Bewirtungskosten - Das musst du belegen!

Bewirtungskosten absetzen – so gelingt es dir

Gemeinsam mit Kunden zu essen oder potenzielle Geschäftspartner einzuladen kann ein geschäftlicher Anlass sein. Dennoch sind nicht alle Kosten, die im Rahmen der Bewirtung entstehen, auch in der Praxis abzugsfähig. Doch was genau sind Bewirtungskosten und wann gehören sie zu deinen konkreten Betriebsausgaben? In diesem Artikel zeigen wir dir, worauf es ankommt.

Inhaltsangabe 

  1. Was genau sind Bewirtungskosten?
  2. Darauf kommt es bei deinen Bewertungskosten an
  3. So lässt sich ein Bewertungsbeleg korrekt ausfüllen
  4. Nachträgliche Angabe des Bewirtungsgrundes
  5. Wie funktioniert die Abrechnung der Bewirtungsbelege?
  6. Lohnt sich die Abrechnung deiner Bewirtungskosten?

Was genau sind Bewirtungskosten?

Konkrete Bewirtungskosten beziehen sich auf konkrete Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten und Partnern. Auf dieser Grundlage werden Kontakte aufgebaut, zukünftige Projekte geplant und neue Konditionen ausgehandelt. Damit du die entstandenen Kosten jedoch zu deinen Betriebsausgaben zählen kannst, solltest du deinen Bewirtungsbeleg korrekt und vollständig ausfüllen. Dies wird im Rahmen deiner Steuererklärung sowie innerhalb möglicher Betriebsprüfungen auch durch das zuständige Finanzamt überprüft.

Auch wenn es sich um ein geschäftliches Essen handelt, sind 30 % der gesamten Kosten nicht absetzbar. Lediglich 70 % der gesamten Kosten des Geschäftsessens sind als Betriebsausgabe oder als Werbungskosten absetzbar. Durch die Ersparnis privater Kosten für den Erwerb von Lebensmitteln oder eigene Restaurantbesuche ist der abzugsfähige Betrag jedoch auf 70 % gedeckelt.

Darauf kommt es bei deinen Bewertungskosten an

Wenn du geschäftlich essen gehst, ist eine vollständige Erfassung und die eindeutige Dokumentation für dich verpflichtend. Hierbei musst du erfassen, ob es sich um ein Geschäftsessen mit dem Personal oder mit Kunden handelt. Sollte es sich um die Bewirtung eines Kunden handeln, muss mindestens eine Person des anderen Unternehmens anwesend sein. Bei einer klassischen Mitarbeiterbewirtung sind jedoch keine externen Kunden zugelassen. Während bei der Mitarbeiterbewirtung sogar 100 % der Kosten steuerlich absetzbar sind, beträgt dieser Wert bei der Kundenbewirtung nur 70 %. So hängt der Zweck der Bewirtung direkt mit deinem konkreten Vorsteuerabzug zusammen.

So lässt sich ein Bewertungsbeleg korrekt ausfüllen

Damit dein Bewirtungsbeleg vollständig ist, dürfen einige Angaben nicht fehlen. Eine klassische Quittung reicht für dich als Unternehmer nicht aus, da auf dieser nicht alle Pflichtangaben zum Zweck und zu den Teilnehmern des Geschäftsessens vorhanden sind. Die folgenden Pflichtangaben sind für dich daher entscheidend, um dein Geschäftsessen als Bewirtungskosten steuerlich geltend zu machen:

  • Datum der Bewirtung
  • Ort der Bewirtung
  • Alle bewirteten Personen
  • Unternehmen der bewirteten Personen
  • Anlass und Zweck der Bewirtung
  • Konkrete Bewirtungskosten
  • Mögliche Trinkgeldzahlungen

Auch die Rechnung des besuchten Restaurants ist an dieser Stelle entscheidend. Auf ihr müssen alle preislichen Daten zur Bewirtung erfasst werden, um die eigenen Angaben anhand des offiziellen Belegs zu prüfen. Eine wichtige Unterscheidung ergibt sich durch den finanziellen Umfang der Rechnung. Für einen Betrag von mehr als 150 € inklusive Umsatzsteuer muss der Betreiber des Restaurants den Namen des Bewirteten auf den Beleg schreiben. Hinzu kommt die Steuernummer, die Rechnungsnummer, Name und Anschrift des Gastgebers und der konkrete Rechnungsempfänger. Bei Bewirtungskosten unter 150 € ist dies nicht erforderlich, wodurch die Pflichtangaben ausreichen.

Nachträgliche Angabe des Bewirtungsgrundes

Auch wenn der Bewirtungsbeleg nicht in jedem gastronomischen Betrieb vollständig ausgestellt wird, ist er zur steuerlichen Anrechnung der Kosten entscheidend. Ohne einen Beleg lässt sich keine Vorsteuer abziehen, wodurch sich die 70 % des Geschäftsessens auch nicht geltend machen lassen. Daher lohnt es sich, im Falle der Bewirtung vorab nachzufragen, ob bei größeren Bestellungen alle erforderlichen Angaben für das Geschäftsessen umsetzbar sind. Sollte dies nicht der Fall sein, ist auch eine nachträgliche Verrechnung nicht mehr möglich. Bei deinen Bewirtungskosten handelt es sich um einmalige Ausgaben, die nur mit vollständigen Belegen zu deinen Geschäftskosten zählen.

Wie funktioniert die Abrechnung der Bewirtungsbelege?

Häufig wird das Geschäftsessen direkt über die Kasse des Unternehmens abgewickelt. Hierzu ist eine Erfassung im jeweiligen Kassenbuch erforderlich, die mit fortlaufenden Nummern zu bezeichnen ist. Parallel dazu ist jedoch auch eine Aufbewahrung der Bewirtungsbelege erforderlich, die einer Aufbewahrungsfrist von insgesamt 10 Jahren unterliegen. Da keine nicht autorisierten Personendaten vorliegen, ist die Speicherung der Daten für deine Betriebsausgaben digital möglich.

Grundsätzlich ist die Abrechnung der Bewirtungskosten auch für Veranstaltungen wie ein Sommerfest problemlos möglich, da es sich hierbei um einen wichtigen unternehmerischen Ablauf handelt. Meist ist es sinnvoll, derartige Großprojekte jedoch detailliert mit der Steuerberatung zu besprechen und dafür zu sorgen, dass es anschließend keine Probleme seitens des Finanzamts gibt.

Lohnt sich die Abrechnung deiner Bewirtungskosten?

Besonders für kleine Summen erscheint die konkrete Angabe der Bewirtungsaufwendungen sehr komplex, da viele wichtige Angaben auf den Belegen erscheinen müssen. Für größere Treffen mit Kunden oder für Mitarbeiterversammlungen kann sich die Ersparnis allerdings durchaus sehen lassen, um für eine angemessene Bewirtung zu sorgen. Durch den Kostenanteil von 30 % für die private Versorgung ist zudem zu beachten, dass nicht der gesamte Betrag steuerlich vergünstigt wird. Beachte daher, dass sich der Aufwand häufig nur bei größeren Geschäftsveranstaltungen lohnt.

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verfasst von
Kimia Yourdkhani
Kimia ist Werkstudentin bei Fastbill im Bereich Online Marketing. Hier gibt sie inspirierende Ideen rund um das Thema Finanzen und Buchhaltung.