Rechnungsabgrenzung und Rechnungsabgrenzungsposten — einfach erklärt

Du fragst dich, warum im Rahmen der Buchhaltung und der Bilanzerstellung Rechnungsabgrenzungsposten zu beachten und zu bearbeiten sind? Der Grund ist, dass die Rechnungsabgrenzung mit Abgrenzungsposten eine korrekte und jahresaktuelle Buchhaltung deiner Firma möglich macht. Mit der Rechnungsabgrenzung und den Rechnungsabgrenzungsposten und deren späterer Auflösung erreichst du außerdem, dass in steuerlicher Hinsicht alles seinen richtigen Weg geht.

Inhalt

1. Wozu gibt es Rechnungsabgrenzung?
2. Was sind Rechnungsabgrenzungsposten? + Beispiele für ARAP und PRAP
3. Müssen Rechnungsabgrenzungsposten aufgelöst werden?

Wozu gibt es die Rechnungsabgrenzung?

Im Normalfall verhält es sich so, dass ein Unternehmen eine Leistung erbringt und dafür eine Gegenleistung bekommt. Als Beispiele für eine Leistung können Waren oder Mietwohnungen oder -büros gelten. Gegenleistungen sind in der Regel Geldzahlungen, also Kaufpreise für Waren oder Zahlungen für Mieten. Ebenfalls ist es der Regelfall, dass die Erbringung der Leistung und ihrer Gegenleistung innerhalb des buchhalterischen Geschäftsjahres erfolgt. Grundsätzlich läuft ein Geschäftsjahr vom 01. Januar bis zum 31. Dezember.

Doch keine Regel ohne Ausnahme und damit kommen wir zur Rechnungsabgrenzung. Es passiert, dass Gelder bezahlt werden, obwohl sie noch gar nicht hätten bezahlt werden müssen. Die Zahlungen waren schlicht noch nicht fällig. In der Bilanz des Zahlers entsteht damit der Buchungssatz "Zahlung", der noch nicht dort auftauchen sollte. In der Bilanz des Geldempfängers dagegen gibt es den Buchungssatz "Eingang", der eigentlich aktuell nicht richtig ist. Diese jeweiligen Buchungssätze dürften bei dem Zahler beziehungsweise bei dem Empfänger richtigerweise erst in den folgenden Abschlüssen auftauchen. Und ohne die spätere Auflösung der Rechnungsabgrenzung und der Rechnungsabgrenzungsposten würden in den Abschlüssen des Folgejahres Buchungssätze fehlen, die dort hineingehören. Ein wichtiges Instrument zur Rechnungsabgrenzung ist das Zwischenkonto. Sowohl aktive Rechnungsabgrenzungsposten als auch passive Rechnungsabgrenzungsposten werden auf diesem Zwischenkonto für die notwendigen Zeiträume bis zur Auflösung der Rechnungsabgrenzung buchhalterisch geparkt.

Was sind Rechnungsabgrenzungsposten?

Im Regelfall kommen unter anderem Buchungssätze in die Bilanzen, die vereinfacht beschrieben Einnahmen, beispielsweise Grundstückserträge, und Ausgaben, zum Beispiel Mietzahlungen, von Unternehmen darstellen. Die Rechnungsabgrenzung mit Rechnungsabgrenzungsposten und das Zwischenkonto kommen ins Spiel, wenn Einnahmen und Ausgaben die Geschäftsjahre übergreifend erfolgen. Die Rechnungsabgrenzungsposten dienen dazu, die Einnahmen und die Ausgaben periodengerecht, das heißt in dem richtigen Geschäftsjahr ausweisen und so korrekt berücksichtigen zu können.

Bei der Rechnungsabgrenzung und den Abgrenzungsposten wird unterschieden in aktive Rechnungsabgrenzungsposten, abgekürzt "Arap".

Demgegenüber stehen die passiven Rechnungsabgrenzungsposten. Sie werden "Prap" genannt.

Ein Beispiel für einen Arap

Wir bleiben bei der Vermietung von Objekten. Sind von deinem Unternehmen Mietzahlungen bereits im aktuellen Jahr an den Vermieter bezahlt worden, obwohl sie erst im Folgejahr fällig gewesen wären, verschiebst du diese Ausgaben als aktive Abgrenzungsposten auf ein Zwischenkonto. Im Zuge der Rechnungsabgrenzung tauchen die betreffenden Ausgaben auf diesem Konto von der aktuellen Bilanz abgegrenzt auf und sind bilanziell und steuerlich als Einnahmen in diesem Jahr nicht relevant.

Und ein Beispiel für einen Prap

Umgekehrt verhält es sich für dein Unternehmen, wenn es Vermieter ist. Noch nicht fällige Mieterzahlungen, also Grundstückserträge, werden zu Prap und damit zum Bestandteil der Rechnungsabgrenzung, weil die Mieten noch nicht hätten bezahlt werden müssen. Der Abgrenzungsposten muss als Prap gebildet werden, da die Grundstückserträge in Form der Mietzahlungen für dein Unternehmen buchhalterisch noch gar nicht entstanden sind. Das passiert für dein Unternehmen als Vermieter erst im Folgejahr, wenn der Mieter für die Nutzung auch wirklich zahlen muss. Zur Rechnungsabgrenzung verschiebst du diesen Prap auf das Zwischenkonto. Der Folge ist, dass durch die Umwandlung in einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten die Grundstückserträge im aktuellen Steuerjahr nicht beachtet werden, soweit es um die vorausgezahlten Mieten geht.

Müssen Rechnungsabgrenzungsposten aufgelöst werden?

Die Arbeit mit aktiven Rechnungsabgrenzungsposten und passiven Rechnungsabgrenzungsposten erfüllt den Zweck, dass damit Jahresabschlüsse stimmig werden. Rechnungsabgrenzung dient einer korrekten und übersichtlichen Buchhaltung für das jeweilige laufende Geschäftsjahr. Die passive Rechnungsabgrenzung führt außerdem dazu, dass dein Unternehmen Steuern für Einnahmen auch erst dann bezahlen muss, wenn diese Einnahmen auch wirksam werden. Andererseits führt die aktive Rechnungsabgrenzung dazu, dass Aufwände nicht vor dem Zeitpunkt berücksichtigt werden, an dem sie tatsächlich anfallen. Zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung und korrekten Durchführung der Rechnungsabgrenzung gehört es ebenfalls, dass das jeweilige Zwischenkonto im Folgejahr wieder berichtigt wird. Es ist ja auch nur ein Zwischenkonto und kein dauerhaftes. Die Posten der Rechnungsabgrenzung, also der Arap als Ausgabe des Mieters und der Prap als Einnahme des Vermieters, müssen wieder in die richtige Stelle der Bilanz des passenden Jahres verschoben werden. Die Rechnungsabgrenzung des Mieters löst du auf, indem du die Mietzahlung als tatsächliche Ausgabe im jetzt aktuellen Jahr verbuchst. Ist dein Unternehmen Vermieter, so buchst die gezahlte Miete für das nun laufende Jahr als wirklich erfolgte Zahlung. Die Zwischenkonten sind glatt und die aktuelle Bilanz hat wieder seine Richtigkeit.