Die Gewinn- und Verlustrechnung
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GUV – alles zur Gewinn und Verlustrechnung

Um einen vollständigen Jahresabschluss zu erstellen, benötigst du eine aussagekräftige Gewinn- und Verlustrechnung. Diese dient der Einschätzung deiner unternehmerischen Erfolge und bestimmt die Summe, die du laut Steuern noch bezahlen musst. Doch wie genau funktioniert die sogenannte GUV und welche Maßnahmen bieten sich an, um die eigenen Erfolge zu erfassen?

Inhaltsangabe 

  1. Was ist die Gewinn- und Verlustrechnung?
  2. Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?
  3. Die Aufteilung und Erstellung der GUV
  4. Wer übernimmt die Gewinn und Verlustrechnung?
  5. Zahlreiche Optionen zur Gewinn- und Verlustrechnung
  6. Der Ablauf zum Gesamtkostenverfahren
  7. Berechnung im Umsatzkostenverfahren
  8. Verrechnung nach Brutto- und Nettoprinzip
  9. Ein wichtiger Bestandteil der Bilanz
  10. Wichtige Hinweise im Überblick

Was ist die Gewinn- und Verlustrechnung?

Mit der Gewinn und Verlustrechnung, auch als GUV bekannt, werden sämtliche Aufwände und Erträge buchhalterisch erfasst. Bei der Berechnung handelt es sich daher um den Hauptbestandteil des Jahresabschlusses, welcher die klassische Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) übersteigt. Die GUV entspricht der doppelten Buchführung, mit der auf der linken Seite Aufwände und auf der rechten Seite die Erträge vermerkt sind.

Durch das Ergebnis des Saldos bist du anschließend in der Lage, konkrete Aussagen zu deinem geschäftlichen Erfolg zu machen. Da es sich bei der Gewinn und Verlustrechnung um einen wichtigen Teil deines Jahresabschlusses handelt, werden die Werte in jedem Jahr neu erfasst. Hierbei hat das Unternehmen mehrere Optionen, für eine kompakte Erfassung zu sorgen und Gewinne mit Verlusten abzuwägen. Die GUV wird auf diese Weise zu einer wichtigen Komponente der Erfolgsrechnung und ist für die Bestimmung der Wirtschaftlichkeit im Unternehmen entscheidend.

Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?

Auch wenn es in vielen Bereichen hilfreich ist, muss nicht jeder eine eigene GUV erstellen. Bist du hingegen als Kaufmann tätig oder verfügst du über eine Personengesellschaft, musst du deinen Jahresabschluss mit der GUV verbinden. Auch als klassischer Einzelunternehmer bist du buchführungspflichtig und hast die Verantwortung, dein Kapital vollständig zu verwalten. So kommst du auch um die Gewinn- und Verlustrechnung für deine eigenen Tätigkeiten nicht herum.

Ausnahmen gibt es wiederum für Land- und Forstwirte sowie für Unternehmer, die eine bestimmte Einkommensgrenze bisher nicht erreicht haben. Konkrete Hinweise zur Buchführungspflicht lassen sich jedoch nur dann geben, wenn die konkrete Unternehmensform bekannt ist.

Für Kleinunternehmer, die keine steuerlichen Vorteile mittels Abschreibungen oder steuerlicher Rückerstattungen erhalten, ergibt auch die Gewinn und Verlustrechnung für Erträge wenig Sinn.

Die Aufteilung und Erstellung der GUV

Für die Gliederung der GUV gibt es konkrete Vorgaben. Diese sind innerhalb der Paragraphen 265 und Paragraphen 275 genauestens festgeschrieben und gelten für jedes erfassungspflichtige Unternehmen. Damit du dir diese vielen Angaben jedoch nicht merken musst, sind sie in FastBill bereits inkludiert. So musst du dir um das Einhalten der konkreten Vorgaben für deine GUV keine Sorgen mehr machen, sondern überlässt die Verwaltung deiner Software.

Im Kontenrahmen verfügt die GUV hierzu über ein separates Konto. Für den Jahresabschluss erfolgt daher die Umbuchung von den Aufwands- und Ertragskonten. Solltest du gut gewirtschaftet haben, werden deine Erträge der Erfolgskonten direkt für deine Gewinn und Verlustrechnung übernommen. Nachdem sämtliche Umbuchungen durchgeführt wurden, wird der Jahresabschluss durch die Umbuchung des Saldos auf das Bilanzkonto abgeschlossen. Bei einem erfolgreichen Geschäftsjahr hat diese Maßnahme zu einer Erhöhung des Eigenkapitals geführt, bei Verlusten zu einer Verringerung.

