Stundensatz kalkulieren: So berechnest du als Freelancer deinen Stundenlohn
Zusammenfassung
Was du erfährst
- wie sich dein Stundensatz vom Stundenlohn eines Angestellten unterscheidet
- welche Kosten du in deine Kalkulation einrechnen musst
- wie viele Stunden du als Freiberufler tatsächlich abrechnen kannst
- warum Auslastung und interne Zeit deinen Mindestpreis direkt beeinflussen
Wer als Freiberufler zum ersten Mal seinen Preis festlegt, denkt oft in Kategorien des Angestelltendaseins: Was ist mein Stundenlohn? Doch der Stundenlohn eines Angestellten und der Stundensatz eines Freiberuflers sind zwei grundlegend verschiedene Dinge. Der Angestellte bekommt sein Gehalt – fertig. Der Freiberufler muss mit seiner Kalkulation nicht nur den eigenen Lebensunterhalt abdecken, sondern auch Steuern, Versicherungen, Ausfallzeiten und Betriebskosten. Wer das ignoriert, arbeitet am Ende des Monats für weniger als gedacht.
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Warum du deinen Stundensatz nicht schätzen solltest
Viele Selbstständige orientieren sich beim Stundensatz am Wettbewerb oder am Gefühl. Das ist riskant: Wer zu günstig kalkuliert, kann keine Rücklagen bilden und wirtschaftet langfristig mit Verlust. Wer zu teuer ist, verliert Kunden.
Die einzige solide Grundlage ist eine genaue Kalkulation auf Basis deiner tatsächlichen Kosten, verfügbaren Arbeitszeit und Einkommensziele – nicht eine Zahl aus dem Bauch heraus.
Ein weiterer häufiger Fehler: den eigenen Stundensatz mit dem Bruttogehalt eines Angestellten gleichzusetzen. Das führt fast immer dazu, dass Freelancer sich unter Wert verkaufen.
Freelancer-Stundensatz vs. Angestelltengehalt: Der entscheidende Unterschied
Ein Angestellter erhält sein Bruttogehalt – und kann das Netto komplett für sein Leben verwenden. Alle weiteren Kosten trägt der Arbeitgeber. Als Freelancer und Freiberufler trägst du dagegen selbst:
- Krankenversicherung (freiwillig gesetzlich oder privat)
- Altersvorsorge
- Berufs- und Haftpflichtversicherungen
- Steuerrücklagen (Einkommensteuer, ggf. Umsatzsteuer)
- Betriebskosten (Software, Hardware, Büro, Steuerberatung)
- Urlaub und Krankheitstage (ohne Lohnfortzahlung)
- Akquise- und Administrationszeit (unbezahlt)
Zusätzlich: Arbeitgeber zahlen auf ein Bruttogehalt noch ca. 20 % an Sozialversicherungsbeiträgen obendrauf. Ein Selbsständiger ist für ein Unternehmen oft günstiger als ein Festangestellter – selbst bei einem deutlich höheren Stundenlohn.
Fazit: Vergleiche deinen Stundensatz nie direkt mit einem Angestelltengehalt. Die Kostenstruktur ist grundlegend anders.
Die Formel: So berechnest du deinen Mindeststundensatz
Der Mindest-Stundensatz ergibt sich aus drei Kerngrößen:
Benötigter Jahresumsatz = Einkommensziel + Betriebskosten + Rücklagen + Puffer
Fakturierbare Stunden = (Verfügbare Arbeitszeit − Interne Zeit) × Auslastung
Mindest-Stundensatz = Benötigter Jahresumsatz ÷ Fakturierbare Stunden
Klingt einfach – aber der Teufel steckt im Detail. Besonders die tatsächlich fakturierbaren Arbeitsstunden werden von den meisten Freelancern systematisch überschätzt.
Schritt 1: Verfügbare Arbeitszeit realistisch ermitteln
Starte nicht mit 40 Stunden × 52 Wochen = 2.080 Arbeitsstunden. Diese Zahl ist unrealistisch. Ziehe stattdessen konsequent ab:
| Abzug | Typische Werte |
|---|---|
| Wochenenden | 104 Tage/Jahr |
| Gesetzliche Feiertage | 9–13 Tage/Jahr (je nach Bundesland) |
| Urlaubstage | 20–30 Tage/Jahr |
| Krankheitstage | 5–10 Tage/Jahr (realistischer Puffer) |
| Weiterbildungstage | 3–10 Tage/Jahr |
Beispielrechnung:
365 Tage
− 104 Tage (Wochenenden)
− 11 Tage (Feiertage)
− 25 Tage (Urlaub)
− 8 Tage (Krankheit/Puffer)
= 217 mögliche Arbeitstage × 8 Arbeitsstunden = 1.736 Stunden/Jahr
Das ist deine theoretische Jahresarbeitszeit – noch ohne interne, nicht abrechenbare Aufgaben.
