Firmenwagen richtig nutzen: 1% Regel oder Fahrtenbuch für den Dienstwagen?

Das Thema Firmenwagen und der damit verbundene geldwerte Vorteil sorgen oft für Diskussionen bei Prüfungen durch das Finanzamt. Du kannst jedoch durch die private Nutzung deines Dienstfahrzeuges Kosten senken und Geld sparen. Damit du die steuerlich günstigste Variante wählst und Fehler vermeidest, werden wir dich mit wichtigen Informationen zu diesem Thema informieren.

Inhaltsangabe

1. Darauf ist bei der Nutzung vom Firmenwagen zu achten
2. Geschäftliche und private Nutzung des Firmenwagens
3. Vorteile eines Firmenwagens
4. Die Methoden der Besteuerung des Firmenwagens
5. Häufig gestellte Fragen zum Firmenwagen

Darauf ist bei der Nutzung vom Firmenwagen zu achten

Ein Firmenwagen wird definiert als ein Fahrzeug, das dir von deinem Arbeitgeber oder Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Seine Hauptverwendung besteht in der Regel darin, dienstlichen Zwecken zu dienen. Du kannst den Firmenwagen nutzen, um berufliche Fahrten durchzuführen, wie beispielsweise Kundentermine, Geschäftsreisen oder Fahrten zwischen verschiedenen Arbeitsstätten.

Du solltest jedoch beachten, dass die private Nutzung eines Dienstwagens oft speziellen steuerlichen Regelungen unterliegt. Dies bedeutet, dass du für die private Nutzung des Firmenwagens einen geldwerten Vorteil versteuern musst. Die konkreten steuerlichen Bestimmungen können von Land zu Land und je nach individueller Situation unterschiedlich sein. Daher ist es ratsam, sich über die steuerlichen Regelungen in deinem Land sowie über die Vorgaben deines Arbeitgebers zu informieren.

Es ist auch von Bedeutung, die Nutzungsrichtlinien deines Arbeitgebers oder betriebliche Vereinbarungen bezüglich des Firmenwagens zu berücksichtigen. Diese können bestimmte Beschränkungen oder Anforderungen festlegen, zum Beispiel in Bezug auf die Nutzung außerhalb der Arbeitszeiten oder die Pflege und Wartung des Fahrzeugs.

Darüber hinaus solltest du den Firmenwagen gewissenhaft nutzen und pflegen. Halte dich also an die Verkehrsregeln, achte auf angemessenes Fahrverhalten und sorge für regelmäßige Wartung und Inspektionen des Fahrzeugs.

Geschäftliche und private Nutzung des Firmenwagens

Es ist zunächst von großer Bedeutung, eine klare Unterscheidung zwischen der geschäftlichen und privaten Nutzung des Firmenwagens zu treffen. Wie oben schon erwähnt bezieht sich die geschäftliche Nutzung auf Fahrten, die im Zusammenhang mit deiner beruflichen Tätigkeit stehen. Auf der anderen Seite steht die private Nutzung, bei der es um Fahrten rein für private Zwecke geht. Die private Nutzung des Firmenwagens ist in vielen Fällen erlaubt, kann jedoch steuerliche Auswirkungen haben.

Du solltest beachten, dass die Definition der privaten Nutzung je nach Land und den geltenden steuerlichen Regelungen variieren kann. Im Allgemeinen umfasst die private Nutzung Fahrten außerhalb der Arbeitszeiten und außerhalb der geschäftlichen Verpflichtungen. Es können auch Vorgaben hinsichtlich der Anzahl der privat gefahrenen Kilometer oder der Nutzung an Wochenenden und Feiertagen bestehen. Wir raten dir, die genauen Vorgaben zur privaten Nutzung des Firmenwagens bei deinem Arbeitgeber oder in den steuerlichen Richtlinien deines Landes zu überprüfen.

Um mögliche steuerliche Konsequenzen zu vermeiden, ist es wichtig, die private Nutzung des Firmenwagens sorgfältig zu dokumentieren. Führe ein Fahrtenbuch, in dem alle privaten Fahrten mit dem Firmenwagen festgehalten werden. Hierbei notierst du das Datum, den Kilometerstand, das Fahrtziel und den Anlass. Eine vollständige und präzise Dokumentation ist entscheidend, damit du im Falle einer steuerlichen Überprüfung nachweisen kannst, dass die private Nutzung ordnungsgemäß versteuert wurde.

Hier findest du eine kostenlose Fahrtenbuch Vorlage zum Download.

