Kostenlos Rechnung schreiben online

Mit der kostenlosen Rechnungsvorlage kannst du unkompliziert und völlig kostenlos eine professionelle Rechnung in 30 Sekunden erstellen. Fülle einfach alle Felder aus und erhalte am Ende die Rechnung als PDF zum Versand.

Alternativ kannst du dir auch unsere kostenlose Rechnungsvorlage downloaden, sodass du sie auch in Excel und Google Sheets bearbeiten kannst.

Google Sheets Rechnungsvorlage

Excel Rechnungsvorlage

Rechnung Schreiben online

Mit FastBill schreibst du professionelle Rechnungen, behältst du immer den Überblick und schlägst dich nicht mehr mit Papierkram herum. So bleibt dein Kopf frei für wichtige Dinge.

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Schreibe einfach professionelle Rechnungen

Mit FastBill erstellst du individuelle und rechtssichere Rechnungen auf Knopfdruck. Kunden auswählen, Positionen eingeben und fertig. Noch ein Klick und deine Rechnung wird per E-Mail verschickt.

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Lass uns deine Belege automatisch einsammeln, leite sie per E-Mail an deinen Account weiter oder nutze unsere Scan-App. FastBill verarbeitet die Daten automatisch. So findest du alles schnell wieder.

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Behalte immer den Überblick

Nutze die Auswertungen in FastBill, um jederzeit zu wissen, wie es deinem Unternehmen gerade geht. Du siehst auf einen Blick, welche Kunden noch nicht bezahlt haben und welche Belege noch offen sind.

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Unsere Sicherheit ist der Treibstoff für deinen Erfolg. Wir setzen bewusst auf den Serverstandort Deutschland, arbeiten GOBD-konform und entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

So einfach kannst du eine Rechnung schreiben

Mit FastBill kannst du mit nur wenigen Klicks eine professionelle Rechnung schreiben und diese auf Wunsch direkt online bezahlen lassen. So kommst du schneller an dein Geld.

Angebote, Rechnungen und Mahnungen erstellen

Eine neue Art Rechnungen
zu schreiben

 

Mit FastBill kannst du in wenigen Klicks abrechnen, was du für deine Kunden geleistet hast. Du kannst deine Rechnung in Sekunden als PDF erstellen und direkt per Brief oder als E-Mail versenden. So gewinnst du Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Und sollte ein Kunde einmal vergessen zu bezahlen, kannst du einfach die Vorlagen für Mahnungen, Stornos oder Gutschriften verwenden und das Thema ist vom Tisch.

Ob auf dem Mac, einem Windows System oder deinem Tablet, mit FastBill kannst du überall und von jedem Gerät eine Rechnung schreiben.

Lass deine Kunden deine offene Rechnung direkt online bezahlen via PayPal, Sofortüberweisung oder Stripe. So kommst du schneller an dein Geld und kannst schon mal den nächsten Ausflug planen.

Als Cloud-Lösung steht FastBill für dich auf jedem internetfähigen Gerät zur Verfügung. Schluss mit stundenlangem Rechnung schreiben im Büro. Schnapp dir ein Laptop oder Tablet und erledige deine Buchhaltung wo du möchtest. Schreibe deine Rechnung, wo du möchtest.

Vorlageneditor

Deine Rechnung sieht genau, wie du es willst. Logo, Schriftarten, Standardtexte, Hintergründe, alles hört auf dein Kommando. Gestalte deine Rechnung mit unserem Vorlageneditor ganz nach deinen Wünschen und in deinem Corporate Design.

Individuelles Design

Gestalte Vorlagen ganz nach deinen Wünschen und verschicke deine Rechnung professionell in eigenem Corporate Design. FastBill wurde gemacht, damit Rechnung schreiben Spaß macht. Du sparst Zeit und erlebst eine völlig neue Art der Buchhaltung.

Keine versteckten Kosten

Die Anmeldung bei FastBill ist kostenlos und unverbindlich. Teste FastBill 14 Tage und entscheide dich anschliessend erst, ob du bleiben willst.

Schnellere Zahlungseingänge

Nachdem du deine Rechnung erstellt hast, kannst du sie bequem online per PayPal, Kreditkarte oder Sofortüberweisung bezahlen lassen. So kommst du schneller an dein Geld.