Wer übernimmt die Gewinn und Verlustrechnung?

Besonders in großen Unternehmen kümmert sich in den meisten Fällen die Steuerberatung um die Ermittlung von Gewinnen und Verlusten. Bei einer zusätzlichen Betreuung für monatliche Abschlüsse fällt die Verwaltung leicht, wodurch es während der Gewinn- und Verlustrechnung nicht zu Abweichungen von den bereits getätigten Berechnungen kommen kann. Informiere dich hierzu am besten bei einem lokalen Steuerberater, welches Angebot für deine GUV geeignet ist.

Falls du auf der Suche nach einem Steuerberater bist, können wir dir gerne Empfehlungen für einen digitalen Steuerberater aussprechen. 

Sollte der Aufwand für die Verwaltung deines Unternehmens noch nicht zu hoch ausfallen, kannst du die Gewinn- und Verlustrechnung auch eigenständig übernehmen. Konkrete Vorgaben gibt es nicht, weshalb du dich bei Kenntnis zu sämtlichen Regularien und Besonderheiten bei der Abgabe auch selbstständig an deine Daten setzen kannst. In dieser Hinsicht hältst du den externen Aufwand gering, sparst zusätzliche Kosten und vertraust auf eine einheitliche Ermittlung.

Kleinere BGB-Gesellschaften und Kleingewerbetreibende dürfen bei ausbleibender Pflicht zur Gewinn- und Verlustrechnung auch die EÜR zur Gewinnermittlung heranziehen. Dies macht die Erfassung sämtlicher Erträge deutlich einfacher, ohne dass eine externe Steuerberatung nötig wird. Besonders bei kleinen Unternehmern ist dieser Ansatz entscheidend, um kosteneffizient zu arbeiten und den Schritt in die Selbstständigkeit finanziell nicht zu überreizen.

Zahlreiche Optionen zur Gewinn- und Verlustrechnung

Für die Umsetzung deiner Gewinn- und Verlustrechnung erwarten dich verschiedenste Optionen. Hierbei werden die Erfolgsbeträge innerhalb der GUV gesammelt. Anschließend erfolgt die Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge, wodurch sich die Erfolge der vergangenen Periode angemessen erfassen lassen. Die folgenden Formen bieten sich hierzu bestens an:

Kontenform

Mit der Kontenform werden Aufwendungen und Erträge klassisch gegenübergestellt. Sollte die Seite der Aufwendungen höher als die Ertragsseite ausfallen, wird ein Jahresfehlbetrag ermittelt. Bei höheren Erträgen ergibt sich hingegen ein Jahresüberschuss, der durch die Berechnung in der Kontenform schnell zur Geltung kommt.

Staffelform

Mit der Staffelform werden sämtliche Aufwendungen und Erträge untereinander erfasst. Dies macht sie transparent und übersichtlich, wodurch ohne zusätzlichen Aufwand eine Berechnung erfolgen kann. Diese Art der Erfassung ist auch als skontierte Form bekannt und taucht in einigen Erklärungen unter dieser Begrifflichkeit auf.

Saldierung

Als Alternative zur Konten- oder Staffelform bietet sich die Saldierung an. Hierbei wird zwischen Brutto- und Nettorechnung unterschieden, worauf wir in diesem Beitrag noch genauer eingehen. Für die Gewinn- und Verlustrechnung ergibt sich hierbei eine Unterscheidung zwischen dem Gesamtkostenverfahren (GKV) und dem Umsatzkostenverfahren (UKV), was wir bereits genauer herausgearbeitet haben.

Der Ablauf zum Gesamtkostenverfahren

Durch das Gesamtkostenverfahren werden Umsätze und Erlöse als Ertrag verbucht. Hierbei solltest du zwischen sieben unterschiedlichen Erträgen unterscheiden, die innerhalb des Gesamtkostenverfahrens zu beachten sind.

