Zahlungsbedingungen

Wie und wann deine Kunden ihre Rechnungen bezahlen müssen, kannst du ihnen anhand von Zahlungsbedingungen erklären. Du weißt nicht, welche gängigen Zahlungsbedingungen es gibt? Kein Problem! Wir von FastBill erklären dir in unserem Beitrag nicht nur, was Zahlungsbindungen sind oder welche gängigen Zahlungsbedingen es gibt, sondern noch vieles mehr.

Inhaltsangabe

1. Was sind Zahlungsbedingungen?
2. Zahlungsbedingungen klar mit dem Kunden absprechen
3. Gängige Zahlungsbedingungen und Formulierungen
4. Einfache Zahlungsbedingungen für den Kunden herstellen
5. Zahlungsbedingungen im Außenhandel
6. Dieser gesetzliche Rahmen gilt für Zahlungsbedingungen
7. Fazit: Die Auswirkungen von Zahlungsbedingungen auf ein Unternehmen
8. Häufig gestellte Fragen zu Zahlungsbedingungen

Was sind Zahlungsbedingungen?

Als Unternehmer ist es wichtig, dass du für erbrachte Dienstleistungen oder ausgelieferte Waren auch tatsächlich bezahlt wirst. Um dieses Ziel zu erreichen, können im Rahmen des Kaufvertrags bestimmte Vereinbarungen und Forderungen definiert werden, die allgemein als Zahlungsbedingungen bekannt sind. Es gibt einige grundlegende Fakten, die Sie in Bezug auf Zahlungsmodalitäten beachten sollten:

• Die Zahlungsbedingungen können entweder Teil der allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sein oder in bestimmten Fällen separat in einem Einzelvertrag festgelegt werden. Es besteht jedoch keine Verpflichtung, die Zahlungskonditionen auf der Rechnung ausdrücklich anzugeben.
• In der Rechnung sollte jedoch ein Fälligkeitsdatum für die Zahlung erkennbar sein, in der Regel durch den Vermerk "Rechnung zahlbar bis...". Wenn dein Kunde den Betrag zu diesem Zeitpunkt nicht begleicht, musst du deinen Kunden durch eine Mahnung auf die Rechnungsbegleichung aufmerksam machen.
• Es gibt keine gesetzlichen Richtlinien für Form oder Inhalt der Zahlungsbedingungen. Wenn kein spezifischer Zeitraum festgelegt wurde, gilt eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Rechnungseingang, damit Kunden ihre Verpflichtungen begleichen können.
• Die gesetzlichen Bestimmungen für die Bedingungen zwischen Leistungserbringer und Leistungsempfänger sind im § 286 Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) festgelegt.

Zahlungsbedingungen klar mit dem Kunden absprechen

Um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und deren Kunden zu gewährleisten, sollten die Zahlungsbedingungen (Vereinbarungen und Forderungen) bereits zu Beginn der Zusammenarbeit geklärt werden. Denn eine gute Zahlungsmoral seitens der Kunden ist für viele Unternehmen von großer Bedeutung. Um unnötige Fehler bei der Zahlungsabwicklung zu vermeiden, empfiehlt es sich, bereits in den Vertragsverhandlungen mit dem Kunden über die Zahlungsbedingungen zu sprechen.

Neben dem Preis sollten auch die konkreten Zahlungsbedingungen wie das Zahlungsziel, die Zahlungsweise sowie die genauen Zahlungstermine geklärt werden. Hier einige Beispiele für mögliche Formulierungen:

• Die Zahlung erfolgt bei Abnahme der Leistung.
• Das Zahlungsziel beträgt 21 Tage nach Abnahme des Auftrags oder es besteht die Möglichkeit, einen Skonto von 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen nach Abnahme in Anspruch zu nehmen.

Es ist wichtig, auch die genaue Höhe der Zahlungen sowie mögliche Einsparungen durch Skonto anzugeben. Darüber hinaus solltest du auch die Zahlungsfristen klar definieren. Die gewünschte Zahlungsweise, wie Überweisung, Lastschrifteinzug oder Ratenzahlung, sollte ebenfalls angesprochen werden.