Zahlungshistorie für Kunden

Nach dem Erstellen der Rechnung kannst du deinen Kunden über ein White Label Kundencenter alle Rechnungen in einer Historie zugänglich machen und dort bezahlen lassen.

Zahlungen automatisch abgleichen

Wird eine Rechnung online bezahlt, erkennt FastBill die Zahlung dank Banking Integration automatisch und ordnet sie der Rechnung zu. Einfacher geht´s nicht!

 

Rechnungsvorlage: was ist eigentlich eine Rechnung?
 

Rechnung schreiben einfach erklärt

 

Du bist selbstständig und hast deinen ersten Auftrag erhalten.
Wie kommst du nun an das Geld? Richtig, du schreibst dem Kunden eine Rechnung! Unter einer Rechnung versteht man ein Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine erbrachte Leistung abgerechnet wird. In einer Rechnung wird der Kunde über den Preis der Dienstleistung oder Ware informiert. Die Rechnung muss alle Pflichtangaben einer Rechnung erfüllen:

  • Angaben zum Dienstleister / Händler
  • Angaben zum Kunden
  • Zum verkauften Produkt
  • Zur Zahlung

Es empfiehlt sich sehr mit einer Rechnungsvorlage zu arbeiten. Rechnungsvorlagen haben den Vorteil, dass sie konsistent gleich sind und den eigentlichen Prozess der Rechnungsstellung deutlich vereinfachen und beschleunigen. Wir bieten ebenfalls eine kostenlose Rechnungsvorlage an, welche dir einen sehr einfachen Start verspricht. Mit unserer Rechnungsvorlage bist du absolut rechtskonform und professionell unterwegs.

Pflichtangaben einer Rechnung
 

Vollständige Anschriften
 

Die ersten wichtigen Pflichtangaben sind deine vollständige Anschrift, sowie die vollständige Anschrift deines Kunden. Vorsicht jedoch, wenn die Adresse deines Leistungsempfängers nicht gleich seiner Lieferadresse ist. Du musst immer die Rechnungsadresse des Auftraggebers in die Anschrift schreiben.
Hier ist es nicht nötig, dass du wirklich alles (zum Beispiel Sub-Domains) in die Rechnungsvorlage schreibst.
Wichtig bei der Anschrift ist es, dass die Rechnung (theoretisch) auch auf postalischen Wege beim Leistungsempfänger ankommen würden.
Eine vollständige Anschrift besteht aus folgenden Bestandteilen:

  • Name
  • Straße
  • Postleitzahl
  • Stadt
     

Eine fortlaufende Rechnungsnummer
 

Die Rechnungsnummer auf der Rechnung ist ein Pflichtbestandteil. Seit 2004 ist die fortlaufende Nummerierung von Ausgangsrechnungen im Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben und dient dem Zweck, die Buchhaltung zu strukturieren und die Einnahmen für das Finanzamt lückenlos darlegen zu  können. Wichtig ist, dass diese fortlaufend ist! Weniger wichtig ist, ob die Rechnungsnummer aus Ziffern oder Buchstaben besteht, da beides erlaubt ist. Deine Rechnungsnummern können zum Beispiel so aussehen:

  • 00001, 00002, 00003, ...
  • A-0001, A-0002, A-0003, …
  • 2018-0001, 2018-0002, 2018-0003, …

Du darfst natürlich auch Spaß mit deinen Rechnungsnummern haben:

  • GEILSTE-RECHNUNGSNUMMER-001, GEILSTE-RECHNUNGSNUMMER-002, …
  • Papierkram-nervt-2018-01, Papierkram-nervt-2018-02, …

 

Deine Steuernummer
 

Jeder hat sie, egal ob Arbeitnehmer oder Arbeitgeber: die Steuernummer. Die Steuernummer besteht aus 13 Ziffern, wobei eine Codierung des Wohnsitzes enthalten ist - bei einem Umzug ändert sich die Nummer also, sofern dann ein anderes Amt zuständig ist. Du findest sie oben links auf deinem Einkommensteuerbescheid sowie auf dem Lohnsteuerbescheid, den du vom Arbeitgeber bekommst. Solltest du noch nie eine Steuernummer erhalten haben, kannst du sie einfach bei deinem zuständigen Finanzamt erfragen. Grundsätzlich gilt, dass du dich immer an das Finanzamt wenden sollst, in dessen Bezirk auch dein fester Wohnsitz liegt. Das Bundeszentralamt für Steuern bietet inzwischen auch online eine Finanzamtsuche an! Hier geht's gleich zur Suche, um Öffnungszeiten, Adresse und Kontaktdaten zu erhalten.

