Rechnung schreiben als Fotograf: So umgehst du Stolperfallen bei der Rechnungsstellung

Stell dir vor: Nach einem langen Tag voller kreativer Fotoshootings sitzt Du im Studio und betrachtest zufrieden deine Arbeit. Die Bilder sind beeindruckend, deine Kunden begeistert. Doch dann kommt der Moment, der sämtliche Kreativität auffrisst – das Stellen Deiner Rechnung. Viele formale Vorgaben und notwendige Bestandteile sorgen dafür, dass das Ganze zu einer notwendigen, aber lästigen Pflicht wird. 

Doch so muss es nicht laufen. In diesem Ratgeber erfährst du, wie du als Fotograf eine passgenaue Rechnung schreiben kannst. Du erhältst alle Informationen, die du brauchst, um juristisch korrekte und gleichzeitig ansprechende Rechnungen zu erstellen. Lies weiter und lege den Grundstein für ein finanziell erfolgreiches Business.

Inhaltsverzeichnis

1. Grundlegende Anforderungen an eine Rechnung
2. Rechnung schreiben als Fotograf: Besonderheiten im Überblick
3. Exkurs: Nutzungsrechte und Formulierungshilfen für die Rechnung
4. Rechnungen schreiben für Fotografen: Kleingewerbe oder Freiberufler?
5. Kleinunternehmerregelung als Fotograf: Ja oder nein?
6. Muster und Vorlagen für Rechnungen
7. Rechnung schreiben leicht gemacht: Rechnungssoftware für Fotografen
8. Rechnung schreiben als Fotograf: Einfacher als gedacht

Grundlegende Anforderungen an eine Rechnung

Als selbständiger Fotograf kennst Du die Bedeutung jedes noch so kleinen Details bei deinen Bildern. Genauso wichtig sind die Details, wenn es um das Thema Rechnungen geht. Laut § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Diese Vorschriften sorgen nicht nur für Klarheit in der Buchführung. Sie schützen dich und deine Kunden auch vor steuerlichen Stolpersteinen.

Das Erstellen einer korrekten Rechnung mag auf den ersten Blick mühsam erscheinen. Doch mit den richtigen Informationen wird es schnell zu einem Teil Deines professionellen Workflows. Hier sind die wichtigsten Bestandteile, die Du auf jeder Rechnung als Einzelunternehmer berücksichtigen solltest:

1. Vollständiger Name und Anschrift

Deine Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) sowie die des Kunden sind das A und O. Sie ermöglichen es, Rechnungssteller und Rechnungsempfänger klar zu identifizieren.

2. Steuernummer oder USt-IdNr.

Du musst entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf die Rechnung schreiben. So kann das Finanzamt die Geschäftsvorfälle zuordnen.

3. Rechnungsdatum

Das Ausstellungsdatum der Rechnung legt den Startpunkt für mögliche Zahlungsfristen fest.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine fortlaufende Nummer für jede Rechnung hilft dir, deine Buchhaltung ordentlich und lückenlos zu führen. Sie dient zudem auch der Transparenz gegenüber dem Finanzamt. Das Format der Rechnungsnummer kannst Du dabei selbst bestimmen. Beliebte Kombinationen sind:

• Rechnungsnummer/Jahr (Beispiel: 01/24)
• Einfache Nummerierung (Beispiel: 75)

Du kannst jedoch auch Rechnungsnummern wählen, die die genaue Anzahl der bisherigen Rechnungen besser verschleiert. Für die Finanzbehörden ist nur entscheidend, dass die Nummern fortlaufend sind. 

Tipp: Hier passieren häufig Fehler bei der manuellen Rechnungsstellung. Ein Rechnungstool wie FastBill trägt die fortlaufende Nummer automatisch für dich ein. Du kannst FastBill 14 Tage kostenlos testen.

