Kilometerpauschale - So geht's!

Die Kilometerpauschale – so funktioniert sie

Als Teil des deutschen Einkommenssteuerrechts wird die Pendlerpauschale aufgeführt. Diese kann von Steuerzahlern für den täglichen Weg zur Arbeit bezogen werden. Hierbei handelt es sich um eine Entfernungspauschale, mit der sich die Höhe des zu versteuernden Einkommens mindern lässt. Finanziell macht sich die Pauschale mit 0,30 € pro Kilometer bemerkbar, die sich dementsprechend von der Steuer absetzen lassen. Doch wie genau funktioniert die Pauschale für deine Dienstfahrten und welche Grundsätze gelten hierbei? In diesem Ratgeber erhältst du sämtliche Antworten.

Inhaltsangabe

  1. Alle wichtigen Grundsätze zur Pendlerpauschale
  2. Die steuerliche Behandlung der Pauschale
  3. So funktioniert die Reisekostenabrechnung
  4. Die Vor- und Nachteile der Pendlerpauschale
  5. So unterscheiden sich Kilometerpauschale und Entfernungspauschale
  6. Praktische Tipps zum Steuernsparen mit der Pauschale

Alle wichtigen Grundsätze zur Pendlerpauschale

Für jeden vollen Kilometer erhältst du eine Steueranrechnung in Höhe von 0,30 €. Hierbei handelt es sich um den Kilometersatz, für den du keine Belege benötigst. Mit der Pendlerpauschale wirst du nicht nur für die Fahrten mit dem Auto belohnt, sondern kannst zudem deine Fahrten mit Bus und Bahn absetzen. Dadurch erhält jeder den gleichen Grundsatz der Entfernungspauschale.

Lediglich die einfache Wegstrecke darf für die Berechnung genutzt werden. Dies bezieht sich auf den Weg von der Wohnung zum Arbeitsplatz. Was du in deiner Mittagspause machst, spielt für die Berechnung der Pauschale keine Rolle. Bei einer klassischen 5-Tage-Woche kannst du deine Fahrten etwa 220 Mal jährlich abrechnen. Urlaubs- und Krankentage sowie die arbeitsfreien Wochenenden müssen natürlich vorab abgezogen werden. Gleiches gilt für die Arbeit im Homeoffice.

Eine weitere wichtige Grundlage der Pendlerpauschale ist die erste Tätigkeitsstätte. Nur der damit verbundene Weg wird für die Auszahlung der Pauschale herangezogen. Solltest du an verschiedenen Orten tätig sein, obliegt die Entscheidung zur ersten Tätigkeitsstätte dem Arbeitgeber. Dies muss konkret im Arbeitsvertrag festgehalten werden, um rechtliche Klarheit zu schaffen.

Klar ist auch, dass immer die kürzeste Strecke zur Kalkulation herangezogen wird. Die Dauer spielt hierbei keine Rolle. Achte zudem darauf, dass der Höchstbetrag für die Entfernungspauschale auf 4.500 € pro Jahr gedeckelt ist. Höhere Kosten unterliegen der konkreten Nachweispflicht.

Die steuerliche Behandlung der Pauschale

Aus steuerlicher Sicht ist die Pendlerpauschale für den Weg zur Arbeitsstätte recht unbürokratisch. Lediglich der gerundete Kilometerwert für den Weg zur Arbeit sowie die Anzahl der Arbeitstage müssen angegeben werden, damit die Pauschale steuerlich beachtet werden kann. Der daraus resultierende Wert wird von deinen Jahreseinnahmen abgezogen, wodurch du für die absolvierten Fahrten steuerlich entlastet wirst. Hier ein kurzes Beispiel zur Verdeutlichung:

  • Weg zur Arbeit: 14 km
  • Arbeitstage: 23
  • Berechnung: 14 x 0,3 € x 230 = 966 €

In diesem konkreten Beispiel würdest du 966 € steuerliche Vergünstigungen als Pauschale erhalten.

So funktioniert die Reisekostenabrechnung

Für viele Selbstständige reichen die veranschlagten 0,30 € pro Kilometer bei Weitem nicht aus. Für diesen Fall lässt sich eine individuelle Reisekostenabrechnung erstellen, bei der sämtliche Kosten rund um die Reise eingebunden werden können. Zu den damit verbundenen Kosten gehört das Ticket der Bahn, aber auch die Verpflegung vor Ort sowie das Hotelticket. Daher listest du alle Kosten transparent auf und stellst sie für deinen Kunden in Rechnung.