Schreibst du nur Rechnungen in Deutschland, reicht die Angabe deiner Steuernummer vollkommen aus.Hast du jedoch einen Kunden im Ausland und stellst für seine Bestellung eine Rechnung aus, musst du statt deiner Steuernummer deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.
 

Die erbrachte Leistung
 

Weitere Pflichtangaben sind der Leistungszeitraum und das Ausstellungsdatum der Rechnung. Beim Leistungszeitraum gilt es zwischen Waren und Dienstleistungen zu unterscheiden. Bei Waren ist der Lieferzeitpunkt (Leistungszeitraum) meist der Zeitpunkt der Übergabe an den Kunden. Falls die Lieferung über einen Versanddienstleister erfolgt, ist das Versanddatum der Lieferzeitpunkt. Bei Dienstleistungen würden wir dir empfehlen, mit deinem Kunden einen Termin zu Abnahme zu vereinbaren. Dieser Termin wäre in deiner Rechnung der Zeitpunkt der Leistung. Wenn du den genauen Lieferzeitpunkt nicht benennen kannst, reicht auch die Angabe der Kalenderwoche oder des Monats aus. Egal, ob du den genauen oder den voraussichtlichen Lieferzeitpunkt nennst, das Ausstellungsdatum muss immer genau aufgeschrieben werden.
 

Leistungszeitraum und Ausstellungsdatum

 

Jeder hat sie, egal ob Arbeitnehmer oder Arbeitgeber: die Steuernummer. Die Steuernummer besteht aus 13 Ziffern, wobei eine Codierung des Wohnsitzes enthalten ist - bei einem Umzug ändert sich die Nummer also, sofern dann ein anderes Amt zuständig ist. Du findest sie oben links auf deinem Einkommensteuerbescheid sowie auf dem Lohnsteuerbescheid, den du vom Arbeitgeber bekommst. Solltest du noch nie eine Steuernummer erhalten haben, kannst du sie einfach bei deinem zuständigen Finanzamt erfragen. Grundsätzlich gilt, dass du dich immer an das Finanzamt wenden sollst, in dessen Bezirk auch dein fester Wohnsitz liegt. Das Bundeszentralamt für Steuern bietet inzwischen auch online eine Finanzamtsuche an! Hier geht's gleich zur Suche, um Öffnungszeiten, Adresse und Kontaktdaten zu erhalten.
 

Rechnungssumme und Umsatzsteuer

 

Jetzt geht’s an die Kohle! Bei all den Pflichtangaben darfst du natürlich die Rechnungssumme nicht vergessen. Achte darauf, dass jedem aufgeführten Posten ein Betrag zugewiesen ist. Wichtig ist, dass du Rechnungsbeträge mit unterschiedlichen Steuersätzen getrennt aufführst. Dies betrifft auch Verkäufe, die keinem Steuersatz unterliegen. Wichtig: falls du mit deinem Kunden vorab schon Rabatte oder Boni ausgemacht hast, muss du diese extra auflisten! Die Mehrwertsteuer (in den meisten Fällen 7 oder 19 %) musst du am Ende der Rechnung gesondert aufführen. Dies führt dazu, dass du den Netto-Betrag, die Steuersumme sowie die Steuersätze und den Brutto-Gesamtbetrag einzeln auflistest. Als Kleinunternehmer brauchst du diese Auflistung nicht vornehmen, stattdessen kannst du auch einen Hinweis auf die Steuerbefreiung als Freiberufler in der Rechnung vermerken.

 

Rechnungsnummer: viele Regeln und schnell Probleme!
 

