Definition: Auftragsbestätigung

Den Begriff Auftragsbestätigung beschreibt das Deutsche Institut für Normung in der DIN 69905. Demnach handelt es sich bei einer Auftragsbestätigung um eine meist in schriftlicher Form verfasste „Mitteilung über die Annahme eines Auftrags“. Als Auftragnehmer gibst du damit gegenüber dem Auftraggeber eine Willenserklärung zur verpflichtenden Erfüllung eines Vertrags ab.

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Was verstehen Handel und Wirtschaft unter einer Auftragsbestätigung?

Die Grundlage für eine Auftragsbestätigung bildet stets die Offerte eines Händlers oder Dienstleisters an potenzielle Kunden. Darin unterbreitest du als Unternehmer das Angebot, ihnen bestimmte Waren oder Leistungen bereitzustellen. Es enthält Angaben zum Lieferumfang, den zu erledigenden Aufgaben beziehungsweise Arbeiten und den jeweiligen Bedingungen sowie zum Preis. Durch die Annahme der Offerte kommt ein Vertrag zustande und der Kunde erteilt dir einen Auftrag. Das kann in schriftlicher, mündlicher oder telefonischer Form erfolgen. Mithilfe der Auftragsbestätigung fixierst du anschließend den vereinbarten Inhalt noch einmal und übermittelst ihn schriftlich per E-Mail, Fax oder mit der Post. Obwohl keine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht, ist dieses Verfahren in der geschäftlichen Praxis üblich und gehört bei seriösen Unternehmen zum „guten Ton“. Im Onlinehandel verschafft die meist automatisiert verschickte Auftragsbestätigung den Kunden schnell Klarheit über den ordnungsgemäßen Eingang einer Bestellung.

Was ist bei einer vom Angebot abweichenden Auftragsbestätigung zu beachten?

Weicht die Auftragsbestätigung von vorab vereinbarten Details ab, betrachtet sie der Gesetzgeber als neues Angebot. Als Willenserklärung erlangt es in einem solchen Fall erst Gültigkeit, wenn ihm der Empfänger ausdrücklich zustimmt. Gemäß Handelsgesetzbuch kann Schweigen lediglich im Geschäftsverkehr unter Kaufleuten als „stillschweigende“ Akzeptanz interpretiert werden. Insbesondere einem größeren Auftrag, beispielsweise im Bauwesen, gehen regelmäßig Verhandlungen über das Angebot voraus. Soweit diese nicht in einem von beiden Seiten gezeichneten Vertrag münden, schreibst du die dabei abgesprochenen Bedingungen in deiner Auftragsbestätigung konkret fest.

Welche Vorteile bringt eine Auftragsbestätigung für beide Seiten?

Obwohl kleinere und mittlere Firmen wegen des Aufwands gerne auf eine Auftragsbestätigung verzichten, macht sie meistens Sinn. Nicht selten entstehen bei telefonischen Absprachen zum Umfang des Auftrags Missverständnisse in der Wahrnehmung von Details. Im Nachhinein lassen sich dann Vereinbarungen zu Terminen oder vermeintlich genannte Konditionen schwer nachvollziehen. Außerdem gilt die Auftragsbestätigung als Zeichen des Respekts und der Höflichkeit im Umgang mit Geschäftspartnern. Ebenfalls ist eine Auftragsbestätigung schnell erstellt, wenn man ein Muster oder eine Buchhaltungssoftware wie FastBill verwendet. Sie fasst die gemäß Vertrag zu erbringenden Leistungen für deine Kunden zusammen und bietet auch darüber hinaus zahlreiche Vorteile:

  • Auftragsbestätigungen beugen Missverständnissen vor, indem sie den Inhalt des Auftrags für den Kunden nachprüfbar und exakt festhalten.
  • Sie informieren die Kunden auf einen Blick über Bestellmengen, auszuführende Dienstleistungen, Lieferzeiten, Preise sowie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).
  • Bei möglichen Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Missverständnissen dient eine Auftragsbestätigung gegebenenfalls als wichtiges entlastendes Beweismittel. Damit sicherst du dich speziell bei einem mündlich oder am Telefon erteilten Auftrag zusätzlich gegen nachträgliche Forderungen ab.
  • Nicht zuletzt zeigt eine Bestätigung des Auftrags die Verlässlichkeit des eigenen Unternehmens und drückt die Wertschätzung deiner Kunden aus. Durch eine kluge Formulierung bestärkst du sie in ihrer Kaufentscheidung. Langfristig zahlt sich der Aufwand durch eine gezielte Kundenbindung für dein Unternehmen aus.

Wann schreibe ich eine Auftragsbestätigung?

Versenden solltest du eine Auftragsbestätigung möglichst umgehend nach dem Eingang der Bestellung. Zwingend notwendig für das Zustandekommen eines Vertrages wird sie immer bei freibleibenden beziehungsweise unverbindlichen Angeboten. Ein solches erstellst du beispielsweise, wenn du wegen sich laufend ändernder Kosten über keine gesicherten Grundlagen bezüglich der Preiskalkulation verfügst. Bestellt ein Kunde auf Basis einer solchen Offerte, erfordert ihre Annahme zwingend eine Auftragsbestätigung durch dich. Ebenfalls zu versenden ist sie bei abgeänderten oder zu spät eingegangenen Bestellungen sowie einem Auftrag ohne Angebot. Außerdem macht sie insbesondere bei Erstbestellungen Sinn, um unnötigen Missverständnissen von Anfang an zu begegnen. In allen anderen Fällen besteht – trotz ihrer zahlreichen Vorzüge – keine ausdrückliche rechtliche Verpflichtung, eine Auftragsbestätigung zu schreiben. Weiter oben auf der Seite findest du ein Muster für eine Auftragsbestätigung, sodass du sie in kürzester Zeit erstellen kannst.

Pflichtangaben und Inhalte einer Auftragsbestätigung

Im Normalfall ist die Auftragsbestätigung nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung zu erfassen und zu archivieren. Die Frist zur Aufbewahrung beträgt demnach sechs Jahre. Dadurch gewährleistest du eine vollständige, lückenlose und nachvollziehbare Buchhaltung. Eine bestimmte Form sieht der Gesetzgeber für die Auftragsbestätigung nicht vor. Unbedingt enthalten muss sie allerdings

  • Anschrift und weitere Kontaktdaten des Auftragnehmers,
  • die genaue Bezeichnung und Menge der Ware beziehungsweise den Umfang der zu erbringenden Dienstleistung,
  • den vereinbarten Preis (gegebenenfalls unter Berücksichtigung der fälligen Mehrwertsteuer),
  • den Termin und weitere Regelungen für die Lieferung oder das Erbringen der Leistung,
  • die Zahlungsbedingungen und den Gerichtsstand sowie
  • einen eventuellen Eigentumsvorbehalt.

Als zweckmäßig erweist es sich, im Schreiben ausdrücklich für die Erteilung des Auftrages zu danken und die Kunden in ihrem Kauf zu bestätigen. Der eindeutige Hinweis auf die AGB beugt späteren Problemen oder Missverständnissen vor. Wo die Mitteilung von ursprünglich abgesprochenen Details im Vertrag abweicht, bittest du den Kunden zusätzlich um die Bestätigung des Auftrags durch seine Unterschrift.

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