Eine rechtzeitige Klärung der Zahlungsbedingungen sorgt für eine angenehme Zusammenarbeit und vermeidet mögliche Missverständnisse oder Probleme. Daher sollten Selbstständige und Inhaber von kleinen Firmen darauf achten, dass diese Aspekte bereits in den Vertragsverhandlungen geklärt werden.

Gängige Zahlungsbedingungen und Formulierungen

Als Unternehmer ist es von großer Bedeutung, Zahlungsbedingungen klar und deutlich zu kommunizieren, um mögliche Missverständnisse und finanzielle Verluste zu vermeiden. Gängige Zahlungsbedingungen umfassen Preisnachlässe via Skonto oder Rabatt, Teil- und Ratenzahlungen inklusive Zinsbelastung und verschiedene Zahlungszeitpunkte wie sofort fällige, Vorauszahlungs- oder Lieferantenkredit-Optionen.

Preisnachlass via Skonto oder Rabatt

Unternehmen können ihren Kunden einen Preisnachlass auf den Kaufpreis gewähren, um Kaufanreize zu schaffen oder um Zahlungsausfälle zu minimieren. Dieser Preisnachlass kann entweder in Form eines Skontos oder eines Rabatts gewährt werden.

Ein Skonto ist ein Preisnachlass, der deinem Kunden gewährt wird, wenn dieser seine Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt. Die Frist für den Skontoabzug wird in der Regel in Tagen angegeben und beträgt häufig zwischen 10 und 30 Tagen. Eine übliche Formulierung für einen Skontoabzug lautet beispielsweise "2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen". Dabei bedeutet der Skontoabzug von 2 %, dass dein Kunde bei fristgerechter Zahlung innerhalb von 10 Tagen 2 % des Rechnungsbetrags sparen kann.

Ein Rabatt hingegen ist ein Preisnachlass, der deinem Kunden gewährt wird, ohne dass es an eine bestimmte Zahlungsfrist gebunden ist. Ein häufiges Beispiel hierfür ist ein Mengenrabatt, bei dem dein Kunde einen Rabatt erhält, wenn er eine bestimmte Menge an Produkten kauft. Eine typische Formulierung für einen Rabatt lautet beispielsweise "10 % Rabatt auf den Kaufpreis bei einer Bestellung von 100 Stück oder mehr".

Insgesamt können Skonti und Rabatte für Unternehmen ein nützliches Instrument sein, um die Kundenbindung zu stärken und den Cashflow zu verbessern. Es ist jedoch wichtig, die Bedingungen für Skonti und Rabatte klar zu definieren und transparent zu kommunizieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

Teil- und Ratenzahlungen inkl. Zinsbelastung

Unter Teil- und Ratenzahlungen versteht man die Aufteilung des Gesamtbetrags einer Rechnung in mehrere Teilzahlungen, die in regelmäßigen Abständen fällig werden. Im Unterschied zur Skontogewährung oder dem Rabatt wird hierbei kein Preisnachlass gewährt. Oftmals wird jedoch eine Zinsbelastung auf die Teil- oder Ratenzahlungen erhoben, um den finanziellen Aufwand des Leistungserbringers zu decken.

Ein Beispiel für die Formulierung von Teilzahlungen könnte lauten: "Die Rechnungssumme kann in 3 Teilzahlungen zu jeweils 1/3 des Gesamtbetrags aufgeteilt werden. Die erste Teilzahlung ist fällig bei Lieferung, die zweite Teilzahlung nach 30 Tagen und die dritte Teilzahlung nach 60 Tagen."

Ein Beispiel für Ratenzahlungen könnte wie folgt formuliert sein: "Die Rechnungssumme kann in 12 monatlichen Ratenzahlungen aufgeteilt werden. Auf die monatlichen Raten wird ein Zinssatz von 5 % erhoben. Die erste Rate ist fällig bei Lieferung und die folgenden Raten sind jeweils zum Monatsanfang fällig."

