Steuererklärung für Selbstständige: Was muss ich beachten?

Du bist selbstständig oder Freiberufler und möchtest deine Steuererklärung nicht in die Hände eines Steuerberaters legen? Du möchtest dich selbst um Jahresabschluss und Co. kümmern und weißt, was du mit Hinblick auf deinen individuellen Steuersatz und Freibeträge bei der Einkommensteuer beachten musst?

Wenn du über das nötige Hintergrundwissen und die Zeit, die es braucht, verfügst, stellt genau das kein Problem dar. In den folgenden Absätzen erfährst du, worauf du mit Hinblick auf die Besteuerung deiner Einkünfte und auf besondere Themen, wie zum Beispiel Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag, achten solltest.

Inhaltsangabe

1. Die Steuererklärung als Selbständiger: Allgemeine Anforderungen
2. Wann muss ich als Kleinunternehmer eine Steuererklärung anfertigen?
3. Nebenberuflich selbstständig: Was ist bei der Steuererklärung wichtig?
4. Pauschalen & Freibeträge: Tipps bei der Steuererklärung für Selbstständige
5. Kann ich Büroausstattung wie Laptops/ Schreibtische abschreiben?

Die Steuererklärung als Selbständiger: Allgemeine Anforderungen

Damit du deiner Pflicht, Steuern für deine steuerpflichtigen Einkünfte und den Solidaritätszuschlag zu zahlen, auch in jedem Falle nachkommst, alles korrekt dokumentierst und die richtigen Beträge auf der Basis des für dich relevanten Steuersatzes abführst, ist es natürlich wichtig, sich im Vorfeld über die Vorgaben zu erkundigen.

Im ersten Schritt ist es unerlässlich, dass du ein grundlegendes Verständnis für die Thematik rund um Steuersätze, Grundfreibetrag und Co. mitbringst – ansonsten kann sich die Steuererklärung in Eigenregie schnell zum Fallstrick entwickeln.

Wie in vielen anderen Bereichen gilt auch hier: Unwissenheit schützt nicht. Als Steuerzahler bist du dazu verpflichtet, deine Anmeldungen fristgerecht und korrekt abzugeben. Ansonsten drohen Strafen, unter anderem zum Beispiel in Form von Säumniszuschlägen.

Sollte für dich feststehen, dass du dich selbst um deine Steuerangelegenheiten kümmern möchtest, ist es sinnvoll, sich schon vor der Aufnahme des Geschäftsbetriebes mit dem Bereich der Steuern auseinanderzusetzen. Somit vermeidest du den „Sprung ins kalte Wasser“. Behalte immer im Hinterkopf, dass es sich beispielsweise bei Mahnungen, die vom Finanzamt versendet werden, auf keinen Fall nur um „lästige Post“ handelt. Je mehr Unstimmigkeiten auftauchen und je öfter du beispielsweise vergisst, deine Steuern pünktlich zu zahlen, desto eher wird das Finanzamt auf dich aufmerksam. Das bedeutet: Die Wahrscheinlichkeit, dass du geprüft wirst, steigt.

Als Selbstständiger zahlst du in der Regel dieselben Steuerarten wie eine Personengesellschaft, nämlich: die Einkommensteuer, die Umsatz- und die Gewerbesteuer. (Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle erwähnt, dass mit Hinblick auf die Einkommensteuer und die Gewerbesteuer Freibeträge festgelegt wurden. Du bist jedoch, auch wenn dein Gewinn darunter liegt, dazu verpflichtet, die entsprechenden Unterlagen einzureichen.) Sollest du Mitglied der katholischen oder der evangelischen Kirche sein, zahlst du zudem auch Kirchensteuer.

Die folgenden Abschnitte zeigen auf, welche Formulare du für welche Steuerart abgeben musst.

Die Einkommenssteuer und die Umsatzsteuer

Hier ist es wichtig, im ersten Schritt den Mantelbogen (Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuernummer, zuständiges Finanzamt, Familienstand, Kinder) auszufüllen, um deine Einkommensteuer zu bearbeiten. Neben dem Mantelbogen musst du auch noch die folgenden Formulare bearbeiten bzw. in Erfahrung bringen, welche für dich relevant sind:

• Anlage G (richtet sich an Gewerbetreibende)
• Anlage S (richtet sich an Freiberufler/ sonstige selbstständige Berufe)
• Anlage EÜR (gilt für Kleinunternehmen mit einem Umsatz von maximal 22.000 Euro pro Jahr und für Gewerbetreibende und Freiberufler)
• Gewerbesteuerjahreserklärung
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Umsatzsteuerjahreserklärung.

