Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer

Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer

Viele Unternehmer in Deutschland sind umsatzsteuerpflichtig und müssen dementsprechend auch die Umsatzsteuer auf der Rechnung abbilden.

Hier findest du eine kostenlose Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer zum kostenlosen Download. 

Download: Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer (Google Sheets)

Download: Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer (Excel ab 2004 - .xlsx-Format)

Download: Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer (Excel 97 bis 2004 - .xls-Format)

Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer für Kleinunternehmer

 

Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, sind von der Umsatzsteuer befreit (Kleinunternehmerregelung § 19 USTG) und berechnen somit in ihren Rechnungen auch keine Umsatzsteuer. 

Hier findest du eine kostenlose Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer für Kleinunternehmer zum Download. 

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Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer
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Pflichtangaben einer Rechnung

Du bist selbstständig und hast deinen ersten Auftrag erhalten.

Wie kommst du nun an das Geld? Richtig, du schreibst dem Kunden eine Rechnung! Unter einer Rechnung versteht man ein Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine erbrachte Leistung abgerechnet wird. In einer Rechnung wird der Kunde über den Preis der Dienstleistung oder Ware informiert.

Die Rechnungsvorlage muss alle Pflichtangaben einer Rechnung erfüllen:

  • Vollständiger Name und Adresse vom Dienstleister oder Händler
  • Vollständiger Name und Adresse vom Kunden 
  • Eine Rechnungsnummer, die logisch in deinen Nummernkreis passt
  • Steuernummer, Steuer-ID oder Umsatzsteuer-ID
  • Leistungszeitraum und Ausstellungsdatum
  • Die genaue Dienstleistung bzw Produkte, die in Rechnung gestellt werden 
  • Rechnungssumme
  • Steuersatz und Steuerbetrag, sofern kein Kleinunternehmer
  • Eine Zahlungsfrist

Es empfiehlt sich sehr mit einer Rechnungsvorlage oder Musterrechnung zu arbeiten. Rechnungsvorlagen haben den Vorteil, dass sie konsistent gleich sind und den eigentlichen Prozess der Rechnungsstellung deutlich vereinfachen und beschleunigen. Wir bieten ebenfalls eine kostenlose Rechnungsvorlage bzw. Musterrechnung an, welche dir einen sehr einfachen Start verspricht. Mit unserer Rechnungsvorlage bist du absolut rechtskonform und professionell unterwegs.

Steuernummer, Steuer-ID oder Umsatzsteuer-ID auf die Rechnung?

Es ist immer abhängig davon, mit wem man Geschäfte macht.

Wenn man als Unternehmen mit deutschen Firmensitz innerhalb von Deutschland seine Geschäfte macht, ist es vollkommen ausreichend, wenn du entweder deine Steuernummer oder deine Steuer-ID angibst. Denk dran! Die Steuernummer wird automatisch vom Finanzamt an jeden juristische und natürliche/”echte” Person vergeben und hilft dem Finanzamt die Steuerpflichtigen zu identifizieren.

Wenn du nun als Unternehmen mit deutschen Firmensitz mit Geschäftspartnern handelst, die aus dem EU-Ausland kommen, kannst du die Steuernummer auf der Rechnung mit deiner Umsatzsteuer-ID ersetzen. Mit FastBill wirst du damit übrigens keinen Ärger mehr haben.

Kleinunternehmer, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind, nutzen im Regelfall ihre Steuernummer auf ihren Rechnungen und nicht ihre Umsatzsteuer-ID. Auch hierfür gibt es eine Rechnungsvorlage für Word und Excel.

Kleinunternehmerregelung: Sonderfall

Der entscheidende Knackpunkt bei der Kleinunternehmerregelung ist die Umsatzsteuer.

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, von daher darf die Rechnung auch nur “netto” geschrieben werden, sprich ohne Umsatzsteuer. Dafür haben wir dir selbstverständlich auch eine kostenlose Rechnungsvorlage vorbereitet.

Wenn du dir unsere Musterrechnung anschaust, wird sich das höchstwahrscheinlich von selbst klären.

Genauso wichtig ist es, den Empfänger der Rechnung klar darauf hinzuweisen, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst. Ein kurzer Satz wie: “Gemäß §19 UStG erhebe ich keine Umsatzsteuer und weise diese daher auch nicht aus, da ich Kleinunternehmer bin.” erledigt den Job.

Zusammen mit Steuerberater Christian Deák von der DHW-Steuerberatung haben wir ein Video gedreht um dir den Fall der Kleinunternehmerregelung besser zu erklären.

