Rechnung schreiben mit online Rechnungsvorlage

Du bist selbstständig und hast deinen ersten Auftrag erhalten. Wie kommst du nun an das Geld? Richtig, du schreibst dem Kunden eine Rechnung! Unter einer Rechnung versteht man ein Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine erbrachte Leistung abgerechnet wird. In einer Rechnung wird der Kunde über den Preis der Dienstleistung oder Ware informiert und aufgefordert die Summe der Rechnungspositionen an dich zu bezahlen. Um eine Rechnung rechtskonform an deinen Kunden zu verschicken, sind folgende Pflichtbestandteile in der Rechnung erforderlich:

Rechnung schreiben: Wie erstelle ich eine Rechnung korrekt?

Diese Angaben müssen verpflichtend auf deiner Rechnung stehen:

1. Anschrift des Rechnungsausstellers 
2. Die Anschrift des Rechnungsempfängers (dein Kunde)
3. Deine Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-ID
4. Eine einzigartige, fortlaufende Rechnungsnummer
5. Leistungsdatum bzw.Leistungszeitraum
6. Rechnungsdatum (Tag der Ausstellung)
7. Art und Menge des Produkts oder der Leistung
8. Die Rechnungssumme (Netto, Brutto,  Steuersatz und Steuerbetrag.)
9. Ggf Kleinunternehmerregelung

Hier haben wir in einem spezifischen Artikel die Pflichtangaben und den Aufbau einer Rechnung genauer erklärt.

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Es empfiehlt sich sehr mit einer Rechnungsvorlage zu arbeiten, da hier einfach schon ein Großteil der Pflichtangaben ausgefüllt sind und das Fehlerrisiko stark reduziert wird. Auf lange Sicht sparst du dir mit der Vorlage auch viel Mühe und Zeit. Um deine Rechnungsstellung grundlegend zu optimieren und dich nicht jedes Mal aufs Neue mit der händischen Erstellung einer Rechnung beschäftigen zu müssen, empfehlen wir dir unser FastBill Rechnungsprogramm. Damit kannst du nicht nur ein individuelles Layout für dein Unternehmen integrieren, sondern die Rechnungen online erstellen und direkt an deine Kunden versenden.

Zusätzlich bietet dir das Rechnungsprogramm von FastBill auch einen automatisierten Abgleich mit deinem Bankkonto, um auf einen Blick zu sehen, wie der Status deiner gestellten Rechnungen aussieht. So siehst du, wann dein Kunde die Rechnungen bezahlt hat oder ob dein Leistungsempfänger die vereinbarte Zahlungsfrist eingehalten hat. Über die Rechnungssoftware kannst du deinem Kunden so auch ganz einfach eine Zahlungserinnerung beziehungsweise einen Mahnbescheid anzukommen lassen. Jetzt FastBill kostenfrei testen und Schluss mit lästigem Papierkram machen!

Ob du deine Steuernummer, die Steuer-Identifikationsnummer oder die Umsatzsteuer-ID benötigst, hängt davon ab mit wem du Geschäfte machst.

Fall 1: Du machst als Unternehmen mit deutschem Firmensitz innerhalb von Deutschland deine Geschäfte:

Hierfür ist es vollkommen ausreichend, wenn du entweder deine Steuernummer oder deine Steuer-ID angibst. Denk dran: Die Steuernummer wird automatisch vom Finanzamt an jeden juristische und natürliche/”echte” Person vergeben und hilft dem Finanzamt die Steuerpflichtigen zu identifizieren. Und beachte: Die Steuernummer ist nicht mit deiner Steuer-ID gleichzusetzen! Hier erklären wir dir, welche Unterschiede es zwischen Steuernummer und Steuer-ID gibt und wo du die Steuernummer findest.

Fall 2: Du machst als Unternehmen mit deutschem Firmensitz mit Geschäftspartnern, die aus dem EU-Ausland kommen, deine Geschäfte:

In diesem Fall kannst du die Steuernummer auf der Rechnung mit deiner Umsatzsteuer-ID ersetzen. Um immer sicher zu gehen, dass alle Pflichtangaben auf deiner Rechnung korrekt angegeben sind, hilft dir FastBill und erspart dir viel Ärger beim Erstellen von Rechnungen.

Fall 3: Du bist nach § 19 UstG Kleinunternehmer:

Fällst du als Kleinunternehmer unter die Sonderregelung nach § 19 UstG und bist somit nicht umsatzsteuerpflichtig, genügt es in der Rechnung deine Steuernummer anzugeben. Die Umsatzsteuer-ID muss auf der Ausgangsrechnung nicht angegeben werden. Auch für diesen Fall haben wir eine Rechnungsvorlage zum kostenlosen Download in Word und Excel zur Verfügung gestellt.

Der Sonderfall für Kleinunternehmer umfasst im Kern den Aspekt der Umsatzsteuer. Denn Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, von daher ergibt sich auf der Rechnung auch kein Bruttobetrag, sondern die Rechnung wird nur in “netto” geschrieben. Dafür haben wir dir selbstverständlich auch eine kostenlose Vorlage vorbereitet.

