Angebotsvorlage kostenlos

Du sollst einem potenziellen Kunden ein Angebot schicken und stehst vor der leeren Seite? Mit der richtigen Angebotsvorlage sparst du dir die Frickelarbeit und schickst in wenigen Minuten ein Dokument raus, das professionell wirkt und rechtlich hält, was es verspricht. Hier bekommst du die Vorlage zum Download — als Standard-Version und als Variante für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer.

Ein Angebot ist übrigens mehr als eine unverbindliche Preisauskunft: Es ist eine rechtlich bindende Willenserklärung. Anders als beim Kostenvoranschlag, den du jederzeit anpassen kannst, bist du an ein einmal abgeschicktes Angebot grundsätzlich gebunden — dazu gleich mehr im Abschnitt zur rechtlichen Bindung. Willst du dagegen erst mal an der Formulierung feilen, findest du ausführliche Tipps in unserem Artikel Angebot schreiben.

Angebotsvorlage kostenlos herunterladen (Word & PDF)

Lade dir die Vorlage in dem Format, das du brauchst:

So passt du die Vorlage an: Trag dein Firmenlogo und deine Kontaktdaten oben ein, ergänze die Angebotsnummer und fülle die Leistungsposten mit Menge, Preis und Beschreibung. Welche Variante du brauchst — Standard oder Kleinunternehmer —, erfährst du weiter unten im Abschnitt zur Kleinunternehmerregelung.

Falls du Angebote regelmäßig schreibst, lohnt sich außerdem ein Blick auf digitale Alternativen: Mit einer Rechnungssoftware wie FastBill trägst du Kundendaten und Leistungen einmal ein und das Layout sitzt automatisch — mehr dazu im letzten Abschnitt.

Was muss in ein Angebot? Die Pflichtangaben im Überblick

Ein Angebot ist nur dann wirklich verwendbar, wenn es alle wichtigen Angaben enthält. Diese Punkte gehören rein:

1. Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
2. Datum der Angebotserstellung
3. Angebotsnummer — hilft dir und deinem Kunden, später eindeutig darauf Bezug zu nehmen
4. Leistungsbeschreibung — konkret genug, dass dein Kunde genau weiß, was er bekommt
5. Preise — Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag pro Position sowie in der Summe
6. Zahlungsbedingungen — z. B. Zahlungsziel, Vorkasse oder Ratenzahlung
7. Lieferbedingungen — falls relevant, z. B. Liefertermin oder Versandkosten
8. Gültigkeitszeitraum — bis wann dein Kunde das Angebot annehmen kann

Optional, aber je nach Branche sinnvoll: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und ein Verweis auf deine AGB.

Bist du als Kaufmann bzw. Kauffrau im Handelsregister eingetragen (z. B. e.K., OHG, KG, GmbH, UG oder AG), ist das kein Kür-Punkt mehr: Nach § 37a HGB müssen Geschäftsbriefe — und ein Angebot zählt dazu — Firma, Rechtsform, Ort deiner Handelsniederlassung, Registergericht und Handelsregisternummer enthalten (bei GmbH und AG zusätzlich vorgeschrieben über § 35a GmbHG bzw. § 80 AktG). Bist du nicht eingetragen, etwa als Freiberufler:in oder Kleingewerbetreibende:r, greift diese Pflicht nicht — die Angaben schaden aber auch dann nicht.

Trägst du diese acht Punkte regelmäßig von Hand in die Vorlage ein, wird daraus schnell Tipparbeit. Mit FastBill legst du deinen Kunden einmal an und wählst ihn bei jedem neuen Angebot einfach aus der Kundenübersicht aus, statt Name, Anschrift und Ansprechpartner erneut abzutippen — dazu mehr im letzten Abschnitt.

Ist ein Angebot rechtlich bindend?

Kurz gesagt: ja, meistens. Nach § 145 BGB bist du an dein Angebot gebunden, sobald es bei deinem Kunden angekommen ist — dein Kunde kann es einfach durch ein „Ja" annehmen, und der Vertrag steht. Deshalb lohnt es sich, Preise und Leistungen sorgfältig zu kalkulieren, bevor du auf Senden klickst.

Wie lange dein Kunde Zeit hat, um anzunehmen, regelt § 147 BGB: Bei einem persönlichen Gespräch muss die Zusage sofort kommen, bei einem schriftlichen Angebot darf dein Kunde sich so lange Zeit lassen, wie du unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen würdest — in der Praxis meist die Gültigkeitsfrist, die du selbst im Angebot festlegst.

