Externes Rechnungswesen – darauf kommt es an
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Das externe Rechnungswesen lässt sich die vielen Prozesse rund um deine Gewinn- und Verlustrechnung sowie für den Jahresabschluss auslagern. Dadurch gewinnst du kostbare Zeit für die eigentliche Arbeit im Unternehmen und musst dich nicht mit den zahlreichen Verpflichtungen rund um die Buchführung befassen. Aber wie funktioniert das externe Rechnungswesen und welche Aspekte solltest du während der Durchführung beachten?

Inhaltsangabe

  1. Was genau ist das externe Rechnungswesen?
  2. Bedeutung in der Buchhaltung
  3. Aufgaben im externen Rechnungswesen
  4. Der Unterschied zum internen Rechnungswesen
  5. Komplexe Tätigkeiten auslagern und Zeit sparen

Was genau ist das externe Rechnungswesen?

Wenn du dich für das externe Rechnungswesen entscheidest, bist du an die Definition aus dem Handelsgesetzbuch gebunden. Laut diesem bildet das externe Rechnungswesen die finanzielle Situation eines Betriebs, einer Firma oder allgemein eines Unternehmens ab. Diese entsteht durch die Ertrags-, Vermögens- und Finanzlage, die sich wiederum zu einer Bilanz ergeben. Durch das externe Rechnungswesen werden diese Daten klar und vollständig aufbereitet.

Die innerhalb des externen Rechnungswesens erstellten Daten sind für das Finanzamt, für Banken oder für Gläubiger relevant. Grundsätzlich hat jeder potenzielle Partner an einer derartigen Einschätzung und Zusammenfassung Interesse, da es sich hierbei um die zentralen Angaben zur finanziellen Lage eines Unternehmens handelt. So schafft das externe Rechnungswesen eine enorme Kontrolle, um die eigenen Finanzdaten kompetent und ganzheitlich im Blick zu haben.

Ein wichtiger Bestandteil der Buchführung

Wie auch die vielen weiteren Aufgaben zur Gewinn- und Verlustfeststellung gehört das externe Rechnungswesen in die Buchführung. Hierbei handelt es sich um einen fortlaufenden und in regelmäßigen Abständen stattfindenden Prozess, der auf die Ermittlung deiner finanziellen Lage abzielt. In den meisten Fällen lässt sich das Rechnungswesen vollständig digital verwalten, wodurch du keine gigantischen Aktenberge in den Schränken des Unternehmens befürchten musst.

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So behalten du und die verantwortlichen Verwalter auch digital den Überblick und schaffen es, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Durch die digitalisierte Buchführung bleibt der Aufwand daher zu jedem Zeitpunkt gering. Der Aspekt der Digitalität lässt sich zudem für viele weitere Aufgaben der Steuer und Buchführung aufgreifen. Immer mehr Dokumente und Formulare können in der heutigen Zeit digital an das Finanzamt übermittelt werden, um den Postweg zu umgehen. Zeitlich und vor allem für mehr Komfort bist du daher stets auf der sicheren Seite.

Diese Aufgaben werden im externen Rechnungswesen übernommen

Ein Blick auf die Details des externen Rechnungswesens verdeutlicht, dass es in diesem Bereich viele verschiedene Aufgaben gibt. Die folgenden Aspekte spielen an dieser Stelle eine entscheidende Rolle und stehen für die zahlreichen Tätigkeiten und wiederkehrenden Aufgaben deiner Verwalter:

Dokumentation

Um steuerlich den Überblick zu behalten, ist eine Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben mit Belegen erforderlich. Die mit der Bilanz verbundenen Dokumente und Belege müssen hierbei für einen Zeitraum von mindestens sechs Jahren aufbewahrt werden, um die Nachvollziehbarkeit sämtlicher geschäftlicher Handlungen zu gewährleisten. Im externen Rechnungswesen reicht es jedoch meist auf, für eine digitale Speicherung zu sorgen und die Daten so zu verwalten.

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Informationsbereitstellung

Das externe Rechnungswesen ist auf Anfrage des Finanzamtes dazu verpflichtet, konkret Auskunft zur finanziellen Lage eines Unternehmens zu erteilen. Auf Grundlage der vorhandenen Daten wird zudem die Steuerlast für die kommenden Quartale und Geschäftsjahre berechnet, um die einmalige Belastung für den Steuerzahler zu verringern. So arbeitet die Buchführung innerhalb des Rechnungswesens jederzeit eng mit den Behörden zusammen.