Schritt 2: Nicht abrechenbare Stunden abziehen
Das ist der Punkt, an dem die meisten Stundensatz-Rechner zu kurz greifen. Nicht jede Arbeitsstunde lässt sich einem Kunden in Rechnung stellen. Ein erheblicher Teil deiner Arbeitszeit fließt in interne Aufgaben:
- Buchhaltung und Steuern: Belege erfassen, Ausgangsrechnungen schreiben, Voranmeldungen
- Akquise: Netzwerken, Angebote schreiben, Erstgespräche
- Administration und E-Mails: Projektorganisation, Kommunikation, Vertragsmanagement
- Kundengespräche ohne Abrechnung: Abstimmungstelefonate, kurze Rückfragen, Briefings
- Weiterbildung: Kurse, Fachlektüre, Community
- Eigenmarketing: Website, Social Media, Portfolio aktuell halten
Faustregel: Rechne mit mindestens 20–30 % interner Zeit. Bei Freelancern, die neu starten oder aktiv Kunden gewinnen müssen, sind 40 % keine Seltenheit.
1.736 verfügbare Stunden/Jahr
− 30 % interne Zeit (= 521 Stunden)
= 1.215 potenziell abrechenbare Arbeitsstunden/Jahr
Einfache vs. detaillierte Methode der Kalkulation
Einfach: Schätze, wie viele Stunden pro Woche du realistisch an Kunden verkaufen kannst.
Detailliert: Erfasse separat, wie viele Stunden wöchentlich auf Buchhaltung, Akquise, Admin und Weiterbildung entfallen – und ziehe diese Summe ab. Diese Methode gibt dir ein deutlich genaueres Bild.
Schritt 3: Auslastung einrechnen
Auch wenn du theoretisch 1.215 Stunden im Jahr verkaufen könntest – in der Praxis sind diese Stunden nicht immer mit Projekten gefüllt. Zwischenphasen, Projektwechsel, Kundenabsagen und Urlaubszeiten der Kunden sorgen dafür, dass die tatsächliche Auslastung selten 100 % beträgt.
| Situation | Typische Auslastung |
|---|---|
| Freelancer im ersten Jahr | 50–60 % |
| Etablierter Freelancer | 70–80 % |
| Sehr ausgebucht / Warteliste | 85–90 % |
1.215 potenziell abrechenbare Stunden × 0,70
= 851 tatsächlich fakturierbare Stunden/Jahr
Genau hier entsteht der echte Mindest-Stundensatz – und genau deshalb unterschätzen so viele Freelancer, wie hoch er sein muss.
Schritt 4: Jahreskosten vollständig erfassen
Persönliches Einkommensziel
Überlege, was du monatlich netto zum Leben brauchst – und rechne das auf ein Jahresziel hoch. Denke auch an:
- Altersvorsorge (empfohlen: 10–15 % des Einkommens)
- Private Krankenversicherung oder freiwillige GKV
- Sicherheitsreserve für schlechte Monate (3–6 Monatsgehälter)
Steuerrücklagen
Als Freelancer zahlst du Einkommensteuer, ggf. Gewerbesteuer und Umsatzsteuer. Leg monatlich mindestens 25–35 % des Umsatzes zur Seite, um Nachzahlungen entspannt zu begegnen.
Kalkulation Geschäftskosten (Beispiele)
| Kostenblock | Typischer Jahresbetrag |
|---|---|
| Software & Tools | 500–3.000 € |
| Hardware & Abschreibungen | 300–2.000 € |
| Coworking / Büro | 0–6.000 € |
| Steuerberater | 800–2.500 € |
| Versicherungen | 500–2.000 € |
| Telefon & Internet | 300–600 € |
| Weiterbildung | 200–2.000 € |
| Marketing / Website | 200–1.500 € |
Abschreibungen nicht vergessen: Ein Laptop mit 3 Jahren Nutzungsdauer kostet rechnerisch jährlich ein Drittel des Kaufpreises – auch wenn du ihn bereits bezahlt hast. Diese kalkulatorischen Kosten müssen in den Stundensatz einfließen.