Laut Gesetz muss jede Rechnung eine einzigartige und fortlaufende Rechnungsnummer enthalten, die eindeutig einem Geschäftsvorfall zuzuordnen ist. Das ist besonders für Freelancer und kleine Unternehmen häufig eine Herausforderung.
Die mühsame Variante, um alle diese Vorgaben zu erfüllen und eine Rechnungsnummer für jede Rechnung zu erstellen sieht so aus: Rechnungsvorlage in Excel oder Word schreiben. Nachschlagen, welche die zuletzt vergebene Rechnungsnummer war, um die neue fortlaufende Zahl zu bestimmen. Festgelegte Rechnungsnummer in die Rechnung einfügen.
Bei diesem Verfahren sind Fehler unvermeidbar.
Zu schnell rutscht eine Rechnung durch und am Ende des Jahres gibt es Ärger vom Steuerberater oder Finanzamt.
Rechnungsvorlagen in Word oder Excel sind ziemlich schwierig zu koordinieren, sobald man mal ein großes Volumen an Rechnungen pro Monat hat.

Doch es gibt auch eine einfache Variante: Mit FastBill kannst du nicht nur eine individuelle, fortlaufende Rechnungsnummer für jede Rechnung erstellen, sondern System festlegen, dass dir ermöglicht bereits aus der Rechnungsnummer allerlei Informationen zu ziehen. Eine FastBill Rechnungsnummer enthält also nicht nur einen wüsten Zahlen-Mix, sondern ist nach einer fest definierten Taxonomie aufgebaut, die dir entsprechende Rückschlüsse auf elementare Rechnungsdaten erlaubt. Durch das verwenden von Nummernkreisen legst du ganz nach deinen Wünschen fest, wie die Rechnungsnummer aussehen soll. Außerdem kannst du dir so eine ziemlich coole Rechnungsvorlage designen. Mit dieser Funktion schließt du nicht nur viele Fehler aus. Auch ein Umstieg von einer bestehenden Buchhaltung mit Rechnungsnummer System auf FastBill ist so problemlos möglich. Natürlich funktionieren die Nummernkreise nicht ausschließlich für Rechnungen. Auch Angebote, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen können mit beliebigen Nummernkreisen versehen werden. Und wenn du ein Angebot in eine Rechnung umwandelst, wird aus der Angebotsnummer die Rechnungsnummer. Auf unserer Rechnungsvorlage passiert das alles automatisch.

Mit den Nummernkreisen von FastBill sparst du wertvolle Zeit und kannst du dich vollkommen auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

 

Steuernummer, Steuer-ID oder Umsatzsteuer-ID auf die Rechnung?
 

Es ist immer abhängig davon, mit wem man Geschäfte macht.

Wenn man als Unternehmen mit deutschen Firmensitz innerhalb von Deutschland seine Geschäfte macht, ist es vollkommen ausreichend, wenn du entweder deine Steuernummer oder deine Steuer-ID angibst. Denk dran! Die Steuernummer wird automatisch vom Finanzamt an jeden juristische und natürliche/”echte” Person vergeben und hilft dem Finanzamt die Steuerpflichtigen zu identifizieren.

Wenn du nun als Unternehmen mit deutschen Firmensitz nun mit Geschäftspartnern handelst, die aus dem EU-Ausland kommen, kannst du die Steuernummer auf der Rechnung mit deiner Umsatzsteuer-ID ersetzen.Mit unserer Rechnungsvorlage in FastBill wirst du damit übrigens keinen Ärger mehr haben.

Kleinunternehmer, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind, nutzen im Regelfall ihre Steuernummer auf ihren Rechnungen und nicht ihre Umsatzsteuer-ID. Auch hierfür gibt es eine Rechnungsvorlage.

