FastBill Alternative: Welche Buchhaltungssoftware passt zu dir?

FastBill ist eine smarte Lösung für Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung und Buchhaltung einfach und effizient erledigen wollen. Doch wie schlägt sich FastBill im Vergleich zu anderen Anbietern wie sevDesk, lexoffice und Papierkram? Wir zeigen dir, wie du an deine Entscheidung am besten herangehst und stellen dir im Anschluss vier Anbieter vor. 

Worauf achten bei der Auswahl von Buchhaltungssoftware?

Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist entscheidend für einen reibungslosen Geschäftsablauf. Da ein Wechsel oft aufwendig ist, sollte man sich vorher genau überlegen, welche Anforderungen die Software erfüllen muss. Hier sind die wichtigsten Faktoren, auf die du achten solltest:

Welche Funktionen sind am wichtigsten?

Nicht jede Buchhaltungssoftware bietet die gleichen Funktionen – daher solltest du vorab klären, was für dein Unternehmen unverzichtbar ist. Dabei solltest du vor allem darauf achten, welche Funktionen dir besonders viel Zeit sparen. So kann für ein Unternehmen mit hohem Aufkommen an Mahnvorgängen ein automatisches Mahnwesen unabdingbar sein, während ein anderes Unternehmen das Transaktionsmatching von Belegen wichtiger findet, weil sie viele Belege täglich haben. Andere Funktionen braucht man wiederum selten und sind somit entbehrbarer. 

Folgende Fragen solltest du dir stellen:

• Was sind die aufwendigsten Aufgaben in der Rechnungsstellung und Belegverarbeitung?

• Was würde ich gerne automatisieren?

• Welche individuellen Anforderungen haben wir im Unternehmen, die eine Software unbedingt abbilden muss? (z.B. kann ich meine Rechnung gestalten, wie ich es möchte? Oder kann ich unterschiedliche Mitarbeiterrechte vergeben?)

Ein Buchhaltungsprogramm sollte mindestens Belegerfassung, Mahnwesen, Steuerberater-Anbindung und ein Rechnungsprogramm bieten. Extra-Funktionen wie Zeiterfassung oder erweiterte Automatisierungen können abhängig vom Geschäftsfeld sinnvoll sein.

Tarife richtig vergleichen

Viele Anbieter haben unterschiedliche Tarifmodelle, die sich in ihrem Funktionsumfang stark unterscheiden.

Wichtig: Der Ausgangspunkt für den Vergleich sollte immer die Hauptanforderungen deines Unternehmens sein, nicht der günstigste Preis.

💡 Tipp: Stelle eine Liste deiner Anforderungen zusammen und prüfe, welcher Tarif diese abdeckt – nicht welcher am günstigsten ist.

Steuerberater-Anbindung & DATEV-Export

Wer mit einem Steuerberater arbeitet, sollte sicherstellen, dass das Buchhaltungsprogramm eine DATEV-Schnittstelle bietet. Anbieter wie FastBill, lexoffice und sevDesk ermöglichen eine einfache Datenübergabe, während Papierkram hier Einschränkungen hat.

Preis & versteckte Kosten

Viele Anbieter locken mit günstigen Einstiegspreisen oder Rabatten, aber nach kurzer Zeit steigen die Kosten. Daher ist es wichtig, nicht nur auf Aktionspreise zu achten, sondern den regulären Preis zu vergleichen. Manche Programme bieten wichtige Funktionen (z. B. Mahnwesen, Rechnungsprogramm oder Steuerberater-Anbindung) nur in teureren Tarifen an.

Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit

Unternehmen wachsen – die Buchhaltungssoftware sollte das mitmachen. Wer jetzt eine günstige, aber funktionsarme Lösung wählt, muss später möglicherweise zu einem leistungsstärkeren Buchhaltungsprogramm wechseln. Das bedeutet einen aufwendigen Umzug. FastBill bietet beispielsweise von Anfang an eine flexible Lösung für kleine und mittlere Unternehmen.

💡 Fazit: Wer eine Buchhaltungssoftware auswählt, sollte nicht nur den Preis, sondern vor allem den Funktionsumfang, die Steuerberater-Anbindung und die Automatisierungsmöglichkeiten im Blick behalten. FastBill überzeugt mit einer starken Kombination aus Rechnungsprogramm, DATEV-Schnittstelle, Mahnwesen und einfacher Bedienung – ideal für Selbstständige und KMU.

