Firmenwagen für Selbstständige: Abschreibung, Leasing und private Nutzung

Als Unternehmer kannst du einen Firmenwagen bzw. Dienstwagen sowohl für geschäftliche Zwecke als auch für Privatfahrten nutzen. Doch welche Aspekte solltest du beachten, wenn es um die Abschreibung, das Leasing und die Privatnutzung deines Dienstwagens geht? In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige rund um das Thema Firmenwagen für Selbstständige.

Inhaltsangabe

1. Firmenwagen Definition – Wann gilt ein Fahrzeug als Dienstfahrzeug?
2. Firmenwagen für Selbstständige: Kaufen oder Leasen?
3. Diese Kosten für einen Firmenwagen kannst du absetzen
4. Versteuerung des Firmenfahrzeugs
5. Firmenwagen für Selbstständige: Steuern bei einem Elektrofahrzeug
6. Einstufung des Firmenwagens als betriebliches oder privates Vermögen
7. Als Selbstständiger Fahrtenbuch richtig führen
8. Firmenwagen für Selbstständige: Wechsel zwischen beiden Methoden pro Jahr möglich?

Firmenwagen Definition – Wann gilt ein Fahrzeug als Dienstfahrzeug?

Ein Fahrzeug, das von dir als Unternehmer selbst genutzt wird und zu dienstlichen Zwecken eingesetzt wird, ist ein Firmenwagen oder Dienstwagen. Es ist ein wesentliches Arbeitsmittel für dich als Unternehmer, um Geschäftsreisen durchzuführen, die Fahrt zu Kundenterminen oder Lieferungen zu tätigen. Der Firmenwagen stellt eine betriebliche Ressource dar, die es dir ermöglicht, deine geschäftlichen Aktivitäten effizient und flexibel zu gestalten. Dabei bietet der Dienstwagen auch steuerliche Vorteile, da bestimmte Kosten, wie zum Beispiel Abschreibungen, Betriebskosten und die private Nutzung des Fahrzeugs, steuerlich berücksichtigt werden können. 

Wichtig ist, dass das Fahrzeug zu mehr als 50 % einen geschäftlichen Nutzungsanteil hat und der Privatanteil in der Nutzung somit geringer ist. Ansonsten gilt der PKW nicht als Firmenwagen. 

Firmenwagen für Selbstständige: Kaufen oder Leasen?

Wenn du als Selbstständiger überlegst, ob du dir einen Firmenwagen anschaffen sollst, stehen dir verschiedene Optionen zur Auswahl. Beim Kauf erwirbst du das Fahrzeug und kannst langfristig planen sowie Abschreibungen und Betriebskosten steuerlich geltend machen. Allerdings musst du die hohen Kosten für die Anschaffung tragen, die dein Unternehmen finanziell belasten können. Zudem trägst du als Eigentümer das Risiko für den Wertverlust des Fahrzeugs.

Beim Leasen eines Firmenwagens hingegen kannst du das Fahrzeug für einen festgelegten Zeitraum nutzen, ohne es zu besitzen. Diese Option bietet finanzielle Flexibilität und niedrigere monatliche Raten im Vergleich zum Kauf. Zudem kannst du die Leasingraten als betriebliche Aufwendungen steuerlich absetzen, wodurch deine Steuerlast sinkt. Beachte jedoch, dass du als Leasingnehmer an Vertragsbedingungen gebunden bist und möglicherweise eine Begrenzung der Kilometerleistung hast oder Auflagen zur Fahrzeugpflege einhalten musst.

Letztendlich solltest du die Entscheidung zwischen Kaufen und Leasen individuell treffen, abhängig von deinen finanziellen Möglichkeiten, geschäftlichen Anforderungen und persönlichen Präferenzen. 