Sonderfall: Kleinbetragsrechnungen
 

Für Selbstständige und die Unternehmensführung kleiner Unternehmen sind auch kleinere Umsätze von entscheidender Bedeutung. Generell müssen Unternehmer einige Anforderungen beim Erstellen von Rechnungen erfüllen. Bei Kleinbeträgen, die unter 250 Euro liegen, wird dieser Vorgang jedoch erheblich vereinfacht. Denn dank der sogenannten Kleinbetragsregelung kannst du ohne großen Aufwand Kleinbetragsrechnungen erstellen. Alles Wissenswerte und was es dabei zu beachten gilt, findest du hier.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Wie der Name bereits verrät, handelt es sich bei der Kleinbetragsrechnung um eine Rechnung über einen geringen Betrag. Konkret heißt das: Der Bruttobetrag, also inklusive Umsatzsteuer, übersteigt eine Höhe von 250 Euro nicht. Für eine Kleinbetragrechnung sind deutlich weniger Pflichtangaben notwendig als es bei höheren Rechnungssummen der Fall ist. Es handelt sich sozusagen um eine abgespeckte Version einer normalen Rechnung. Ansonsten stellt die Kleinbetragsrechnung jedoch ein vollwertiges, rechtsverbindliches Dokument dar. Das dahintersteckende Prinzip der Vereinfachung zielt auf einen Abbau der bürokratischen Hürden ab: Weniger Angaben, weniger Bearbeitungsaufwand. Das zweite Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II): Änderungen 2017 Nachdem der Bundesrat im Mai 2017 dem BEG II zustimmte, traten weite Teile dieses Gesetzesentwurfes rückwirkend zum 1. Januar in Kraft. Dadurch erhöhte sich die Grenze für Kleinbetragsrechnungen von einstmals 150 Euro auf nun 250 Euro. Im Vorfeld wurde sogar eine Erhöhung auf bis zu 400 Euro diskutiert. Diese Marke stellt jedoch auch weiterhin nur in Österreich die Grenze für eine Kleinbetragsrechnung dar.

Welche Erleichterungen entstehen dadurch?

Nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen Rechnungen bestimmte Rechnungsangaben enthalten, die keinesfalls fehlen dürfen. Im alltäglichen Rechtsverkehr ist dies jedoch schlichtweg nicht umsetzbar. So müsste beispielsweise auf jedem Restaurantbeleg oder jedem Kassenzettel der Name des entsprechenden Leistungsempfängers vermerkt sein, um als Rechnung zu gelten. Dies ist allein aufgrund der Anzahl täglich abgewickelter Geschäfte im Einzelhandel oder der Gastronomie schier unmöglich. Auf diese Art ausgestellte Belege dienen daher für gewöhnlich nicht als Rechnung. Nach § 33 UStDV werden die Rechnungsangaben allerdings für eine Kleinbetragsrechnung auf das Nötigste reduziert und somit für den geschäftlichen Alltag praktikabel gestaltet.

Welche Angaben müssen bei einer Kleinbetragsrechnungs gemacht werden?

Eine Kleinstbetragsrechnung muss nach der gesetzlichen Neuerung lediglich noch folgende Angaben enthalten: Den vollständigen Namen sowie die vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Leistung erbringt Das Datum der Ausstellung der Rechnung Die Art und Menge der gelieferten Produkte beziehungsweise den Umfang der Leistung Die Summe des Entgelts und den Steuerbetrag für die Lieferung / Leistung Den Steuersatz (7 %, 19 %) oder eventuell den Hinweis auf eine Steuerbefreiung Im Unterschied zu größeren Rechnungsbeträgen entfallen bei der Kleinbetragsrechnung also die Angabe des Rechnungsempfängers, des Lieferzeitraums, des einzelnen Steuerbetrags, der Steueridentifikationsnummer, sowie der Rechnungsnummer.

  • Den vollständigen Namen sowie die vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Leistung erbringt
  • Das Datum der Ausstellung der Rechnung
  • Die Art und Menge der gelieferten Produkte beziehungsweise den Umfang der Leistung
  • Die Summe des Entgelts und den Steuerbetrag für die Lieferung / Leistung
  • Den Steuersatz (7 %, 19 %) oder eventuell den Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Im Unterschied zu größeren Rechnungsbeträgen entfallen bei der Kleinbetragsrechnung also die Angabe des Rechnungsempfängers, des Lieferzeitraums, des einzelnen Steuerbetrags, der Steueridentifikationsnummer, sowie der Rechnungsnummer.

 

Vorsicht ist besser als Nachsicht: Welche Fehler solltest du vermeiden?