Wenn du dir unsere Musterrechnung anschaust, wird sich das höchstwahrscheinlich von selbst klären. Diese kannst du nach deinem eigenen Design anpassen und direkt verwenden, um die nächste Rechnung zu erstellen.

Genauso wichtig ist es, den Rechnungsempfänger klar darauf hinzuweisen, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst. Ein kurzer Satz wie: “Gemäß §19 UStG erhebe ich keine Umsatzsteuer und weise diese daher auch nicht aus, da ich Kleinunternehmer bin.” erledigt den Job.

Zusammen mit Steuerberater Christian Deák von der DHW-Steuerberatung haben wir ein Video gedreht, um dir den Fall der Kleinunternehmerregelung besser zu erklären.

Heutzutage haben wir das Glück, dass es bei Rechnungen keine feste Regelung mehr gibt, dass die Rechnung nur per Post empfangen werden muss.

Als leistendes Unternehmen kannst du selbst entscheiden, ob du deine Ausgangsrechnung in Papierform via Post an deinen Kunden schickst oder ob du deinem Kunden auf elektronischen Weg eine E-Mail mit der Rechnung sendest. Hier gilt auch, dass es vollkommen dir überlassen ist, ob du eine Vorlage oder ein Rechnungsprogramm zum Erstellen der Rechnungen verwendest. Wichtig ist hier nur, dass immer alle Pflichtangaben erfüllt sind und die Leistungen korrekt angegeben sind.

Wir würden dir empfehlen, dass du die Rechnungen per Mail versendest. So sparst du auf Dauer sehr viel Papier, kannst der Umwelt etwas Gutes tun und hast deutlich weniger Stress, wenn einmal alte Dokumente herausgekramt werden müssen.

Wenn man die Daten digital hat, ist dies natürlich deutlich einfacher, da man einfach durch seine Daten filtern kann. Mit einem Rechnungsprogramm wie FastBill hast du immer alle Daten beisammen und kannst sie einfach & sicher immer durchgehen, egal wo du bist. Nie wieder lästiger Papierkram und gleichzeitig vollen Überblick über all deine Daten!

Ebenfalls gut zu wissen, dass seit 2011 der Zwang zur Signatur nicht mehr existiert. Du brauchst deine Rechnungen bzw. deine Musterrechnung nicht mehr händisch signieren. Du brauchst auch keine bereits signierten Rechnungsvorlagen in Word oder Excel. Rechnungsstellung ist in der Hinsicht deutlich einfacher über die Jahre geworden. In einzelnen Fällen kann es dennoch dazu kommen, dass ein (eventuell älterer) Kunde auf eine Signatur besteht. In diesem Fall kannst du deine Rechnung auch digital signieren. Das funktioniert genauso gut und ist vollkommen rechtskonform.

Unsere kostenlose Vorlage, die du in unserem Rechnungsgenerator findest, erfüllt diese Angaben korrekt. Du kannst sie ebenfalls per E-Mail direkt an deinen Kunden senden.

Für die Art und Weise der Aufbewahrung von Dokumenten steht der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung (kurz: GoBD) an erster Stelle. Elektronisch übermitteltes Material ist nach dem Grundsatz der ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführungssysteme zu sichern.

Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen nach dem GoBD während ihrer gesamten Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren gut lesbar bleiben. Darüber hinaus gibt es einige vorgeschriebene Formen für die Aufbewahrung: Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind im Originalzustand aufzubewahren.

Rechnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe müssen bildlich dem Original entsprechen, was auch als sogenannte bildliche Wiedergabe bezeichnet wird. Bei elektronischen Rechnungen und Dateien muss die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und gut Lesbarkeit kontrolliert werden.

Mit Ausnahme der Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen, können Papiere und Belege, die in angemessener Weise bildlich gespeichert wurden, auch vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen vernichtet werden. Diese Vorgehensweise solltest du allerdings überdenken, da du mit der Vernichtung der originalen Belege vor Ende der Aufbewahrungsfristen mögliche Rechtsnachteile erleiden könntest. Eine Aufbewahrung im Originalzustand ist daher immer zu empfehlen.

Wie du sicherlich bis hierhin gemerkt hast, gibt es bei der Rechnungsstellung einiges zu beachten und es kann auch mal echt kniffelig werden. Deshalb wollen wir dich bei den lästigen Aufgaben unterstützen. Professionalisiere deine Rechnungen und spare Zeit, um dich um den Kern deines Geschäfts zu kümmern. Mit unserer Rechnungssoftware musst du dir keine Sorgen mehr um Pflichtangaben einer Rechnung machen oder Rechnungen händisch per E-Mail verschicken. Mit nur einem Klicks kannst du Rechnungen direkt an dienen Kunden schicken und immer im Blick behalten, ob der Rechnungsbetrag schon beglichen wurde. Befrei dich vom Rechnungs-Chaos und teste jetzt kostenlos unsere Rechnungssoftware!