Betriebsausgaben - Was bedeutet das?

Betriebsausgaben für dein Unternehmen

In deinem Betrieb entstehen feste Kosten? Dann handelt es sich hierbei in vielen Fällen um Betriebsausgaben. Doch nicht jeder Kostenpunkt ist entsprechend abzugsfähig und ermöglicht dir die Reduzierung deiner Steuer. Mit diesem Beitrag möchten wir dir aus diesem Grund den nötigen Überblick verschaffen und zeigen dir, was es mit deinen Betriebsausgaben auf sich hat.

Inhaltsangabe

  1. Was genau sind Betriebsausgaben?
  2. Diese Kosten lassen sich als Betriebsausgaben absetzen
  3. Die Betriebsausgaben in einem Gewerbe
  4. Besonderheiten für Kleinunternehmer und Freiberufler
  5. Einfachere Verwaltung durch die Betriebsausgabenpauschale
  6. Mit der Betriebsausgabenpauschale zu spürbaren Entlastungen
  7. Welche weiteren Betriebsausgaben sind abzugsfähig?
  8. So unterscheiden sich vorweggenommene und nachträgliche Ausgaben
  9. Verschiedene Arten der Betriebsausgaben
  10. Werden alle Betriebsausgaben anerkannt?
  11. Nicht alle Kosten sind auch abzugsfähige Betriebsausgaben
  12. So trennst du betriebliche und private Kosten
  13. Nachweis- und Aufbewahrungspflicht beachten
  14. Mit der Steuerberatung zu mehr Kenntnissen
  15. Weitere Betriebsausgaben in unserer Liste

Was genau sind Betriebsausgaben?

Bei Ausgaben oder Aufwendungen für deinen Betrieb oder das Unternehmen handelt es sich in der Regel um Betriebsausgaben. Diese mindern deinen Gewinn, gewährleisten dir im Gegenzug jedoch eine steuerliche Ersparnis. Dadurch lohnen sich Investitionen in das eigene Unternehmen, da diese auch den Steuersatz entsprechend senken können. Wichtig ist hierbei ein direkter Zusammenhang zum Unternehmen, weshalb allgemeine Kosten zur Lebensführung nicht abschreibbar sind.

Konkret handelt es sich bei Betriebsausgaben daher immer um Aufwendungen, die in konkrete Leistungen oder Produkte für dein Unternehmen fließen. Solltest du viel mit durchlaufenden Posten zu tun haben, wirkt sich dies nicht auf deine Betriebsausgaben aus. Hierzu gehören nur die Kostenpunkte, die für deinen Jahresendgewinn aufgeführt sind.

Diese Kosten lassen sich als Betriebsausgaben absetzen

Besonders in großen Unternehmen fällt das Differenzieren der zahlreichen Kostenpunkte meist sehr schwer. Aus diesem Grund werden die betrieblichen Kosten in mehrere Bereiche unterteilt, um die eigenen Ausgaben kategorisiert im Blick zu behalten. Die folgenden Bereiche gehören daher immer zu deinen geschäftlichen Kosten und lassen sich dementsprechend als Betriebsausgaben absetzen.

Personalkosten

Löhne und Gehälter sind ein zentraler Kostenpunkt, wenn es um die Aufwendungen für das eigene Personal geht. In vielen Unternehmen stellt das Personal die Grundlage des Betriebs dar, weshalb die Personalkosten häufig einer der größten Ausgabenbereiche darstellen.

Beratungskosten

Für deinen steuerlichen Jahresabschluss oder für die monatliche Buchführung entstehen in der Regel feste Kosten. Auch diese Ausgaben sind abzugsfähig und lassen sich dementsprechend als betriebliche Ausgabe deklarieren. Anwälte gehören natürlich auch vollständig in diesen Bereich.

Mietkosten

Ein ebenfalls wichtiger Bereich betrieblicher Kosten sind die Aufwendungen für die Miete. Hierzu gehören auch die Ausgaben für das Telefon oder Internet, die in Verbindung mit einem eigenen Büro immer anfallen. Sollte sich das Büro im eigenen Wohnhaus befinden, ist das Absetzen nicht ganz so einfach.

