Fahrtkosten mit Entfernungspauschale absetzen

Wie funktionieren Fahrtkosten? 

Damit du deine Fahrtkosten absetzen kannst, muss durch den Weg zur Arbeit ein gewisser Aufwand entstehen. Auch dienstlich veranlasste Fahrten gehören in diese Rubrik und können steuerlich berücksichtigt werden. Dies gilt sowohl für Angestellte als auch für Selbstständige. Doch wie genau funktioniert das Absetzen von Fahrtkosten und worauf kommt es hierbei an?

Inhaltsangabe

  1. Wie funktioniert die Entfernungspauschale?
  2. So wird die Entfernungspauschale abgerechnet
  3. Wann rentiert sich die Abrechnung von Fahrtkosten?
  4. Besonderheiten für Unternehmen und Selbstständige
  5. Wie lassen sich die Fahrtkosten steuerlich erfassen?
  6. Absetzen von Fahrtkosten – ideal zur Steuerminderung

Wie funktioniert die Entfernungspauschale?

Eine einfache Möglichkeit zum Absetzen des Arbeitsweges ist die tägliche Anfahrt. Nutzbar ist diese Regelung für die Menschen, die zur Erfüllung des Arbeitsvertrages in regelmäßigen Abständen eine gewisse Distanz zu bewältigen haben. Die Pauschale lässt sich hierbei in den Werbungskosten absetzen, wodurch sich der Lohn- oder Einkommenssteuerwert in der Erklärung verringert. Die folgenden Aspekte können Teil der Entfernungspauschale sein:

  • Öffentliche Verkehrsmittel
  • Verzicht auf Instandhaltungskosten
  • Anfahren einer regelmäßigen Arbeitsstätte
  • Besonderer Nachweis von Einzelfahrten

So wird die Entfernungspauschale abgerechnet

Nach aktuellem Stand beträgt die Entfernungspauschale 30 Cent pro Kilometer. Innerhalb der jährlichen Einkommenssteuererklärung kann dieser Wert geltend gemacht werden, um die Fahrtkosten in Teilen zurückerstattet zu bekommen. Damit die gewünschte Strecke allerdings absetzbar ist, gibt es ebenfalls konkrete Bedingungen. Hierbei ist der Arbeitnehmer oder Selbstständige dazu verpflichtet, immer die kürzeste Strecke für den Arbeitsweg zu nutzen.

Das Finanzgericht Düsseldorf hat in einem Urteil vom 23.03.2007 allerdings festgelegt, dass auch eine längere Strecke bei verkehrsgünstigerer Ausrichtung anerkannt werden kann. Wenn beispielsweise der Berufsverkehr auf einer Strecke zu stark ausfällt, lässt sich auch die Umfahrung dieser Stelle innerhalb der Fahrtkosten mit der Entfernungspauschale geltend machen.

Weitere Einschränkungen für die Entfernungspauschale

Der Arbeitsweg darf maximal zwei Mal am Tag abgerechnet werden. Wer häufiger auf der Strecke unterwegs ist, muss einen gewissen Teil der Kosten selbst tragen. Dies gilt auch für mehrere Arbeitsstationen, wie es beispielsweise in der Logistik der Fall ist. Für die Fahrt zum Büro können die Fahrtkosten abgesetzt werden, wer jedoch zusätzliche Fahrten zu anderen Standorten wie beispielsweise zum Lager unternimmt, hat diese Möglichkeit nicht.

Eine weitere Einschränkung entsteht bei Umwegen. Solltest du auf dem Weg zur Arbeit noch schnell beim Bäcker vorbeischauen, stellt dies rechtlich eine Unterbrechung deines Arbeitsweges dar. Einerseits bist du für diesen Umweg nicht versichert, andererseits kannst du diese zusätzliche Strecke auch nicht steuerlich geltend machen. Um die Fahrtkosten steuerlich abzusetzen, ist daher eine Nutzung des direkten Weges erforderlich.

Wann rentiert sich die Abrechnung von Fahrtkosten?

Grundsätzlich hast du immer die Möglichkeit, Fahrtkosten geltend zu machen. Damit sich dies lohnen kann, sollte der tägliche Arbeitsweg jedoch nicht unter 15 Kilometer liegen. Zwar ist dies aus steuerrechtlicher Sicht kein Problem, in Verbindung mit der Abrechnung der Kilometerpauschale und der damit entstehenden Bürokratie ist dies allerdings nicht immer so einfach. Wenn es nur um wenige Kilometer geht, übersteigt der Aufwand somit durchaus den Nutzen.

Steuerlich ist hierbei zu beachten, dass die Kilometerpauschale und weitere absetzbare Fahrtkosten mit 15 % versteuert werden müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Erfassung derartiger Kosten nicht zur Steuervermeidung genutzt wird. Wer in dieser Hinsicht Fahrtkosten absetzen möchte, kann dies ab einer gewissen Distanz innerhalb der Werbungskosten bedenkenlos tun.