 

Die Reduktion der nötigen Angaben für Kleinstbetragsrechnungen ist eine tolle Sache, sie führt jedoch häufig auch zu Nachlässigkeiten und Fehlern. Diese können im Zweifel den Vorsteuerabzug gefährden. Um dies erst gar nicht zu riskieren, solltest du bei der Erstellung einer Kleinbetragsrechnung folgende sich häufig einschleichende Unrichtigkeiten vermeiden:

  • Falscher Name oder falsche Anschrift des Rechnungsstellers
  • Falsche Waren- oder Leistungsbezeichnung
  • Die Art und Menge der gelieferten Produkte beziehungsweise den Umfang der Leistung
  • Fehlerhafte Angaben des Umsatzsteuersatzes
  • Fehlendes Ausstellungsdatum

Auch gilt es zu beachten, dass die Vereinfachung für eine Kleinbetragsrechnung für bestimmte Geschäfte ausgeschlossen ist:

  • Geschäfte, die nach §3c UStG der „Versandhandelsregelung“ unterliegen
  • Geschäfte, die nach §6a UStG steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen darstellen
  • Geschäfte im Fall einer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG

Wenn du diese wenigen, aber wichtigen Punkte beachtest, kann mit deiner nächsten Kleinbetragsrechnung nichts mehr schief gehen.

Kleinbetragsrechnungen sicher und zuverlässig erfassen

Im Leben eines Selbstständigen und Unternehmers sammeln sich mit der Zeit eine Vielzahl an Kleinbetragsrechnungen wie beispielsweise Taxiquittungen, Fahrscheine, Hotelrechnungen, Bewirtungsbelege oder Kassenbons jeglicher Art an. Um auch für diese Ausgaben die Vorsteuer vom Finanzamt zurück zu erhalten, ist es unerlässlich, die Belege ordentlich und sicher zu erfassen.

Mit unserem FastBill Tool scannst du ganz einfach mit deinem Smartphone die Belege ein, sendest sie per E-Mail an deine persönliche Inbox und archivierst sie online. So hast du sie immer zuverlässig an einem Ort und kannst von überall darauf zugreifen. Und sollte mal etwas überfällig werden, wirst du umgehend informiert.

So entgeht dir keine Kleinbetragsrechnung mehr und du führst Buch wie einst William Edmund Davies.

 

Sonderfall: Kleinunternehmerregelung
 

 

Der entscheidende Knackpunkt ist die Umsatzsteuer. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, von daher darf die Rechnung auch nur “netto” geschrieben werden. Dafür haben wir auch eine kostenlose Rechnungsvorlage.

Genauso wichtig ist es, den Empfänger der Rechnung klar darauf hinzuweisen, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst. Ein kurzer Satz wie: “Gemäß §19 UStG erhebe ich keine Umsatzsteuer und weise diese daher auch nicht aus, da ich Kleinunternehmer bin.” erledigt den Job.

Wir haben hier einen tollen informationsreichen Artikel über das Kleinunternehmertum.

Ansonsten kannst du dir hier auch das Video von Steuerberater Christian Deák ansehen, welcher die Kleinunternehmer sehr verständlich und klar erklärt. Sehr zu empfehlen.

 

Wie übermittle ich meine Rechnung?
 

Heutzutage haben wir das Glück, dass es hier keine feste Regelung mehr gibt, dass Rechnungen nur per Post empfangen werden können.

Als leistendes Unternehmen kannst du selbst entscheiden, ob du deine Rechnung in Papierfarm via Post an deinen Kunden schickst oder ob du deinem Kunden auf elektronischen Wege eine E-Mail mit der Rechnung sendest.
Wir empfehlen dir, dass du die Rechnungen per Mail versendest. So sparst du auf Dauer echt viel Papier, hilfst der Umwelt und hast deutlich weniger Stress. Mit Programmen wie FastBill kannst du deinen Papierkram super easy und unabhängig in einer Cloud managen. Nie wieder Papierkram!

Wenn dich das Thema interessiert, kannst du hier mehr zur Paperless Pioneers Community lesen.

Beachte unbedingt, dass beide Rechnungen alle Pflichtangaben erfüllen müssen. Hier gibt es keine Unterscheidung zwischen den Versandformen.
Ebenfalls gut zu wissen, dass seit 2011 der Zwang zur Signatur nicht mehr existiert. Du brauchst deine Rechnungen nicht mehr händisch signieren. Du brauchst auch keine bereits signierten Rechnungsvorlagen. Rechnungsstellung ist in der Hinsicht deutlich einfacher über die Jahre geworden. In einzelnen Fällen kann es dennoch dazu kommen, dass ein (eventuell älterer) Kunde auf eine Signatur besteht. In diesem Fall kannst du deine Rechnung auch digital signieren. Das funktioniert genauso gut.

