Mitarbeiter einstellen: Alle Informationen im Überblick + Checkliste für Arbeitgeber

In diesem Beitrag zeigen wir dir welche Arten von Arbeitsverhältnisse und Kosten es gibt und geben dir auch eine Checkliste für das Einstellen von Mitarbeitern mit an die Hand. Was musst du beachten, wenn du ausländische Mitarbeiter einstellst und welche Unterlagen werden bei der Einstellung neuer Mitarbeiter benötigt? Auch das beantworten wir dir in unserem Artikel. 

Nicht nur im Rahmen einer Gründung, sondern auch dann, wenn die Geschäfte besser laufen, stellen sich viele die Frage, ob es nicht sinnvoll wäre, weitere Mitarbeiter einzustellen. Hiermit sind nicht nur viele Möglichkeiten, sondern auch bürokratische Aufgaben verbunden. So ist es unter anderem wichtig, das Gehalt festzulegen, Kalkulationen anzustellen und die betreffenden Mitarbeiter bei den zuständigen Stellen, zum Beispiel der Bundesagentur für Arbeit oder der Berufsgenossenschaft, zu melden. Auf diese Weise stellst du unter anderem auch sicher, dass die Sozialabgaben bzw. die Sozialversicherungsbeiträge, wie zum Beispiel die Beiträge zur Rentenversicherung, korrekt abgeführt werden können. Die folgenden Abschnitte zeigen dir, an welche Faktoren du denken solltest – inklusive Checkliste.

Inhaltsangabe

1. Anforderungen & Voraussetzungen, um Arbeitnehmer einzustellen
2. Mitarbeiter einstellen: Arten von Arbeitsverhältnissen & Kosten
3. Mitarbeiter einstellen: Checkliste für die Arbeitgeber
4. Die benötigten Unterlagen zur Einstellung neuer Mitarbeiter
5. Mitarbeiter einstellen als Kleingewerbe oder Einzelunternehmer
6. Ausländische Mitarbeiter einstellen: Was muss beachtet werden?
7. Mitarbeiter nach der Einstellung richtig anmelden – Meldepflichten & Fristen
8. FAQ - Mitarbeiter einstellen

Anforderungen & Voraussetzungen, um Arbeitnehmer einzustellen

Wer neue Mitarbeiter einstellen möchte, muss einige Anforderungen und Voraussetzungen erfüllen. Oder anders: Nicht jedem Betrieb ist es erlaubt, Arbeitgeber zu werden. Die gute Nachricht ist jedoch, dass die Vorgaben vergleichsweise leicht zu erfüllen sind… zumindest dann, wenn du über das nötige Hintergrundwissen verfügst.

Die folgenden Punkte werden wichtig:

Eine Betriebsnummer beantragen

Wenn du deinen allerersten Mitarbeiter einstellen möchtest, brauchst du im ersten Schritt eine Betriebsnummer. Diese bildet die Basis für all deine Zahlungen (und Meldungen) an die jeweils zuständige Krankenkasse. Du erhältst deine Betriebsnummer von der Bundesagentur für Arbeit. Die Antragsstellung erfolgt bequem online und ist kostenlos.

Arbeitserlaubnis kontrollieren

Viele Unternehmen stellen mittlerweile Fachkräfte aus dem Ausland ein. Sollte dein neuer Mitarbeiter keine deutsche Staatsangehörigkeit besitzen, bist du verpflichtet, zu überprüfen, ob er eine Arbeitserlaubnis vorlegen kann. Achtung! Je nachdem, aus welchem Land die betreffende Person kommt, braucht sie zusätzlich eine Aufenthaltserlaubnis bzw. ein Visum. Auch das gilt es im Vorfeld zu checken.

Versicherungspflicht prüfen

Du bist verpflichtet, zu überprüfen, ob dein Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig ist. Je nachdem, welche Art der Beschäftigung vorliegt und wie viel dein Mitarbeiter verdient, werden niedrigere oder höhere Sozialabgaben fällig. Sollte sich im Rahmen deiner Überprüfung zeigen, dass dein Mitarbeiter sozialversicherungspflichtig ist, zahlen du und er je 50% in die gesetzliche:

• Krankenversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung

und in die soziale Pflegeversicherung ein. Mit Hinblick auf Fragen zu Sozualversicherungsbeiträgen hilft dir auch gern die zuständige Krankenkasse weiter.