Willst du dich nicht dauerhaft binden, hilft eine Freizeichnungsklausel. Gängige Formulierungen sind:

• „Angebot freibleibend"
• „Preise vorbehaltlich Änderung"
• „Solange der Vorrat reicht"

Mit so einer Klausel machst du klar, dass dein Angebot eine Einladung zum Verhandeln ist — keine feste Zusage.

Angebotsvorlage für Kleinunternehmer: Das ist anders

Bist du Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG, weist du auf deinem Angebot keine Umsatzsteuer aus. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Du darfst die Kleinunternehmerregelung nutzen, solange dein Umsatz im Vorjahr nicht über 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibt.

In der Kleinunternehmer-Vorlage steht deshalb statt der Steuerzeile ein kurzer Hinweis: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Nutze dafür die Kleinunternehmer-Variante aus dem Download-Bereich oben — nicht die Standard-Vorlage mit gestrichener Steuerzeile, das wirkt unsauber und kann bei deinem Kunden Rückfragen auslösen.

Mehr zu den aktuellen Grenzwerten und wann sich die Regelung für dich lohnt, liest du in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung.

Wie lange musst du Angebote aufbewahren?

Ein Angebot, das zu einem Auftrag geführt hat, zählt als Handelsbrief — und den musst du nach § 147 Abs. 2 AO sechs Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem du das Angebot geschrieben hast.

Angebote, aus denen nichts geworden ist, fallen nicht unter diese Pflicht. Trotzdem lohnt es sich, auch sie eine Weile aufzuheben — falls ein Kunde doch noch mal darauf zurückkommt.

In 5 Schritten zum fertigen Angebot

1. Vorlage wählen — Standard oder Kleinunternehmer, je nachdem, was auf dich zutrifft
2. Kunden- und Leistungsdaten eintragen — Name, Anschrift, genaue Leistungsbeschreibung
3. Preise kalkulieren — Einzelpreise, Steuersatz, Gesamtsumme
4. Gültigkeitsfrist setzen — meist zwei bis vier Wochen sind üblich. Max schreibt sein Angebot über 1.200 € am 3. März und setzt die Gültigkeit bis zum 17. März — so weiß seine Kundin genau, bis wann sie sich entscheiden muss
5. Prüfen und versenden — noch mal alle Pflichtangaben aus der Liste oben durchgehen, dann raus damit

Schreibst du als Freelancer öfter Angebote, ohne dass vorher eine konkrete Anfrage kam, lohnt sich ein Blick in unseren Artikel Angebot ohne Nachfrage — dort geht's um die Kalkulation, wenn dir Lasten- oder Pflichtenheft fehlen.

Die häufigsten Fehler bei Angeboten – und wie du sie vermeidest

Auch mit Vorlage schleichen sich gern dieselben Fehler ein. Die Checkliste zum Gegenchecken:

• Leistungsbeschreibung ist konkret, nicht „diverse Arbeiten"
• Gültigkeitsfrist ist eingetragen
• Freizeichnungsklausel steht drin, falls du dich nicht fest binden willst
• Kleinunternehmer-Hinweis ist korrekt gesetzt (oder eben nicht, falls du regulär versteuerst)
• Angebotsnummer ist vergeben und eindeutig
• Alle Preise sind auf dem aktuellen Stand — nicht die Vorlage vom letzten Auftrag wiederverwendet

Vom Angebot zur Rechnung – so einfach geht's mit FastBill

Eine Vorlage spart dir schon eine Menge Zeit. Noch einfacher wird es mit einer Software wie FastBill, bei der Angebote und Rechnungen im kleinsten Tarif unbegrenzt geschrieben werden können: Wird aus deinem Angebot ein Auftrag, musst du nicht bei null anfangen: Mit FastBill übernimmst du die Angebotsdaten direkt in eine Rechnung, statt alles neu abzutippen. Angebot und Rechnung bleiben danach miteinander verknüpft — du siehst jederzeit, welche Rechnung aus welchem Angebot entstanden ist, und ein bereits abgerechnetes Angebot markiert FastBill automatisch mit dem Status „Abgerechnet" in deiner Angebotsübersicht.

Auch die Angebotsstellung ist wesentlich leichter: Statt eine Datei wie unsere Vorlage von Hand zu befüllen, trägst du deine Daten in eine feste Eingabemaske ein. Dadurch verschiebt sich nie etwas im Layout und es entstehen keine Fehler, weil du vergisst Daten auszutauschen. Die Angebots- und Rechnungsnummer zählt FastBill automatisch hoch, Datum und deine Firmendaten sind  schon hinterlegt, und deinen Kunden wählst du mit einem Klick aus der Kundenübersicht aus, statt Name und Anschrift erneut einzutippen.

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Häufig gestellte Fragen

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Sprich rechtliche und steuerliche Einzelfragen im Zweifel mit deiner Steuerberatung durch.