5. Beschreibung der Leistung

Eine genaue Bezeichnung Deiner Leistung gibt Klarheit über den Inhalt der Rechnung. Je nach Abrechnungsart kann dies folgende Angaben enthalten:

• Art Deiner Fotos (Beispiel: Hochzeitsfotos)
• Anzahl Deiner Fotos

Du hast deine Leistungen als Fotograf zu attraktiven Paketen zusammengefasst? Auch eine Bezeichnung wie „Buchung Hochzeitspaket „Wunschlos glücklich““ auf der Rechnung ist durchaus zulässig.

6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Gib an, wann die fotografischen Dienstleistungen erbracht oder die Produkte geliefert wurden. Auf diesem Weg ermöglichst Du eine zeitliche Zuordnung der Rechnung.

7. Entgelt und Rabatte

Liste das vereinbarte Entgelt auf und ziehe etwaige Rabatte ab, um den Netto- und Bruttobetrag der Rechnung transparent zu machen.

8. Steuersatz und Steuerbetrag

Der angewandte Umsatzsteuersatz und der daraus resultierende Steuerbetrag müssen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Solltest du Kleinunternehmer sein, benötigst du einen Hinweis nach §19 UstG.

9. Zahlungsziel (keine Pflichtangabe)

Wenn du deinen Kunden ein Zahlungsziel einräumen möchtest, sollte dieses klar auf der Rechnung vermerkt werden. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine Pflichtangabe. 

Mit dieser Checkliste in der Hand wird das Rechnungsschreiben zum Kinderspiel und Du kannst dich wieder voll und ganz auf deine Fotografie konzentrieren. 

Rechnung schreiben als Fotograf: Besonderheiten im Überblick

Bei der Erstellung von Rechnungen als Fotograf treffen kreative Leistung und kaufmännische Präzision aufeinander. Neben den allgemeinen Anforderungen an Rechnungen gibt es spezifische Besonderheiten, die in diesem Berufsfeld besonders relevant sind. Im Folgenden findest Du eine detaillierte Betrachtung dieser speziellen Aspekte:

1. Nutzungsrechte

Als Fotograf verkaufst du oft nicht nur Bilder, sondern auch die Nutzungsrechte daran. Diese Rechteübertragung muss auf der Rechnung genau spezifiziert werden, inklusive der Art der Nutzung und des räumlichen sowie zeitlichen Geltungsbereichs.

Exkurs: Nutzungsrechte und Formulierungshilfen für die Rechnung

Nutzungsrecht	Erklärung	Formulierungsvorschlag
Exklusiv	Das Recht, als einziger das Bildmaterial zu nutzen.	„Gewährung exklusiver Nutzungsrechte für [Bildname/Beschreibung], uneingeschränkt in Zeit und Raum.“
Nicht-exklusiv	Erlaubt dem Käufer die Nutzung, jedoch nicht ausschließlich. Andere Käufer dürfen die Bilder ebenfalls nutzen.	„Gewährung nicht-exklusiver Nutzungsrechte für [Bildname/Beschreibung], zeitlich und räumlich beschränkt/unbeschränkt.“
Kommerziell	Nutzung der Bilder zu gewerblichen Zwecken.	„Gewährung kommerzieller Nutzungsrechte für [Bildname/Beschreibung], gültig für [Einsatzbereich].“
Privat	Die Bilder dürfen nur im privaten Rahmen genutzt werden.	„Gewährung von Nutzungsrechten für [Bildname/Beschreibung] zur privaten Verwendung.“
Einmalige Nutzung	Das Bild darf nur ein einziges Mal (für einen bestimmten Zweck) verwendet werden.	„Gewährung von Nutzungsrechten für [Bildname/Beschreibung] zur einmaligen Verwendung für [Einsatzzweck].“
Unbegrenzte Nutzung	Keine Einschränkungen hinsichtlich der Häufigkeit der Bildnutzung.	„Gewährung von Nutzungsrechten für [Bildname/Beschreibung] zur unbegrenzten Nutzung.“
Beschränkt	Nutzung nur unter bestimmten Bedingungen möglich.	„Gewährung beschränkter Nutzungsrechte für [Bildname/Beschreibung], gültig nur für [spezifische Bedingungen/Einschränkungen].“
Unbeschränkt	Vollständige Freiheit in der Nutzung ohne jegliche Einschränkungen.	„Gewährung unbeschränkter Nutzungsrechte für [Bildname/Beschreibung], uneingeschränkt in jeder Hinsicht.“

Tabelle 1: Mögliche Nutzungsrechte und Formulierungsvorschläge für die Rechnung. Wichtig: Hierbei handelt es sich nur um unverbindliche Vorschläge und keine Rechtsberatung.