Zusätzlich ist es von Bedeutung, die Nutzungsrichtlinien deines Arbeitgebers zu beachten. Diese können weitere Vorgaben zur privaten Nutzung des Firmenwagens enthalten, wie beispielsweise die Nutzung durch Familienmitglieder oder Einschränkungen hinsichtlich des Fahrzeugtyps oder der Verwendung von Tankkarten.

Vorteile eines Firmenwagens

Wenn es um die Nutzung eines Firmenwagens geht, bieten sich sowohl für Unternehmer als auch für Arbeitnehmer verschiedene Vorteile. Untenstehend zählen wir dir einige Vorteile auf:

• Bequeme und flexible Mobilität: Ein Firmenwagen ermöglicht es dir, bequem und flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsstätten, Kundenterminen und Geschäftsreisen zu pendeln, ohne auf öffentliche Verkehrsmittel oder dein privates Fahrzeug angewiesen zu sein.
• Image und Professionalität: Die Nutzung eines Firmenwagens vermittelt ein professionelles und seriöses Image gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen. Es zeigt, dass du und dein Unternehmen Wert auf Qualität und Komfort legen.
• Steuerliche Vorteile: Je nach Land und steuerlichen Regelungen kann die private Nutzung eines Firmenwagens steuerlich begünstigt sein. Es können beispielsweise Sonderregelungen für Elektro-Firmenfahrzeuge gelten oder die Möglichkeit bestehen, bestimmte Kostenanteile steuerlich abzusetzen.
• Kosteneinsparungen: Wenn dir ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, entfallen für dich die Kosten für den Fahrzeugkauf oder das Leasing. Auch die laufenden Kosten wie Treibstoff, Wartung und Versicherung können vom Arbeitgeber übernommen werden.
• Zeitersparnis: Mit einem Firmenwagen kannst du effizienter arbeiten, da du keine Zeit mit dem Warten auf öffentliche Verkehrsmittel oder das Umsteigen zwischen verschiedenen Verkehrsmitteln verschwenden musst. Du kannst direkt von einem Termin zum nächsten fahren und somit deine Arbeitszeit optimal nutzen.
• Komfort und Flexibilität: Ein Firmenwagen bietet dir Komfort und Flexibilität bei der Wahl des Fahrzeugs. Je nach Vereinbarung mit deinem Arbeitgeber kannst du ein Fahrzeug auswählen, das deinen persönlichen Bedürfnissen und Vorlieben entspricht, sei es in Bezug auf Größe, Ausstattung oder Antriebsart.
• Unternehmenspräsenz: Die Nutzung eines Firmenwagens mit Firmenlogo und -farben trägt zur Sichtbarkeit und Präsenz deines Unternehmens bei. Du repräsentierst das Unternehmen auf den Straßen und kannst potenzielle Kunden und Geschäftspartner beeindrucken.
• Versicherungsschutz: In der Regel ist ein Firmenwagen über eine betriebliche Versicherungspolice abgesichert, die sowohl dich als Fahrer als auch das Unternehmen im Falle von Unfällen oder Schäden schützt.
• Berufliche Entwicklung: Die Nutzung eines Firmenwagens kann auch Teil eines Anreizsystems sein und deine berufliche Entwicklung unterstützen. Es kann ein Zeichen des Vertrauens und der Anerkennung seitens deines Arbeitgebers sein und dir zusätzliche Möglichkeiten und Verantwortlichkeiten bieten.
• Arbeitgeberleistungen: Ein Firmenwagen kann eine attraktive Zusatzleistung deines Arbeitgebers sein, die über das normale Gehalt hinausgeht. Es kann dazu beitragen, Mitarbeiter zu motivieren, zu binden und als Teil des Gesamtpakets eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Letztendlich hängt die Entscheidung für einen Firmenwagen von den individuellen Bedürfnissen, dem Budget und den steuerlichen Aspekten ab. Wir raten dir, eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen und sich gegebenenfalls mit einem Steuerberater oder einem Fachmann für Fahrzeugleasing zu beraten, um die beste Wahl zu treffen.

Die Methoden der Besteuerung des Firmenwagens

Die Besteuerung eines Firmenwagens erfolgt über verschiedene Methoden, die je nach Land und steuerlicher Vorschriften variieren können. Untenstehend nennen wir dir ein paar Gründe, warum es unterschiedliche Möglichkeiten der Besteuerung gibt.