Für das Finanzamt ist an dieser Stelle nur wichtig, dass es einen beruflichen Anlass für die Reise geht und dass du dich von deiner ersten Tätigkeitsstelle entfernst. Alle während der Reise entstehenden Kosten werden für dich zu Betriebsausgaben, die du steuerlich absetzen kannst.

Die Vor- und Nachteile der Pendlerpauschale

Grundsätzlich ist die Pendlerpauschale für jeden Arbeitnehmer identisch. Dies macht sie zunächst einmal zu einer fairen Entlastung. Sowohl für Autofahrer als auch für Radfahrer und Nutzer der öffentlichen Nahverkehrssysteme kann sie steuerlich geltend machen. Dies macht die Entfernungspauschale für den Weg zur Arbeitsstätte zu einer sinnvollen Ergänzung, um den Arbeitnehmer zumindest in Teilen für den entstandenen Aufwand auszugleichen.

Dennoch ist die grundsätzlich unbürokratische Pendlerpauschale an vielen Stellen noch nicht so flexibel, wie sie es sein könnte. Besonders für Menschen mit verschiedenen Standorten entwickelt sie sich zu einem Problem, da lediglich die Fahrten an die erste Arbeitsstätte berechnet werden können. Dies macht die Pendlerpauschale für viele Pendler zu einem lästigen Verwaltungsakt, der in vielen Fällen zum Ende des Jahres nur wenig Einfluss auf die steuerliche Belastung hat.

So unterscheiden sich Kilometerpauschale und Entfernungspauschale

Auch wenn Kilometerpauschale und Entfernungspauschale häufig synonym verwendet werden, sind sie aus steuerlicher Sicht nicht identisch. Die Entfernungspauschale wird für Arbeitnehmer mit einem festen Kilometerwert zur Arbeitsstätte entscheidend, die Kilometerpauschale ist hingegen nur innerhalb der Reisekostenabrechnung für Unternehmer von Bedeutung. Auch auf Dienstreisen, die ein anderes Ziel als deine erste Arbeitsstätte haben, kommt die Kilometerpauschale zur Geltung. Diese kannst du in Verbindung mit der Reise direkt bei deinem Arbeitgeber geltend machen.

Praktische Tipps zum Steuernsparen mit der Pauschale

Rund um deine Arbeits- und Dienstfahrten sorgt die Pendlerpauschale in vielen Situationen für eine finanzielle Entlastung. Abschließend fassen wir dir die wichtigsten Tipps daher noch einmal zusammen und helfen dir dabei, die Abrechnung deiner Kilometer zu vereinfachen:

  • Das genutzte Verkehrsmittel spielt für die Pauschale steuerlich keine Rolle
  • Sollten Kosten für öffentliche Verkehrsmittel den Wert der Pendlerpauschale übersteigen, kannst du in Verbindung mit einem Nachweis die tatsächlichen Kosten ansetzen
  • Bei Park & Ride Lösungen sind sowohl die gefahrenen Autokilometer als auch die Kilometer mit öffentlichen Verkehrsmitteln anzurechnen
  • Auch für Dienstwägen mit der 1-%-Regelung kannst du für den Weg zum Arbeitsplatz die Kilometerpauschale ansetzen.
  • Für Fahrgemeinschaften kann ebenfalls jeder Mitfahrer den Kilometerwert angeben.
  • Bei Auswärtstätigkeiten kannst du zusätzliche Verpflegungspauschalen geltend machen.
  • Auch Unfallkosten lassen sich absetzen. Nutze hierzu den Posten für außergewöhnliche Aufwendungen, die du von niemandem ersetzt bekommst.
  • Behinderte können die tatsächlichen Kosten ansetzen. Dies gilt bei einem Behinderungsgrad von mindestens 70 sowie für einen Wert von 50 plus Merkzeichen G.
  • Bei mehreren Jobs kannst du auch mehrere Entfernungspauschalen absetzen.
  • Für Flugstrecken gilt die Pendlerpauschale nicht.
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verfasst von
Hendrik Kehres
Hendrik ist ein Experte im Bereich Online Marketing & SEO. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung und Gründung für Selbständige und all die, die noch in der Planungsphase stecken.