Mahngebühren – Was ist das & wann sind sie zulässig?

Viele kennen das Szenario: Wer vergisst seine Rechnung zu zahlen (oder diese aktuell nicht begleichen kann), wird in der Regel angemahnt… oder erhält zumindest eine Zahlungserinnerung. Wer dann immer noch nicht tätig wird, erhält oft eine weitere Mahnung, in deren Zusammenhang auch Mahnkosten fällig werden. Aber ist genau das eigentlich rechtens? Und ab wann dürfen Mahngebühren überhaupt erhoben werden? 

Die folgenden Abschnitte liefern wertvolle Infos darüber, wie hoch Mahngebühren sein dürfen und was Schuldner vor dem Begleichen von Rechnungen mit offensichtlich überhöhten Mahngebühren beachten sollten. 

Inhaltsangabe

1. Was sind Mahngebühren?
2. Die rechtliche Grundlage für Mahngebühren
3. Ab wann dürfen Mahngebühren erhoben werden?
4. Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?
5. Mahngebühren richtig berechnen mit dem Verzugszinssatz
6. Gibt es einen Unterschied zwischen der Mahngebühr und dem Säumniszuschlag?
7. Müssen Mahngebühren bezahlt werden?

Was sind Mahngebühren?

Bei Mahngebühren handelt es sich um die Gebühren, die ein Gläubiger von seinem Schuldner verlangen kann, wenn dieser sich nicht rechtzeitig um die Begleichung seiner Rechnung gekümmert hat. Allerdings ist es nicht erlaubt, besagte Mahnkosten direkt und „ohne Vorwarnung“ zu erheben. Als Grundvoraussetzung gilt, dass der Schuldner auf seine (noch) offene Rechnung mit der Zahlungsfrist hingewiesen worden sein muss. Das bedeutet: Erst mit dem Erhalt der ersten Mahnung können auch Mahngebühren berechnet werden. Ab jetzt ist der Schuldner in Verzug, weil er seiner Verpflichtung nicht nachgekommen ist. Aufgrund der Tatsache, dass dem Gläubiger durch das Erstellen der Mahnung auch Kosten entstehen, dürfen diese an den Schuldner weitergegeben werden. Hätte er pünktlich zur angegebenen Zahlungsfrist gezahlt, müsste der Gläubiger immerhin kein Mahnschreiben aufsetzen. 

Grundsätzlich gilt es jedoch, zu beachten, dass es als Schuldner auch möglich ist, ohne Mahnung in Verzug zu geraten. Dies gilt zum Beispiel im Falle von Miet- oder Lohnzahlungen. 

Auch im Falle eines Verzugs dieser Art können Verzugszinsen fällig werden. Es gibt jedoch einen Unterschied, durch den sich Mahngebühren von Verzugszinsen abgrenzen lassen: Die Höhe von Verzugszinsen ist immer vom jeweils ausstehenden Betrag, dem aktuellen Basiszinssatz und einem möglichen Verzugsschaden abhängig. Mit den Mahngebühren soll lediglich der zusätzliche Aufwand komprimiert werden. Daher fallen Mahngebühren in der Regel geringer aus als die Gebühren über den Verzugszins. 

Die rechtliche Grundlage für Mahngebühren

Die Höhe von Mahnzinsen darf nicht „nach Bauchgefühl“ festgelegt werden. Stattdessen dienen Mahngebühren lediglich dazu, die durch den Zahlungsverzug entstandenen Kosten zu decken. In den meisten Fällen betragen besagte Mahnkosten dementsprechend nicht mehr als vier Euro. Es gibt jedoch kein Gesetz, das vorschreiben würde, wie hoch Mahngebühren tatsächlich sein dürfen. Daher gibt es Gläubiger, die versuchen, hier etwas mehr Geld „zu verdienen“. Wer den Eindruck hat, von einem Dienstleister diesbezüglich ausgenutzt zu werden, kann unter anderem versuchen, Klage einzureichen. Es lohnt sich meist, sich gegen allzu hohe Mahngebühren zur Wehr zu setzen.

Generell gilt, dass sich Mahngebühren nach dem entstandenen Aufwand richten müssen. Im Zweifel muss ein Unternehmen dazu in der Lage sein, nachzuweisen, warum es „Betrag X“ – zusätzlich zum Rechnungsbetrag – fordert. Typische Kostenpunkte, die die Höhe von Mahngebühren beeinflussen können, sind: 

• die angefallenen Portokosten
• Materialkosten für das Papier und die Umschläge
• das Abnutzen der Druckerpatronen. 

Achtung! Auch, wenn es definitiv Zeit kostet, eine Mahnung zu erstellen, dürfen Personalkosten oder Stromkosten keinen Einfluss auf die Mahnpauschalen haben. 

Ab wann dürfen Mahngebühren erhoben werden? 