Schritt 5: Deinen Stundensatz berechnen
Jetzt verbindest du alles. Hier ein vollständiges Rechenbeispiel:
Unternehmerlohn netto/Jahr: 36.000 € Steuerrücklagen (ca. 30 %): 15.000 € Geschäftskosten: 8.000 € Altersvorsorge & Versicherungen: 5.000 € Sicherheitspuffer (10 %): 6.400 € ───────────────────────────────────────────── Benötigter Jahresumsatz: 70.400 € Tatsächlich fakturierbare Stunden: 851 h Mindest-Stundensatz: 70.400 ÷ 851 = ca. 83 €/h
Stundensatz vs. Stundenverrechnungssatz – was ist der Unterschied?
Der Begriff Stundenverrechnungssatz (SVS) begegnet dir vor allem im Handwerk und in gewerblichen Betrieben. Er beschreibt den Preis pro Arbeitsstunde, der neben dem Lohn auch Gemeinkosten wie Miete, Verwaltung und Maschinenkosten sowie einen Gewinnanteil enthält. Typische Werte liegen je nach Branche und Region zwischen 60 € und über 100 €.
Für Freelancer gilt dieselbe Logik: Auch dein Stundensatz muss alle Kosten decken und Gewinn ermöglichen – nicht nur deinen eigenen Arbeitseinsatz. Der Unterschied ist vor allem sprachlicher Natur. Im Handwerk spricht man vom SVS, in der Freelance-Welt vom Stundensatz oder Honorar.
Mindest-Stundensatz vs. Ziel-Stundensatz Kalkulation
Der Mindest-Stundensatz ist die Untergrenze – damit deckst du Kosten und erreichst dein Grundeinkommen. Er ist nicht das, was du anstreben solltest.
Der Ziel-Stundensatz beinhaltet zusätzlich Wachstumsrücklagen und Investitionen, Puffer für schlechte Monate, ein Gewinnziel sowie Preisspielraum für Verhandlungen.
Ziel-Stundensatz = (Jahresumsatz + Gewinn-/Wachstumspuffer) ÷ Fakturierbare Stunden
Empfehlung: Kommuniziere nach außen deinen Ziel-Stundensatz – und behalte deinen Mindest-Stundensatz als interne rote Linie.
Drei-Szenarien-Modell
Viele erfahrene Freelancer rechnen mit drei Varianten:
| Szenario | Beschreibung |
|---|---|
| Konservativ | Niedrige Auslastung (55 %), hohe Kosten |
| Realistisch | Mittlere Auslastung (70 %), Standardkosten |
| Optimistisch | Hohe Auslastung (85 %), günstige Kosten |
Stundensatz oder Pauschalpreis?
Wann der Stundensatz sinnvoll ist
- Projektumfang ist unklar oder variiert stark
- Du möchtest jeden Mehraufwand transparent abrechnen
- Kurze, spontane Aufträge oder Beratungsleistungen
Wann Pauschalpreise sinnvoll sind
- Klar definierte, wiederholbare Projekte
- Du kennst deinen Aufwand genau
- Kunden wünschen Kostensicherheit
- Du willst Effizienzgewinne selbst behalten
Kombinationsmodell: Viele Freelancer arbeiten erfolgreich mit einem Basispauschalpreis + Stundensatz für Mehraufwand. Wichtig: Klar im Vertrag regeln, was im Pauschalpreis enthalten ist – sonst entsteht Scope Creep.
Rabatte und Skonto richtig einkalkulieren
Rabatte
Rabatte können sinnvoll sein für Stammkunden, große Auftragsvolumen oder langfristige Rahmenverträge. Wichtig: Rabatte immer vom Ziel-Stundensatz gewähren – nie vom Mindest-Stundensatz. Sonst arbeitest du unter Selbstkosten.
Skonto
Ein Skonto (z. B. 2 % bei Zahlung binnen 10 Tagen) verbessert deine Liquidität und beschleunigt Zahlungseingänge. Rechne ihn in deine Preisgestaltung ein, indem du den Stundensatz leicht erhöhst oder ihn als separaten Posten führst.
Faustregel: Überprüfe bei jedem Nachlass, ob du noch über deinem Mindest-Stundensatz liegst.
Nachkalkulation: Regelmäßig überprüfen und anpassen
Ein einmal berechneter Stundensatz ist kein Dauerzustand. Überprüfe deinen Stundensatz mindestens einmal pro Jahr – oder bei diesen Auslösern:
- Kosten sind gestiegen (Versicherungen, Software, Miete)
- Deine Auslastung hat sich verändert
- Du bietest mehr Erfahrung oder spezialisiertes Know-how
- Marktpreise in deiner Branche haben sich verschoben
- Dein persönliches Einkommensziel hat sich geändert
Die Nachkalkulation zeigt dir, ob deine Annahmen mit der Realität übereinstimmen – und ob du Preisanpassungen vornehmen musst. Tools wie FastBill helfen dir dabei, abrechenbare Stunden präzise zu erfassen und Projekte auszuwerten.