Das Anmelden bei der Krankenkasse

Als Arbeitgeber ist es auch deine Pflicht, deine neuen Mitarbeiter bei der Krankenkasse anzumelden. (Ausnahme: Dein neuer Mitarbeiter arbeitet auf Minijobbasis bei dir? In diesem Fall zahlst du deine Beiträge an die Minijob Zentrale.) Dein Mitarbeiter muss dir mitteilen, wo er versichert sein möchte. Eine Mitgliedsbescheinigung der bestehenden Krankenkasse muss nicht mehr vorgelegt werden. Wenn die Anmeldung abgeschlossen ist, bekommst du eine elektronische Mitgliedschaftsbestätigung.

Die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge werden zum Ende eines jeden Monats fällig. Am sichersten ist es natürlich, eine Einzugsermächtigung zu erteilen. Ansonsten musst du immer selbstständig darauf achten, dass die entsprechenden Beträge zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats gezahlt werden.

Steuer ID über ELStAM ans Finanzamt übermitteln

Dein neuer Mitarbeiter ist dazu verpflichtet, dir seine Steuer ID und die mit ihr verbundenen Lohnsteuerabzugsmerkmale mitzuteilen. Auf ihrer Basis kannst du ihn für das ELStAM Verfahren anmelden. Wichtig ist es auch, in Erfahrung zu bringen, ob es sich bei der betreffenden Beschäftigung um eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung handelt. So kannst du die Lohnsteuer korrekt abführen. Das ELStAM Verfahren ist weitestgehend selbsterklärend. Wenn du dich entlasten möchtest, kannst du die Aufgabe natürlich auch an einen Steuerberater outsourcen.

Um sicherzustellen, dass alle bürokratischen Voraussetzungen, die im Zusammenhang mit der Einstellung neuer Mitarbeiter wichtig werden, erfüllt werden, ist es sinnvoll, etwas Zeit einzuplanen. Gleichzeitig ist auch dein neuer Arbeitnehmer ein Stückweit in der Pflicht, da er dir verschiedene Informationen, wie zum Beispiel seine Steuer ID liefern muss. Wenn einmal alles angelegt und bei den betreffenden Stellen gemeldet wurde, läuft vieles jedoch automatisch.

Mitarbeiter einstellen: Arten von Arbeitsverhältnissen & Kosten

Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter kannst du dich (bzw. könnt ihr euch) zwischen verschiedenen Beschäftigungsverhältnissen entscheiden. Die folgenden Optionen sind möglich:

Unbefristete Beschäftigung und Beschäftigung mit Befristung

Vorweg: Sowohl die Anstellungen mit Befristung als auch die unbefristete Beschäftigung sind sozialversicherungspflichtig. Der einzige Unterschied: Bei der befristeten Beschäftigung ist der (vorerst) letzte Arbeitstag bereits im Vorfeld festgelegt. Ergänzend sei an dieser Stelle erwähnt, dass dieser Tag nicht in Stein gemeißelt ist. Es gibt viele Arbeitsverhältnisse, die von einem befristeten in ein unbefristetes Verhältnis wechseln. Befristete Beschäftigungen eignen sich super dazu, um neue Mitarbeiter und deren Arbeitsweise kennenzulernen.

Minijob

Bei Minijobs ist wichtig, dass das monatliche Verdienstmaximum von 520 Euro nicht überschritten werden darf. Du als Arbeitgeber zahlst deine Pauschalen zur Kranken-, Renten- und Unfallversicherung.

Kurzfristige Beschäftigungen

Wie die Bezeichnung schon verrät, ist diese Art von Beschäftigung auf eine überschaubare Dauer ausgelegt. Das bedeutet, dass die betreffenden Arbeitnehmer nicht länger als drei Monate am Stück oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr arbeiten dürfen. In diesem Fall werden keine Sozialversicherungsbeiträge fällig.

Arbeitsverhältnisse, die der beruflichen Bildung dienen

Hierzu gehören Arbeitsverhältnisse, die du mit Studenten, Auszubildenden und Praktikanten eingehst. Hier geht es im ersten Ansatz nicht um die Arbeit, sondern vielmehr um die Aus- bzw. Weiterbildung.

Midijob

Midijobs liegen mit Hinblick auf sozialversicherungspflichtige Fragen im sogenannten Übergangsbereich. Das bedeutet, dass dein Mitarbeiter nur einen reduzierten Beitrag zahlt. Bei Midijobs liegt das Arbeitsentgelt zwischen 520,01 Euro und 2.000 Euro pro Monat.

Die Frage danach, wann welches Arbeitsverhältnis sinnvoll ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Dennoch gibt es natürlich ein paar Details, anhand derer es möglich ist, sich ein wenig zu orientieren.

• Du bist dir nicht sicher, ob du dir die Personalkosten für einen neuen Mitarbeiter leisten kannst bzw. inwieweit dieser dich entlastet? In diesem Fall lohnt es sich oft, zunächst auf die Vorteile einer befristeten Beschäftigung zu setzen.
• Solltest du absehen können, dass du lediglich über einen kurzen Zeitraum Unterstützung brauchst, befasse dich am besten mit der kurzfristigen Beschäftigung. Diese bietet sich vor allem bei saisonalen Belastungen, wie zum Beispiel dem Weihnachtsgeschäft, an.
• Solltest du langfristige, aber überschaubare Unterstützung benötigen, kannst du auch über die Vergabe von Minijobs nachdenken. In diesem Fall stehen dir die betreffenden Minijobber nur wenige Stunden pro Woche zur Verfügung.
• Als Übergang zwischen Minijobber und langfristiger Beschäftigung eignen sich die Midijobs. Hier steigerst du die Arbeitszeit, ohne die maximal mögliche Grenze auszureizen.

Wie hoch die Personalkosten ausfallen, ist vor allem von dem Gehalt, das du zahlst, abhängig. Basierend auf dessen Höhe werden auch mehr oder weniger Abgaben, zum Beispiel zur Rentenversicherung und zur Arbeitslosenversicherung, fällig. Oder anders: Je mehr Gehalt du deinem Mitarbeiter zahlst, desto mehr Abgaben werden auch für die Sozialversicherung fällig. Auf den Seiten der Bundesagentur für Arbeit findest du auch zahlreiche Infos, die Arbeitgebern in spe weiterhelfen.

Mitarbeiter einstellen: Checkliste für die Arbeitgeber

Du möchtest einen neuen Mitarbeiter befristet, langfristig, als Minijobber oder „klassisch“ einstellen? Dann hilft dir die folgende Checkliste weiter!

Bedarf festlegen

Wie viel Unterstützung brauchst du genau? Kalkuliere verschiedene Optionen durch und finde die für dich beste Lösung! Achte in diesem Zusammenhang auch auf die anfallenden Personalkosten bzw. auf die Lohnnebenkosten.

Suche nach passenden Mitarbeitern

Die Möglichkeiten sind vielseitig. Vor allem das Internet spielt bei der Personalfindung eine wichtige Rolle. Parallel dazu gibt es aber auch Unternehmen, die beispielsweise in Zeitungen inserieren.

Einstellungsgespräche

Damit du deine Bewerber besser einschätzen kannst, ist es natürlich auch wichtig, sie persönlich kennenzulernen. Bereite die Einstellungsgespräche vor und halte dich im Idealfall immer an einen standardisierten Ablauf. So ist es möglich, die verschiedenen Bewerber fair miteinander zu vergleichen.

Arbeitsvertrags aufsetzen und unterschreiben (lassen)

Der Arbeitsvertrag bildet die Basis für das jeweilige Beschäftigungsverhältnis. Im Internet findest du viele Vordrucke, die dir dabei helfen, nichts zu vergessen. Über den Arbeitsvertrag wird natürlich auch das jeweilige Beschäftigungsverhältnis festgelegt. Achte auch auf die Vorschriften der geltenden Tarifverträge und selbstverständlich darauf, dass du dir die Personalkosten auch leisten kannst.

Bürokratische Aufgaben erfüllen

Wie bereits erwähnt, sind mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters auch immer einige bürokratische Aufgaben verbunden.

Hierzu gehört unter anderem:

• das Überprüfen der Arbeitserlaubnis und der Versicherungspflicht
• das Anmelden des neuen Mitarbeiters bei der Krankenkasse
• die Übermittlung der Steuer ID (und somit der Lohnsteuerabzugsmerkmale) an das Finanzamt

Um den Urlaubsanspruch deines neuen Mitarbeiters kontrollieren zu können, brauchst du zudem dessen Urlaubsbescheinigung. Diese zeigt an, wie viele Urlaubstage deine neue Kraft bei seinem ehemaligen Arbeitnehmer bereits genommen hat. Deine neue Kraft erhält seine Urlaubsbescheinigung von seinem alten Arbeitgeber.