Es ist wichtig, dass du die Bedingungen für Teil- oder Ratenzahlungen im Vorfeld genau mit deinem Kunden vereinbarst und diese in einem schriftlichen Vertrag festhältst, um Missverständnisse zu vermeiden. Auch solltest du als Leistungserbringer die Bonität deines Kunden überprüfen, um das Risiko von Zahlungsausfällen zu minimieren.

Zahlungszeitpunkt

Der Zahlungszeitpunkt bezieht sich auf den Zeitpunkt, zu dem eine Zahlung geleistet werden muss oder geleistet werden kann. In der Regel wird dieser Zeitpunkt zwischen Käufer und Verkäufer vereinbart und in den Zahlungsbedingungen festgehalten.

Mögliche Formulierungsbeispiele für den Zahlungszeitpunkt sind:

• Sofort fällig: "Zahlung sofort fällig nach Erhalt der Rechnung"
• Vorauszahlung: "Bezahlung im Voraus bei Bestellung"
• Lieferantenkredit: " Nach Erhalt der Ware oder Leistung ist die Zahlung innerhalb von 14 Tagen fällig."

Auch hier ist es wichtig, dass du den Zahlungszeitpunkt klar definierst und in den Zahlungsbedingungen dokumentierst, um Missverständnisse und Streitigkeiten zu vermeiden.

Einfache Zahlungsbedingungen für den Kunden herstellen

Wenn es darum geht, dass Kunden Rechnungen zahlen, kann es manchmal kompliziert werden. Daher ist es wichtig, klare und einfache Zahlungsbedingungen zu kommunizieren, damit der Kunde genau weiß, was zu tun ist. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit einer schnellen und sicheren Bezahlung. Wenn du als Unternehmen in der Lage bist, deinen Kunden eine unkomplizierte Möglichkeit zur Bezahlung anzubieten, bist du auf dem besten Weg, ein positives Kundenerlebnis zu schaffen und deine Geschäftsbeziehungen zu verbessern. Du kannst deinen Kunden zum Beispiel das SEPA-Lastschrift-Mandat oder die Vorauszahlung anbieten.

SEPA-Lastschrift-Mandat

Um eine Zahlung per Lastschrifteinzug zu ermöglichen, benötigt ein Unternehmen das schriftliche Einverständnis seines Kunden in Form eines SEPA-Lastschrift-Mandats, das Angaben zum Zahlungsempfänger und zur Bankverbindung des Kunden enthält. Bei gewerblichen Kunden ist es ratsam, ein Firmen-Mandat abzuschließen, bei dem zusätzliche Angaben zur Firma und zum bevollmächtigten Unterzeichner gemacht werden müssen. Für Privatkunden ist nur ein Basis-Mandat möglich, bei dem keine weiteren Angaben erforderlich sind. Allerdings kann der Kunde innerhalb von 8 Wochen nach der Abbuchung ohne Angabe von Gründen eine Rückbuchung veranlassen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Lastschrift nicht eingelöst wird, wenn das Konto des Kunden nicht gedeckt ist und daher keine ausreichenden Angaben für eine erfolgreiche Zahlung vorliegen. Durch das SEPA-Lastschrift-Mandat wird das Geld automatisiert von dem Konto des Kunden eingezogen, wenn alle Angaben korrekt und ausreichend sind.

Vorauszahlung

Wenn es um die Zahlungsbedingungen geht, kann die Vorauskasse auch eine Option sein. Bei dieser Zahlungsmethode müssen Kunden oder Besteller den ausstehenden Rechnungsbetrag direkt in bar bezahlen oder überweisen, bevor sie die Ware oder Dienstleistung erhalten haben. Wenn du als Verkäufer Waren oder Produkte anbietest, die du erst bestellen musst, kann es sinnvoll sein, von deinen Kunden bei Bestellung eine Anzahlung oder sogar den gesamten vereinbarten Kaufpreis zu fordern. Diese Möglichkeit besteht, wenn du einen Kaufvertrag abschließt und diese Zahlungsbedingung festhältst.