Diese Kosten für einen Firmenwagen kannst du absetzen

Du kannst als Selbstständiger verschiedene Kosten im Zusammenhang mit deinem Firmenwagen von der Steuer absetzen. Dazu gehören:

• Reparaturkosten: Wenn du dein Fahrzeug in der Werkstatt instand setzen lässt, kannst du die Reparaturkosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.
• Wartungskosten: Die regelmäßige Wartung deines Wagens, wie Inspektionen und Ölwechsel, kann ebenfalls als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
• Gebühren für Abgas- und Hauptuntersuchung: Die Kosten, die für die regelmäßigen Untersuchungen anfallen, kannst du von der Steuer absetzen.
• Benzinkosten & Pflege des PKWs: Benzinkosten sowie Kosten für die Pflege deines Firmenwagens, wie Reinigungsmittel oder Autowäschen, sind ebenfalls als Betriebsausgaben absetzbar.
• Versicherungskosten des Firmenwagens: Die Versicherungsbeiträge für deinen Firmenwagen kannst du auch als Betriebsausgaben angeben.
• Gebühren für Steuern: Die anfallenden Gebühren für die Kfz-Steuer können ebenfalls in deine betrieblichen Ausgaben einbezogen werden.

Indem du diese Kosten in deiner Steuererklärung berücksichtigst, kannst du deine steuerliche Belastung reduzieren und somit deine Ausgaben effektiv senken. Denke daran, alle Belege und Nachweise sorgfältig aufzubewahren, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt deine Ansprüche belegen zu können.

Firmenwagen für Selbstständige: Abschreibung der Anschaffungskosten des Firmenfahrzeugs

Beim Kauf des Firmenwagens kannst du die Kosten für die Anschaffung über die Nutzungsdauer abschreiben. Dabei wird der Wertverlust des Fahrzeugs berücksichtigt. Die Abschreibungen mindern außerdem deinen steuerpflichtigen Gewinn und somit deine Steuerlast.

Versteuerung des Firmenfahrzeugs

Bei der Versteuerung deines Firmenwagens kannst du zwischen der 1 % Regelung oder dem Führen eines Fahrtenbuchs wählen.

1 % Regelung als Versteuerung des Firmenwagens

Für die 1 % Regelung dient der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs als Basis. Davon wird pro Monat 1 % als geldwerter Vorteil angerechnet und dem monatlichen Gehalt hinzugezählt, wodurch sich das Bruttogehalt erhöht. Wenn du dich für die 1 %-Regelung beim Versteuern des Firmenwagens entscheidest, hast du zwar einen deutlich geringeren Aufwand, dafür wird dies anders versteuert, so dass du in der Regel mehr Steuern zahlst. 

Bei dieser Regelung wird der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs herangezogen, also der Preis des Wagens inklusive Mehrwertsteuer. Von diesem Listenpreis wird ein Prozent pro Monat als geldwerter Vorteil angerechnet und dann dem monatlichen Gehalt hinzugefügt, wodurch sich das Bruttogehalt erhöht. Hinzu kommen aber auch Sonderausstattungen, daher ist bei diesem Modell der Bruttolistenpreis entscheidend. Nutzt man den Firmenwagen auch für den Weg zur Arbeitsstätte, werden nochmals 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz als Entfernungspauschale hinzugerechnet.

Wann sich die 1%-Regelung lohnt und was hier im Detail zu beachten ist, erfährst du unter 1%-Regel.

Fahrtenbuch führen zum Absetzen des Firmenwagens

Eine weitere Möglichkeit, deinen Firmenwagen steuerlich abzusetzen, ist ein Fahrtenbuch. Die Nutzung eines solchen Buchs ist jedoch aufwendiger als die 1 %-Regelung. Du solltest hier genau festhalten, wie viele berufliche und private Fahrten du mit dem Firmenwagen unternommen hast. Es ist wichtig, diese Unterscheidung zu machen, da nur die privaten Fahrten besteuert werden sollen. Daher ist es entscheidend, das Fahrtenbuch sorgfältig, manipulationssicher und ordnungsgemäß zu führen. Das ist auch für eine mögliche Prüfung durch das Finanzamt wichtig. Du musst jede Fahrt klar als beruflich oder Privatfahrt kennzeichnen und den jeweiligen Zweck dokumentieren. Diese zusätzliche Mühe lohnt sich jedoch, da du so deutlich weniger versteuern musst. 

