Steuerberaterkosten senken: So können Selbstständige mit guter Vorbereitung sparen

Für viele Selbstständige und kleine Unternehmen gehören Steuerberaterkosten zu den größten laufenden Fixkosten. Gerade bei noch überschaubaren Umsätzen wirkt es schnell unverhältnismäßig, jeden Monat mehrere hundert Euro für Buchhaltung und Steuerberatung zu zahlen.

Dabei entstehen viele unnötige Kosten nicht wegen „komplizierter Steuerthemen“, sondern wegen fehlender Struktur bei der laufenden Buchhaltung. 

Im Interview bringt es Steuerberater Tristan Kretschmer, von der Kanzlei ETL Jürgen Knuth & Kollegen auf den Punkt:

 „Die größten Mehrkosten entstehen durch unsortierte Belege, unvollständige Unterlagen und die Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben. Wenn Belege über verschiedene Kanäle eingehen – per E-Mail, Papier, Portal oder sogar Fax, entsteht zusätzlicher Zeitaufwand. Und diese Zeit wird abgerechnet.“

Die beste Stellschraube, die Kosten für Steuerberater zu senken, ist deshalb häufig nicht „ein günstigerer Steuerberater“, sondern bessere Vorbereitung.

Warum Ordnung in der laufenden Buchhaltung direkt Geld spart

Alles, was du sauber selbst vorbereitest, muss dein Steuerberater nicht (oder nur noch kurz) nacharbeiten. Typische Zeitfresser in Kanzleien sind:

• Belege zusammensuchen und nachsortieren  
• fehlende Unterlagen nachfordern  
• private und geschäftliche Ausgaben auseinanderziehen  
• Bankbuchungen klären („Wofür war das?“)  
• Kontierungen/Zuordnungen nachtragen  

Wenn diese Themen bereits erledigt sind, reduziert sich der monatliche Kanzlei-Aufwand und damit auch die Kosten, oft auf Plausibilitätsprüfungen, Stichproben und Rückfragen zu Ausnahmen, statt „Belege retten“.

Welche Vorarbeit du idealerweise selbst übernimmst

Diese Aufgaben lassen sich mit guter Routine gut in-house abbilden (und genau hier entstehen die meisten Einsparungen):

Rechnungen sauber erstellen (mit vollständigen Pflichtangaben)  
Belege zeitnah digital sammeln (ein zentraler Ort statt fünf Kanäle)  
Einnahmen/Ausgaben laufend erfassen und kategorisieren
Banktransaktionen passenden Belegen zuordnen 
Unterlagen nachvollziehbar archivieren (prüfbar, vollständig, auffindbar)

Moderne Buchhaltungstools wie FastBill helfen dabei, Belege zentral zu sammeln, auszulesen und strukturiert an die Buchhaltung zu übergeben, damit beim Steuerberater weniger Rückfragen und Nacharbeiten entstehen. Die Kosten für eine Buchhaltungssoftware sind zudem deutlich günstiger als die Mehrkosten, die beim Steuerberater durch schlechte Routine entstehen.
 

Nutzt du eine Buchhaltungssoftware als Abo (z. B. FastBill), kannst du die Gebühren in der Regel als Betriebsausgaben absetzen, also steuerlich geltend machen, solange die Software betriebsbedingt genutzt wird.

Belege digital, vollständig und strukturiert übergeben

Ein häufiger Kostentreiber ist die manuelle Nachsortierung: Papierstapel, lose PDFs oder ungeklärte Transaktionen führen zu Rückfragen und jede Rückfrage kostet Zeit. Einige Kanzleien nehmen sogar gar keine Papierordner mehr an. "Wie muss so eine Buchhaltung bei uns ankommen im Idealfall? Vollständig und – ich denke, da gehen die meisten Kanzleien hin – vollkommen digital.“, So Steuerberater Kretschmar. 

Wenn du stattdessen konsequent digital arbeitest, passiert Folgendes:

• Belege sind vollständig und an einem Ort
• Bankbuchungen lassen sich systematisch zuordnen
• „Klärfälle“ sind markiert statt „irgendwo im E-Mail-Postfach“
• dein Steuerberater bekommt Daten konsistent und nachvollziehbar

In der Praxis ist genau das der Unterschied zwischen „monatlich aufräumen“ und „monatlich prüfen“. In FastBill sieht das ganze zum Beispiel so aus: Du scannst deine Papierbelege mit der Scan-App und sie landen direkt in deinem FastBill-Account, digitale Belege kannst du ebenfalls über die App weiterleiten, per Mail weiterleiten oder einfach hochladen. Dort werden sie dann automatisch nach ausgelesen und nach Datum sortiert. Du kannst sie nun noch Banktransaktionen zuordnen, sie als bezahlt markieren oder Exporte für deinen Steuerberater ziehen. 

Geschäft und privat strikt trennen (der schnellste Hebel)

Einer der Fehler, der ebenfalls erhöhte Steuerberatungskosten verursacht, ist die Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben auf einem Konto.

Gerade bei Einzelunternehmern führt das dazu, dass jede einzelne Buchung geprüft und getrennt werden muss. Dieser Sortieraufwand wird berechnet.

