Rechnungskorrektur
Die Rechnungskorrektur - Rechnungen richtig korrigieren
Fehler bei der Rechnungserstellung sind zwar lästig, können in einzelnen Fällen allerdings auftreten. Klar ist, dass deine Kunden stets das Recht auf eine korrigierte und vollständig korrekte Rechnung haben. Aus diesem Grund ist es in einigen Fällen sinnvoll und erforderlich, eine falsche oder teilweise inkorrekte Rechnung zu korrigieren und entsprechend anzupassen.
Inhaltsangabe
- In diesen Fällen kommt es zur Korrektur einer Rechnung
- So lässt sich eine fehlerhafte Rechnung korrigieren
- Der Unterschied zwischen verbuchter und nicht verbuchter Rechnung
- Wie bezeichnest du eine korrigierte Rechnung?
- So unterscheiden sich Gutschrift und Rechnungskorrektur
- Wie kannst du die Rechnungskorrektur umgehen?
- Mit dem passenden Muster zur sicheren Korrekturrechnung
In diesen Fällen kommt es zur Korrektur einer Rechnung
Wenn dich ein Kunde zur Korrektur der ausgestellten Rechnung auffordert, solltest du diesem Wunsch nach Möglichkeit nachkommen. Vor allem bei einem Fehler innerhalb der Pflichtangaben verstehen gewerbliche Kunden nur selten Spaß, da sich eine falsche Rechnung in der Regel nicht von der Steuer absetzen lässt. Aus diesem Grund solltest du vor Abgabe einer Rechnung möglichst nochmal prüfen, ob die folgenden Pflichtangaben korrekt und einwandfrei vorhanden sind:
- Vollständiger Name des Unternehmens
- Anschrift des Unternehmens
- Ansprechpartner rund um die Rechnung
- Korrektes Datum für die Ausstellung
- Eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer
- Bezeichnung und Menge der Lieferung
- Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
- Kosten und Steuern für die Rechnung
Falls deinem Kunden ein Fehler in einem dieser Bereiche auffallen sollte, ist die Korrektur der Rechnung ein entscheidender Ansatz. Nur eine berichtigte Rechnung lässt sich dementsprechend auch absetzen und sorgt für den gewünschten Komfort. Wenn du selbst auf einen signifikanten Fehler stößt, solltest du deinen Kunden aus diesem Grund eigenständig informieren. So hat der Leistungsempfänger zu einem späteren Zeitpunkt keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt.
So lässt sich eine fehlerhafte Rechnung korrigieren
Sollte es sich bei dem Fehler auf der Rechnung nur um einen kleinen Fauxpas im Bereich der Grammatik oder Rechtschreibung handeln, nehmen dies beide Seiten in der Regel hin. Falls der Kunde im Rahmen von falschen Beträgen, einer falschen Leistungsbezeichnung oder fehlerhaften Steuersätzen jedoch eine korrigierte und vollständig richtige Rechnung fordert, ist dies sein gutes Recht. In diesem Fall bist du als Aussteller der Rechnung dazu verpflichtet, den Fehler zu beheben und im Rahmen der Rechnungskorrektur für eine Anpassung zu sorgen. Vor allem bei fehlerhaften Pflichtangaben ist dies in der Regel erforderlich, um vom Vorsteuerabzug zu profitieren.
Solange der Sinn deiner Rechnung jedoch noch klar und eindeutig zu entnehmen ist, musst du in den meisten Fällen keine korrigierte Version der Rechnung anfertigen. Anders ist dies jedoch, wenn es während der Rechnungserstellung zu einem zentralen und steuerlich relevanten Fehler gekommen ist. Dies kann sich beispielsweise auf den Zahlungsbetrag, auf die Steuer oder auf ein fehlerhaftes Rechnungsdatum beziehen. Für die neue Korrekturrechnung gibt es an dieser Stelle zwei Methoden.
Der Unterschied zwischen verbuchter und nicht verbuchter Rechnung
Sollte die Rechnung bereits vollständig verbucht sein, wird die Änderung entsprechend deutlich aufwendiger und komplexer. Doch inwiefern ist die Art der Buchung von der Durchführung einer Rechnungskorrektur abhängig? Die folgenden Unterschiede solltest du kennen:
Rechnung ist verbucht
Sollte deine Rechnung bereits verbucht sein, lässt sie sich nicht mehr nachträglich ändern. Dies führt dazu, dass du sie aus deiner Buchhaltung stornieren musst. Hierzu schreibst du einfach eine neue Rechnung, die einen entsprechend negativen Rechnungsbetrag beinhaltet. Dadurch wird die neue Rechnung ungültig und neutralisiert. Damit die korrigierte Rechnung allerdings dem ursprünglichen Quartal zugeordnet werden kann, dürfen auch das Datum der Originalrechnung sowie die ursprüngliche Rechnungsnummer nicht fehlen. Nur so bleiben die Angaben vollständig.
Rechnung ist nicht verbucht
Falls du deine Rechnung noch nicht verbucht hast, wird die Korrektur für dich deutlich einfacher. Meist reicht die Anfertigung eines Berichtigungsdokuments hierzu aus, in dem du alle fehlerhaften Angaben verändern kannst. Lege diese am besten gemeinsam mit der originalen Rechnung in deiner Buchhaltung ab und sorge im Dokument für einen eindeutigen und klaren Zusammenhang. So sollten beispielsweise der Verweis auf das ursprüngliche Rechnungsdatum und die Nummer nicht fehlen. Auch Name und Adresse des Leistungserbringers sind anzugeben.