  • Umsatzerlöse
  • Erhöhungen und Verminderungen des Bestands
  • Weitere aktivierte Leistungen
  • Erträge aus Beteiligungen
  • Erträge aus Wertpapieren
  • Zinsen und weitere Ertragsgruppen
  • Sonstige betriebliche Erträge

Zur Erfassung der Aufwendungen kommt es auf den tatsächlichen Bedarf an. Dadurch erhältst du einen Wert, der sich den Kosten detailliert anpasst und der dein "Ergebnis nach Steuern" repräsentiert. So sparst du dir die komplexe Umrechnung und kannst dich durch das Gesamtkostenverfahren auf eine schnelle und übersichtliche Kalkulation verlassen.

Berechnung im Umsatzkostenverfahren

Wer sich für die Berechnung im Umsatzkostenverfahren entscheidet, verrechnet lediglich die Kosten, die für tatsächlich verkaufte Produkte anfallen. Gegliedert werden die Aufwendungen nach dem Ort ihrer Entstehung. So verursacht jeder Unternehmensbereich andere Kosten, die sich ganzheitlich bemerkbar machen. Doch was bedeutet dies für die Gewinn- und Verlustrechnung?

Konkret basiert das Umsatzkostenverfahren auf den Kosten, die durch Produktion, Verarbeitung und Anschaffung von Materialien entstanden sind. Diese Kosten werden anschließend mit den Einnahmen verbunden, wodurch sich die aufgeführten Kosten stets entsprechend ihrer Kostenbezogenheit ermitteln lassen. So entsteht ein direktes Verhältnis zwischen Umsatzerlösen und den Kosten von Produktion und Herstellung, woraus sich ein Gewinn ermitteln lässt.

Verrechnung nach Brutto- und Nettoprinzip

Grundsätzlich gilt bei jeder Form der Berechnung, dass du dich zwischen dem Brutto- und Nettoprinzip entscheiden musst. Der größte Unterschied wirkt sich auf die Eignung zur Saldierung auf. Dies ist lediglich mit dem Nettoprinzip möglich. Wer sich für das Bruttoprinzip entscheidet, muss Aufwendungen und Erträge einzeln auflisten. Um diesem Aufwand zu entgehen, setzen viele Unternehmer auf das Nettoprinzip in Verbindung mit der Saldierung. So können die Aufwendungen und Erträge von Beginn an miteinander verrechnet werden, ohne dass zusätzliche Hürden vorliegen.

Ein wichtiger Bestandteil der Bilanz

Solange du dein Unternehmen erfolgreich und wirtschaftlich führen möchtest, wird dich die GUV abgesehen von benannten Ausnahmen auch in den kommenden Jahren begleiten. Achte hierbei darauf, deine Erfolgskonten korrekt zu verrechnen und die Kontinuität während der Erfassung zu halten. Für deinen Jahresabschluss ist eine vollständige GUV unumgänglich. Erwähnenswert ist zudem, dass du die gewählte Darstellungsform nicht mehr wechseln darf. Sobald du diese mit deiner ersten Gewinn- und Verlustrechnung ausgewählt hast, bleibt diese zur Vergleichbarkeit bestehen. Wenn du diese Details angemessen beachtest, steht einer reibungslosen Erfassung nichts im Weg.

Wichtige Hinweise im Überblick

Du hast Fragen zu deiner GUV? Dann nimm am besten direkt Kontakt zu uns auf. Viele deiner Fragen werden wir jedoch mit Sicherheit durch unsere Zusammenfassung beantworten können. Die folgenden acht Aspekte solltest du in Hinblick auf deine GUV beachten:

  1. GUV und Bilanz bilden deinen Jahresabschluss.
  2. Konkrete rechtliche und formelle Anforderungen zur GUV findest du im HGB.
  3. Die Pflicht zur Gewinn- und Verlustrechnung liegt bei allen zur doppelten Buchführung verpflichteten Unternehmen.
  4. Deine GUV kannst du in Staffelform oder in Kontenform anfertigen.
  5. Nachträgliche Veränderungen der Form zur Erfassung sind nicht vorgesehen.
  6. Deinen Jahresüberschuss berechnest du mit dem Gesamtkostenverfahren oder durch das Umsatzkostenverfahren.
  7. Bei der Saldierung hast du die Wahl zwischen Brutto- und Nettoprinzip.
  8. Steuerberater und unabhängige Dienstleister helfen dir mit Sicherheit weiter.
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verfasst von
Hendrik Kehres
Hendrik ist ein Experte im Bereich Online Marketing & SEO. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung und Gründung für Selbständige und all die, die noch in der Planungsphase stecken.