Die Lösung ist simpel:

• separates Geschäftskonto
• klare Zuordnung aller betrieblichen Ausgaben
• keine privaten Abbuchungen über das Firmenkonto

Allein dieser Schritt spart in vielen Fällen spürbar Zeit, bei dir und in der Kanzlei.

Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) selbst machen – mit Sicherheitsnetz

Ein weiteres Einsparpotenzial liegt in der Umsatzsteuervoranmeldung, allerdings nur, wenn deine Buchhaltung überschaubar ist und die Fälle klar sind. Ein Ablauf, der sicherstellt, dass du alles korrekt buchst, könnte so aussehen:

1. Die ersten Monate gemeinsam mit dem Steuerberater Kategorien/Kontenlogik abstimmen  
2. Prozesse festziehen (was ist „Bewirtung“, was „Reisekosten“, wie wird was erfasst ?)  
3. Danach die UStVA eigenständig erledigen  
4. Optional: monatlicher Plausibilitätscheck durch die Kanzlei (kurzer Prüfaufwand)

Wichtig: Bei Sonderfällen (z. B. Reverse Charge, innergemeinschaftliche Leistungen, OSS, gemischte Steuersätze, Anzahlungen) solltest du eng mit deinem Steuerberater abstimmen.

Den Steuerberater gezielt für Expertise einsetzen (statt für Sortierarbeit)

Die wirtschaftlich sinnvollste Aufgabenteilung sieht häufig so aus:

Du übernimmst:

• Rechnungen schreiben  
• Belege sammeln und zuordnen  
• laufende Buchhaltung  
• UStVA (wenn sinnvoll/abgestimmt)

Der Steuerberater übernimmt:

• Monatsabschluss/Abstimmung  
• Jahresabschluss oder EÜR  
• Steuererklärungen  
• steuerliche Gestaltung & Beratung

Faustregel: Routinearbeiten lassen sich gut standardisieren. Für Steuererklärungen und den Jahresabschluss solltest du deinen Steuerberater gezielt einsetzen – hier zahlt sich Beratung wirklich aus.

Saubere Datenübergabe statt teurer Datenaufbereitung

Zusatzkosten entstehen oft, wenn Buchhaltungsdaten auf vielen Wegen in die Kanzlei gelangen. Deshalb gilt: Je strukturierter und konsistenter die Übergabe, desto weniger Kanzlei-Aufwand.

• einheitliche Belegablage  
• nachvollziehbare Zuordnungen  
• klare Klärfall-Liste  
• standardisierte Übergabeformate (z. B. DATEV-kompatibel, je nach Kanzlei-Prozess)

Wenn du diese Punkte beachtest, kannst du unnötige Steuerberaterkosten vermeidenund zahlst nur noch dafür was du wirklich brauchst.

Checkliste: Deine Routine, mit der Steuerberatungskosten spürbar sinken

 Täglich (5–10 Minuten)

• Alle neuen Belege einsammeln (E-Mail-Postfach/Upload-App/Scan) und zentral ablegen  
• Offene Fragen sofort markieren („Klärfall: wofür war das?“), statt sie aufzuschieben  

Wöchentlich (20–30 Minuten)

• Bankbewegungen prüfen und Belegen zuordnen  
• Kategorien/Kontenlogik einhalten (nicht jede Woche neu erfinden)  
• Private Buchungen aussortieren (oder künftig vermeiden: Geschäftskonto-Regel)

Monatlich (45–90 Minuten, je nach Belegmenge)

• Vollständigkeitscheck: Fehlt irgendwo ein Beleg?  
• Top-5 Klärfälle lösen (der Rest wird sonst Kanzlei-Zeit)  
• UStVA vorbereiten/prüfen (wenn du sie selbst machst)  
• Übergabe an den Steuerberater: geordnet, vollständig, mit markierten Ausnahmen

Quartalsweise (30–60 Minuten)

Prozesse nachschärfen: Welche Belege fehlen ständig? Wo entstehen die meisten Rückfragen?  
Regeln/Automatisierungen prüfen (z. B. wiederkehrende Tools, Mieten, Versicherungen)

Einmalig (Setup, lohnt sich fast immer)

• Geschäftskonto einrichten und nutzen  
• „Belegkanäle“ reduzieren: eine zentrale Sammelstelle statt E-Mail + Papier + Portal + WhatsApp + Fax
• Kategorien/Prozess mit Steuerberater einmal sauber abstimmen
• Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuervoranmeldung beantragen

Fazit

Du sparst Steuerberaterkosten nicht dadurch, dass du auf Beratung verzichtest, sondern indem du unnötige Arbeiten beim Steuerberater eliminierst. Durch saubere Vorbereitung, digitale und vollständige Belegführung, klare Aufgabenverteilung und strukturierte Datenübergabe.

Buchhaltungssoftware ersetzt keinen Steuerberater, sie sorgt aber dafür, dass der Steuerberater nicht fürs Sortieren, sondern für das bezahlt wird, was wirklich Wert schafft: Prüfung, Abschluss, Gestaltung und Beratung.