So funktioniert die Handlungsvollmacht

Was ist eine Handlungsvollmacht?

Mit einer Handlungsvollmacht hat der Handlungsbevollmächtigte die Möglichkeit, bestimmte Geschäfte in Vertretung für eine andere Person durchzuführen. Dies stellt grundsätzlich keine generelle Prokura dar und wird vom Verantwortlichen selbst erteilt. Sobald die Handlungsvollmacht erarbeitet wurde, profitiert der Handlungsbevollmächtigte von einer begrenzten und eindeutig definierten Vertretungsmacht. So lässt sich der Geschäftsalltag stets aufrechterhalten.

Inhaltsangabe

  1. Wie erfolgt die Erteilung der Handlungsvollmacht?
  2. Die verschiedenen Arten der Handlungsvollmacht
  3. So unterscheiden sich Prokura und Handlungsvollmacht
  4. Formfreie Erteilung der Handlungsvollmacht
  5. Praktischer Mehrwert durch Handlungsbevollmächtigte

Wie erfolgt die Erteilung der Handlungsvollmacht?

Um laut HGB eine rechtlich gültige Handlungsvollmacht zu erteilen, ist eine konkludente Handlung oder eine ausdrückliche Durchführung entscheidend. Einfacher bedeutet dies, dass die Handlungsvollmacht entweder aus dem Tagesgeschäft entsteht oder dass sie formell erteilt wird. Wichtig ist hierbei, dass der Umfang der Handlungsvollmacht auch für Geschäftspartner erkennbar ist und dass Klarheit zu den vorhandenen Geschäftsabläufen besteht. Welche Rechte der Handlungsbevollmächtigte jedoch konkret hat und worauf es ankommt, hängt von der Art der Handlungsvollmacht ab.

Rechtlich sind alle wichtigen Faktoren im HGB beschrieben, wobei es im Bereich der Handlungsvollmacht heißt, dass grundsätzlich alle Rechtsgeschäfte durch die handlungsbevollmächtigte Person abgeschlossen werden können. Dabei ist zu beachten, dass es sich bei den Geschäften um branchenübliche und zugleich typische Geschäfte handeln muss. Rechtliche Vertretungen, die keine branchenübliche Wirkung haben, sind von der Handlungsvollmacht ausgeschlossen. So ermöglicht die Handlungsvollmacht praktisch das Treffen relevanter Entscheidungen im Tagesgeschäft, um für den nötigen Kompetenzausgleich zu sorgen.

Die verschiedenen Arten der Handlungsvollmacht

Damit du deine Handlungsvollmacht möglichst zielgerichtet vergeben kannst, musst du dich für die geeignete Art entscheiden. Hierbei haftest du als Gewerbetreibender mit jeder Entscheidung für dich selbst und hast die Verantwortung für dich und für die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens. Aber wie unterscheiden sich die Arten der Handlungsvollmacht und wie sind laut HGB die jeweiligen Wirkungen auf die handlungsbevollmächtigte Person?

Allgemeine Handlungsvollmacht

Bei einer allgemeinen Handlungsvollmacht handelt es sich um die Übertragung aller Kompetenzen, die für die Branche typisch sind. So bleiben die Geschäfte auch in einer Notsituation am Laufen und sind nur noch bedingt personell abhängig.

Arthandlungsvollmacht

Eine Arthandlungsvollmacht berechtigt zur Durchführung eines einzelnen Geschäfts. Im Gegensatz zur allgemeinen Handlungsvollmacht ist die Arthandlungsvollmacht somit nur für bestimmte Geschäftsbereiche zulässig und berechtigt zum Vertreten in Einzelsituationen.

Spezialhandlungsvollmacht

Die Spezialhandlungsvollmacht wird für konkrete und einzeln durchzuführende Geschäfte erteilt. Sobald das Geschäft durchgeführt wurde, erlischt die Spezialhandlungsvollmacht automatisch. So sind rund um die Dauer und Formalität der Handlungsvollmacht keine Festlegungen nötig.