Marketingkosten

Die Vermarktung ist einer der wichtigsten Bereiche, um die Bekanntheit des Betriebs umfassend zu steigern. Vor allem für die Kundengewinnung ist dies entscheidend, weshalb eine eigene Webseite, eigene SEA-Kampagnen oder klassische Werbemittel Teil der Betriebsausgaben sind.

Weitere Kosten

Sollten parallel weitere Finanzierungen laufen oder Geschäftsreisen stattfinden, gehören auch diese zu den betriebsbedingten Ausgaben. Gleiches gilt für bestimmte Steuern wie die Umsatzsteuer und die Kfz-Steuer sowie für die Arbeit von Versicherungen.

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Die Betriebsausgaben in einem Gewerbe

Solltest du eine GmbH führen oder ein anderes im Handelsregister aufgeführtes Gewerbe leiten, ergeben sich rund um deine Betriebskosten viele weitere wichtige Positionen. Hierzu gehören beispielsweise die verschiedenen Steuerarten, die rund um Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer, Kapitalertragssteuer und Grundsteuer auf dich zukommen können. In Verbindung mit der Ausschüttung von Gewinnen und der Einbehaltung von Geldern im Budget der Gesellschaft hast du jedoch die Chance, mithilfe der GmbH deine Steuerzahlungen selbst zu beeinflussen. So legst du fest, wie hoch der zu verrechnende Gewinn ausfällt und welche Steuern konkret erhoben werden.

Besonderheiten für Kleinunternehmer und Freiberufler

Vor allem für Kleinunternehmer ergeben sich jedoch deutliche Abweichungen, wenn es um die Ermittlung betrieblicher Ausgaben geht. Da Kleinunternehmer maximal 22.000 € im Jahr als Gewinn verbuchen dürfen, reicht die klassische Einnahme-Überschuss-Rechnung zur Ermittlung aus. Diese Summe zählt erst, nachdem die Betriebsausgaben abgezogen wurden. Zudem kannst du einige Pauschalen nutzen, die sich zu deiner Tätigkeit im Betrieb anrechnen lassen.

Ein Unterschied ergibt sich hingegen für Freiberufler. Konkrete Pauschalen wie für die Gewerbetreibenden können freiberuflich Tätige nicht in Anspruch nehmen. Daher erfolgt die Abrechnung in diesem Fall immer auf Grundlage der realen Kosten, welche mit Rechnungen, Belegen und klaren Begründungen zum Sinn der Anschaffung belegt werden können. Hierzu gehören zum Beispiel der Kauf eines Firmenwagens, die Einrichtung des Büros, ein Smartphone oder Internet.

Einfachere Verwaltung durch die Betriebsausgabenpauschale

Solltest du nicht zur Gruppe der Freiberufler gehören, profitierst du in einigen Fällen von der Betriebsausgabenpauschale. Diese hat den Vorteil, dass du die entstehenden Kosten nicht detailliert erfassen musst, sondern mit einem festen Betrag entlastet wirst. Das Problem hierbei ist jedoch, dass derartige Pauschalen nur für wenige Branchen und Berufe vorhanden sind, weshalb du in anderen Situationen die real entstandenen Kosten absetzen musst. Doch in welchen Bereichen gibt es Pauschalen und wie machen sich diese finanziell bemerkbar?

  • Hauptberuflich selbstständige Schriftsteller und Journalisten können bis zu 30 % der Betriebseinnahmen als Pauschalwert ansetzen. Hierbei ist jedoch eine Maximalgrenze von 2.455 € im Jahr zu berücksichtigen.
  • Nebenberufliche Selbstständige in schriftstellerischer, vortragender, wissenschaftlicher oder künstlerischer Tätigkeit dürfen bis zu 25 % der Einnahmen geltend machen, wobei die Höchstgrenze bei einem Wert von 614 € im Jahr liegt.
  • Selbstständige Hebammen haben die Möglichkeit, 25 % der realen Kosten bis maximal 1.535 € pro Jahr anzusetzen und als Betriebsausgabenpauschale zu nutzen.
  • Für Tagespflegepersonen und Tagesmütter ist es möglich, 300 € pro Monat von den eigenen Einnahmen abzusetzen. Dieser Wert orientiert sich allerdings an einem 8 Stunden Tag.