2. Anzahlungen und Teilrechnungen

Es ist üblich, dass Fotografen für größere Projekte Anzahlungen verlangen. Diese Vorauszahlungen und eventuelle Teilrechnungen müssen in der Buchhaltung entsprechend nachvollziehbar sein. Du hast hier verschiedene Möglichkeiten:

• Ordne alle Zahlungen der einen Rechnungsnummer zu
• Stelle eine Anzahlungsrechnung aus
• Stelle je nach Arbeitsfortschritt unterschiedliche Teilrechnungen aus

3. Reisekosten und Spesen

Als Fotograf musst du hin und wieder Reisekosten und Spesen in ihre Rechnungen einbeziehen. Diese sollten separat aufgeführt und detailliert beschrieben werden, um Transparenz zu gewährleisten. Vergiss nicht, die Umsatzsteuer auch auf diese Posten korrekt auszuweisen.

Mit diesen Besonderheiten kannst du sicherstellen, dass deine Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Zusätzlich berücksichtigst du so auch die spezifischen Bedürfnisse deines Fotografie-Business. 

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Rechnungen schreiben für Fotografen: Kleingewerbe oder Freiberufler?

Für Fotografen gibt es oft zwei Wege: Als Freiberufler arbeiten oder ein Kleingewerbe anmelden. Viele Fotografen arbeiten als Freiberufler. Das bedeutet: Du musst in diesem Fall kein Gewerbe anmelden und keine Gewerbesteuer zahlen. Doch manche Fotografen entscheiden sich auch für ein Kleingewerbe. Diese Wahl bietet interessante Möglichkeiten.

Kleingewerbe für Fotografen: Was bedeutet das?

Ein Kleingewerbe kann für Fotografen vor allem dann sinnvoll sein, wenn sie mehr als nur Fotos machen. Zum Beispiel, wenn zusätzlich auch Fotografie-Zubehör verkauft wird oder sie Fotokurse geben. Du meldest hierbei zwar ein Gewerbe an, profitierst jedoch von gewissen Vereinfachungen. 

Hier sind die wichtigsten Punkte, die für ein Kleingewerbe sprechen:

• Keine Handelsregistereintragung: Du musst dich nicht als Unternehmen im Handelsregister eintragen lassen. Das spart bürokratischen Aufwand. 
• Einfache Buchführung: Du bist nicht bilanzierungspflichtig und musst keine doppelte Buchführung machen. Eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) reicht aus. 
• Keine Kaufleute: Du bist keine Kauffrau/Kaufmann im Sinne des Gesetzes. Für dich gelten also die Regelungen des BGB (nicht des HGB).

Die Vorzüge des Kleingewerbes gelten jedoch nur bis zu gewissen Umsatz- und Gewinngrenzen:

• Jahresumsatz: maximal 800.000 Euro
• Jahresgewinn: maximal 80.000 Euro

Reißt du eine dieser beiden Grenzen, giltst du künftig als vollwertiges Gewerbe mit Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzierung.