Unsere kostenlose Rechnungsvorlage die du in unserem Rechnungsgenerator findest erfüllt diese Angaben korrekt. Du kannst sie ebenfalls auch per Mail direkt an deinen Kunden senden.

 

Muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
 

Der Gesetzgeber schreibt Unternehmen in Deutschland eine steuerliche und handelsrechtliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht vor. Sie beinhaltet die Aufbewahrung sämtlicher Unterlagen und Dokumente, die steuerlich relevant sind. Die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen dient der Dokumentation und Nachprüfbarkeit aller finanziellen Transaktionen. Neben der Pflicht zur Aufbewahrung sind im Gesetz auch die genauen Aufbewahrungsfristen festgelegt. Welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen und wie lang die jeweiligen Fristen dauern, erfährst du hier.

Als leistendes Unternehmen kannst du selbst entscheiden, ob du deine Rechnung in Papierfarm via Post an deinen Kunden schickst oder ob du deinem Kunden auf elektronischen Wege eine E-Mail mit der Rechnung sendest.
Wir empfehlen dir, dass du die Rechnungen per Mail versendest. So sparst du auf Dauer echt viel Papier, hilfst der Umwelt und hast deutlich weniger Stress. Mit Programmen wie FastBill kannst du deinen Papierkram super easy und unabhängig in einer Cloud managen. Nie wieder Papierkram!

Was musst du aufbewahren?

Grundsätzlich müssen alle Dokumente, Rechnungen und Belege, die für die Besteuerung relevant sind, aufgehoben werden. In § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) sind unter anderem folgende aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aufgeführt:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung)
  • Lageberichte
  • Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Eröffnungsbilanz
  • /Sonstige steuerlich bedeutende Unterlagen

Jeder Kaufmann ist nach § 257 Abs. 1 HGB zusätzlich verpflichtet, seine Handelsbücher, Einzelabschlüsse, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte geordnet aufzubewahren.

 

So bewahrst du deine Geschäftsunterlagen richtig auf

 

Für die Art und Weise der Aufbewahrung von Dokumenten steht der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung an erster Stelle. Elektronisch übermitteltes Material ist nach dem Grundsatz der ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführungssysteme zu sichern. Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen während ihrer gesamten Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren gut lesbar bleiben. Darüber hinaus gibt es einige vorgeschriebene Formen für die Aufbewahrung: Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind im Originalzustand aufzubewahren. Rechnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe müssen nur bildlich dem Original entsprechen, was auch als sogenannte bildliche Wiedergabe bezeichnet wird. Bei elektronischen Rechnungen und Dateien muss die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und gute Lesbarkeit kontrolliert werden. Für alle anderen steuerlich relevanten Dokumente genügt eine inhaltliche Wiedergabe. Deine Dokumente sind laut Handelsgesetzbuch für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfristen in Deutschland zu lagern, da sie im Falle einer Prüfung jederzeit verfügbar, gut lesbar und auswertbar sein müssen. Mit Ausnahme der Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen, können Papiere und Belege, die in angemessener Weise bildlich gespeichert wurden, auch vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen vernichtet werden. Diese Vorgehensweise solltest du allerdings überdenken, da du mit der Vernichtung der originalen Belege vor Ende der Aufbewahrungsfristen mögliche Rechtsnachteile erleiden könntest. Eine Aufbewahrung im Originalzustand ist daher immer zu empfehlen.

Was versteht man unter Originalzustand?

Deine Geschäftsunterlagen müssen stets gesichert und geordnet aufbewahrt werden. Unter „gesichert“ versteht man hier beispielsweise einen Raum, der vor äußerlichen Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Während der Aufbewahrungsfristen müssen alle Papiere gut lesbar sein und dürfen nicht verblassen. Dokumente oder Dateien nachträglich lesbar zu machen ist nicht zulässig.