Mit der Betriebsausgabenpauschale zu spürbaren Entlastungen

Das Ziel der Betriebsausgabenpauschale liegt darin, Berufstätige bei der Umsetzung ihrer täglichen Arbeitsaufgaben möglichst umfassend zu entlasten. Dies erfolgt nicht zwingend finanziell, sondern zudem innerhalb der Buchhaltung und rund um den Aufwand der eigenen Abrechnung. Die Pauschalen sollen es bei vielen kleinen Ausgaben und Kosten daher einfacher machen, weniger Zeit in aufwendige Steuererklärungen oder in die laufende Buchführung zu investieren. So liegt der Fokus auf der wichtigen Durchführung gesellschaftlich relevanter und zentraler Arbeitsaufgaben.

Dies hat den Vorteil, dass die im Rahmen der Pauschale getätigten Kosten nicht einzeln nachgewiesen werden müssen. So handelt es sich bei derartigen Kosten um allgemeine Betriebsausgaben, die jedoch nur für bestimmte Berufsgruppen vorgesehen sind. Trotz der durchaus gut gedachten Einfachheit zeigt sich an vielen Beispielen, dass die realen Kosten den Höchstwert deutlich übersteigen. So bleibt den Betroffenen nichts anderes, als doch wieder die einzelnen Belege zu sammeln und im Rahmen der laufenden Buchführung an das Finanzamt zu übermitteln.

Welche weiteren Betriebsausgaben sind abzugsfähig?

Sobald die Betriebsausgaben entstanden sind, hat sich der Gewinn deines Unternehmens verringert. Dies gilt beispielsweise für den Kauf von Fahrzeugen für deinen Fuhrpark, aber auch bei der Anschaffung technischer Geräte oder der Nutzung beratender Dienstleistungen. Gleichzeitig werden auch Forderungsausfälle oder Diebstähle zu einem konkreten Kostenaufwand, der sich deinen Ausgaben zuordnen lässt. So wirst du in den vorliegenden Fällen zumindest steuerlich entlastet.

Einzelne Betriebsausgaben können sogar vor, bzw. bei der Gründung entstehen. Hierbei handelt es sich beispielsweise um fachliche Beratungen beim Anwalt oder Steuerberater, aber auch die Kosten für die Gründung selbst. Auch wenn dein Unternehmen erst zu einem späteren Zeitpunkt besteht, lassen sich die Kosten allerdings als vorweggenommene Betriebsausgaben geltend machen. Dies gilt unter anderem für nachträgliche Betriebsausgaben, die beispielsweise bei laufenden Kreditabzahlungen, bei Schuldzinsen oder Aufwendungen für Bürgschaften entstehen.

So unterscheiden sich vorweggenommene und nachträgliche Ausgaben

Einfach ausgedrückt sind vorweggenommene Betriebsausgaben immer Kosten, die sich nicht sofort absetzen lassen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass sie in der Regel bereits im Vorfeld deiner geschäftlichen Gründung entstehen. Hierzu gehören nicht nur kleinere Ausgaben für Anträge oder Beratungen, sondern bei Bedarf sogar Baumaßnahmen für eigene Bürokomplexe und Betriebsgebäude. Solltest du auf den Bau angewiesen sein, sind alle Kosten später absetzbar.

Bei nachträglichen Betriebsausgaben handelt es sich, wie oberhalb erwähnt, um wirtschaftliche Aktivitäten nach Schließung des Betriebs. Dies können beispielsweise konkrete Kosten sein, die dir in diesem Abschnitt entstanden sind. Eine der am häufigsten vorkommenden nachträglichen Ausgaben rund um deinen Betrieb sind die Schuldzinsen. Achte während deiner geschäftlichen Tätigkeit aus diesem Grund möglichst darauf, Risikoschulden und unsichere Ausgaben zu vermeiden.

Verschiedene Arten der Betriebsausgaben

Rund um das Absetzen betrieblicher Ausgaben solltest du jedoch einige rechtliche Besonderheiten beachten. Die folgenden Unterscheidungen sind erforderlich, um die Kosten korrekt einzurechnen und möglichst ohne viel Aufwand von steuerlichen Vergünstigungen zu profitieren:

Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben

Zu den sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben gehören Kosten für Lohnzahlungen, Zinsen, Versicherungen, Mieten, Steuern und Umsatzsteuervorauszahlungen. Wichtig ist hierbei, dass die Ausgaben für das Kalenderjahr anzusetzen sind, in dem sie entstanden sind. Der Termin der Fälligkeit einer Lieferung oder einer konkreten Leistung sind hierbei nicht bedeutend.