Durchschnittliche Stundensätze 2024 nach Berufsfeld
Die folgenden Werte sind Orientierungsgrößen. Der tatsächliche Stundensatz hängt von Erfahrung, Spezialisierung, Region und Auftragslage ab.
| Berufsfeld | Typischer Stundensatz |
|---|---|
| Coach / Berater | 100–350 €/h |
| Speaker / Moderator | 200–500 €/h |
| IT-Entwickler / Softwareentwickler | 85–150 €/h |
| UX/UI-Designer | 70–120 €/h |
| Grafiker / Kommunikationsdesigner | 50–90 €/h |
| Texter / Copywriter | 50–90 €/h |
| Social-Media-Manager | 50–80 €/h |
| Fotograf | 50–80 €/h (oft Tagessatz) |
| Übersetzer | 40–70 €/h |
| Trainer / Dozent | 60–120 €/h |
| Yogalehrer | 30–60 €/h |
| Handwerker (selbstständig) | 40–80 €/h |
Hinweis: Diese Werte sind Netto-Stundensätze ohne Mehrwertsteuer. Als Kleinunternehmer weist du keine USt aus; als regelbesteuerter Unternehmer kommen 19 % Umsatzsteuer obendrauf.
Fallbeispiel: Stundensatzkalkulation in der Praxis
Lea ist freiberufliche UX-Designerin, arbeitet allein, möchte 3.000 € netto/Monat verdienen.
Schritt 1: Verfügbare Jahresarbeitszeit
365 − 104 (Wochenenden) − 11 (Feiertage) − 25 (Urlaub) − 8 (Krankheit) = 217 Tage
217 × 8 Stunden = 1.736 Stunden
Schritt 2: Nicht abrechenbare Zeit
Lea schätzt: 8 h/Woche für Akquise, Admin, Buchhaltung, Weiterbildung
= 8 × 46 Arbeitswochen = 368 Stunden/Jahr
→ 1.736 − 368 = 1.368 potenziell abrechenbare Stunden
Schritt 3: Auslastung
Lea ist gut vernetzt, rechnet mit 75 % Auslastung:
1.368 × 0,75 = 1.026 tatsächlich fakturierbare Stunden
Schritt 4: Jahreskosten
Unternehmerlohn netto (3.000 €/Monat × 12): 36.000 €
Steuerrücklagen (ca. 28 %): 14.000 €
Krankenversicherung: 4.800 €
Altersvorsorge: 4.000 €
Software, Tools, Hardware: 2.500 €
Steuerberater: 1.500 €
Versicherungen: 800 €
Website, Marketing: 600 €
Sicherheitspuffer (10 %): 6.420 €
──────────────────────────────────────────────────────
Benötigter Jahresumsatz: 70.620 €
Schritt 5: Stundensatz
70.620 € ÷ 1.026 Stunden = ca. 69 €/h (Mindest-Stundensatz)
Mit einem Ziel-Stundensatz von 85–90 €/h hat Lea Verhandlungspuffer und kann auch mal einen Rabatt gewähren, ohne unter ihre Kostengrenze zu rutschen.
Häufige Fehler bei der Stundensatzkalkulation
- Interne Stunden vergessen
Buchhaltung, Akquise und Admin kosten Zeit – und damit Geld. Wer diese Stunden nicht einrechnet rechnet mit mehr Arbeitstagen als er tatsächlich zur Verfügung hat. - Auslastung mit 100 % ansetzen
Kein Freelancer ist dauerhaft voll ausgebucht. Immer konservativ rechnen. - Steuern nicht einplanen
Die Steuerrechnung am Jahresende überrascht viele. Jeden Monat Rücklagen bilden! - Stundensatz nie anpassen
Kosten steigen jedes Jahr. Wer den Stundensatz nicht erhöht, verdient real immer weniger. - Den Mindest-Stundensatz nennen
Im Kundengespräch immer den Ziel-Stundensatz kommunizieren – nicht die interne Untergrenze. - Keine Rücklagen für Wachstum
Als Freelancer oder Freiberufler musst du regelmäßig in dein Unternehmen oder deine Weiterbildung investieren. Hierfür müssen ebenfalls Rücklagen gebildet werden. - Pauschalpreise ohne Zeiterfassung
Wer seine Arbeitszeit nicht trackt, wie lange Projekte wirklich dauern, kann Pauschalpreise nie richtig kalkulieren.