Auch dann, wenn du als Kleinunternehmer tätig bist, musst du die Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben. Diese zeigt dem Finanzamt, dass du dazu berechtigt bist, als Kleinunternehmer zu fakturieren.

Die gute Nachricht ist, dass Steuererklärungen von Kleinunternehmern meist deutlich (!) übersichtlicher sind, als es beispielsweise bei Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder AGs oder bei Personengesellschaften der Fall ist. Der Bereich der Körperschaftsteuer fällt hier beispielsweise komplett weg.

Das Prinzip, das sich hinter den Umsatzsteuer Voranmeldungen bzw. hinter der Umsatzsteuerjahreserklärung Abseits der Kleinunternehmerregelung verbirgt, ist schnell erklärt. Wenn du eine Rechnung, zum Beispiel an einen Lieferanten, zahlst, darfst du die berechnete Steuer als Vorsteuer geltend machen. Sie mindert deine Umsatzsteuerzahllast. Andererseits führst du die Umsatzsteuer, die du auf deinen Rechnungen ausweist, ans Finanzamt ab. Am Ende des Jahres zeigt sich anhand der Umsatzsteuerjahresmeldung, ob du – basierend auf deinen regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen – noch etwas nachzahlen musst oder vielleicht sogar ein Guthaben angesammelt hast.

Die Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer wird auf deinen Gewinn aus deiner Gewerbetätigkeit erhoben… und zwar dann, wenn dieser über dem Freibetrag von 24.500 Euro liegt. Bei der Gewerbesteuer handelt es sich um eine Jahressteuer, auf die du alle drei Monate Vorauszahlungen leistest. Wie hoch diese sind, ist vom zuständigen Finanzamt abhängig. Solltest du in einem Jahr steigende Umsätze generiert haben, kann es sein, dass deine Vorauszahlungen erhöht werden.

Wie viel Gewerbesteuer du genau zahlst, wird auch vom jeweils geltenden Hebesatz bestimmt. Je nach Stadt bzw. Region kann der Hebesatz stark variieren. Besagter Hebesatz bildet in gewisser Weise die Basis für die zu zahlende Gewerbesteuer. Es kann sinnvoll sein, einen Steuerberater zu konsultieren, um den Hebesatz und die Auswirkungen auf deine Gewerbesteuer genau zu verstehen und zu berechnen.

Zu guter Letzt ist es natürlich nicht nur wichtig, dass deine Steuererklärung vollständig ist. Du musst sie auch zum richtigen Zeitpunkt abgeben. Dieser kann variieren. Während der Corona Pandemie zeigten sich die Finanzbehörden durchaus großzügig und räumten verlängerte Fristen ein. Diese Zeiten sind nun jedoch vorbei.

So musst du deine Steuererklärung für das Jahr 2022 bis zum 02. Oktober 2023 abgeben – zumindest dann, wenn du dich als Selbstständiger selbst um den Jahresabschluss und die Buchungen kümmerst. Zum Vergleich: Wenn du dich von einem Steuerberater (oder von einem Lohnsteuerhilfeverein) unterstützen lässt, verlängert sich die Abgabefrist für das Steuerjahr 2022 bis zum 31. Juli 2024.

Achtung! Wenn du deine Frist – aus welchen Gründen auch immer – versäumst, droht ein Verspätungszuschlag. Eventuell musst du auch mit Zinsen und einer Schätzung rechnen. Ein Steuerberater kann dir helfen, die Fristen im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass deine Steuererklärung rechtzeitig eingereicht wird, um etwaige Sanktionen zu vermeiden.

Wann muss ich als Kleinunternehmer eine Steuererklärung anfertigen?

Generell bist du als Kleinunternehmer immer dazu verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung anzufertigen, in der du deine Einkünfte darlegst. Im Gegensatz zu großen Unternehmen hast du jedoch den Vorteil, dass genau das in den meisten Fällen auf Basis der EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) möglich ist. Die Übermittlung der Steuererklärung erfolgt auf elektronischem Wege.

Für Kleinunternehmer gilt mit Hinblick auf die Berechnung der Umsatzsteuer eine besondere Regelung. Wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro gelegen hat und im Folgejahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird, kannst du dir auf der Basis der sogenannten Kleinunternehmerregelung aussuchen, ob du Umsatzsteuer berechnest oder nicht.