Du kannst frei entscheiden, ob du das Fahrtenbuch handschriftlich oder elektronisch führst, solange du es zusammen mit deiner Steuererklärung beim Finanzamt einreichst. Um den Firmenwagen steuerlich abzusetzen, musst du bestimmte Informationen im Fahrtenbuch festhalten. Wenn der Wagen auch einen Privatanteil enthält und privat genutzt wird, musst du unbedingt die Kilometerzahl notieren. Für berufliche Fahrten ist der Aufwand größer. Du musst folgende Daten erfassen, um den Firmenwagen steuerlich absetzen zu können:

• Datum
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Ziel
• Fahrtroute
• Grund für die Fahrt
• Name des Geschäftspartners

Es ist wichtig, dass du das Fahrtenbuch lückenlos, chronologisch und zeitnah führst. Denn es dient dazu, die angefallenen Kosten im Zusammenhang mit dem Firmenwagen nachvollziehen zu können, einschließlich möglicher jährlicher Abschreibungen ohne Sonderabschreibungen. Dabei werden nicht der Listenpreis, sondern die Anschaffungskosten als Grundlage verwendet.

Wenn als Selbstständiger der Firmenwagen gekauft wird, muss er die Investition abschreiben und die Abschreibungen in seiner Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) berücksichtigen. Leasingraten werden ebenfalls als Betriebsausgaben in seiner EÜR erfasst.

Mehr über die Vor- und Nachteile zwischen dem Fahrtenbuch und der 1%-Regel, liest du unter Firmenwagen richtig nutzen: 1% Regel oder Fahrtenbuch für den Dienstwagen?

Firmenwagen für Selbstständige: Steuern bei einem Elektrofahrzeug

Beim Elektrofahrzeug wird der geldwerte Vorteil halbiert. Diese Regelung wird auch als "0,5 %-Regelung" bezeichnet, da nur die Hälfte des Listenpreises für die Berechnung des geldwerten Vorteils herangezogen wird. Sie gilt für Fahrzeuge, die zwischen 2019 und 2020 angeschafft wurden, sowie für Hybridfahrzeuge, wenn der CO2-Ausstoß bei weniger als 50g/km liegt und die Reichweite des reinen Elektroantriebs mindestens 40 Kilometer beträgt.

Es gibt auch steuerliche Vergünstigungen für das Aufladen eines Elektrofahrzeugs, wenn du deinen Mitarbeitern die Kosten für das Aufladen erstattest:

• Das Aufladen am Arbeitsplatz ist von der Lohnsteuer und Sozialversicherung befreit.
• Für das private Aufladen können monatlich 20 € bei reinen Elektrofahrzeugen und 10 € bei Hybridfahrzeugen steuerlich geltend gemacht werden, wenn der Betrieb über eine Ladestation verfügt.
• Wenn der Betrieb keine Ladestation hat, können 50 € (für reine Elektrofahrzeuge) bzw. 25 € (für Hybridfahrzeuge) geltend gemacht werden.

Einstufung des Firmenwagens als betriebliches oder privates Vermögen

Die Einstufung eines Firmenwagens als betriebliches Vermögen oder Privatvermögen hängt von seiner hauptsächlichen Nutzung ab. Als Unternehmer musst du entscheiden, ob der Firmenwagen ausschließlich für betriebliche Zwecke oder auch als Privatvermögen verwendet wird.

Wenn der Firmenwagen überwiegend (Nutzungsanteil zu mehr als 50 %) für betriebliche Fahrten genutzt wird, wird er ertragsteuerlich als notwendiges Betriebsvermögen eingestuft. Das bedeutet, dass die Kosten und Nutzung des Fahrzeugs steuerlich mit dem Unternehmen verbunden sind. Die Privatnutzung des Firmenwagens muss in diesem Fall mithilfe der 1 %-Regelung oder einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch erfasst werden.

Wenn der Firmenwagen hauptsächlich für private Fahrten genutzt wird und somit einen höheren Privatanteil der Nutzung hat, wird er ertragsteuerlich als Privatvermögen betrachtet. In diesem Fall können die Kosten und die Nutzung des Fahrzeugs nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Es können jedoch unter bestimmten Voraussetzungen Beträge für die private Nutzung als Einnahmen erfasst werden.