Kontrolle der Daten

Neben der Einbuchung von Rechnungen und Gutschriften werden auch Wirtschaftlichkeit und Effizienz geprüft. Hierbei kann eine Unterscheidung mehrerer Geschäftsbereiche erfolgen, um die Unterschiede der Abteilungen zu ermitteln und den Überblick zu behalten. Die erarbeiteten Zahlen führen dann zu konkreten Handlungsempfehlungen, um die Liquidität sicherzustellen. Durch die stetige Datenkontrolle werden selbst kleinere Veränderungen stets sichtbar.

Gewinn- und Verlustrechnung

Innerhalb der Disposition werden die vielen Daten zur finanziellen Lage aufbereitet. Dadurch kann das Management für eine Verwertung sorgen und mit dem Jahresabschluss beginnen. In den meisten Fällen setzt dieser sich aus den einzelnen Monatsabschlüssen zusammen, um die Gewinn- und Verlustrechnung so transparent und geschlossen wie möglich zu gestalten. In dieser Hinsicht bist du in der Lage, neue Entscheidungen im Unternehmen zielgerichteter zu treffen.

Bilanzierung

Durch die Abwägung der Gewinne und Verluste lässt sich zudem eine passgenaue Bilanz erstellen. Die zahlreichen geprüften Finanzbuchhalter sorgen an dieser Stelle für eine vollständige Einschätzung und entwerfen eine entsprechende Bilanz. Diese verdeutlicht in Hinblick auf längere Zeiträume, wie die wirtschaftliche Entwicklung deines Unternehmens aussieht. Auf diese Weise erkennst du schnell, in welche Richtung sich der Trend entwickelt.

Der Unterschied zum internen Rechnungswesen

Die zahlreichen Leistungen verdeutlichen, dass es im externen Rechnungswesen primär um die allgemeine Buchhaltung geht. So werden die Bestände und Bewegungen des geschäftlichen Vermögens erfasst, um eine Veränderung bestmöglich zu ermitteln. Dies ermöglicht eine reibungslose Präsentation des eigenen Betriebsvermögens, welches für zahlreiche Partnerschaften und Kooperationen eine wichtige Grundlage darstellt. Aber was unterscheidet das externe Rechnungswesen rund um die Buchhaltung vom internen Rechnungswesen?

Im internen Rechnungswesen finden vor allem die Daten der Buchführung Verwendung. Dadurch wird die Leistungsrechnung in deinem Betrieb durchgeführt, um einen stetigen Blick auf deine Wirtschaftlichkeit zu ermöglichen. Da es sich hierbei um eine vollständig interne Erfassung geht, stehen die Daten lediglich deinem Unternehmen zur Verfügung, um die zukünftigen Ausgaben und Einnahmen besser zu koordinieren. Basierend auf deiner Preiskalkulation findest du heraus, wie sich deine Konzepte wandeln müssen und welche Optionen du für deine Tätigkeiten hast.

Komplexe Tätigkeiten auslagern und Zeit sparen

Das externe Rechnungswesen mit seiner Gewinn- und Verlustrechnung ist eine der komplexeren Aufgaben deines Managements. Um keine zusätzlichen Mitarbeiter für diesen Bereich einstellen zu müssen, eignet sich die Auslagerung der damit verbundenen Arbeiten. So kannst du dir deine Bilanz und den damit verbundenen Jahresabschluss bequem erstellen lassen, ohne dass du zusätzlichen Aufwand befürchten musst. Rund um die Auslagerung des externen Rechnungswesens musst du dir um deine Wirtschaftlichkeit daher keine Sorgen mehr machen. Mit den geeigneten Dienstleistern minimierst du deinen betrieblichen Aufwand und steigerst die Effizienz des täglichen Arbeitens.

Was ist FastBill?
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verfasst von
Hendrik Kehres
Hendrik ist ein Experte im Bereich Online Marketing & SEO. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung und Gründung für Selbständige und all die, die noch in der Planungsphase stecken.