Nicht oder nicht vollständig abzugsfähige Betriebsausgaben

Während sofort abzugsfähige Ausgaben nach dem Abflussprinzip behandelt werden, trifft dies auf die nicht vollständig abzugsfähigen Betriebsausgaben wiederum nicht zu. Hierbei handelt es sich um getätigte Kosten für abnutzbares und nicht abnutzbares Anlagevermögen. Im Rahmen jährlicher Abschreibungen lassen sich in fest definierten Abständen Kosten geltend machen.

Unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben

Der dritte Bereich sind die unbeschränkt abziehbaren Betriebsausgaben. Hierzu gehören beispielsweise die Kosten für dein Marketing, aber auch Ausgaben für Internet, Geschäftsreisen, Kampagnen und viele weitere ähnliche Ausgaben. Dementsprechend bist du stets auf der sicheren Seite und hast es in der Hand, deine Betriebskosten zu verwalten.

Werden alle Betriebsausgaben anerkannt?

Trotz der strikten Aufteilung gibt es zahlreiche Leistungen und Produkte, die sich nicht so einfach in einen Bereich einordnen lassen. Dies gilt beispielsweise bei Käufen, die sowohl privat als auch betrieblich verwendet werden. In vielen Fällen wird daher ein Nachweis erforderlich, um die tatsächliche Art der Nutzung einheitlich zu dokumentieren und für Klarheit zu sorgen.

Sollte der Anteil einer privaten Nutzung geringer als 10 % ausfallen, hast du nichts zu befürchten. Falls dir jedoch beim Nachkommen der Nachweispflicht ein Fehler unterlaufen ist oder falls der Nachweis als nicht weitreichend genug abgelehnt wird, funktioniert auch das Absetzen der entstandenen Betriebsausgaben nicht. Gleiches gilt für geschäftliche Reisen. Auch diese sollten überwiegend geschäftlich sein, um diese vollständig steuerlich geltend machen zu können.

Sobald deine Betriebskosten als nicht zweckmäßig erachtet werden, droht eine Ablehnung der entsprechenden Aufwendungen. Dies gilt beispielsweise beim Kauf von Firmenfahrzeugen sowie bei der Unterhaltung von Luxusgegenständen wie Flugzeugen oder Jachten. Was hingegen nie anerkannt wird, sind geschäftliche Kosten für Bußgelder, Geldstrafen, Zinsen aus Steuerhinterziehungen oder Spenden, die die Fördergrenze übersteigen. Gleiches gilt für Bewirtungskosten ohne konkreten Nachweis sowie für Gastgeschenke, die die Kosten in Höhe vom 35 € pro Person übersteigen.

Nicht alle Kosten sind auch abzugsfähige Betriebsausgaben

Damit deine Betriebsausgaben möglichst umfassend anerkannt werden, spielt die Trennung deiner Kosten eine entscheidende Rolle. Leicht trennbare Kosten lassen sich daher einwandfrei zu den geschäftlichen Ausgaben zählen, wozu beispielsweise die folgenden Ausgaben gehören:

  • Kosten für Büroräume durch ihre Quadratmeterzahl
  • Telefonkosten durch Prüfung der Anrufliste
  • Internetkosten durch Prüfung des Verbrauchs
  • Nutzungskosten für den PKW mithilfe eines Fahrtenbuchs

So einfach wie bei den genannten Beispielen ist es jedoch nur selten. Möchtest du beispielsweise einen Fernseher, den PC oder dein Smartphone beruflich absetzen, ist der Nachweis nicht so einfach möglich. Gleiches gilt für normale Kleidung, welche von außen nicht klar und unmissverständlich deinem Beruf zugeordnet werden kann. Derartige Ausgaben hängen durchaus mit deinem Betrieb zusammen, haben jedoch schon häufig zu Diskussionen mit dem Finanzamt geführt.