Wenn die erste Zahlungsaufforderung verschickt wurde, startet gleichzeitig auch der Mahnprozess. Hier ist es wichtig, auf dem entsprechenden Dokument eine Zahlungsfrist zu setzen, bis wann der „Betrag X“ gezahlt werden muss. Kann danach immer noch kein Geldeingang verbucht werden, gerät der Schuldner in Zahlungsverzug und kann mit Mahngebühren gemahnt werden. 

Mit Hinblick auf die Antwort auf die Frage „Ab wann dürfen Mahngebühren erhoben werden?“ ist es wichtig, festzuhalten, dass der Schuldner im ersten Schritt in Zahlungsverzug gesetzt werden muss, wenn er seine Rechnung nicht pünktlich zum Zahlungstermin begleicht. Wenn auf dem Dokument ein festes Rechnungsdatum oder der Zusatz „Zahlbar in 30 Tagen“ o. ä. vermerkt wurde, braucht es strenggenommen noch nicht einmal eine Mahnung. Wichtig ist zudem, dass der Kunde auf seiner Rechnung auf die möglichen Folgen seiner Nicht-Zahlung hingewiesen wurde. Zudem muss ein Unternehmen kein Mahnschreiben verschicken, wenn der Schuldner direkt nach der Leistung kundgetan hat, nicht zahlen zu wollen. 

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein? 

Wie bereits erwähnt, dürfen Mahngebühren nicht willkürlich und überhöht festgelegt werden. Der Gläubiger hat auf ihrer Basis lediglich die Möglichkeit, die Kosten, die beispielsweise zusätzlich aufgrund von Portokosten und benötigtem Briefpapier entstehen, weiterzugeben. 

Dennoch gilt es als üblich, dass die Kosten pro Mahnstufe auf den Mahnschreiben steigen können. Auch Unterschiede zwischen Mahnpauschalen, die an private- oder gewerbliche Kunden berechnet werden, sind absolut normal. 

Mahngebühren bei Zahlungserinnerung

Im Zusammenhang mit einer Zahlungserinnerung werden keine Mahngebühren berechnet. Dieses Dokument dient lediglich dazu, dem Schuldner aufzuzeigen, dass dieser in Verzug geraten ist. Auch, wenn mit Hinblick auf die Zahlungserinnerung Kosten entstehen, werden diese nicht weitergegeben. 

Viele Unternehmen können selbst gut einschätzen, bei welchen Kunden ein kurzer Anruf genügt und wo es gegebenenfalls sinnvoll ist, den offiziellen Weg zu wählen.  

Mahngebühren bei 1. Mahnung

Bei privaten Kunden liegen die Mahngebühren, die im Zusammenhang mit der ersten Mahnung entstehen oft bei maximal (!) vier Euro. Alles, was darüber liegt, sollte gegebenenfalls angezweifelt werden. Hier muss das betreffende Unternehmen dann nachweisen, dass ihm die entsprechenden Kosten tatsächlich angefallen sind. 

Die Kosten für weitere Mahnungen steigen in der Regel. So sind etwa 7,00 Euro bei der zweiten und etwa 10 Euro bei der dritten Mahnung keine Seltenheit. 

Die Mahngebühren, mit denen gewerbliche Kunden konfrontiert werden, liegen oft sogar bei etwa 40 Euro. 

Wann kommen zu den Mahngebühren auch Inkassokosten hinzu?

Wer seiner Zahlungsverpflichtung auch nach Aufforderung nicht nachkommt, riskiert, dass der Fall an ein Inkassobüro weitergegeben wird. Die Folge: Die Kosten steigen aufgrund der Inkassogebühren noch einmal deutlich an. Letztendlich lohnt es sich auch allein schon aufgrund der deutlich höheren Inkassokosten, sich erhaltene Mahnungen genau durchzulesen. Auf der „letzten Mahnung“, die nicht immer als solche bezeichnet werden muss, werden die Folgen eines Nicht-Zahlens in der Regel aufgeführt. Viele Unternehmen warnen in diesem Zusammenhang auch explizit vor hohen Inkassokosten durch das Inkassobüro. Ein Blick auf die Realität zeigt, dass diese Formulierung nicht übertrieben ist. Wie hoch die Inkassokosten letztendlich ausfallen (und was gegebenenfalls als überhöht gilt), ist immer auch vom jeweiligen Rechnungsbetrag abhängig. 

Mahngebühren richtig berechnen mit dem Verzugszinssatz

Achtung! Mahngebühren werden – im Gegensatz zu Verzugszinsen, die sich auf einen Verzugsschaden und den aktuellen Basiszinssatz beziehen – nicht auf der Basis von Prozentpunkten berechnet. Vielmehr kannst du (bis zu einem Maximum von etwa 4 Euro im Falle der ersten Mahnung) schätzen, wie viel dich der jeweilige Mahnlauf gekostet hat. 

Zusätzlich zu den Mahnpauschalen kannst du jedoch auch Verzugszinsen erheben. Und genau an dieser Stelle wird eine wichtige Formel relevant. Die Basis für die Summe der Verzugszinsen bildet der Basiszinssatz, der zweimal im Jahr von der EZB festgelegt wird. 