Mit Hinblick auf deine Einkommensteuererklärung musst du zudem auf jeden Fall den Unterschied zwischen Gewerbesteuererklärung und Einkommensteuer beachten. Beide Steuern sind sogenannte Ertragssteuern. Dennoch gibt es deutliche Unterschiede. Die Gewerbesteuer bezieht sich auf deinen Gewerbeertrag, den du aus deinem Gewerbebetrieb generierst. Unter der Einkommenssteuer werden alle Erträge zusammengefasst. Hierbei kann es sich unter anderem auch um die Einkünfte aus nicht-selbstständiger Arbeit handeln. Es gibt jedoch eine besondere Verbindung zwischen den beiden Steuerarten. Denn: Die Gewerbesteuer wird auf die Einkommenssteuer angerechnet. Das bedeutet, dass es sich hierbei um Kosten handelt, die du an anderer Stelle wiederrum geltend machen kannst.

Insgesamt sind für dich als Selbstständiger zusammengefasst drei verschiedene Steuerarten relevant: Die Einkommenssteuer, die Umsatzsteuer und die Gewerbesteuer.

Nebenberuflich selbstständig: Was ist bei der Steuererklärung wichtig?

Wenn du nebenberuflich selbstständig bist, bist du meist auch zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet (Ausnahmen und Sonderregelungen -> s. u.). Das bedeutet, dass auch du dich mit den drei bereits erwähnten Steuerarten (der Einkommenssteuer, der Umsatzsteuer und der Gewerbesteuer) auseinandersetzen musst.

Für die Einkommenssteuer gelten mit Hinblick auf eine nebenberufliche Selbstständigkeit die folgenden Regelungen:

• Wenn deine Nebeneinkünfte pro Jahr nicht über 410 Euro liegen, musst du keine Steuererklärung abgeben.
• Wenn du nebenberuflich als Betreuer, Erzieher, Ausbilder, Pfleger, Künstler ö. ä. beschäftigt bist, darfst du pro Kalenderjahr 2.400 Euro steuerfrei verdienen. Betriebsausgaben werden ebenfalls bis zu dieser Höhe abgerechnet.

Die Steuererklärung für deine nebenberufliche Selbstständigkeit gibst du dann als Freiberufler in der Anlage S und als Gewerbetreibender in der Anlage G an. Somit ist es dem Finanzamt möglich, genau zu überprüfen, aus welcher Quelle die entsprechenden Einnahmen kommen und welche Auswirkungen diese auf die Besteuerung haben.

Pauschalen & Freibeträge: Tipps bei der Steuererklärung für Selbstständige

Wenn du dich als nebenberuflich Selbstständiger selbst um deine Steuererklärung kümmerst, musst du dich unbedingt nicht nur mit der Vorsteuer, sondern unter anderem auch mit Pauschalen und Freibeträgen auseinandersetzen… unter anderem deswegen, weil diese deine Steuerlast mindern. Die folgenden Abschnitte zeigen dir auf, welche Möglichkeiten sich hierhinter verbergen.

Eine besonders wichtige Rolle spielt hier der Solidaritätszuschlag. Wer nicht verheiratet ist bzw. getrennt lebt, profitiert hier mittlerweile von einem Freibetrag in Höhe von 17.543 Euro. Aber auch auf Basis der Werbungskosten kannst du deine Steuerlast senken.

Hierunter werden viele verschiedene Kostenarten zusammengefasst. Die folgenden Abschnitte zeigen dir, wie umfangreich Werbungskosten sind und welche Kosten hierin integriert sind.

Die doppelte Haushaltsführung

Wenn du aus beruflichen Gründen einen zweiten Wohnsitz brauchst, spricht das Finanzamt von der doppelten Haushaltsführung. Die Kosten, die in diesem Zusammenhang anfallen (inklusive des Umzugs) kannst du als Werbungskosten in deiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Fahrtkosten

Hierbei handelt es sich um einen absoluten Klassiker der Werbungskosten. Für jeden Entfernungskilometer, den du zur Arbeit bzw. zu deinem zweiten Wohnsitz fährst, kannst du 0,30 Euro als Werbungskosten in deiner Einkommensteuererklärung ansetzen. Achte in diesem Zusammenhang auch darauf, dass sich die Pauschalen vor allem bei größeren Entfernungen verändern können.

Sonderausgaben

Unter diesen Posten fallen private Lebens- und Krankenversicherungen.

