E-Rechnung schreiben: Leitfaden für Unternehmen zur korrekten Erstellung

Die elektronische Rechnungsstellung, kurz E-Rechnung, ist für viele Unternehmen ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation und wird ab 2025 für den B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Im Unterschied zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen erfordert die E-Rechnung ein bestimmtes strukturiertes Format, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. 

Was bedeutet „E-Rechnung schreiben“?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nicht einfach als PDF verschickt wird, sondern in einem strukturierten Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt wird. Dabei müssen die Rechnungsdaten maschinenlesbar sein, damit sie in Buchhaltungssystemen automatisiert verarbeitet werden können. Der Prozess des „E-Rechnung Schreibens“ umfasst daher weit mehr als das bloße Erstellen eines digitalen Dokuments: Es geht um die strukturelle Erfassung aller wichtigen Rechnungsdaten und deren Übertragung in ein standardisiertes Format.

Die E-Rechnung unterscheidet sich grundsätzlich von einem herkömmlichen PDF oder einer Papierrechnung dadurch, dass ihre Daten in einer vorgegebenen XML-Struktur organisiert sind, die für IT-Systeme leicht und standardisiert auslesbar ist.

E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen mit FastBill

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• Du kannst heute schon mit FastBill E-Rechnungen erzeugen. Jede Rechnung kann automatisch als XRechnung erstellt werden, die den E-Rechnungs-Standard bereits erfüllt. 
• FastBill wird noch vor dem 01.01.2025 auch ZUGFeRD empfangen, erstellen und versenden können

Den aktuellen Stand zur E-Rechnung findest du immer in unserem Helpcenter.

Rechtliche Rahmenbedingungen für das Erstellen einer E-Rechnung

Ab 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) in elektronischer Form auszustellen, sofern kein Ausschlussgrund vorliegt. Bereits seit 2020 gilt diese Verpflichtung für Rechnungen an den öffentlichen Sektor (B2G).

Wichtige Rechtsgrundlagen sind:

• EU-Richtlinie 2014/55/EU: Sie legt fest, dass alle EU-Länder einen Standard für die elektronische Rechnungsstellung verwenden müssen.
• E-Rechnungsgesetz und E-Rechnungsverordnung: Diese deutschen Regelungen setzen die EU-Richtlinie in nationales Recht um.
• Wachstumschancengesetz (2023): Dieses Gesetz erweitert die E-Rechnungspflicht auf den B2B-Bereich.

Technische Anforderungen an das Erstellen einer E-Rechnung

Um eine E-Rechnung korrekt zu schreiben, müssen die technischen Anforderungen beachtet werden. Dies betrifft insbesondere die Wahl des Formats, die Struktur der XML-Daten und die Pflichtangaben.

Auswahl des richtigen Formats

Es gibt verschiedene Formate für die E-Rechnung, die je nach Anwendungsfall gewählt werden können:

• XRechnung: Das offizielle Standardformat für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland. Es erfüllt die Anforderungen der EU-Norm EN 16931 und ist für den öffentlichen Sektor (B2G) zwingend vorgeschrieben.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl eine XML-Datei als auch ein PDF umfasst. Ideal für Unternehmen, die ihre Rechnungen sowohl elektronisch als auch als visuell darstellbare Dokumente nutzen möchten.

Pflichtangaben in der E-Rechnung 

Beim Erstellen einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben enthalten sein, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum oder Lieferdatum
• Name und Anschrift des Rechnungsstellers sowie des Empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsbetrag inklusive Steuerangaben (z. B. Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag)
• Bankverbindung des Rechnungsstellers
• Bestell- und Referenznummern (insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern)

Diese Angaben müssen exakt und vollständig in den XML-Daten der E-Rechnung hinterlegt sein, damit sie von den Systemen automatisch erkannt und verarbeitet werden können.

Struktur der XML-Daten 

Die XML-Datenstruktur einer E-Rechnung basiert auf dem Schema der EN 16931 und muss entsprechend aufgebaut sein. Das bedeutet, dass jede Information in einem festgelegten Feld gespeichert wird, sodass Buchhaltungsprogramme sie fehlerfrei interpretieren können. 

Schritte zum Erstellen einer E-Rechnung

Der Prozess der E-Rechnungserstellung kann in mehrere Schritte unterteilt werden:

1. Datenerfassung:
   • Alle relevanten Informationen werden erfasst und in die Rechnungssoftware eingegeben. Dies umfasst Kundeninformationen, Rechnungsdetails und Referenznummern.
2. Formatwahl:
   • Das Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) wird entsprechend der Anforderung des Empfängers ausgewählt.
3. Konvertierung in das XML-Format:
   • Die Daten werden in ein strukturiertes XML-Format konvertiert. Hierbei kommt spezielle Software zum Einsatz, die sicherstellt, dass die Daten korrekt in die XML-Felder übertragen werden. 
4. Prüfung und Validierung:
   • Vor dem Versand wird die E-Rechnung auf Korrektheit überprüft. Entweder hat dein Buchhaltungstool ein  integriertes Validierungstools, die Fehler in der Struktur oder fehlende Pflichtangaben identifizieren oder du nutzt einen externen Validierer.
5. Übermittlung:
   • Die E-Rechnung wird elektronisch übermittelt. Dies kann über verschiedene Kanäle wie E-Mail, PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) oder andere spezialisierte E-Rechnungsplattformen erfolgen.

Übertragungswege für E-Rechnungen

Der Versand einer E-Rechnung erfolgt in der Regel elektronisch. Dabei stehen mehrere Möglichkeiten zur Auswahl:

• PEPPOL-Netzwerk: Ein standardisierter Übertragungsweg für die sichere Übermittlung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern.
• Direkte Übertragung via E-Mail: Die XML-Datei wird als Anhang per E-Mail versendet.
• ERP-Systeme und Buchhaltungssysteme: Einige Tools verfügen über integrierte Funktionen zum direkten Versand von E-Rechnungen an den Empfänger.

Typische Fehler beim Erstellen einer E-Rechnung und wie man sie vermeidet

Auch beim Erstellen einer E-Rechnung können Fehler passieren, die zu Problemen bei der Verarbeitung führen können. Typische Fehler sind:

• Falsche XML-Struktur: Unvollständig ausgefüllte Felder oder fehlende Pflichtangaben.
• Unzulässige Sonderzeichen: Manche Systeme können Sonderzeichen in den XML-Daten nicht korrekt interpretieren.
• Fehlende Validierung: Rechnungen, die nicht vor dem Versand geprüft werden, können abgelehnt werden.

Um solche Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, auf eine saubere Datenstruktur zu achten und Validierungstools einzusetzen.

Fazit

Das korrekte Schreiben einer E-Rechnung erfordert zwar eine grundlegende Kenntnis der rechtlichen und technischen Anforderungen, mit den richtigen Tools und einer klaren Prozessstruktur können Unternehmen jedoch sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen und gleichzeitig von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren.