Das solltest du über die Einnahmenüberschussrechnung wissen
Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
Unterm Strich zählt der Gewinn; egal, auf welche Art du diesen ermittelst. Wenn die Gewinne noch nicht in den Himmel wachsen, musst du dich nicht sofort mit einer komplexen Bilanz beschäftigen. Mit der Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR genannt, gibt es eine weitere Methode der Gewinnermittlung. Die Grenzen für die Möglichkeit der EÜR sind allerdings eng und richten sich nach Art und Umfang deines Unternehmens. Hier geben wir dir alles mit auf den Weg!
Inhaltsangabe
- Die EÜR – was ist der Unterschied zur Bilanz?
- Wann kann ich die EÜR nutzen und ist es immer sinnvoll?
- Wie ist die EÜR aufgebaut und gibt es weitere Anlagen?
- Umsatzsteuer bei der EÜR nicht vergessen
- Der digitale Weg der EÜR zum Finanzamt
Die EÜR – was ist der Unterschied zur Bilanz?
Die Bilanz stellt umfassend die wirtschaftliche Lage deines Unternehmens dar. Dazu werden sämtliche Vermögenswerte aufgeführt. Dies sind Waren, Maschinen, Kontosalden, Forderungen sowie weitere Wirtschaftsgüter. Auf der anderen Seite findest du, wie diese Vermögenswerte finanziert sind. Darunter fallen die Positionen Eigenkapital, Darlehen oder Verbindlichkeiten. Der Gewinn wird über die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ermittelt und das Ergebnis verändert das Eigenkapital. Die Erlöse und Aufwendungen werden exakt dem Geschäftsjahr zugeordnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Ein Beispiel: Du hast als Elektriker einen neuen Sicherungskasten eingebaut und die Rechnung am 28.12 des laufenden Jahres erstellt. Dein Kunde überweist dir pünktlich den Gesamtbetrag mit Zahlungseingang auf deinem Konto am 03.01. des Folgejahres. Wenn du deine Geschäftsbücher in Form der doppelten Buchführung führst, hast du den Gewinn am 28.12. realisiert. Neben dem Gewinn in der GuV ist die Position als Forderung in der Bilanz ersichtlich.
Wie die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) funktioniert, kannst du schon am Namen erkennen. Du stellst die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber und erhältst den Überschuss, deinen Gewinn. Die EÜR bildet immer ein Kalenderjahr ab, es gibt kein abweichendes Geschäftsjahr. Eine wirtschaftliche Zuordnung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben zum Geschäftsjahr ist in der EÜR nicht erforderlich. Daher kennt die EÜR weder die Positionen Forderungen noch Verbindlichkeiten. Der Gewinn entsteht in dem Moment, wo dir die Einnahmen auf deinem Konto tatsächlich zufließen. Das bedeutet in der Praxis: Bei dem vorgenannten Beispiel (deine Rechnung vom 28.12. und Zahlungseingang vom Kunden 03.01. des Folgejahres) ist der Gewinn am 03.01. des Folgejahres realisiert. Im Steuerrecht wird daher von Zuflussprinzip oder Abflussprinzip gesprochen. Auch bei der EÜR gilt keine Regel ohne Ausnahme. Dies kann jedoch zu deinem Vorteil sein. Bei regelmäßigen Ausgaben gilt die 10 Tagesfrist. Beispiel: Du zahlst die Monatsrate für den betrieblichen Telefonanschluss regelmäßig am Monatsende. Durch die Feiertage am Jahresende verschiebt sich die tatsächliche Abbuchung auf den 03.01. des Folgejahres. Es handelt sich um eine regelmäßige Betriebsausgabe, die wirtschaftlich ins letzte Geschäftsjahr gehört. Die tatsächliche Zahlung ist innerhalb einer Frist von 10 Tagen erfolgt. Damit hast du Glück gehabt und kannst mit der Betriebsausgabe deinen steuerlichen Gewinn fürs abgelaufene Geschäftsjahr reduzieren.
Wann kann ich die EÜR nutzen und ist es immer sinnvoll?
Jeder Unternehmer ist nach § 23 HGB verpflichtet, seine geschäftlichen Aktivitäten aufzuzeichnen. Dazu gehört auch eine Gewinnermittlung.
Bist du nicht buchführungspflichtig? Dann kannst du mit der EÜR deine jährliche Gewinnermittlung erstellen. Beachte dabei, dass du dich in dem Fall an das Kalenderjahr halten musst. Bei der EÜR richtet sich der Zeitraum immer an das steuerliche Jahr der Veranlagung. Die Regelungen findest du in § 4 Abs. 3 des Einkommenssteuergesetzes.
Die Grenzen, wer eine EÜR nutzen darf, sind eng:
- keine Eintragung im Handelsregister (Kapitalgesellschaften)
- Jahresumsatz nicht über 600.000 €
- Jahresgewinn nicht über 60.000 €
- Landwirte mit maximal 25.000 € Nutzflächenwert und maximal 60.000 € Gewinn
Die EÜR musst du nicht beim Finanzamt beantragen. Sobald du das Formular EÜR im Rahmen der Steuererklärung nutzt, teilst du damit dem Finanzamt deine Entscheidung mit. Wenn du die EÜR verwendest und im Laufe eines Geschäftsjahres die Grenze überschreitest, bekommst du Post vom Finanzamt. Beim nächsten Steuerbescheid wirst du aufgefordert, auf die doppelte Buchführung umzustellen. Das laufende Jahr kann dann noch mit der EÜR beendet werden.
Es gibt keine Vorgaben, dass du die EÜR nutzen musst. Du kannst jederzeit sofort oder später auf die doppelte Buchführung und damit auf die Erstellung einer Bilanz umstellen. Die EÜR ist wesentlich einfacher, benötigt weniger Zeit und kann ohne große Fachkenntnisse erstellt werden. Die Bilanzierung bietet dir aber auch entscheidende Vorteile. Du solltest daher Vorteile und Aufwand genau abwägen. Nur die Bilanz gibt dir einen vollständigen Überblick über die wirtschaftliche Situation. Sie hilft dir bei unternehmerischen Entscheidungen, bei der Liquiditätsplanung undzeigt dir deine Wirtschaftsgüter auf einen Blick. Beispiel: Du arbeitest als Handwerker mit vielen kleineren Aufträgen für Privatkunden. Deine Materialien beziehst du über einige Lieferanten, die dir Rechnungsziele eingeräumt haben. Nur bei der Bilanz erkennst du auf einen Blick, wie hoch die Außenstände der erstellten Rechnungen sind. Was auf dein Konto an Zahlungsausgängen durch fällige Rechnungen zukommt, wirst du ebenfalls nur der Bilanz übersichtlich entnehmen können.
Wie ist die EÜR aufgebaut und gibt es weitere Anlagen?
Als Unternehmer hast du dich an den Spruch "Keine Buchung ohne Beleg" gewöhnt. Auch für die Gewinnermittlung mit der EÜR werden alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben anhand der Belege erfasst. Die nachvollziehbare, chronologische Reihenfolge gewährleistet ein Journal, in dem jede Buchung nachvollziehbar ist. Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, kommst du bereits mit Kontoauszügen klar. Eine bessere Übersicht erreichst du allerdings mit einem Journal für alle Buchungen. Was sich zunächst aufwendig anhört, erledigen gute Finanzbuchhaltungsanwendungen für dich völlig automatisch.
Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben
Die Darstellung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben in der EÜR unterscheiden sich deutlich von der in einer Bilanz. Mit tatsächlichem Eingang der bezahlten Kundenrechnung auf deinem Konto entsteht eine Betriebseinnahme. In dem Moment, wo du die Zahlung der Lieferantenrechnung als gebucht auf deinem Konto siehst, hast du eine Betriebsausgabe.
Betriebseinnahmen sind beispielsweise:
- Umsätze aus Warenverkäufen
- eingenommene Umsatzsteuer
- private Nutzung des Firmenwagens
- Warenentnahmen für die private Verwendung
Betriebseinnahmen sind also nicht nur Geldeinnahmen, sondern auch Sacheinnahmen.
Betriebsausgaben sind u. a.:
- Wareneinkäufe
- Löhne
- Miete
- Büromaterial
- Abschreibungen
- Spenden
Betriebsausgaben müssen eindeutig betrieblich veranlasst sein, damit sie gewinnreduzierend anerkannt werden. Auch deine Spende für die örtliche Tafel kannst du als Betriebsausgabe ansetzen, wenn sie vom Betrieb veranlasst wurde.
Die Ausgaben für deine private Lebensführung (Lebensmittel, Miete für Privatwohnung, Kleidung) kannst du nicht als Betriebsausgaben absetzen. Dies gilt auch dann, wenn du sie von deinem Geschäftskonto zahlst. Die Tilgung von Krediten hat ebenso bei den Betriebsausgaben nichts zu suchen. Tilgung eines Kredites ist Vermögenszuwachs und wird nur in der Bilanz dargestellt.
Deiner steuerlichen Kreativität hat der Gesetzgeber außerdem in § 4 Abs. 5 Einkommenssteuergesetz Grenzen gesetzt. Hier ist aufgeführt, welche Betriebsausgaben das Ergebnis deiner Gewinnermittlung nicht oder nur teilweise reduzieren. Dies gilt auch dann, wenn du sie betrieblich veranlasst hast.
In der Praxis sind davon besonders betroffen:
- größere Geschenke (über 35 € Wert an Geschäftsfreunde oder Kunden)
- hohe Bewirtungsaufwendungen (nur 70 % der Kosten)
- das häusliche Arbeitszimmer
Die Gewerbesteuer gehört ebenfalls nicht zu deinen Betriebsausgaben. Aber keine Sorge, da du die Gewerbesteuer bei der Einkommenssteuer angerechnet bekommst, zahlst du auf deinen Gewinn keine doppelte Steuer.
Warenhandel in der EÜR soll nachvollziehbar sein
Wenn du keine doppelte Buchführung machst, bist du von der Führung eines Kassenbuchs befreit. Beim Handel mit Waren müssen aber die Wareneingänge und Warenausgänge trotzdem nachvollziehbar sein. Beispiel: Du vertreibst über deinen Onlineshop eine spezielle Auswahl modischer Sneaker. Für jeden Verkauf erstellst du eine Rechnung. In deiner Finanzbuchhaltung kannst du die Rechnungen chronologisch als Liste exportieren. Die Lieferantenrechnungen stellst du ebenfalls aus deiner Finanzbuchhaltung in Listenform zusammen. Vor mancher vom Finanzamt geforderten Anlage brauchst du dir nicht zu viel Gedanken zu machen. Es ist ein Ausdruck dessen, was du ohnehin in deiner EÜR zur Verfügung gestellt hast.
Über Wirtschaftsgüter informieren in der EÜR spezielle Anlagen
Mit der EÜR ersparst du dir eine umfangreiche Darstellung der Vermögenssituation. Trotzdem nutzt du mit den Betriebsausgaben die Möglichkeiten, den Gewinn steuermindernd zu reduzieren. Das schließt Wirtschaftsgüter ein, die du in deinem Unternehmen mehrere Jahre nutzt. Das sind Immobilien, Fahrzeuge oder Maschinen. Somit erfolgt bekanntermaßen, je nach Art der Anlage, eine Abschreibung über mehrere Jahre verteilt. Damit du zur Erstellung deiner EÜR den noch offenen Abschreibungsbetrag zur Hand hast, legst du ein Anlagenverzeichnis (Anlage AVEÜR der Einkommenssteuererklärung) an. Das Finanzamt kann damit ebenfalls deine Abschreibungen sofort nachvollziehen.
Eine Besonderheit gilt für Wirtschaftsgüter, die du zu einem Nettowert von bis zu 800 € eingekauft hast. Diese kannst du sogar im Jahr der Anschaffung komplett als Betriebsausgabe in deine EÜR aufnehmen. Hat der PC vor zwei Jahren 990 € gekostet oder hast du ihn mit 799 € bereits abgeschrieben? Damit du bei deinen Wirtschaftsgütern nicht den Überblick verlierst, führst du die sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter in einer getrennten Liste.
Umsatzsteuer bei der EÜR nicht vergessen
Die Umsatzsteuer kannst du wie alle anderen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben betrachten. Wenn du Einkaufsrechnungen bezahlst, ist auch die Vorsteuer Betriebsausgabe. Wenn dein Kunde deine Rechnung bezahlt, ist mit Zahlungseingang auf deinem Konto auch die Umsatzsteuer eine Betriebseinnahme.
Bist du Kleinunternehmer, da du unter der Umsatzgrenze von 22.000 € liegst? Dann hast du die Chance zu wählen: Umsatzsteuer ja oder nein. Du kannst dich dafür entscheiden, auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen. So brauchst du keine Umsatzsteuer abführen. Beachte jedoch, dass du die gezahlte Vorsteuer bei deinen Betriebsausgaben nicht mehr vom Finanzamt erstattet bekommst. Die Entscheidung solltest du je nach Geschäftsart wohl überlegen. Viele Kunden von Handwerkern bevorzugen Handwerkerrechnungen mit Umsatzsteuerausweis wegen der steuerlichen Abzugsfähigkeit.
Der digitale Weg der EÜR zum Finanzamt
Die Anlage EÜR der Einkommenssteuererklärung ist eine vorgegebene Form der EÜR. Das macht die Erstellung der EÜR und Einreichung für dich besonders einfach. Die Übertragung funktioniert komfortabel über die Elster-Anbindung des Finanzamts.
Im Rahmen der Steuererklärung benutzt du folgende Anlagen:
- Anlage G als Gewerbetreibender
- Anlage S als Freiberufler.
- Umsatzsteuerjahreserklärung, wenn vorsteuerabzugsberechtigt
- Gewerbesteuererklärung bei Gewerbetreibenden
Wenn du deine EÜR erstellt hast, musst du dir über die anderen Erklärungen jedoch kaum Gedanken machen. Eine gute Anwendung für Finanzbuchhaltung befüllt die erforderlichen Zeilen fast automatisch. Die sorgfältige Erstellung der EÜR zahlt sich so doppelt für dich aus.