So trennst du betriebliche und private Kosten

Auch wenn viele betriebliche Kosten zunächst vom Finanzamt anerkannt werden, können sie im Rahmen einer Betriebsprüfung wieder neu entschieden werden. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn kein Nachweis zur konkreten Nutzung oder kein Beleg für die Abrechnung vorgelegt werden kann. Die konkreten Nachweise unterliegen jedoch einer konkreten Aufbewahrungspflicht und müssen bis zum Ende dieser Frist im Original vorliegen. Wenn du von Beginn an klare und eindeutige Nachweise erbringst, steht auch einer umfassenden Betriebsprüfung nichts mehr im Weg.

Nachweis- und Aufbewahrungspflicht beachten

Damit du deine Betriebsausgaben im Rahmen des Jahresabschlusses steuerlich geltend machen kannst, solltest du deine Belegpflicht beachten. Zwar müssen Belege seit dem Jahr 2017 nur noch nach ausdrücklicher Aufforderung an die Finanzbeamten verschickt werden, aufbewahrt werden müssen sie aber dennoch. Solltest du als gewöhnlicher Arbeitnehmer agieren, beträgt die Frist zur Aufbewahrung von Quittungen und Rechnungen für deine steuerliche Nutzung ein Jahr.

Anders ist es hingegen bei Gewerbetreibenden und Freiberuflern. Diese müssen ihre Dokumente und die damit verbundenen Rechnungen, Quittungen und andere Belege ganze zehn Jahre lang aufbewahren. Die Nachweise können vereinzelt von Finanzbeamten angefragt werden, damit sich die Betriebsausgaben auch zu einem späteren Zeitpunkt vollständig und nachvollziehbar erfassen lassen.

Mit der Steuerberatung zu mehr Kenntnissen

Solltest du selbst einen Betrieb führen, der Betriebseinnahmen, aber auch Kosten aus zahlreichen Gebieten generiert, bietet sich ein professioneller Steuerberater an. Dieser verschafft dir im Rahmen einer Beratung häufig den Überblick zu deinen betrieblichen Ausgaben und verrät dir, wie du deine Steuerlast senken kannst. Nur die wenigsten Arbeitnehmer und Gewerbetreibende kennen alle Hintergründe und Schlüsselstellen des Steuerrechts, weshalb sich die Beratungsleistung in den meisten Fällen hervorragend eignet. So findest du mehr über die Hintergründe deiner Erfolge heraus und kannst dich darauf verlassen, deine Ausgaben im Blick zu behalten.

Weitere Betriebsausgaben in unserer Liste

Kennst du alle Kosten, die du rund um deinen Gewerbebetrieb absetzen kannst? Viele Arbeitnehmer und Gewerbetreibende wissen gar nicht, was alles zu den betrieblichen Ausgaben gehört. Die folgende Liste verschafft dir daher einen umfassenden Überblick zu möglichen Betriebsausgaben:

  • Kauf von Fachbüchern und Zeitschriften
  • Provisionen für Makler oder Dienstleister
  • Prozesskosten aus Verhandlungen
  • Strafverteidigungskosten zu deinem Unternehmen
  • Werbekosten rund um dein Marketing
  • Kosten für den geschäftlichen Umzug
  • Beruflich veranlasste Kraftfahrzeugkosten
  • Fahrtkosten für Taxen, Bahnen oder öffentliche Verkehrsmittel
  • Anschaffung von beruflich erforderlicher Kleidung
  • Betrieblich bedingte Steuern
  • Kosten für den Arbeitsplatz und das Büro
  • Beratungskosten für Steuer, Wirtschaft und Recht
  • Honorare von Anwälten und Steuerberatern
  • Verluste aus offenen Forderungen und Diebstählen
  • Fortbildungen und Weiterbildungsmaßnahmen
  • Geschäftlich veranlasste Trinkgelder
  • Geschäftsessen und betriebliche Veranstaltungen
  • Betriebs- und Geschäftsreisen zu Kunden
  • Kosten aus aktiven Finanzierungen
  • Pensionszahlungen an Mitarbeiter
  • Ausgaben für Technik und Betriebsmittel
  • Sponsoring als gezielte Werbemaßnahme
  • Beiträge für Mitgliedschaften in Berufsverbänden
  • Abschreibungen für nicht bezahlte Anschaffungskosten
  • Personal- und Dienstleistungskosten
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verfasst von
Kimia Yourdkhani
Kimia ist Werkstudentin bei Fastbill im Bereich Online Marketing. Hier gibt sie inspirierende Ideen rund um das Thema Finanzen und Buchhaltung.