Vor- und Nachteile: Kleingewerbe vs. Freiberufler

Die Entscheidung hängt von deiner Situation und deinen Zielen als Fotograf ab. Schauen wir uns nun die Vor- und Nachteile als Freiberufler an:

Vorteile

• Keine Gewerbeanmeldung nötig
• Keine Gewerbesteuer
• Keine doppelte Buchführung
• Jahresabschluss durch EÜR (unabhängig vom Umsatz)
• Kleinunternehmerregelung möglich

Nachteile

• Du bist auf freiberufliche Tätigkeiten beschränkt

Werfen wir zum Vergleich einen Blick auf die Vor- und Nachteile des Kleingewerbes für Fotografen:

Vorteile

• Mehr Flexibilität in deiner Tätigkeit
• Zugang zu Ressourcen der IHK
• Einfache Steuererklärung mit EÜR
• Kleinunternehmerregelung möglich

Nachteile

• Du musst ein Gewerbe anmelden
• Es kann Gewerbesteuer anfallen
• Doppelte Buchführung bei Gewinn von über 80.000 Euro pro Jahr (Umsatz: 800.000 Euro pro Jahr)     

Ob du dich als Freiberufler oder Kleingewerbetreibender siehst, sollte gut überlegt sein. Beide Optionen haben ihre individuellen Vor- und Nachteile. Deine Wahl sollte zu deinen beruflichen Zielen und dem Umfang deiner Arbeit als Fotograf passen.

Kleinunternehmerreglung als Fotograf: Ja oder nein?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine attraktive Option für Fotografen, die den administrativen Aufwand und die steuerlichen Pflichten minimieren möchten. Doch ist sie für jeden Fotografen die richtige Wahl? 

Beginnen wir mit den Voraussetzungen:

• Umsatzgrenze: Im vorangegangenen Kalenderjahr darf der Gesamtumsatz nicht höher als 22.000 Euro gewesen sein, und im laufenden Jahr darf er voraussichtlich die Summe von 50.000 Euro nicht überschreiten.
• Anmeldung: Du musst beim Finanzamt anzeigen, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest. Verzichtest du auf die Einstufung als Kleinunternehmer, musst du diese Wahl 5 Jahre lang beibehalten. Du könntest theoretisch erst im 6. Jahr wieder wechseln. 

Besonderheiten der Kleinunternehmerregelung

Bist du als Fotograf Kleinunternehmer, wird es einfacher, eine Rechnung zu schreiben. Die Regelung bring aber auch spezifische Regeln mit sich:

• Keine Umsatzsteuer: Als Kleinunternehmer weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Das bedeutet, dass du auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst.
• Vorsteuerabzug: Du kannst keine Vorsteuer aus Rechnungen für eingekaufte Waren oder Dienstleistungen geltend machen, da du keine Umsatzsteuer zahlst.

H3 Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung für Fotografen?

Für Fotografen kann die Kleinunternehmerregelung besonders in den ersten Geschäftsjahren sinnvoll sein. Du musst keine Rechnung mit Umsatzsteuer ausstellen und brauchst auch keine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. 

Doch die Regelung hat auch ihre Tücken:

• Du kannst die Vorsteuer für teures Foto-Equipment nicht ziehen
• Du wirst als Geschäftspartner eventuell weniger ernstgenommen

Die Entscheidung für oder gegen die Regelung für Kleinunternehmer sollte daher wohlüberlegt sein und die langfristigen Ziele deines Business als Fotograf berücksichtigen.

Muster und Vorlagen für Rechnungen

Für dich als Fotograf ist es essenziell, eine professionelle Rechnung schreiben zu können. Es geht dabei zum einen um wichtige Pflichtangaben wie Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und die Angaben zu Steuer. Darüber hinaus spiegelt eine Rechnung jedoch auch das Image deines Unternehmens wider.

Rechnungsvorlagen und eine Musterrechnung können dir dabei helfen, diesen Prozess zu vereinfachen. Die Rechnung enthält alle wichtigen Angaben und sieht darüber hinaus auch noch professionell aus. 