Erstens sollen die verschiedenen Methoden den individuellen Bedürfnissen und Situationen der Arbeitnehmer und Unternehmer gerecht werden. Nicht jeder Firmenwagen wird auf die gleiche Weise genutzt, und die steuerlichen Regelungen sollen Flexibilität bieten, um die unterschiedlichen Nutzungsszenarien abzudecken. Zum Beispiel kann die private Nutzung des Firmenwagens bei einigen Methoden pauschal besteuert werden, während andere Methoden auf der Grundlage von tatsächlich gefahrenen Kilometern zwischen Wohnort und Arbeitsstätte berechnet werden.

Zweitens können die steuerlichen Regelungen auch dazu dienen, Anreize für bestimmte Verhaltensweisen zu schaffen. In einigen Ländern werden umweltfreundliche Fahrzeuge oder solche mit niedrigen CO2-Emissionen steuerlich begünstigt, um den Umweltschutz zu fördern. Dadurch wird die Nutzung von umweltfreundlichen Firmenwagen attraktiver und kann steuerliche Vorteile für Arbeitnehmer und Unternehmer bieten.

Obwohl es verschiedene Methoden der Besteuerung gibt, kannst du in der Regel nicht frei wählen, nach welcher Methode dein Firmenwagen besteuert wird. Die spezifischen Besteuerungsregelungen werden durch die gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien festgelegt, die von den Steuerbehörden oder der Regierung deines Landes herausgegeben werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich an diese Vorgaben halten und die korrekten steuerlichen Berechnungen und Aufzeichnungen vornehmen.

Wichtig ist, dass du die steuerlichen Vorschriften zur Besteuerung des Firmenwagens in deinem Land kennst und verstehst. Dein Arbeitgeber oder dein Steuerberater können dir dabei helfen, die relevanten Regelungen zu erläutern und sicherzustellen, dass du die steuerlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Nutzung des Firmenwagens ordnungsgemäß erfüllst.

Firmenwagen versteuern nach der 1-% Regelung

Die 1%-Regelung basiert auf dem inländischen Bruttolistenpreis des Fahrzeugs als Grundlage für die Berechnung des geldwerten Vorteils. Dieser Preis beinhaltet die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung sowie die Kosten für die Sonderausstattung des Fahrzeugs gemäß § 6 Nr. 4 EStG. Es spielt keine Rolle, ob das Auto neu oder gebraucht gekauft wurde, da dies keinen Einfluss auf die Berechnung hat.

Beispiel:

Unter Berücksichtigung eines Bruttolistenpreises von 25.000 € würde der monatliche Betrag für die private Nutzung auf 250,00 € festgesetzt.

Du solltest beachten, dass dieser Betrag die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte noch nicht einschließt. Die Berechnung für diese Fahrten erfolgt mit 0,03 % des inländischen Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG.

Angenommen, dein Firmenwagen hat einen Listenpreis (Brutto) von 25.000 € und die Entfernung zwischen deiner Wohnung und deiner Arbeitsstätte beträgt 15 Entfernungskilometer, so würde sich der geldwerte Vorteil für die Fahrten wie folgt berechnen:

25.000 € x 15 km x 0,03 % = 112,50 €

Demzufolge werden dem Arbeitnehmer insgesamt 362,50 € (250,00 € + 112,50 €) als Sachbezug vom Nettolohn abgezogen, sowohl für die private Nutzung als auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem PKW.

Als Arbeitgeber könntest du eine Pauschalversteuerung von 45,00 € pro Monat (15 Tage x 10 km x 0,30 €) für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anwenden. Das würde bedeuten, dass der Arbeitnehmer nur 67,50 € an Steuern zahlen müsste, anstatt 112,50 € als geldwerten Vorteil zu versteuern. Trotzdem würden weiterhin 362,50 € als Sachbezug/geldwerter Vorteil abgezogen.

Das heißt, dass der Arbeitnehmer für die pauschal versteuerten 45,00 € keine Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge entrichten muss. Die pauschale Lohnsteuer für den Arbeitgeber beträgt in diesem Fall 15 %. Zusätzlich kann der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung weitere 362,50 € für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als Werbungskosten geltend machen.

