Wer sein Business gerade erst aufbaut oder eine selbstständige bzw. freiberufliche Tätigkeit nur nebenbei ausübt, der kann die Steuer-vereinfachende Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Diese ermöglicht eine Befreiung der Umsatzsteuerpflicht und damit eine deutliche Vereinfachung bei der Einnahmen-Überschuss-Rechung. Bei allen Vorteilen der Regelung fällt trotzdem eines nicht weg: das Schreiben der Rechnungen.

Doch was ist der Unterschied zwischen einer normalen Rechnung und der Rechnung eines Kleinunternehmers?

 

2. Die Kleinunternehmerregelung

 

Die Kleinunternehmerregelung geht auf den §19 des UStG zurück. Als Kleinunternehmer kann agieren, wer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz gemacht hat und im laufenden Kalenderjahr maximal 50.000 Euro Umsatz erwartet. Wenn ein Unternehmen während des Jahres gegründet wird, muss der in den verbleibenden Monaten getätigte Umsatz auf zwölf Monate hochgerechnet werden.

Startest du gerade mit einem neuen Unternehmen oder machen sich nebenberuflich selbstständig muss der erwartete Umsatz vorerst von Ihnen geschätzt werden.

Wichtig: Die Wahl, ob du die Kleinunternehmerregelung für Ihr Unternehmen beanspruchen möchten, liegt allein bei Ihnen. Dazu später mehr.

Was es genau mit der Kleinunternehmerregelung auf sich hat und wie die Umsatzgrenze zu betrachten ist, zeigt das Video von Christian Deák zur Kleinunternehmerregelung:

 

3. Vorteile der Kleinunternehmerregelung

 

Kleinunternehmer können eine Sonderregelung für die Abführung ihrer Umsatzsteuer gemäß §19 UStG beantragen. Hierbei musst du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, was gerade in der Anfangsphase einer Selbstständigkeit große Erleichterung mit sich bringt.

Im Umkehrschluss darf in deiner Rechnung auch keine Mehrwertsteuer geltend gemacht werden. Deine Buchführung wird mit dieser Regelung sowohl durch das Entfallen der Umsatzsteuervoranmeldung als auch bei der Rechnungsstellung maßgeblich erleichtert.

4. Warum muss ein Kleinunternehmer eine Rechnung ausstellen?

 

Da du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist, stellt sich die Frage, warum es notwendig ist, dem Finanzamt dennoch Rechnungen vorlegen zu müssen. Aufgrund der geringen Umsatzgrenzen, innerhalb derer du als Kleinunternehmer giltst, ist es wichtig, sämtliche Rechnungen aufzubewahren, da deine Umsätze jederzeit den maximalen Jahresumsatz von 50.000 Euro überschreiten könnten. In diesem Fall würde die Kleinunternehmerregelung entfallen und du wärst umsatzsteuerpflichtig.


Ein Unternehmen ist nicht verpflichtet auf die Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG zurückzugreifen.


Dir steht alternativ die Möglichkeit zur Verfügung, monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuererklärung einzureichen. In diesem Fall ist der erneute Antrag auf Kleinunternehmerregelung erst wieder nach fünf Jahren möglich.

5. Wie gebe ich meine Kleinunternehmerregelung in der Rechnung an?
 

Für die Rechnungsstellung ist es nötig, eine genaue Kennzeichnung deiner Eigenschaft als Kleinunternehmer vorzunehmen.

Der Rechnungsempfänger könnte andernfalls eine Vorsteuer gegenüber seinem Finanzamt geltend machen, die gar nicht bezahlt wurde. Die Befreiung der Umsatzsteuerpflicht anzugeben ist also wichtig, um möglichen Irrtümern und falschen Überweisungen auf Seiten des Kunden vorzubeugen. Die richtige Kennzeichnung deiner Sonderregelung als Kleinunternehmer kann unterschiedlich ausfallen:

→ „Diese Rechnung enthält gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer.“

→ „Aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 Umsatzsteuergesetz erfolgt kein Ausweis der Umsatzsteuer.“

→ „Keine Anrechnung der Umsatzsteuer gemäß §19 Abs. 1 UStG.“

→ „Im Rechnungsbetrag ist keine Umsatzsteuer gemäß §19 UStG enthalten.“ 

Die genannten Formulierungen sind lediglich beispielhafter Natur und können von dir als Rechnungssteller inhaltlich angepasst werden. Dem Rechnungsempfänger muss in jedem Fall klargemacht werden, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Bestenfalls quatscht du auch nochmal deinen Steuerberater dazu an.

6. Rechnungsstellung für Kleinunternehmer – Das sind die Pflichtangaben

 

Neben der Anmerkung der Kleinunternehmerregelung müssen auf deiner Rechnung noch weitere Angaben enthalten sein. Die wichtigsten Punkte sind:

→ Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers

→ Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

→ Steuernummer des Rechnungsstellers

→ Datum der ausgestellten Rechnung

→ Gegebenenfalls die Umsatzsteueridentifikationsnummer für Kunden im Ausland

→ Rechnungsnummer

→ Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Leistungen

→ Genaues Liefer- oder Leistungsdatum

→ Angabe des Entgelts für die erbrachte Leistung 

Solltest du auf vorgefertigte Rechnungsvorlagen aus dem Internet zurückgreifen, ist es sehr wichtig, diese Vorlage genau zu überprüfen und alle wesentlichen Angaben zu kontrollieren. Bei FastBill findest du auch eine kostenlose Rechnungsvorlage. Eine fehlerhafte Buchhaltung oder sogar Geldstrafen können mögliche und unangenehme Folgen sein. Es macht daher Sinn von vorn herein auf eine Buchhaltungssoftware wie FastBill zu setzen.

Mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer kannst du in weniger als 30 Sekunden eine Rechnung schreiben, welche alle Richtlinien der Kleinunternehmerregelung beachtet. 

Wichtig: merke im ersten Schritt der Rechnungserstellung an, dass du Kleinunternehmer bist. Dafür haben wir hier eine kleine Box (siehe Bild) mit der Aufschrift "Kleinunternehmerregelung". Einfach anklicken und du erstellst eine vollkommen rechtskonforme Kleinunternehmer-Rechnung. Bei Fragen kannst du uns auch gerne unter support@fastbill.com eine E-Mail schreiben.

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7. Rechnungsnummer: fortlaufend? einzigartig?

 

Laut Gesetz muss jede Rechnung eine einzigartige und fortlaufende Rechnungsnummer enthalten, die eindeutig einem Geschäftsvorfall zuzuordnen ist. Das ist besonders für Freelancer und kleine Unternehmen häufig eine Herausforderung. Die mühsame Variante, um alle diese Vorgaben zu erfüllen und eine Rechnungsnummer für jede Rechnung zu erstellen sieht so aus:

Rechnung in Excel oder Word schreiben. Nachschlagen, welche die zuletzt vergebene Rechnungsnummer war, um die neue fortlaufende Zahl zu bestimmen. Festgelegte Rechnungsnummer in die Rechnung einfügen.

Bei diesem Verfahren sind Fehler unvermeidbar. Zu schnell rutscht eine Rechnung durch und am Ende des Jahres gibt es Ärger vom Steuerberater oder Finanzamt. Doch es gibt auch eine einfache Variante:

Mit FastBill kannst du nicht nur eine individuelle, fortlaufende Rechnungsnummer für jede Rechnung erstellen, sondern ein System festlegen, dass dir ermöglicht bereits aus der Rechnungsnummer allerlei Informationen zu ziehen. Eine FastBill Rechnungsnummer enthält also nicht nur einen wüsten Zahlen-Mix, sondern ist nach einer fest definierten Taxonomie aufgebaut, die dir entsprechende Rückschlüsse auf elementare Rechnungsdaten erlaubt.

Durch das Verwenden von Nummernkreisen legst du ganz nach deinen Wünschen fest, wie die Rechnungsnummer aussehen soll. Mit dieser Funktion schließt du nicht nur viele Fehler aus. Auch ein Umstieg von einer bestehenden Buchhaltung mit Rechnungsnummer System auf FastBill ist so problemlos möglich. Natürlich funktionieren die Nummernkreise nicht ausschließlich für Rechnungen. Auch Angebote, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen können mit beliebigen Nummernkreisen versehen werden. Und wenn du ein Angebot in eine Rechnung umwandelst, wird aus der Angebotsnummer die Rechnungsnummer.

Mit den Nummernkreisen von FastBill sparst du wertvolle Zeit und kannst du dich vollkommen auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

8. Wie lang muss ich eine Rechnung aufbewahren? 

 

Das Finanzamt muss jederzeit Zugriff auf deine Rechnungen haben, falls eine Überprüfung vorgenommen wird.

Aus diesem Grund gilt auch für Kleinunternehmer die Pflicht zur Aufbewahrung aller Rechnungen. Sämtliche Ausgangs- und Eingangsrechnungen müssen daher für einen Zeitraum von zehn Jahren gespeichert oder anderweitig aufbewahrt werden. Die Eingangsrechnungen sind in diesem Fall im Original aufzubewahren, während für Ausgangsrechnungen eine Kopie genügt.
Elektronische Rechnungen sind im ursprünglichen Eingangsformat zu archivieren.

9. Der Wechsel vom Kleinunternehmer zum umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer

Der initiale Wechsel zur Umsatzsteuer

Der freiwillige Wechsel vom Kleinunternehmer zum umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen funktioniert ganz einfach: Der gewünschte Wechsel wird lediglich in einem formlosen Zweizeiler an das zuständige Finanzamt gesendet. Ab dem gewünschten Stichtag werden dann Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben.

Der gezwungene Wechsel zur Umsatzsteuer

Wird die Kleinunternehmergrenze von 17.500 Euro überschritten, veranlasst das Finanzamt den Wechsel automatisch. Allerdings kann es in diesem Fall zu Nachzahlungen kommen, da das Finanzamt meist nicht zeitnah genug reagiert.

Die Umsatzsteuervoranmeldung

Wer als Kleinunternehmer optiert, muss weder Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben noch die Umsatzsteuer abführen. Existenzgründer, die umsatzsteuerpflichtig sind, müssen die Voranmeldungen zumindest in den ersten zwei Jahren monatlich abgeben. Danach kannst du einen Antrag auf quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldungen stellen, wenn die Umsatzsteuerzahllast unter 7.500 Euro liegt.

Oder du entscheidest dich für FastBill. 

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