Vorsorgeaufwendungen

Du zahlst in deine Altersvorsorge ein? Dann kannst du die entsprechenden Beträge ebenfalls als Werbungskosten in deiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Bewerbungskosten

Auch als Selbstständiger musst du dich bei deinen Kunden bewerben. Die Kosten, die hierfür anfallen, kannst du ebenfalls als Werbungskosten in deiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Fortbildungen und Dienstreisen

Unabhängig davon, in welcher Branche du arbeitest: Wer heute auf lange Sicht überzeugen möchte, muss sich immer auch fortbilden. Die Kosten für Seminare trägst du ebenfalls im Bereich der Werbungskosten ein. Dasselbe gilt für Dienstreisen.

Arbeitsmittel

Unter Arbeitsmitteln versteht man den klassischen Bürobedarf und dementsprechend Betriebsausgaben. Hier liegt es übrigens an dir, nachzuweisen, dass du die betreffenden Gegenstände tatsächlich im geschäftlichen und nicht im privaten Alltag nutzt. Natürlich ist es untersagt, beispielsweise Druckerpatronen als Werbungskosten geltend zu machen und sie dann im heimischen Drucker einzusetzen.

Weitere Kosten, die in den Bereich der Werbungskosten fallen, sind:

• Rechtsschutzversicherung
• Spenden und Beiträge zu Gewerkschaften und Berufsverbänden
• Internet
• Telefon (Achtung! Hier geht das Finanzamt per se davon aus, dass du dein Gerät – zumindest zu einem gewissen Anteil – auch privat nutzt.)
• Versicherungen, die deinen Beruf betreffen (ein typisches Beispiel: Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung)
• die Kosten für einen betriebsbedingten Umzug

Wenn du dir ein wenig Zeit nimmst, um dich mit dem umfangreichen Ausmaß der Werbekosten gemäß dem Einkommensteuergesetz (EStG) auseinanderzusetzen, stellst du schnell fest, dass es hin und wieder deutliche Überschneidungen zwischen „privat“ und „geschäftlich“ geben kann. Im Zweifel solltest du dazu in der Lage sein, dem Finanzamt zu vermitteln, inwieweit du Geräte und Co. gewerblich nutzt. Bewahre Dokumente und Aufzeichnungen auf, um am Ende nicht zu riskieren, dass Ausgaben nicht anerkannt werden.

Mit Hinblick auf die Absetzbarkeit von Werbungskosten für Selbstständige gibt es nach oben keine Grenze. Das bedeutet, dass du die Belege in den genannten Kategorien im Rahmen deiner Steuererklärung einreichen kannst. Natürlich wird der zuständige Finanzbeamte überprüfen, ob die Kosten, die du als Werbungskosten geltend machen möchtest, auch in Verbindung zu deinem Beruf stehen. Zudem profitierst du von einer Werbungskostenpauschale von 1.000 Euro. Diese wird dir auch ohne entsprechende Belege gewährt.

Kann ich Büroausstattung wie Laptops/ Schreibtische abschreiben?

Wenn du einen Gegenstand, wie einen Laptop oder einen Schreibtisch, zu mindestens 10 Prozent beruflich nutzt, bist du auch dazu berechtigt, ihn als Betriebsausgabe gemäß dem Einkommensteuergesetz (EStG) von der Steuer abzusetzen. Wenn der betreffende Gegenstand zu mindestens 90 Prozent beruflich genutzt wird, ist es möglich, die betreffenden Anschaffungskosten als Werbungskosten gemäß dem Einkommensteuergesetz (EStG) abzusetzen. Sollte der Anteil der beruflichen Nutzung niedriger sein, ist dies in Teilen möglich.

Die folgenden Tipps helfen dir dabei, korrekt vorzugehen:

• Bewahre die entsprechenden Rechnungen auf. Vor allem die teureren Anschaffungen werden über einen Zeitraum von mehreren Jahren abgeschrieben.
• Nutze für die Berechnung der Abschreibungen am besten ein einschlägiges Steuerprogramm. In den meisten Fällen ist dieses selbsterklärend, so dass du nur die entsprechenden Felder eintragen musst. Den Rest übernimmt die Software.

Damit du die entsprechenden Kosten als Betriebsausgabe absetzen kannst, ist es natürlich wichtig, dass das Finanzamt sie anerkennt. Das bedeutet, dass sie in Verbindung zu deinem Beruf stehen müssen.

Mit diesen Tipps solltest du bereit sein, dich an deine Steuererklärung zu setzen. Es kann dennoch nicht schaden, eine Software zu nutzen, die dir die Ein- und Abgabe der Erklärung noch etwas erleichtert.