Dienstwagen versteuern: Fahrtenbuch bei Privatnutzung

Die Fahrtenbuchmethode ist besonders vorteilhaft, wenn du einen Firmenwagen-PKW mit einem hohen Bruttolistenpreis hast und diesen nur selten privat nutzt. Wichtig ist, dass du das Fahrtenbuch täglich führst und es keine Lücken oder nachträglichen Einträge aufweist. Jedes Fahrtenbuch muss bestimmte Mindestangaben enthalten. Bei jeder beruflichen Fahrt musst du folgende Angaben zu Beginn und Ende festhalten:

• Datum
• Kilometerstand
• Reisezweck
• Reiseziel
• Aufgesuchter Geschäftspartner
• Falls Umwege gemacht wurden: die Reiseroute notieren

Für private Fahrten genügt es, wenn du die gefahrenen Kilometer im Fahrtenbuch vermerkst. Bei Fahrten zwischen deiner Wohnung und deiner Arbeitsstätte reicht eine kurze Notiz aus. Zudem müssen Familienheimfahrten, also Fahrten zwischen dem Beschäftigungsort und dem Ort, an dem der Beschäftigte seinen eigenen Hausstand führt, im Fahrtenbuch eingetragen werden. Anhand der Aufzeichnungen im Fahrtenbuch ergeben sich Anteile für betriebliche Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Privatfahrten. Die angefallenen Kosten für das Fahrzeug werden dann entsprechend der prozentual ermittelten Anteile aufgeteilt.

Beispiel:

Angenommen, du hast ein Firmenfahrzeug, das du sowohl für geschäftliche Zwecke als auch für die Privatnutzung nutzt. Du hast ein Fahrtenbuch geführt, indem du alle Fahrten mit dem Fahrzeug dokumentiert hast. Nach Auswertung des Fahrtenbuchs ergeben sich folgende Anteile:

• Betriebliche Fahrten: 60%
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: 20%
• Privatfahrten: 20%

Nun möchtest du die Kosten für das Fahrzeug entsprechend dieser prozentualen Verteilung aufteilen. Die Kosten umfassen beispielsweise Treibstoff, Versicherung, Wartung und Reparaturen. Angenommen, die jährlichen Kosten für das Fahrzeug betragen insgesamt 5.000 Euro.

Um die Kosten auf die verschiedenen Nutzungskategorien aufzuteilen, multiplizierst du den jeweiligen Prozentsatz mit den Gesamtkosten:

• Betriebliche Fahrten: 60% von 5.000 Euro = 3.000 Euro
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: 20% von 5.000 Euro = 1.000 Euro
• Privatfahrten: 20% von 5.000 Euro = 1.000 Euro

Für dich ergeben sich somit jährlich 1.000 € für die private Nutzung, welche als geldwerter Vorteil versteuert werden müssen.

Bei den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte musst du lediglich den Differenzbetrag als geldwerten Vorteil versteuern, wie zuvor bei der Erläuterung der 1%-Regelung erklärt. Angenommen, du hast eine Entfernung von 10 Kilometern und fährst an 220 Tagen zum Betrieb, müsste er noch 340 € als geldwerten Vorteil versteuern.

220 Tage x 10 Kilometer x 0,30 € = 660 €

1.000 € – 660 € = 340 €

Sonderregelung für Elektro-Firmenfahrzeuge

Das Jahressteuergesetz 2019 hat eine Sonderregelung eingeführt, die von Januar 2019 bis Dezember 2030 gilt. Elektro-Dienstwagen und Plug-in-Hybride können von besonderen Steuererleichterungen für die private Nutzung profitieren.

Gute Nachrichten: Die Besteuerung des geldwerten Vorteils für Elektroautos beträgt nur 0,5 Prozent des halben Listenpreises. Das bedeutet, dass du als Arbeitnehmer nur einen Bruchteil des Fahrzeugwerts versteuern musst. Noch besser wird es für reine Elektroautos und Brennstoffzellen-Fahrzeuge mit einem Bruttolistenpreis von maximal 60.000 Euro. Hier kann die Bemessungsgrundlage für den geldwerten Vorteil sogar auf 0,25 Prozent reduziert werden.

Für Hybridelektroautos gelten jedoch spezielle Bedingungen. Um den halben Listenpreis als geldwerten Vorteil anzusetzen, musst du entweder einen maximalen Kohlendioxidausstoß von 50 Gramm pro Kilometer haben oder eine Mindestreichweite im reinen Elektrobetrieb aufweisen. Die genaue Mindestreichweite hängt von der Fahrzeugübergabezeit ab.

Am besten informierst du dich bei deinem Arbeitgeber über die genauen Konditionen und prüfst, ob ein Elektro-Firmenfahrzeug die richtige Wahl für dich ist.

Häufig gestellte Fragen zum Firmenwagen