Rechnungen schreiben als Influencer: Praktische Tipps (inkl. E-Rechnungspflicht 2025)

Zusammenfassung
Was du erfährst
- Wie du ordnungsgemäße Rechnungen erstellst
- Was die E-Rechnungspflicht ab 2025 für Influencer:innen bedeutet
- Warum Word oder Pages sich nicht für Rechnungen eignet
- Tipps für die klare und freundliche Formulierung deiner Rechnungen
Influencer:innen und die neue E-Rechnungspflicht ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Geschäfte. Das bedeutet, dass alle Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch und in einem strukturierten Format übermittelt werden müssen. Als Influencer:in betrifft dich das, sobald du Rechnungen an Unternehmen stellst.
Wichtig:
- Die Pflicht gilt zunächst nicht für Kleinunternehmer:innen. Diese können bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden, wenn der Kunde zustimmt.
- Ab 2028 müssen dann auch Kleinunternehmer:innen Rechnungen in elektronischer Form ausstellen.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind weiterhin nicht betroffen.
Tipp: Stelle sicher, dass deine Rechnungssoftware die Anforderungen für die E-Rechnung erfüllt, z. B. indem sie Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt.
Rechnung schreiben: Diese Pflichtangaben sind ein Muss
Egal ob klassisch oder elektronisch: Deine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, damit sie rechtlich gültig ist. Dazu gehören:
- Fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer.
- Datum der Rechnung und Leistungsdatum: Beide Daten müssen getrennt aufgeführt werden.
- Deine Anschrift und die deines Kunden
- Beschreibung der Leistung: Zum Beispiel „Instagram-Post am [Datum] für Produkt XY“.
- Brutto- und Nettobetrag sowie Umsatzsteueranteil (bei umsatzsteuerpflichtigen Influencer:innen)
- Hinweis zur Kleinunternehmerregelung, falls zutreffend: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
- Deine Bankverbindung: Keine Pflichtangabe, aber empfehlenswert.
Warum Word und Pages für Rechnungen keine gute Wahl sind
Viele Influencer:innen nutzen immer noch Word oder Pages für ihre Rechnungen – das kann schnell zu Fehlern führen. Hier sind die wichtigsten Nachteile:
- Fehleranfälligkeit: Manuelle Berechnungen können zu falschen Summen führen.
- Keine Automatisierung: Rechnungsnummern und Pflichtangaben müssen jedes Mal neu eingetragen werden.
- Fehlende Rechtssicherheit: Es ist leicht, wichtige Angaben zu vergessen.
- Keine revisionssichere Archivierung: Das Finanzamt verlangt, dass Rechnungen sicher aufbewahrt werden.
Tipp: Mit einer Rechnungssoftware wie FastBill kannst du Rechnungen automatisch erstellen, steuerlich korrekt und gesetzeskonform. Du kannst FastBill 14 Tage kostenlos testen. Bereits der kleinste Tarif enthält die E-Rechnung.
Wie du Rechnungen freundlich und professionell formulierst
Ein guter Ton macht einen Unterschied. Hier einige Formulierungsbeispiele für deine Rechnungen:
- „Vielen Dank für die angenehme Zusammenarbeit! Hier ist die Rechnung für die von mir erbrachten Leistungen.“
- „Ich freue mich auf unsere zukünftigen Projekte!“
- „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum] auf das unten angegebene Konto.“
Freundliche Formulierungen stärken die Beziehung zu deinen Auftraggeber:innen. Auch bei Zahlungserinnerungen kannst du höflich bleiben:
- „Wir wollten dich freundlich daran erinnern, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] noch offen ist. Bitte begleiche sie bis zum [Datum]. Vielen Dank!“
Häufige Fehler bei der Rechnungserstellung und wie du sie vermeidest
- Ungenaue Leistungsbeschreibung: Gib immer an, welche Leistung du erbracht hast, inkl. Datum und Umfang.
- Fehlende Bankverbindung: Ohne Kontodaten können Kunden nicht zahlen – unbedingt angeben!
- Falsche Umsatzsteuer: Influencer:innen sind oft umsatzsteuerpflichtig (19 %). Bei Kleinunternehmer:innen entfällt die Umsatzsteuer.
- Fehlerhafte Adressdaten: Prüfe vor dem Versand, ob die Kundendaten korrekt sind.
- Doppelte Rechnungsnummern: Diese können bei manueller Erstellung schnell passieren. Eine Software verhindert solche Fehler.
Wann solltest du deine Rechnung stellen?
Rein rechtlich darfst du die Rechnung direkt nach der Leistungserbringung stellen. Es kann aber sinnvoll sein, auf Kundenfeedback zu warten, bevor du die Rechnung verschickst. So kannst du Missverständnisse vermeiden und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Fazit: Mit der richtigen Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht durchstarten
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 macht es nötig, sich frühzeitig mit elektronischen Rechnungen auseinanderzusetzen. Mit einer professionellen Rechnungssoftware sparst du Zeit und vermeidest Fehler – so kannst du dich auf das konzentrieren, was du am besten kannst: kreative Inhalte schaffen.
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