Die Revolution im Belege-Chaos. Oder: Was Ihr Steuerberater wirklich braucht

Belege sammeln, Rechnungen richtig nummerieren, Steuern bezahlen und die Liquidität im Überblick behalten. Was für viele Gründer noch Neuland bedeutet, ist für den langjährigen Unternehmer bereits Alltag: Papierkram erledigen. Aber was bedeutet das eigentlich genau? Und braucht der Steuerberater wirklich alle Kontoauszüge und Belege?

Wir haben uns intensiv mit dem Austausch zwischen Unternehmen und Steuerberater beschäftigt und möchten unsere Sicht der Dinge hier präsentieren. Drüber hinaus möchten wir Ihre Meinung und Ihre Ideen zu diesem Thema erfahren.

So geht Papierkram heute

Ordnung ist die halbe Miete. Um eine lückenlose Buchführung zu erreichen, muss zu jeder Einnahme und zu jeder Ausgabe ein Beleg bzw. eine Rechnung ordentlich und strukturiert aufbewahrt werden. Im Austausch mit Unternehmen hören wir immer wieder verschiedenste Aspekte, die zu den offensichtlich nervigen Aufgaben gehören. Da wären z.B. die zentrale Belegsammlung (der klassische Schuhkarton), der Kontoabgleich, oder auch die Übergabe an den Steuerberater. Letzteres ist für viele der Punkt, an dem die Buchhaltung (aus Unternehmersicht) erledigt ist. Aus dem Auge, aus dem Sinn. Doch was genau macht der Steuerberater / Buchhalter eigentlich Monat für Monat? Wir haben nachgefragt.

Sammeln, sortieren, buchen – Der Alltag eines Steuerberaters

Eine wichtige Information vorweg: Es gibt Buchhalter und es gibt Steuerberater. Es gibt Buchhaltung und es gibt Steuerberatung. Und es gibt Schnittmengen, die von beiden gemacht werden. Jedoch gibt es Aufgaben, wie z.B. das Erstellen eines Jahresabschlusses oder einer Bilanz, und natürlich auch die steuerliche Beratung, die nur der Steuerberater durchführen darf, nicht der Buchhalter. Dennoch gibt es zwei Grundbereiche, die in der Buchhaltung zu erledigen sind: Das Buchen und der Abschluss. Um diesen Artikel nicht unnötig komplex zu gestalten, wollen wir uns in diesem Artikel lediglich auf die wesentlichen Aspekte konzentrieren.

1. Buchen

Unter Buchen versteht man die strukturierte Auflistung aller buchhalterisch relevanten Geschäftsvorfälle. Meist passiert das in einer beim Steuerberater vorhandenen Buchhaltungssoftware (z.B. von der Datev). Ziel des Buchens ist es, einen lückenlosen Nachweis aller Zahlungsbewegungen im Unternehmen zu erstellen und dem Finanzamt in Form einer Voranmeldung oder später eines Jahresabschlusses zugänglich zu machen. Dazu zählen Rechnungen und Tankquittungen ebenso wie Kontoführungsgebühren, Bürobedarf und weitere Einnahmen und Ausgaben. Je nach Unternehmensform erfolgt die Buchung (für kleine Unternehmen) entweder über offene Posten oder direkt als Zahlungsbewegung auf einem Konto.

Um die Geschäftsvorfälle nachstellen zu können, benötigt der Steuerberater i.d.R. einen Kontoauszug und alle Belege. Daraus leitet er ab

• wann eine Forderung oder Verbindlichkeit entstand,
• wie hoch der Netto-Betrag ist,
• wie hoch die Steuern und der Steuersatz ist,
• auf welches Erlös- oder Kostenkonto gebucht wird (z.B. Telefon, Reisekostenabrechnung, etc.)
• auf welche (Bank)-Konto gebucht werden soll.
• ob eventuelle Um- oder Ausbuchungen berücksichtigt werden müssen (z.B. durch Gutschriften oder Stornos).

2. Jahresabschluss / Bilanz

Liegen alle Buchungen vor, kann der Berater daraus den Jahresabschluss in der vom Finanzamt gewünscht Form erstellen und einreichen. Da den Unternehmer dieser Bereich wenig tangiert, wollen wir uns hier jedoch auf den ersten Teil – das Buchen – beschränken.

Was der Steuerberater wirklich braucht

„Der Steuerberater braucht die Belege und den Kontoauszug“. Das ist zumindest ist nach unseren bisherigen Gesprächen eine Standardaussage. Doch warum eigentlich? Es gibt mittlerweile sogar Steuerberater und Kanzleien, die mit Tools und Services wie freeFIBU, FiBu1, wirGruender e.V. oder Steuerberaten.de genau darauf verzichten wollen. Warum Papier übergeben, wenn auch die Buchungen übergeben werden könnten? Schließlich liegt die Dokumentationspflicht beim Unternehmer, nicht beim Steuerberater.

Die Vorteile liegen auf der Hand: weniger Papier, günstigere „Steuerberatung“ für den Unternehmer, weniger Aufwand für den Steuerberater, effizienteres Arbeiten und mehr Transparenz auf beiden Seiten.

Die Ausgestaltung der genannten Services ist bislang sehr unterschiedlich. Geht es bei dem einen um einen möglichst einfachen und digitalen Dokumentenaustausch, sollen bei dem anderen schon alle Buchungen durch den Unternehmer selbst erledigt werden. Die Qualifizierung einer Buchung durch den Steuerberater ist in diesem Fall gar nicht mehr nötig, genau so wenig der Kontoauszug oder der Beleg. Denn was der Steuerberater braucht um den Abschluss zu erledigen, sind eigentlich nur diese Informationen:

• Was wird gebucht (z.B. Erlös mit 19% USt. oder Bewirtung mit 7%, etc. -> Hier wird ein Buchungskonto zugeordnet)?
• Wer ist Kunde oder Lieferant (Debitoren oder Kreditoren-Konto)
• Wann ist die Forderung/Verbindlichkeit entstanden und wann wurde gezahlt?
• Auf welchem Konto wurde die Zahlung getätigt (Kasse, Privat, Bank, Paypal)?

Liegen die geforderten Informationen bereits in einer strukturierten Form (z.B. als Datev-lesbarer Export) vor, dann erübrigt sich eigentlich auch die Übergabe von Kontoauszügen und Belegen.

Aber genau hier liegt derzeit das Problem bei der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Unternehmer. Es gibt keinen einfachen (und erst recht keinen elektronischen) Austausch, der über den Schuhkarton, bzw. die Papierform hinaus geht. Hier kann FastBill eingesetzt werden. Nicht als Buchhaltungsprogramm, sondern als Assistent im Umgang mit Belegen und Zahlungen. FastBill hilft bei der Aufbereitung und Übergabe der für den Steuerberater nötigen Informationen und Dokumente, vom physischen Beleg bis hin zu Zahlungsarten und Kontobewegungen.

Wie viel Buchhaltung machen Sie bereits selbst?

Der Weg zur papierlosen Buchhaltung ist nicht mehr weit. Aber keine Sorge, das Ziel ist nicht, FastBill zu einer komplexen Software mit allen möglichen Varianten für alle Fälle zu entwickeln. Es wird sogar Fälle wie z.B. Lohnbuchhaltung geben, die vermutlich nie auf der Todo Liste landen werden. Dennoch, der Unternehmer weiß am besten, wann welche Rechnung von wem wofür gestellt und bezahlt wurde. Und genau um diese Informationen geht es dem Steuerberater oder Buchhalter am Ende.