Die Einarbeitungsphase

Egal, ob Minijobber oder 40 Stunden Kraft: Natürlich ist es als Arbeitgeber auch deine Aufgabe, sicherzustellen, dass sich dein neuer Arbeitnehmer an seiner neuen Wirkungsstätte wohlfühlt. Daher gilt es unter anderem auch, seine Einarbeitungsphase gut vorzubereiten. Achte darauf, dass er weiß, an wen er sich bei Fragen wenden kann und rechne (gerade in den ersten Wochen) nicht mit einer vollwertigen Arbeitskraft. Immerhin braucht es etwas Zeit, um sich in einem neuen Betrieb zurechtzufinden.

Die benötigten Unterlagen zur Einstellung neuer Mitarbeiter

Damit du deinen neuen Mitarbeiter bei den zuständigen Stellen, zum Beispiel dem Finanzamt oder der Krankenkasse, melden kannst, brauchst du verschiedene Dokumente. Folgende Unterlagen sind zwingend erforderlich:

• deine Betriebsnummer
• die Sozialversicherungsnummer deines neuen Arbeitnehmers (Diese befindet sich auf dessen Sozialversicherungsausweis.)
• seine Steuer ID, so dass seine Lohnsteuer korrekt gemeldet und abgeführt werden kann
• sein Geburtsdatum.

Solltest du einen Arbeitnehmer bzw. einen Minijobber anstellen wollen, der keine deutsche Staatsbürgerschaft hat, bist du dazu verpflichtet, zu prüfen, ob eine Arbeitserlaubnis vorliegt. Manchmal braucht es zudem auch eine Aufenthaltserlaubnis bzw. ein Visum. Solltest du im Gastrogewerbe tätig sein, braucht dein neuer Mitarbeiter auch eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Gesundheitsamt.

Mitarbeiter einstellen als Kleingewerbe oder Einzelunternehmer

Auch dann, wenn du ein Kleingewerbe betreibst oder als Einzelunternehmer tätig bist, bist du natürlich dazu berechtigt, Mitarbeiter einzustellen. Solltest du freiberuflich unterwegs sein, ist es jedoch wichtig, dass du durch die Einstellung einer Arbeitskraft deinen Status nicht verlierst. Oder anders: Deine eigene Tätigkeit muss immer noch leitend und eigenverantwortlich sein. Ansonsten könnte es sein, dass du als Gewerbetreibender eingestuft wirst.

Als Selbstständiger brauchst du ebenfalls eine Betriebsnummer, um deinen Arbeitnehmer korrekt anmelden zu können. Mit Hinblick auf Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Steuern und Co. gelten für dich dieselben Regeln wie für große Betriebe. Solltest du nur kurzfristig, zum Beispiel beim Abarbeiten einzelner Projekte, Unterstützung benötigen, kannst du auch über die Beschäftigung eines Subunternehmers nachdenken.

Ausländische Mitarbeiter einstellen: Was muss beachtet werden?

Es gibt zahlreiche ausländische Fachkräfte und Arbeitnehmer, die in Deutschland Fuß gefasst haben und von denen die hiesigen Firmen profitieren. Wenn du einen Menschen aus einem anderen Land, der nicht über die deutsche Staatsbürgerschaft verfügt, als Minijobber oder als Arbeitnehmer mit einer längeeen Wochen-Arbeitszeit, einstellen möchtest, braucht dieser eine Arbeitsgenehmigung. Je nachdem, aus welchem Land er genau kommt, benötigt er zudem eine Aufenthaltserlaubnis bzw. ein Visum.

Mitarbeiter nach der Einstellung richtig anmelden – Meldepflichten & Fristen

Du musst deinen neuen Mitarbeiter bei der Berufsgenossenschaft, bei der Sozialversicherung, beim Finanzamt, bei der Krankenkasse und gegebenenfalls – je nach Branche – beim Gesundheitsamt anmelden. Wichtig ist es in diesem Zusammenhang natürlich auch, die entsprechenden Fristen zu beachten. In der Regel muss die Anmeldung bis zur ersten Lohnabrechnung, aber spätestens nach sechs Wochen nach der Arbeitsaufnahme erfolgt sein. Es gibt jedoch auch Ausnahmen, zum Beispiel im Baugewerbe, bei denen du deinen neuen Arbeitnehmer früher melden musst. Weitere Infos findest du im Text „Mitarbeiter anmelden“.

FAQ - Mitarbeiter einstellen