Generalhandlungsvollmacht

Eine Generalhandlungsvollmacht berechtigt zu allen denkbaren Geschäften. Der Handlungsbevollmächtigte hat hierbei laut HGB die Möglichkeit, die gesamte Arbeit im Unternehmen zu beeinflussen und über administrative sowie wirtschaftliche Aspekte zu entscheiden. Eine Generalhandlungsvollmacht kann sogar über den Tod hinaus gültig bleiben, weshalb die Erteilung einer derartigen Handlungsvollmacht gut überdacht werden sollte.

Prokura

Die häufigste Form der Vollmacht ist die Prokura. Diese setzt sich wiederum in viele weitere Einzelbereiche zusammen, wodurch es die Einzelprokura, die Gesamtprokura oder die Filialprokura gibt. Die klassische Prokura berechtigt hierbei zur Vertretung durch Handlungsbevollmächtigte nach außen, wodurch ein alleiniger Geschäftsabschluss möglich ist.

So unterscheiden sich Prokura und Handlungsvollmacht

Die größten Unterschiede zwischen Prokura und Handlungsvollmacht liegen im Gestaltungsspielraum. Mit der Prokura gibt es keine gesetzlichen Ungenauigkeiten, da die vertretende Person im Vorhinein eindeutig erfasst wurde. Weitere Entscheidungen sind für den Kaufmann an dieser Stelle jedoch nicht vorgesehen, wodurch sich die Prokura inhaltlich nicht abändern lässt.

Bei einer klassischen Handlungsvollmacht sieht dies im Vergleich zur Prokura wiederum anders aus. Anhand der verschiedenen Arten wie der Generalhandlungsvollmacht, der Arthandlungsvollmacht oder der Spezialhandlungsvollmacht hat der Kaufmann selbst die Entscheidung zur Ausgestaltung der Handlungsvollmacht und behält die Kontrolle. Der Eintrag im Handelsregister bleibt hierbei ebenfalls aus, was bei der Prokura wiederum erforderlich ist.

Formfreie Erteilung der Handlungsvollmacht

Wenn du eine Handlungsvollmacht erteilen möchtest, kannst du dies in der Regel formfrei tun. Klare Vorgaben für den Aufbau sind laut HGB nicht vorgesehen. Um eine Nachprüfbarkeit der erteilten Handlungsvollmacht zu gewährleisten, bietet sich die schriftliche Erfassung jedoch durchaus an. Mündliche Verträge sind einerseits zwar bindend, können in einem rechtlichen Verfahren jedoch nur sehr schwer nachgewiesen werden.

Vor allem bei einer komplexen Handlungsvollmacht ist die Nachprüfbarkeit entscheidend, um rechtlich unklare Situationen zu vermeiden. Solltest du vor der Entscheidung zur Erteilung einer solchen Handlungsvollmacht oder einer Prokura stehen, bietet sich eine professionelle Rechtsberatung an. In dieser erfährst du alles Wissenswerte zur richtigen Erfassung, um aus rechtlicher Sicht keine offenen Fragen zurückzulassen. Auf diese Weise bist du rund um die Fristen für die Vollmacht auf dem aktuellen Stand und weist über das beste Vorgehen Bescheid.

Praktischer Mehrwert durch Handlungsbevollmächtigte

Damit sich der geschäftliche Betrieb auch in Phasen der Abwesenheit aufrechterhalten lässt, ist eine Handlungsvollmacht oder Prokura häufig eine gute Wahl. So kannst du exakt verfügen, wer dich in welchem Umfang vertreten darf und welche Entscheidungen getroffen werden. Die Erteilung der Vollmacht funktioniert formlos und somit ganz einfach, wodurch sich für dich während der Umsetzung kein zusätzlicher Aufwand ergibt. In Verbindung mit einer geeigneten Vorlage wird das Erteilen einer Handlungsvollmacht noch einfacher, wodurch du stets auf der sicheren Seite bist.

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verfasst von
Hendrik Kehres
Hendrik ist ein Experte im Bereich Online Marketing & SEO. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige und all die, die noch in der Planungsphase stecken.