung in deine Rechnungen, Belege und Finanzen.
" "
verfasst von
Doretta Farnbacher
Doretta arbeitet als Werkstudentin im Bereich Online Marketing. Hier gibt sie Tipps für Selbstständige und Kleinunternehmer:innen rund um die Themen Finanzen, Buchhaltung und Gründung.