Deinen Stundensatz richtig zu kalkulieren ist keine Frage des Gefühls – sondern der Zahlen. Wer einmal verstanden hat, wie viele Stunden wirklich abrechenbar sind und welche Kosten dahinter stecken, hört auf, sich unter Wert zu verkaufen.
Der wichtigste Schritt ist nicht die perfekte Formel, sondern der erste realistische Blick auf die eigene Situation: Was brauchst du zum Leben? Was kostet dein Betrieb? Wie viel Zeit verlierst du an Aufgaben, die kein Kunde bezahlt?
Wer diese Fragen ehrlich beantwortet, hat seinen Stundensatz schon fast berechnet.
FAQ – Häufige Fragen zum Stundensatz
Wie berechne ich meinen Stundensatz als Freelancer?
Berechne zunächst deinen benötigten Jahresumsatz (persönliches Einkommensziel + Geschäftskosten + Steuerrücklagen + Puffer). Dann ermittle deine tatsächlich fakturierbaren Stunden: Ziehe von der theoretischen Jahresarbeitszeit interne, nicht abrechenbare Stunden ab und multipliziere das Ergebnis mit deiner realistischen Auslastungsquote.
Formel: Mindest-Stundensatz = Jahresumsatz ÷ fakturierbare Stunden
Was ist ein realistischer Stundensatz für Freelancer in Deutschland?
Das hängt stark vom Berufsfeld ab. Entwickler und Berater erzielen oft 85–150 €/Std., Designer und Texter typischerweise 50–90 €/Std. Entscheidend ist nicht der Marktdurchschnitt, sondern dein individuell berechneter Mindest-Stundensatz – der Marktpreis ist eine Orientierung, keine Rechtfertigung für einen zu niedrigen Preis.
Wie viele Stunden kann ich als Freelancer pro Jahr tatsächlich abrechnen?
Weniger als du denkst. Nach Abzug von Urlaub, Feiertagen, Krankheit, internen Tätigkeiten und realistischer Auslastung kommen die meisten Vollzeit-Freelancer auf 800–1.200 abrechenbare Stunden pro Jahr – nicht auf die theoretisch möglichen 2.000+.
Sollte ich als Freelancer Stundensatz oder Pauschalpreis nehmen?
Beides hat Vor- und Nachteile. Stundensätze sind fair bei unklarem Umfang; Pauschalpreise geben Planungssicherheit. Viele Freelancer kombinieren beides: ein Pauschalpreis für den definierten Kernauftrag, Stundensatz für Mehraufwand. Wichtig ist, dass du deinen Pauschalpreis immer auf Basis deines Stundensatzes kalkulierst.
Was ist der Unterschied zwischen Mindest-Stundensatz und Ziel-Stundensatz?
Der Mindest-Stundensatz ist deine interne Untergrenze – darunter deckst du deine Kosten nicht. Der Ziel-Stundensatz liegt höher und enthält zusätzlich Wachstumspuffer, Gewinnziel und Verhandlungsspielraum. Im Kundengespräch nennst du immer den Ziel-Stundensatz.
Wie oft sollte ich meinen Stundensatz anpassen?
Mindestens einmal pro Jahr. Außerdem bei steigenden Kosten, nach deutlichem Kompetenzzuwachs oder wenn du merkst, dass du dauerhaft überlastet bist – was oft ein Zeichen ist, dass dein Stundensatz zu niedrig liegt.
Muss ich als Freelancer Mehrwertsteuer auf meinen Stundensatz erheben?
Das hängt davon ab, ob du der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) unterliegt oder regelbesteuerter Unternehmer bist. Als Kleinunternehmer (Umsatz unter ca. 25.000 €/Jahr) weist du keine USt aus. Ansonsten kommen 19 % Umsatzsteuer obendrauf – dein Netto-Stundensatz bleibt derselbe, der Rechnungsbetrag erhöht sich für den Kunden.
Wie gehe ich mit Kunden um, die meinen Stundensatz verhandeln wollen?
Kenne deine Untergrenze und gehe nicht darunter. Rabatte sind nur sinnvoll, wenn du vom Ziel-Stundensatz ausgehst. Alternativ kannst du den Umfang anpassen statt den Preis – weniger Leistung für weniger Geld ist professioneller als derselbe Aufwand für weniger Geld.
Was ist ein Tagessatz und wie berechne ich ihn?
Ein Tagessatz entspricht in der Regel einem Arbeitstag von 7–8 Arbeitsstunden. Er wird häufig in Beratung, IT und Fotografie verwendet. Berechnung: Stundensatz × Stunden pro Tag. Bei einem Stundensatz von 90 € und 8 Stunden ergibt sich ein Tagessatz von 720 €.