Wie übermittle ich meine Rechnung?

Heutzutage haben wir das Glück, dass es bei Rechnungen keine feste Regelung mehr gibt, dass die Rechnung nur per Post empfangen werden darf.

Als leistendes Unternehmen kannst du selbst entscheiden, ob du deine Rechnung in Papierform via Post an deinen Kunden schickst oder ob du deinem Kunden auf elektronischen Wege eine E-Mail mit der Rechnung sendest. Hier gilt natürlich auch, dass es vollkommen dir überlassen ist, ob du eine Rechnungsvorlage oder ein Rechnungsprogramm zum Erstellen der Rechnungen verwendest.

Wichtig ist hier nur, dass immer alle Pflichtangaben erfüllt sind und die Leistungen korrekt angegeben sind.

Wir würden dir empfehlen, dass du die Rechnungen per Mail versendest. So sparst du auf Dauer sehr viel Papier, kannst der Umwelt etwas gutes tun und hast deutlich weniger Stress, wenn man mal alte Dokumente raussuchen muss. Wenn man die Daten digital hat, ist dies natürlich deutlich einfacher, da man einfach durch seine Daten filtern kann. Mit einem Rechnungsprogramm wie FastBill hast du immer alle Daten beisammen und kannst sie einfach & sicher immer durchgehen, egal wo du bist. Nie wieder lästiger Papierkram!

Ebenfalls gut zu wissen, dass seit 2011 der Zwang zur Signatur nicht mehr existiert. Du brauchst deine Rechnungen bzw. deine Musterrechnung nicht mehr händisch signieren. Du brauchst auch keine bereits signierten Rechnungsvorlagen in Word oder Excel. Rechnungsstellung ist in der Hinsicht deutlich einfacher über die Jahre geworden. In einzelnen Fällen kann es dennoch dazu kommen, dass ein (eventuell älterer) Kunde auf eine Signatur besteht. In diesem Fall kannst du deine Rechnung auch digital signieren. Das funktioniert genauso gut.

Unsere kostenlose Rechnungsvorlage die du in unserem Rechnungsgenerator findest erfüllt diese Angaben korrekt. Du kannst sie ebenfalls auch per Mail direkt an deinen Kunden senden.

Wie bewahre ich die Rechnung auf?

Für die Art und Weise der Aufbewahrung von Dokumenten steht der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung an erster Stelle. Elektronisch übermitteltes Material ist nach dem Grundsatz der ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführungssysteme zu sichern.

Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen während ihrer gesamten Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren gut lesbar bleiben. Darüber hinaus gibt es einige vorgeschriebene Formen für die Aufbewahrung: Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind im Originalzustand aufzubewahren.

Rechnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe müssen bildlich dem Original entsprechen, was auch als sogenannte bildliche Wiedergabe bezeichnet wird. Bei elektronischen Rechnungen und Dateien muss die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und gut Lesbarkeit kontrolliert werden.

Mit Ausnahme der Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen, können Papiere und Belege, die in angemessener Weise bildlich gespeichert wurden, auch vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen vernichtet werden. Diese Vorgehensweise solltest du allerdings überdenken, da du mit der Vernichtung der originalen Belege vor Ende der Aufbewahrungsfristen mögliche Rechtsnachteile erleiden könntest. Eine Aufbewahrung im Originalzustand ist daher immer zu empfehlen.

Wie du sicherlich bis hierhin gemerkt hast, gibt es bei der Rechnungsstellung einiges zu beachten und es kann auch mal echt kniffelig werden.

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Mit FastBill erstellst du individuelle und rechtssichere Rechnungen auf Knopfdruck. Kunden auswählen, Positionen eingeben und fertig. Noch ein Klick und deine Rechnung wird per E-Mail verschickt.

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Lass uns deine Belege automatisch einsammeln, leite sie per E-Mail an deinen Account weiter oder nutze unsere Scan-App. FastBill verarbeitet die Daten automatisch. So findest du alles schnell wieder.

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Nutze die Auswertungen in FastBill, um jederzeit zu wissen, wie es deinem Unternehmen gerade geht. Du siehst auf einen Blick, welche Kunden noch nicht bezahlt haben und welche Belege noch offen sind.

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Unsere Sicherheit ist der Treibstoff für deinen Erfolg. Wir setzen bewusst auf den Serverstandort Deutschland, arbeiten GOBD-konform und entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

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