Bildliche Wiedergabe

Für sämtliche Akten, die nicht in originaler Form aufzubewahren sind, genügt eine originalgetreue Wiedergabe. Du kannst zum Beispiel deine Rechnungen auf ein bildliches Speichermedium übertragen. Die Schriftstücke können digital gescannt oder kopiert werden, was jedoch einer Anweisung der Organisation bedarf. Der Vorgang muss mit den Angaben über Person und Zeitpunkt protokolliert werden.

Inhaltliche Wiedergabe

Das betroffene Dokument muss für eine inhaltliche Wiedergabe vollständig kopiert werden. In der gesamten Zeit der Aufbewahrungsfristen, also sechs oder zehn Jahre, muss das Dokument inhaltlich wiedergegeben werden können.
 

Wie lange gelten die Aufbewahrungsfristen?
 

Grundsätzlich werden die Aufbewahrungsfristen in zwei Gruppen unterschieden: Einige Dokumente sind für einen Zeitraum von sechs Jahren und andere sogar zehn Jahre aufzubewahren. Eine Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss eines Kalenderjahres. Entscheidend ist hier jedoch der Zeitpunkt des Kalenderjahres der letzten Eintragung in das Handelsbuch, des Erstellens der Eröffnungs- oder Jahresabschlussbilanz, des Aufstellens des Inventars oder der Entstehung sonstiger Unterlagen.

Hinweis: Falls die Aufbewahrungsfristen für deine Dokumente abgelaufen sind, diese jedoch noch steuerlich relevant sind, verlängern sich die Fristen.

Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren:

  • Aufzeichnungen und Handelsbücher
  • Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen inklusive Arbeitsanweisungen
  • Inventare und Lageberichte
  • Buchungsbelege, Rechnungen und Arbeitsanweisungen
  • Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte
  • Mittels EDV abgegebene Zollanmeldungen
  • Lohnsteuer- und Projektunterlagen

Aufbewahrungsfristen für Verträge, zum Beispiel Miet- oder Pachtverträge, beginnen erst nach Ablauf der eigentlichen Vertragsdauer.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen musst du deine Unterlagen nur für folgende Einzelfälle aufbewahren:

  • Beginn einer Außenprüfung
  • Vorläufige Steuerfestsetzung
  • Steuerstrafrechtliche Ermittlungen
  • Zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

Nach Abschluss einer Betriebsprüfung und dem Ausschluss der genannten Tatbestände können deine Unterlagen vernichtet werden.

Jetzt ganz einfach Dokumente ordnen mit FastBill
 

Mit dem intelligenten Buchhaltungs– und Finanzmanagement-Tool von FastBill kannst du jetzt deine Belege, Rechnungen und Quittungen scannen. Sortiere deine Unterlagen digital und behalte so den Überblick über deine Buchhaltung und Finanzen. Per mobiler Scan App erfasst du deine Dokumente schnell von unterwegs. E-Mails und Papierbelege können mit dem neuen FastBill Pro Bundle auch jederzeit gespeichert und archiviert werden.

 

Quittung oder Rechnung? Wann muss eine Rechnung her?
 

Eine Quittung ist von der Logik her eher das Gegenteil einer Rechnung. Mit einer Rechnung kannst du dein Gegenüber dazu Auffordern etwas (eine Dienstleistung oder ein Produkt) zu bezahlen. Mit einer Quittung kannst du deinem Gegenüber einen Beleg geben, dass diese Forderung nun als erloschen gilt. Zum Beispiel, weil er die Rechnung bereits beglichen hat. Du kennst das vermutlich von Barzahlung. Du gehst an die Tanke und holst dir ein paar Kaugummis, bezahlst schnell deinen Euro und bekommst nur eine Quittung in die Hand gedrückt. Der Zweck der Quittung ist es zu belegen, dass du das darauf ausgeschriebene Produkt auch wirklich Eine Quittung kannst du von den gesetzlichen Vorgaben her mit einer Kleinbetragsrechnung gleichsetzen. Andersherum gilt dies logischerweise auch. Wenn du eine Kleinbetragsrechnung für eine Summe von weniger als 250€ ausstellst, könntest du theoretisch auch nur eine “Quittung” ausstellen und alles wäre gut. Dennoch solltest du solche Spielchen lieber einmal mit deinem Steuerberater durchsprechen.

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