Die TopAnbieter im Überblick

FastBill 

FastBill ist eine moderne Buchhaltungssoftware, die speziell für Selbstständige und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Der Funktionsumfang deckt alles ab, was für eine effiziente Buchhaltung nötig ist: Belegerfassung, Mahnwesen, Kundenverwaltung und eine DATEV-Schnittstelle für eine nahtlose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Die Umsatzsteuervoranmeldung kann über FastBill automatisch ausgefüllt und direkt aus der Applikation ohne Elsterzertifikat übermittelt werden.

Besonders hervorzuheben ist die E-Rechnung-Funktion inklusive XRechnung und ZUGFeRD. Kunden können Rechnungsvorlagen im eigenen Design erstellen. Zudem bietet FastBill eine Zeiterfassung für projektbasierte Unternehmen. Wer ein leistungsstarkes Rechnungsprogramm sucht, das mehr kann als nur Rechnungen schreiben, ist mit FastBill bestens aufgestellt. Der kleinste Tarif hat bereits alles, was Selbstständige für ihre Buchhaltung brauchen. 

Der größte Tarif bietet eine vollständige Automatisierung der Belegverarbeitung und des Mahnwesens. 

Preise 

• Fastbill Solo ab 9 Euro: Für Einzelunternehmer, umfasst Rechnungen, Belegverwaltung, individuelles Layout, Zeiterfassung, Steuerberater-Export, Umsatzsteuervoranmeldung und Online-Banking (1 Konto).

• Fastbill Plus ab 14 Euro: Unbegrenzt viele Rechnungsvorlagen, erweiterte Dokumentenverwaltung, Rechnungsanhänge, mehrere Währungen, Überweisungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Mitarbeiter-Add-ons

• Fastbill Pro ab 27 Euro: Enthält alle Plus-Funktionen plus bis zu 3 Benutzer, unbegrenzte Bankkonten, wiederkehrende Rechnungen, Mail-Inbox, DATEV-Anbindung, Kundencenter mit Bezahloption und Zapier-Integration.

• Fastbill Premium ab 53 Euro: Erweitert Pro um automatische Belegerfassung, Bankabgleich, Mahnwesen (20 Vorgänge), Echtzeit-Finanzüberblick, Umsatzsteuerprognose und Premium-Support.

Zusätzliche Kosten: In Pro und Premium sind bereits mehrere Benutzer und Bankkonten inklusive, wer mehr braucht, kann diese für 5 Euro monatlich hinzubuchen. Automatisches Mahnwesen kann extra gebucht werden.

sevDesk*

sevDesk ist ein bekanntes Buchhaltungsprogramm, das sich auf die Belegerfassung und das Mahnwesen konzentriert. Die Software ist besonders für kleine Unternehmen gedacht, die ihre Buchhaltung digitalisieren wollen. 

DATEV-Export und Steuerberater-Anbindung sind vorhanden, aber einige Funktionen wie die Zeiterfassung oder umfangreiche Automatisierungen sind begrenzt. Wer eine einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware sucht, aber nicht unbedingt den vollen Funktionsumfang von FastBill benötigt, kann sevDesk in Betracht ziehen. Im größten Tarif sind zudem Kostenstellen enthalten und Sevdesk bietet ein Kassenbuch. 

Preise 

• SevDesk Rechnung 9,90 Euro: Dieser Tarif eignet sich für Selbstständige und kleine Unternehmen, die hauptsächlich Rechnungen erstellen und versenden möchten.

• SevDesk Buchhaltung 22,90 Euro: Ideal für Unternehmen, die ihre gesamte Buchhaltung digitalisieren und automatisieren möchten.

• SevDesk Buchhaltung Plus 30,90 Euro: Dieser Tarif richtet sich an Unternehmen mit komplexeren Anforderungen, die detaillierte Auswertungen und individuelle Anpassungen benötigen.

Zusatzkosten: Alle Tarife haben nur einen Benutzer und ein Layout inklusive. Für jedes Zusätzliche Layout und jeden Benutzer kommen monatlich je 4,90 hinzu. Auch die Zeiterfassung ist nur als Add-on verfügbar. Die API ist erst im größten Tarif verfügbar

lexoffice*

lexoffice ist besonders für Unternehmen interessant, die eine enge Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater benötigen. Das Buchhaltungsprogramm bietet eine sehr gute DATEV-Integration, um Buchungsdaten direkt an den Steuerberater zu übermitteln. 