Gestaltungsempfehlungen für deine Rechnung als Fotograf

Bei der Gestaltung deiner Rechnungen solltest du Wert auf Übersichtlichkeit und Markenkonsistenz legen. Hier einige Tipps:

• Klare Struktur: Verwende klare Überschriften und eine logische Anordnung aller Elemente auf deiner Rechnung.
• Firmenlogo: Integriere dein Logo, um die Wiedererkennung zu erhöhen und Professionalität zu vermitteln.
• Kontaktdaten: Stelle sicher, dass deine Kontaktdaten auf der Rechnung leicht zu finden sind, sodass Kunden bei Rückfragen einfach Kontakt aufnehmen können.
• Detaillierte Beschreibungen: Gib eine genaue Beschreibung der erbrachten Dienstleistung oder des verkauften Produkts (z.B. Fotoshooting für Hochzeit, oder Fotoshooting für Bewerbungsbilder) an. Dies erhöht die Transparenz und minimiert Rückfragen.
• Zahlungsinformationen: Klare Angaben zu Zahlungsfristen und -methoden auf der Rechnung erleichtern deinen Kunden die fristgerechte Bezahlung.

Vorlagen für unterschiedliche Auftragsarten

Es ist hilfreich, verschiedene Vorlagen für die unterschiedlichen Arten von fotografischen Aufträgen zu haben. So könntest du beispielsweise jeweils eine spezifische Vorlage für folgende Dienstleistungen anlegen:

• Hochzeitsfotografie
• Porträtsessions
• Eventfotografie 
• kommerzielle Aufträge für Unternehmen 

Jede Vorlage lässt sich auf die Besonderheiten des jeweiligen Auftragstyps zuschneiden. Dort kannst du spezifische Nutzungsrechte, Anzahlungen und eventuelle Preise für Pakete individuell festlegen. Dies nicht nur vereinfacht die Rechnungsstellung, sondern stellt auch sicher, dass die relevanten Informationen für jeden Auftragstyp berücksichtigt werden.

Zusatztipp: Corporate Design deiner Rechnung je nach Auftragsart variieren!

Du hast einmal ein Corporate Design in puncto Farbwahl für dich gefunden? Dieses lässt sich je nach Auftrag an die Art der Fotografie anpassen. Gerade wenn du unterschiedliche spezielle Angebote wie Hochzeitsfotografie oder Werbefotos für Unternehmen anbietest, lohnt sich jeweils ein leicht abweichendes Design für die Rechnung. Du kannst das Aussehen dabei an die Erwartungen deiner Zielgruppe anpassen.

Rechnung schreiben leicht gemacht: Rechnungssoftware für Fotografen

Du möchtest es dir mit deiner Rechnungserstellung besonders einfach machen? Neben einer Rechnungsvorlage kann dir dabei auch eine Rechnungssoftware wie Fastbill helfen. 

Die Vorteile für dich als Fotograf liegen klar auf der Hand:

• Rechnungsvorlagen in vielen optischen Varianten
• Professionelle Rechnung in kürzester Zeit erstellen
• Rechnungsversand als E-Mail oder Post aus dem Tool
• Hohe Rechtssicherheit (deutlich besser als Rechnungen in Word oder Excel)
• Verbindung von Rechnungsstellung und Buchhaltung möglich (Von der Belegsammlung bis zur UStVA)
• Angeschlossenes Mahnwesen zur Minimierung des Aufwands

Du sparst also viel Zeit und kannst dich mit voller Kraft deiner Leidenschaft widmen: Dem Fotografieren. Probiere es aus und nutze die Vorteile!

Jetzt Rechnung schreiben!

Rechnung schreiben als Fotograf: Einfacher als gedacht

Wenn du als Fotograf eine Dienstleistung wie Fotoshootings erbringst oder Fotografien verkaufst, möchtest du dafür natürlich auch eine Rechnung stellen. Zu Glück ist das einfacher als gedacht: Mit den oben genannten Pflichtangaben umgehst du alle rechtlichen Probleme, die als Unternehmer auf dich zukommen könnten. 

Du möchtest den Stress mit der Rechnungsstellung umgehen? Nutze einfach unsere Rechnungsvorlage für Fotografen oder melde dich bei Fastbill an. Mit der Software-Lösung kannst du die Aufgabe problemlos in deinen Arbeitsalltag integrieren und zudem auch noch deine Buchhaltung vereinfachen.