Wie bezeichnest du eine korrigierte Rechnung?
Solltest du deine Rechnung erfolgreich angepasst haben, solltest du diese auch entsprechend kennzeichnen. Hierzu bieten sich beispielsweise die Begriffe Korrekturrechnung, Rechnungskorrektur oder Stornorechnung an. Sobald du die korrigierte Rechnung klar und eindeutig mit deiner Buchhaltung verbunden hast, steht der erfolgreichen Umsetzung beim Vorsteuerabzug nichts im Weg. In Verbindung mit einem praktischen Muster kannst du die Daten deiner korrigierten Rechnung auf Wunsch direkt mit der Korrektur verbinden, ohne selbst eine Vorlage erstellen zu müssen.
So unterscheiden sich Gutschrift und Rechnungskorrektur
Wenn es um den Begriff einer Gutschrift geht, haben sich zwei Bedeutungen etabliert. Einerseits gibt es die umsatzsteuerliche Gutschrift, die einer Rechnung gleicht. Diese wird jedoch nicht von dir als Erbringer der Leistung, sondern direkt vom Leistungsempfänger ausgestellt. Ein solches Modell wird beispielsweise für Provisionszahlungen genutzt, lässt sich jedoch nicht als Korrekturrechnung nutzen. Anders ist es hingegen bei einer kaufmännischen Gutschrift, die als zweite Variante bekannt ist.
Diese hat die Aufgabe, eine fehlerhafte Rechnung zu neutralisieren. Ein derartiges Vorgehen ist beispielsweise bei Rücknahmen von Waren oder bei der Nutzung eines Teils der Lieferung sinnvoll. Aus rechtlicher Sicht handelt es sich bei einer kaufmännischen Gutschrift daher nicht um eine Gutschrift im klassischen Sinne. Eher ist sie mit einer Rechnungskorrektur zu vergleichen, wodurch sich Fehler neutralisieren und im Rahmen einer neuen Rechnung anpassen lassen.
Der Rechnungsbetrag verdeutlicht den Unterschied beider Gutschriften. Während dieser bei einer umsatzsteuerlichen Gutschrift immer positiv ausfällt, sind kaufmännische Gutschriften negativ. So handelt es sich hierbei praktisch um eine finanzielle Erstattung, die als Ausgleich für zu viel oder fehlerhaft gelieferte Waren gewährleistet wird. Verpflichtend ist dieser Ansatz im Rahmen der Rechnungskorrektur aber natürlich nicht. Wichtig ist lediglich, dass die Korrektur der Rechnung klar und eindeutig zu erkennen wird, damit sich bei der Steuererklärung keine Unklarheiten ergeben.
Wie kannst du die Rechnungskorrektur umgehen?
Die einfachste Lösung ist an dieser Stelle die Ist-Versteuerung. Bei diesem Ansatz muss die Umsatzsteuer erst dann abgeführt werden, wenn die Rechnung auch durch den Kunden beglichen wurde. Auf diese Weise wird die Umsatzsteuer nur für die Beträge erforderlich, die du von deinen Kunden auch wirklich erhalten hast. Die tatsächlichen Vereinbarungen und die innerhalb einer Rechnung geforderten Summen spielen an dieser Stelle keine Rolle.
Dennoch lässt sich die Ist-Versteuerung nicht für jedes Unternehmen nutzen. Eine Voraussetzung ist, dass der Jahresumsatz deines Unternehmens maximal 600.000 € beträgt und der Gewinn nicht über 60.000 € liegt. In diesem Fall bist du buchführungspflichtig und musst die damit verbundenen Gewinne exakt dokumentieren und auswerten lassen. Gleiches gilt übrigens für Freiberufler. Diese sind ohne Umsatzgrenzen buchführungspflichtig und können die Ist-Versteuerung nicht nutzen.
Mit dem passenden Muster zur sicheren Korrekturrechnung
Falls sich die Ist-Versteuerung für dich und dein Unternehmen nicht anbietet, hilft dir häufig ein übersichtliches Muster für die Rechnungskorrektur weiter. Dieses unterstützt dich dabei, alle Pflichtangaben auf der Korrekturrechnung einzubinden und für eine klar verständliche Erfassung zu sorgen. Achte aus diesem Grund darauf, wichtige Fehler schnellstmöglich zu verbessern und zu vermeiden, dass eine bereits verbuchte Rechnung storniert und neu erstellt werden muss.
Für das Finanzamt zählt letztendlich nur, dass der gesamte Prozess deiner Rechnungserstellung und einer möglichen Rechnungskorrektur klar verständlich dargelegt wird. Gemeinsam mit der passenden Vorlage erfüllst du daher alle Kriterien, die für die Korrektur deiner Rechnung von Bedeutung sind. Sobald deine Rechnung berichtigt wurde, kannst du sie dem Empfänger der Leistungen erneut zukommen lassen. So korrigierst du den damit verbundenen Fehler rechtzeitig und sorgst dafür, dass dieser nicht Teil deiner Buchführung wird und erst den Finanzbeamten auffällt.