Wann gilt das Fahrzeug als Privatfahrzeug?

Zählen weniger als 10 % der Fahrten als betriebliche Fahrten, gilt das Fahrzeug steuerrechtlich als Privatfahrzeug. Fahrten zu Kundenterminen und geschäftliche Fahrten können dann über eine Kilometerpauschale abgerechnet werden und können als Reisekosten geltend gemacht werden. 

Die korrekte Einstufung des Firmenwagens als betriebliches Vermögen oder Privatvermögen ist wichtig, um die steuerliche Behandlung richtig vornehmen zu können.

Nutzt du als Unternehmer einen Firmenwagen für betriebliche und private Fahrten, musst du spätestens beim Jahresabschluss die Kosten, die auf den Privatanteil entfallen, als Einnahmen erfassen. Gehört das Fahrzeug ertragsteuerlich zum notwendigen Betriebsvermögen, weil es zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, musst du die private Nutzung mithilfe der 1 %-Regelung ermitteln, wenn du kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führst.

Als Selbstständiger Fahrtenbuch richtig führen

Als Unternehmer ist es wichtig, ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen, insbesondere wenn du deinen Firmenwagen sowohl geschäftlich als auch privat nutzt. Ein korrekt geführtes Fahrtenbuch ermöglicht es dir, die tatsächlichen Kosten und den Umfang der privaten Nutzung deines Fahrzeugs nachvollziehbar darzulegen. Hier einige Tipps, die du beachten solltest:

Lückenlose und plausible Aufzeichnungen: Wählst du das Fahrtenbuch zur Versteuerung des geldwerten Vorteils eines Firmenfahrzeugs, stellt das Finanzamt hohe Anforderungen. Es ist wichtig, jede Fahrt lückenlos und plausibel aufzuzeichnen. Notiere das Datum der Fahrt, den Kilometerstand zu Beginn und Ende der betrieblichen Fahrten, die Route und das Ziel der Fahrt, den Zweck der Fahrt und die Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner. Bei einer privaten Fahrt mit dem Firmenwagen ist im Fahrtenbuch neben den Kilometerangaben der Hinweis auf eine private Fahrt zu machen.

Elektronische Fahrtenbücher nutzen: Ein Fahrtenbuch handschriftlich zu führen, ist mühselig und mit Fehlern behaftet. Erfahrene Steuerberater berichten außerdem, dass ein handschriftliches Fahrtenbuch bei Betriebsprüfungen fast immer durchfällt. Auch Excel Fahrtenbücher sind nicht erlaubt. Mittlerweile gibt es jedoch elektronische Fahrtenbücher, wie beispielsweise Cloud-gestützte Softwarelösungen, die das Führen von Fahrtenbüchern für den Firmenwagen vereinfachen.

Professionelle Beratung in Anspruch nehmen: Bei der korrekten Führung eines Fahrtenbuchs können die steuerlichen Anforderungen komplex sein. Konsultiere regelmäßig einen erfahrenen Steuerberater, der dir dabei helfen kann, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und bei Bedarf das geführte Fahrtenbuch zu überprüfen.

Firmenwagen für Selbstständige: Wechsel zwischen beiden Methoden pro Jahr möglich?

Als Unternehmer, der einen Firmenwagen nutzt, hast du die Möglichkeit, zwischen der 1 %-Regelung und der Führung eines Fahrtenbuchs zu wählen. Welche Methode günstiger für dich ist, hängt von deinem Nutzungsverhalten ab. In der Regel ist es so, je mehr du privat fährst, desto vorteilhafter ist die Anwendung der 1 %-Regelung. Wenn du hingegen weniger privat fährst oder nur geringe Kfz-Kosten hast, zum Beispiel weil das Fahrzeug bereits abgeschrieben ist, lohnt sich ein Fahrtenbuch mehr für dich. Beachte jedoch, dass du während eines Jahres nur bei einem Fahrzeugwechsel zwischen den Methoden wechseln kannst.