Kostenvoranschlag - Was Unternehmer wissen sollten

Als Unternehmer kennst du die Situation, dass Kunden nach dem Preis für ein bestimmtes Werk fragen, bevor sie dir den Auftrag geben. Sie bitten dich darum, einen Kostenvoranschlag zu erstellen. Doch welche Angaben sollte ein Kostenvoranschlag enthalten und wie lange ist er gültig? Auch die Frage, was bei einer Überschreitung des Kostenvoranschlages gilt und ob er sich von einem Angebot unterscheidet, könnte dich beschäftigen.

Inhalt

1. Was ist ein Kostenvoranschlag?
2. Pflichtangaben eines Kostenvoranschlags
3. Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?
4. Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig?
5. Kostenvoranschlag vs Angebot

Was ist ein Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvoranschlag, im Gesetz Kostenanschlag genannt, listet die voraussichtlichen Kosten auf, die für eine bestimmte Leistung anfallen. Es geht darum, die ungefähren Preise auf Basis deiner Fachkenntnisse zu berechnen. Für den Kunden ist ein Kostenvoranschlag im Zweifelsfall kostenlos. Das bedeutet, dass du für den Kostenvoranschlag nur dann Geld verlangen kannst, wenn du das vorher vertraglich vereinbart hast.

Pflichtangaben eines Kostenvoranschlags

Im Kostenvoranschlag solltest du alle Arbeiten und Materialien benennen, die du als Unternehmer für das Produkt oder Werk benötigst. Diese Angaben listest du mit den jeweiligen Mengen und Preisen einzeln auf. Am Ende berechnest du den Gesamtbetrag, der alle Kosten zusammenfasst. Dein Kostenvoranschlag sollte dem Kunden diese Punkte verraten:

• Arbeiten, die du als Unternehmer ausführst: Welche Arbeiten sind das konkret und in welchem Umfang erfolgen sie?
• Voraussichtliche Arbeitszeit: Wie lange wirst du oder dein Arbeiter dafür geschätzt brauchen?
• Kosten für die Arbeit: Wie hoch werden die Arbeitskosten auf Basis des Stundenlohns ausfallen? Der Stundenlohn richtet sich danach, ob du die Arbeiten selbst ausführst oder sie einem Auszubildenden überträgst.
• Kosten für das Material: Du überlegst dir, welches Material du für das Werk benötigst und wie viel es kostet.
• Zeitraum: Du nennst ein Datum, bis zu dem der Kostenvoranschlag gilt.

In puncto Angaben gleicht der Kostenvoranschlag einer Rechnung.

Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?

Ein Kostenvoranschlag und die darin enthaltenen Angaben sind regelmäßig nicht verbindlich. Das bedeutet, dass du nicht an die Preisangaben und den Leistungsumfang gebunden bist. Du schätzt als Unternehmer die Kosten für den Auftrag, ohne dass du die Richtigkeit dieser Werte garantierst. Allerdings ist dieser Umstand vielen Kunden nicht bewusst, sodass es nachträglich zu Missverständnissen kommen kann. Bestenfalls weist du deine Auftraggeber schriftlich darauf hin, dass der Kostenvoranschlag unverbindlich ist, um keine falschen Hoffnungen zu wecken. Alternativ kannst du die Kosten mit dem Wort „circa“ angeben. Damit ist den Kunden klar, dass es sich im Kostenvoranschlag um keine verbindlichen Preisangaben handelt.

Mit deiner Zustimmung können die Angaben des Kostenvoranschlags verbindlich werden, wenn dir der Kunde den Auftrag gibt. Dies setzt allerdings voraus, dass du mit dieser Verbindlichkeit einverstanden bist. In diesem Fall bist du an deine Angaben gebunden und darfst dem Kunden keine höheren Kosten verrechnen, weil es sich um einen garantierten (verbindlichen) Kostenvoranschlag handelt.

Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig und was gilt bei einer Überschreitung?

Die Frage, wie lange ein Kostenvoranschlag gültig ist, lässt sich nicht allgemein beantworten. Als Unternehmer solltest du im Kostenvoranschlag ein Datum beziehungsweise eine Frist nennen, um die Gültigkeit klar zu regeln. Dies erspart dir Streitereien wegen der Preise, wenn der Kunde den Auftrag erst einige Monate später erteilt und die Kosten inzwischen höher sind. In der Praxis bewährt sich für den Kostenvoranschlag eine kurze Gültigkeitsdauer von höchstens sechs Wochen.

Als Unternehmer darfst du von deinen Angaben im Kostenvoranschlag abweichen, weil diese unverbindlich sind. Allerdings solltest du berücksichtigen, dass der Kunde nur eine unwesentliche Überschreitung der Summe hinnehmen muss. Wenn ein Unternehmer den Preis um 15 bis 20 Prozent überzieht, gehen die Gerichte regelmäßig von einer wesentlichen Überschreitung aus. Hierbei handelt es sich um eine Richtlinie, die nicht in jedem Einzelfall gilt. Ausnahmsweise können auch Preisabweichungen bis zu 25 Prozent unwesentlich sein. Regelmäßig dürfen Unternehmen die Summe im Kostenvoranschlag um bis zu 15 Prozent überziehen (unwesentliche Überschreitung). Bei einer wesentlichen Überschreitung des Kostenvoranschlags musst du den Kunden unverzüglich über die Kostenabweichung informieren. Dann entscheidet der Kunde, ob er den Auftrag zum höheren Preis vergeben oder ablehnen möchte.

Gibt es einen Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Angebot?

Es macht einen Unterschied, ob du einen Kostenvoranschlag erstellst oder dem Kunden ein Angebot machst. Wenn du ein Angebot unterbreitest, bist du als Unternehmer an den Umfang und die Höhe gebunden. Mit anderen Worten: Du musst die im Angebot angeführte Leistung zum genannten Preis durchführen. Demnach darfst du als Unternehmer weder den Umfang der Leistung verringern noch den Preis nachträglich erhöhen. Wenn der Kunde dein Angebot annimmt, kann er sich darauf verlassen, dass er die Leistung zu den Bedingungen erhält, die du genannt hast. Beim Kostenvoranschlag ist das anders, weil du an den Umfang und den Preis nicht gebunden bist. Wie lange ein Angebot für dich verbindlich ist, kannst du selbst entscheiden. Erst nach dem Ablauf der von dir genannten Bindungsfrist ist es möglich, von deinen Angaben abzuweichen. Du kannst die Bindung eines an sich verbindlichen Angebots allerdings im Vorhinein ausschließen, indem du ein unverbindliches Preisangebot machst. In diesem Fall bist du an den Preis nicht gebunden.