Neben Rechnungsprogramm-Funktionen wie Belegerfassung und Mahnwesen bietet lexoffice auch Lohnabrechnung und ein umfangreiches Reporting. Allerdings ist die Software für viele Selbstständige und kleinere Unternehmen zu komplex. Wer nur eine schlanke Buchhaltungssoftware benötigt, könnte von der Vielzahl an Menüs und Funktionen eher überfordert sein.

Preise 

• Lexware Office (ehemals Lexware) S ab 6,90 Euro: Dieser Tarif eignet sich für Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Belege digital verwalten und archivieren möchten.

• Lexware Office (ehemals Lexware) M ab 11,90 Euro: Ideal für Unternehmen, die neben der Belegverwaltung auch ihre Auftragsabwicklung digitalisieren möchten.

• Lexware Office (ehemals Lexware) L ab 19,90 Euro: Geeignet für Unternehmen, die ihre Buchhaltung umfassend und effizient gestalten wollen.

• Lexware Office (ehemals Lexware) XL ab 29,90 Euro: Dieser Tarif bietet erweiterte Automatisierungsfunktionen und ist ideal für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen.

Zusatzkosten: Lexware Office hat keine eigene Zeiterfassung. Braucht es eine Projektzeiterfassung, kommen Kosten für die Partnerapp hinzu. 

Papierkram *

Papierkram ist eine minimalistische Buchhaltungssoftware, die sich an Freelancer und Einzelunternehmer richtet. Sie bietet eine grundlegende Kundenverwaltung, Belegerfassung und einfache Rechnungsstellung. Die Funktionen für Mahnwesen, Zeiterfassung oder eine professionelle Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sind jedoch begrenzt. Ein DATEV-Export ist nicht vorhanden, was für wachsende Unternehmen zum Problem werden kann. 

Wer lediglich ein günstiges Rechnungsprogramm mit Basisfunktionen sucht, könnte mit Papierkram zufrieden sein – für alles andere sind leistungsstärkere Lösungen wie FastBill besser geeignet.

Preise 

• Papierkram Free: Die Gratis-Version bietet grundlegende Funktionen, aber mit Einschränkungen bei Nutzung und Support.

• Papierkram S 9,90 Euro: Enthält erweiterte Basisfunktionen und ist für Einzelnutzer mit moderatem Bedarf gedacht.

• Papierkram M 19,90 Euro: Geeignet für intensivere Nutzung, mit mehr Features und besseren Anpassungsmöglichkeiten.

• Papierkram L 29,90 Euro: Bietet den vollen Funktionsumfang und ist auf professionelle Anwender ausgelegt.

Zusatzkosten: Der Speicherplatz pro Tarif ist begrenzt. So kann es sein, dass man upgraden muss, wenn der Speicherplatz voll ist. Bei den Paketen ist ein Nutzer inklusive, in den Tarifen M und L kann man Nutzer kostenpflichtig dazu buchen. 

Welche Buchhaltungssoftware ist die beste Wahl?

FastBill ist ideal für alle, die eine komplette Buchhaltungssoftware mit DATEV-Schnittstelle, Mahnwesen, Belegerfassung und Kundenverwaltung suchen, sowie Projekte abrechnen wollen. Zudem sind der Gestaltung der Dokumentenvorlage kaum Grenzen gesetzt. Vor allem Digitalagenturen, Freelancer und Selbstständige sowie Handwerker sind bei FastBill gut aufgehoben. Eine GUV und BWA sind mit FastBill nicht möglich

sevDesk ist eine solide Wahl für kleine Unternehmen mit Fokus auf Belegerfassung, aber eingeschränkter Automatisierung. Auch gut für Unternehmen, die eine GUV oder BWA mit ihrer Buchhaltungssoftware machen möchten. Die Individualisierung von Dokumentenvorlagen und Berichten ist in sevdesk nur eingeschränkt möglich.

lexoffice bietet eine gute Integration für Steuerberater und hat außerdem die Möglichkeit ein Warenwirtschaftssystem zu nutzen sowie Lohnabrechnungen zu erstellen mit dem passenden Modul. Die Gestaltung der Rechnungsvorlagen ist allerdings nicht sehr flexibel.

Papierkram ist eine kostengünstige Lösung für Freelancer, bietet aber wenig Automatisierung und keine DATEV-Anbindung. Es gibt auch einen kostenlosen Tarif.

*Stand März 2025