Besonderheiten für Unternehmen und Selbstständige

Wer als Unternehmer seine Fahrtkosten geltend machen möchte, kann dies innerhalb der Betriebsausgaben tun. Dadurch wird der Gesamtgewinn des Unternehmens gemindert, sodass die Kosten zur Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens hinzugefügt werden. Sollte es hierbei zu mehr als zu den gesetzlichen Fahrten zum Arbeitsstandort kommen, müssen diese mithilfe eines logisch verknüpften Fahrtenbuches nachgewiesen werden. Anschließend können alle geschäftlichen Fahrten steuermindernd betrachtet werden und tragen in dieser Hinsicht zur Steuersenkung bei.

Ein gutes Beispiel für regelmäßig anstehende Fahrten ist der Vertreter. Dieser muss mehrere Kunden geschäftlich erreichen, um gemeinsame Absprachen zu treffen und sich zum geeigneten Vorgehen zu abzusprechen. Einen festen Arbeitsweg gibt es hierbei nicht. Aus diesem Grund sind die Fahrten einzeln zu erfassen und können an dieser Stelle steuerlich berücksichtigt werden. Hierzu ist jedoch jederzeit ein konkreter Nachweis erforderlich, der durch das Finanzamt prüfbar ist.

Diese Regelung lässt sich auch für die eigenen Angestellten anwenden. Hierbei spielt es jedoch eine Rolle, ob das Fahrzeug von den Arbeitnehmern auch privat genutzt wird und wie hoch der entsprechende Wert ausfällt. Die Privatfahrten sind hingegen nicht in vollem Umfang absetzbar, weshalb im Bereich der Fahrtkosten differenziert werden muss.

Weitere Fahrten für Selbstständige

Neben dem klassischen Weg zur Arbeit und den Vertretungsfahrten haben selbstständige viele weitere Orte, für die es zu steuerlichen Vergünstigungen kommen kann. Auch diese müssen in vollständiger Form beim Finanzamt eingereicht werden und bei entsprechender Betriebsnutzung des Fahrzeugs mit einem korrekt geführten Fahrtenbuch verbunden sein.

  • Seminare, Kurse, Fortbildungen
  • Fahrten zu Bank und Post
  • Geschäftstermine jeglicher Art
  • Besorgungen von Arbeitsmaterial
  • Besuche von Kunden
  • Wahrnehmung ehrenamtlicher Aufgaben
  • Arztbesuche und Untersuchungen
  • Betriebliche Versammlungen

Wie lassen sich die Fahrtkosten steuerlich erfassen?

Solltest du über einen derartigen Kostenpunkt verfügen, kannst du diese auf der zweiten Seite der Anlage N angeben. Somit gehören die Ausgaben zu den festgeschrieben Werbungskosten, die bei regelmäßigen Fahrten zum Ende des Jahres die angesetzte Pauschale von 1.000 € überschreiten können. Dies gilt jedoch nur für Arbeitnehmer. Selbstständige setzen diesen Wert nicht separat an, sondern führen die Verrechnung mit Gewinnen und Verlusten der eigenen Arbeit durch.

Hierbei ist jedoch darauf zu achten, dass der Betrag für Fahrtkosten maximal 4.500 € im Jahr betragen darf. Alle höheren Kosten sind mit zusätzlichen Belegen darzulegen und werden vom Finanzamt nur im Fall der zwingenden Notwendigkeit anerkannt. Solltest du die öffentlichen Verkehrsmittel für deinen Arbeitsweg nutzen, kannst du hierbei sogar den vollen Preis für das Ticket absetzen. Besonders bei kürzeren Fahrten kann dies ein Vorteil sein, wodurch du nicht nur von 30 Cent pro Kilometer profitierst, sondern die gesamte Fahrkarte erstattet bekommst.

Absetzen von Fahrtkosten – ideal zur Steuerminderung

Um nicht alle Kosten rund um deine täglichen Fahrten selbst bezahlen zu müssen, eignet sich das steuerliche Absetzen. Dadurch hast du als Selbstständiger die Chance, deine Gewinne und somit auch die Steuer zu reduzieren. Ob sich neben den aufgeführten Lösungen weitere Vorteile umsetzen lassen, kannst du jederzeit mit deiner Steuerberatung besprechen. Wichtig ist jedoch, dass es sich bei den absetzbaren Touren immer um geschäftliche Fahrten handeln muss. Solltest du neben den aufgeführten Fahrten weitere Aspekte mit deinen Werbungskosten verbinden können, stellt dies aus steuerlicher Sicht kein Problem dar. Sowohl für die übliche Kilometerpauschale als auch für die Abrechnung mit dem Fahrtenbuch bist du somit auf der sicheren Seite.

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