Um die Verzugszinsen (und einen Verzugsschaden, mit dem du aufgrund der verspäteten Zahlung deines Kunden konfrontiert wurdest) zu berechnen, nutzt du bei Privatkunden die folgende Formel:

Basiszinssatz + 5 % = Verzugszinssatz

Bei gewerblichen Kunden ersetzt du die „5 %“ durch „9 %“. 

Im B2B Bereich kann das Nicht-Zahlen einer Rechnung – aufgrund der Prozentpunkte – dementsprechend deutlich teurer werden, als es bei säumigen Privatkunden der Fall ist. Dies gilt sowohl mit Hinblick auf Mahngebühren als auch im Zusammenhang mit Verzugszinsen, die einen Verzugsschaden auffangen sollen. 

Gibt es einen Unterschied zwischen der Mahngebühr und dem Säumniszuschlag?

Im Gegensatz zu Mahngebühren werden Säumniszuschläge berechnet, wenn es bei staatlichen oder öffentlich-rechtlichen Behörden zu einem Zahlungsverzug kommt. Ein Säumniszuschlag wird beispielsweise bei Verzug von Steuernachzahlungen oder der verspäteten Zahlung der KFZ-Steuer oder GEZ-Gebühr erhoben. 

Im Gegensatz zu Mahngebühren sind Säumniszuschläge gesetzlich geregelt und können auch über dem eigentlichen Mahnbetrag liegen. 

Müssen Mahngebühren bezahlt werden?

Wenn Mahngebühren korrekt angegeben wurden und in ihrer Höhe realistisch und gerechtfertigt sind, müssen sie auch gezahlt werden. Hierbei handelt es sich auf keinen Fall um ein Entgegenkommen oder um eine Entschuldigung des Schuldners. Werden Mahnkosten auf einer Rechnung aufgeführt, müssen sie auch beglichen werden. 

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Hat der Schuldner den Eindruck, dass der Mahnbetrag dazu genutzt werden, um Geld zu verdienen und nicht nur die entstandenen Kosten für Briefpapier und Co. decken, kann er Widerspruch einreichen und verlangen, dass ihm genau aufgezeigt wird, wie sich der entsprechende Betrag zusammensetzt. Genau das könnte schwer werden, wenn eine Mahnung zum Beispiel automatisiert und online über ein System verschickt wird.

Im Extremfall kann es sogar sein, dass der Streit um Mahngebühren vor Gericht endet. Gerade im Falle überzogener Gebühren bekamen in letzter Zeit viele Verbraucher Recht. Hier lohnt sich häufig eine Beratung bei der örtlichen Verbraucherzentrale.

Können Mahngebühren zurückgefordert werden? 

Wurden Mahngebühren unzulässig in Rechnung gestellt und bereits bezahlt, können Kunden Mahnkosten zurückfordern. Das Recht auf Zurückfordern von Mahnkosten gilt drei Jahre lang. 

Sollte das Unternehmen darauf nicht reagieren, gibt es die Möglichkeit diese Angelegenheiten über eine sogenannte Schlichtungsstelle zu klären. 

Was passiert, wenn Mahngebühren nicht beglichen werden?

Wenn Mahngebühren gerechtfertigt sind und auf einer Rechnung aufgeführt wurden, gehören sie gewissermaßen zur Rechnung und müssen dementsprechend auch bezahlt werden. Wer sich weigert, riskiert, dass besagte Rechnung nicht als vollständig beglichen gilt. In diesem Fall kann es sogar sein, dass im nächsten Schritt eine Mahnung für die noch offenen Mahnkosten erstellt wird. 

Es gibt jedoch auch Ausnahmen. Viele Unternehmen zeigen sich kulant und buchen Mahngebühren aus, wenn Zahlung und Versendung der Mahnung sehr nah zusammenliegen. Im Zweifel wird dann häufig davon ausgegangen, dass es zu einer Überschneidung gekommen ist. Ganz wichtig: Säumige Kunden sollten in einem solchen Fall immer Kontakt zum Unternehmen suchen und den Sachverhalt klären. So ist es möglich, realistisch darzulegen, dass tatsächlich eine Überschneidung vorlag und die Rechnung nicht absichtlich ohne Berücksichtigung der Mahngebühren gezahlt wurde.  

Wirken sich Mahngebühren auf den Schufa-Score aus?

Hierbei handelt es sich um eine Tatsache, mit der sich viele Verbraucher noch nicht auseinandergesetzt haben. Eine einfache Mahnung kann nicht dazu führen, dass sich die Schufa verschlechtert. Aber: Wer auf Mahnungen nicht reagiert und deswegen schlussendlich einen Mahnbescheid vom Amtsgericht erhält, wird oft auch mit einem schlechteren Schufa Score bestraft. Ein Mahnbescheid gilt in gewisser Weise als Beleg dafür, dass über einen langen Zeitraum hinweg nicht auf Mahnungen reagiert wurde. Und spätestens jetzt schaltet sich auch die Schufa ein.