Allerdings kann es für potenzielle Käufer oder Besteller abschreckend sein, einen hohen Vorauszahlungsbetrag (Anzahlung) leisten oder sogar den gesamten Rechnungsbetrag im Voraus entrichten zu müssen. Um dies zu umgehen, kannst du deinen Kunden schlüssige Argumente für die Vorauszahlung nennen, wie zum Beispiel, dass du deine Zulieferer auch vorab bezahlen musst. Eine weitere Möglichkeit besteht aber auch darin, dem Kunden die Möglichkeit zu bieten, bei Vorauszahlung Kosten zu sparen, z. B. durch Abzug eines Rabatts.

Zahlungsbedingungen im Außenhandel

Im Außenhandel müssen spezielle Zahlungsbedingungen berücksichtigt werden, wobei dokumentäre Zahlungsbedingungen wie das Akkreditiv eine wichtige Rolle spielen. Kurz- bis mittelfristige Zahlungsbedingungen können nicht-dokumentär oder dokumentär sein, wobei das Akkreditiv als Außenhandelsfinanzierung eine besondere Bedeutung hat. Langfristige Zahlungsbedingungen setzen sich aus verschiedenen Elementen wie Anzahlungen, Dokumentenraten und Ratenzahlungen zusammen, wobei das Akkreditiv auch hier als Zahlungsbedingung genutzt werden kann. Für die Abwicklung von Ratenzahlungen können Lieferantenkredite, Bestellerkredite oder Bank-zu-Bank-Kredite als Zahlungsbedingungen vereinbart werden. Im Außenhandel werden diese Zahlungsbedingungen häufig durch Bankgarantien und weitere Sicherungsinstrumente wie das Akkreditiv abgesichert.

Dieser gesetzliche Rahmen gilt für Zahlungsbedingungen

Der gesetzliche Rahmen für Zahlungsbedingungen unterscheidet grundsätzlich zwischen Privat- und Gewerbekunden. Bei Gewerbekunden gilt letztendlich das, was verhandelt wird. Bei Privatkunden müssen die Bedingungen einfach akzeptiert werden. Unternehmen können bei gewerblichen Kunden darauf vertrauen, dass diese die festgelegten Fristen und Abzüge verstehen. Bei Rechnungen an Privatkunden ist dies jedoch anders: Hier müssen die Bedingungen der Rechnung für den Privatkunden klar verständlich sein und es genügt nicht, nur Zahlungsziele oder Abzüge festzulegen. Daher müssen Rechnungen an Privatkunden eine Rechtsbelehrung enthalten, die die Rechtsfolgen im Falle eines Zahlungsverzugs erläutert. Die Rechtsbelehrung muss für den Kunden klar verständlich sein und ihm mitteilen, wie Zahlungsverzüge gehandhabt werden und wann er mit einer Mahnung rechnen muss.

Fazit: Die Auswirkungen von Zahlungsbedingungen auf ein Unternehmen

Die Wahl der richtigen Zahlungsbedingungen und -fristen hat große Auswirkungen auf die Liquidität deines Unternehmens. Wenn dein Unternehmen in der Lage ist, klare und verständliche Zahlungsbedingungen zu kommunizieren, können deine Kunden ihre Zahlungen planen, was wiederum die Liquidität deines Unternehmens verbessert.

Es ist wichtig, dass du deine Kunden rechtzeitig daran erinnerst, wann ihre Zahlungen fällig sind. Die Verwendung der Zahlungsbedingung "sofort" kann jedoch zu Verwirrung führen, da sie oft falsch interpretiert wird und nicht bedeutet, dass die Zahlung unmittelbar erfolgen muss. Stattdessen ist es besser, ein konkretes Datum anzugeben, bis zu dem die Zahlung eingehen sollte.

Durch die Verwendung von Tools wie FastBill können Unternehmen individuelle Zahlungsbedingungen für Kunden festlegen und diese automatisch in ihre Rechnungen aufnehmen. Dies erleichtert nicht nur den Zahlungsprozess für Kunden, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, den Überblick über ihre Zahlungseingänge zu behalten und ihre Liquidität zu planen.

Häufig gestellte Fragen zu Zahlungsbedingungen